スタートアップから大企業まで向けた最高の取締役会管理ソフトウェア 5 選

組織取締役会の管理は、企業が成長し、激化する市場競争の中で生き残るために不可欠です。

これには、ビジネスの重要な側面に関する意思決定と、ステークホルダーの利益の維持が含まれます。これらのプロセスは時間に左右され、複雑であり、大きなリスクを伴います。

取締役会の管理には、明確なコミュニケーション、定期的な会議のスケジュール設定、および文書化が求められます。このような責任には、ビジネスの成否を左右する力があります。

でも心配しないでください。これには、ボード管理ソフトウェアという良い解決策があります。

これは、組織がこれらすべての懸念事項に対処するために必須のツールであり、取締役会が統合とセキュリティに協力するのに役立ちます。これにより、管理者が組織的かつ合理化された取締役会管理を確保できると同時に、電子メールでのコミュニケーションに費やす時間を節約できます。

興味深いですね？

ボード ソフトウェアとそれが組織に何ができるのかをすべて調べてみましょう。

取締役会管理ソフトウェアとは何ですか?

取締役会メンバーが通信し、特定の戦略的事項について協力できる仮想プラットフォームは、取締役会管理ソフトウェアと呼ばれます。

これらの戦略的事項には、ポリシーの草案、利害関係者への対応、幹部の雇用、業績のレビューなどが含まれます。

このツールは、組織のワークフローを統合し、取締役会の意思決定を迅速化すると同時に、組織化された状態を維持して生産性を向上します。また、取締役会がいつでも必要になる可能性のある重要な情報や文書を保存および管理するための包括的なデータベースとしても機能します。

ボード ソフトウェアは、オンプレミスまたはクラウドのどちらでも適切に展開できます。最近では、簡単なオンデマンドのスケーラビリティと、サポートとメンテナンスへの投資の削減により、クラウド導入に向けて一歩ずつ進んでいる組織が増えています。

それはあなたの組織にどのように役立つでしょうか?

ここでは、ビジネスに大きく役立つ取締役会管理ツールの典型的な機能をいくつか紹介します。

• 取締役会会議のスケジュール設定: 提案された会議電子メールや、カレンダーなどのその他の視覚支援を送受信するための、よりシンプルな自動化ツールが付属しています。
• メンバーディレクトリ: 名前、住所、連絡先、役職などの各取締役の情報。
• 仮想ルーム: オンラインでのディスカッションや会議を実施し、許可とアクセスを制御します。
• 委員会の管理：執行委員会、監査委員会、買収・合併委員会などの取締役会委員会の円滑なコミュニケーションと組織化を促進します。
• コラボレーション ツール: タスクの割り当て、コメント、ファイルのバージョン履歴、変更の追跡などのツールを使用して、関係者は提案書やドキュメントに関して共同作業できます。
• ドキュメント管理: 電子メールを介してファイルを共有するよりも優れた安全な代替手段であり、取締役会会議中、会議後、または会議前にドキュメントをアップロードして選択的な共有を容易にすることができます。
• ゲスト管理: その機能を使用すると、ゲスト アカウントを作成して管理し、取締役以外のメンバー、監査役、その他の常任または臨時の幹部にアクセス権限と権利を拡張することができます。
• フィードバックの収集: フィードバックの編集と要請のプロセスを自動化するツールが装備されています。

取締役会管理に特殊なソフトウェアが必要なのはなぜですか?

技術の進歩と市場での競争の激化により、組織はこれまでとは異なる方法でビジネスを行うことが求められています。オフライン ミーティングはもはや唯一の選択肢ではなく、時間とリソースを無駄にする余裕はありません。私たちの大多数は在宅勤務をしています。

したがって、ボード管理ソフトウェアは賢明な選択のように思えます。このソフトウェアが必須である利点を見てみましょう。

ボードデータに簡単かつ迅速にアクセス

文書と情報は取締役会会議ソフトウェアに集中的に配置されます。その結果、これらのデータへの簡単かつ迅速なアクセスが容易になり、メンバーがより迅速に意思決定を行えるようになります。管理者にこれらすべての資料の提供を依頼する必要がなくなり、時間を節約できます。

会議のスケジュール設定の準備時間の削減

このソフトウェアにより、会議のスケジュール設定の準備時間が短縮され、数時間ではなく数分以内に完了できます。書類を組み立てたり、コピーを発送して印刷したりする手間はもう必要ありません。

すべてがクラウドで利用できるため、会議の手配を迅速化し、委員会を体系化し、投票を要求し、ファイルを共有し、フィードバックを求め、アンケートを実施することができます。

