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プロフェッショナルな電子メール署名の書き方: テンプレートと例

電子メールのフッターにある電子メールの署名についてよく知っている必要があります。プロフェッショナルな電子メール署名を自分で作成する方法をご覧ください。

新人でもベテランでも、電子メールの署名はコミュニケーション戦略にとって非常に重要です。これをメールのフッターで承認するだけだと考えず、自分のプロ意識を示す機会として、そして永続的な印象を残す簡単な方法として捉えてください。

このガイドでは、キャッチーでありながら有益な電子メール署名の書き方を説明します。また、電子メールの署名を作成したり、署名テンプレートを入手したりできるいくつかのリソースも共有します。

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電子メールの署名とは何ですか?

メールを受信したとき、メールの末尾にテキスト、画像、リンクのブロックが表示されているのを見たことがあるはずです。これは電子メールの署名と呼ばれます。通常、電子メール送信者の名前と連絡先情報が含まれます。指定、Web サイトの URL、写真、免責事項などを含めることもできます。

電子メール署名の主な目的は、受信者がボットではなく本物の人間と通信していることを保証することです。専門的にデザインされた電子メール署名を使用すると、あなたとあなたの会社のアイデンティティを確立できます。したがって、電子メールの署名はデジタル名刺の役割も果たします。

なぜ適切な電子メール署名が必要なのでしょうか?

優れた電子メール署名の必要性についてまだ疑問がある場合は、ここでいくつかの理由を説明します。

個人的な理由

#1. ポジティブな第一印象を保証します

ポジティブな第一印象は、あらゆる職業上のコミュニケーションやネットワーキングの設定において非常に重要です。うまく作成された電子メール署名は、受信者にあなたのイメージを正しく伝えることができます。

#2. 貴重な時間を節約

すべての送信メールに電子メール署名を設定すると、メールを作成するたびに挨拶文や署名を個別に追加する必要がなくなります。したがって、貴重な時間を節約できます。

#3. 個人のブランドを促進する

電子メールの署名にロゴとキャッチフレーズを追加して、個人ブランドを宣伝できます。あなたがフリーランサーであるか、最近小規模ビジネスを始めた場合、署名にブランド情報を追加すると、あなたのブランドが知人の間でよく知られるようになります。

#4. 覚えやすくなります

人々に自分のことを覚えてもらいたいですか？記憶に残る独特の電子メール署名を電子メールに追加します。メールの最後に適切な種類の署名を付けると、受信者にあなたのことを覚えてもらうことができます。

#5. あなたの個性を発揮してください

場合によっては、メールで自分の個性を表現するのに十分な余地がない場合があります。ただし、電子メールの署名をいつでも使用して、自分の個性を示すことができます。あなたの個性に響くスタイル、色、フォントを選択してください。

専門的な理由

#1. あなたのプロフェッショナリズムを示します

プロフェッショナルとして世界とやり取りするとき、電子メールのすべての単語と電子メールの署名がそれを示す必要があります。洗練された電子メール署名により、受信者はあなたと協力することができます。

#2. 信頼性を確立する

優れた電子メール署名は、他の人からの信頼を確立する上でも重要な役割を果たします。したがって、顧客、同僚、または潜在的な雇用主と通信する際には、専門的な電子メール署名が必要です。

#3. 他の人があなたに簡単に連絡できるようにします

電子メールの署名には、電話番号や電子メールアドレスなどの連絡先の詳細が含まれます。これにより、相手が希望した場合に簡単に連絡できるようになります。

Facebook、LinkedIn、Twitter、Instagram など、組織のソーシャルメディアアカウントへのリンクを含めることもできます。これにより、あなたのソーシャルな存在を他の人に知らせて、あなたの会社のページの新しいフォロワーを獲得することができます。

#5. ブランドの一貫性を促進

電子メールの署名は、企業のブランディングとビジュアルアイデンティティを強化するのにも役立ちます。社内の全員が同じスタイルの電子メール署名を使用するようにすることで、ブランドアイデンティティを促進できます。

電子メール署名を作成するためのステップバイステップガイド

Gmail で

Gmail ユーザーは、次の方法を使用して電子メールに署名を追加できます。

Gmail の受信トレイに移動します。
右上隅にある [設定] (歯車アイコン) をクリックし、 [すべての設定を表示] を選択します。
[全般] タブで、 [署名] オプションが見つかるまで下にスクロールします。

「新規作成」 ボタンをクリックします。
「作成」 ボタンをクリックする前に、署名の 名前を追加します 。
これで、電子メールの署名を追加する必要があるボックスにカーソルが置かれます。
ここでは、フォントスタイル、フォントサイズ、テキストの色、太字、斜体、下線、配置、箇条書きを選択できます。
Gmail の署名はハイパーリンクと画像もサポートしています。
署名設定に必要な変更