データアクセス制御とセキュリティ強化

メンバーの追加、削除、特定のユーザーとの情報の共有、パスワードの制御などを完全に制御できます。また、規制に準拠しているほとんどのサービスプロバイダーが使用している業界グレードの暗号化により、すべてが安全です。

さらに、何か問題が発生した場合は、データを回復するというオプションもあります。組織が重要なデータを失うことを防ぐために、自動バックアップをスケジュールできます。

費用対効果

理事会管理ソフトウェアを使用すると、メンバーの旅費や宿泊費に加えて、書類の印刷や発送にかかる費用も節約できます。また、組織の成長に投資できる時間を大幅に節約できます。それとは別に、クラウド ソフトウェアは手頃な価格で提供され、メンテナンスにかかる余分な費用も節約できます。

次に、あなたのビジネスに適した取締役会管理ソフトウェアをいくつか探してみましょう。

搭乗可能

手頃な価格で使いやすいボード管理ソフトウェアをお探しですか?

Boardable を試してください。

このソフトウェアは、チームに適切なツール セットを提供して管理と指導に集中できる非営利組織に最適です。

Boardable は、非営利リーダーによって非営利リーダー向けに構築されており、理事会とユーザー間のコミュニケーションを一元化します。直感的なツールを使用すると、より効率的に作業し、委員会のメンバーや取締役会と協力することができます。

最も望ましい会議時間を見つけたり、ドキュメントを安全に保存したり、生産的なディスカッションに参加したり、さまざまな作業を 1 か所で実行できます。 Boardable は強力なブラウザ暗号化を使用しているため、ダウンロードまたはアップロードするファイルも含め、データは安全に保たれます。

機密文書の場合は、特定の指定ユーザーのみにアクセスを制限し、不正アクセスを防止します。動的なテンプレートをカスタマイズするか、最初からテンプレートの作成を開始して、委員会ポータルからの非公開メモの注釈を使用して委員会を直接支援します。

議題を作成したら、ワンクリックで議題を PDF 形式で取締役会のメンバーに電子メールで送信できます。 Boardable のコミュニケーション機能を使用すると、会議のスケジュールを設定したり、詳細を調べて添付ファイルを管理したりする時間を節約できます。

Boardable を使用すると、Google スプレッドシート、Excel、Outlook、Google カレンダーなどの複数のツールとシームレスに統合できます。これらすべてに加えて、ソフトウェアは月額わずか 79 ドルからと手頃な価格です。

取締役会管理

BoardManagement を使用して、世界中のどこからでも取締役会のメンバーと共同作業できます。あらゆる面で取締役会のメンバーを管理できるように、このソフトウェアはプロセス全体を簡素化し、全員が最新情報を把握できるようにします。

包括的で安全かつシンプルなポータルが付属しているため、会議、コラボレーション、文書管理、記録保持などを簡単に行うことができます。サービス プロバイダーは、ファイル、資格情報記録、個人情報、会話などのデータを保護するために厳格なセキュリティ ポリシーを遵守しています。

BoardManagement は、組織の持続可能性と健全性を維持するためのガバナンスのベスト プラクティスを提供することに専念しています。出席者の収集、イベントや会議の追跡、資料の追加などを、詳細な詳細、タイムリーな通知、ワンクリックでの出欠確認を行うことができます。

個人の電子メールを使用して、提案や更新情報を投稿し、トピックに基づいてディスカッションを整理し、コミュニケーションを同期します。理事会の文書を安全に保管し、会員ディレクトリを作成し、パーソナライズされたプロフィールを通じて会員とつながり、会員の活動を追跡します。

さらに、タスクを作成して人に割り当てたり、ドキュメントを追加したり、期限を設定したり、タスクの進捗状況を問い合わせるために連絡したりすることもできます。ファイルをドラッグ アンド ドロップし、フォルダーに整理して、コメント、イベント、またはディスカッションからファイルをアップロードします。ドキュメントをタグなどで整理します。

ボードパック

ボード情報とデータを一元管理してペーパーレスでコスト効率の高いソリューションが BoardPaq です。この次世代ツールは、会議中、会議前、会議後に取締役会メンバー間のシームレスなコミュニケーションとコラボレーションを促進する使いやすいクラウド サービスを提供します。

BoardPaq は、ボード データの機密性とセキュリティの維持を優先します。ニーズに合わせてソフトウェアのセキュリティ機能を調整するオプションもあります。これらは、高速実行のためのワンタッチ オプションを備えた Web ブラウザ、Windows、iPad 用の簡単なアプリを提供します。

スキル レベルに関係なく、BoardPaq のシンプルなレイアウトを使用して、すぐにナビゲーションを行うことができます。 BoardPaq のインテリジェントな管理センターを使用すると、すべてを 1 か所で管理または整理できます。複数の管理者権限を使用して、グループ間でタスクを分割できます。

このプラットフォームでは、直前の変更を管理し、リアルタイムで更新することもできます。アジェンダビルダー、レポート、議事録ビルダーなどのツールを使用して時間を節約します。 BoardPaq は、銀行、幼稚園から高校までの学校、医療機関、営利団体、非営利団体、地方自治体などの組織に最適です。

ボードPAC

BoardPAC は、 取締役会の会議を簡素化、保護し、デジタル化できる取締役会管理向けの受賞歴のあるソリューションです。世界約40カ国で利用可能です。また、ユーザーフレンドリーな機能を備えた最高のセキュリティと機密性の標準を提供します。

iPad、Android、Windows のクロスプラットフォーム デバイスをサポートしており、コーポレート ガバナンス会議に最適なソフトウェアです。議題の設定とアップロード、会議と決議が簡単な管理は、大企業を BoardPAC に引き寄せる重要な側面の 1 つです。

このソフトウェアは、会議の議事録を作成したり、割り当てられたタスクやアクションを追跡したりする機能も提供します。これにより、取締役会ポータルを通じて取締役会の投票を直接組み込んだり、取締役会の承認やアンケートを組み込んだりすることができます。より良い結果を得るために、自動リマインダーやフォローアップを送信することもできます。

BoardPAC のもう 1 つの優れた特徴は、事前ボード機能です。これにより、部門長は取締役会会議前にスムーズに書類を提出できます。今後の会議の日程を設定したり、メンバーの空き状況の確認を取得したりすることもできます。

同様に、ポストボード機能を使用すると、会議終了後にインタラクティブなテンプレートを使用して電子メールを介してコミュニケーションをまとめることができます。これらの編集内容に承認と結果を含めたり、アクセスを許可したり、取締役会の主催者と部門間のコミュニケーションを追跡したりすることもできます。

BoardPAC を使用すると、プレゼンターは、システムがステータス アラートを送信する次のスロットにいることを確認できます。これにより、会社の秘書や主催者は、取締役会から離れることなく、並べられたプレゼントとメッセージを通じて簡単にコミュニケーションをとることができました。このプラットフォームにより、簡単なナビゲーションが容易になり、クリックするだけで注意が必要な会議や決議にアクセスできるようになります。

検討中または承認待ちの新しい議題を移動できます。ドキュメント、注釈、バージョン比較、コメント、過去の文書などを含む、アジェンダを通じて 360 度のアクションを取得します。 BoardPAC を使用すると、議題にビデオを追加して、重要な情報や会議に参加できなかった人のスピーチを公開することもできます。

承認だけでなく電子署名も含め、ページを並べて比較すると、より適切にレビューできます。プレゼンター画面を利用して、会議内の全員または選択されたメンバーと画面を共有します。会議中、会議前、会議後に、参加者、グループ、主催者などの間で暗号化されたチャットが可能になります。

勤勉

Diligent のシンプル、安全、効率的なプラットフォームは、役員会議や取締役会向けに構築されています。これにより、安全な環境内での取締役会会議での資料の配布など、取締役会室や一般的な会議のニーズを超えて、範囲を広げることができます。

取締役会の評価を実施し、業界をリードするソート リーダーシップを確認し、D&O クエリを完了します。あなたの会社とあなたがサービスを提供している業界のリアルタイム分析を取得し、厳選されたリソースとニュースを入手して、現在のビジネス シナリオを常に最新の状態に保ちます。

リアルタイムの分析情報を使用して、特定のイベントや企業の健全性の変化に関するカスタマイズされたレポートとアラートを作成します。人工知能を活用して、時間のかかるタスクを排除しながら、重要な洞察、傾向、開発を改善します。

法務、財務、税金、コンプライアンス、財務などの複数のビジネス要素からのデータを 1 つの記録システムに統合できます。この健全な統合により、補助情報と重要なエンティティが安全に伝達されます。

取締役データにアクセスすることで、取締役の連動や取締役会の多様性などのガバナンス監視の改善に取り組みます。 Diligent Entities は、企業記録を効果的に一元化、構造化、管理して、エンティティのガバナンスを強化しながら、コンプライアンス、意思決定、リスク防止を強化するのに役立ちます。

Diligent は、議題管理、ステータス更新、文書照合、会議に関する資料の公開を数分以内に行う、安全で合理化されたデジタル会議プロセスを提供します。

結論

ボード管理ソフトウェアとその機能と利点に関するすべての情報がお役に立てば幸いです。この情報と正確な要件を念頭に置いて、上で説明したソリューションのいずれかを選択してください。会議を迅速化し、スムーズなコラボレーションと意思決定を促進し、競争で優位に立つのに役立ちます。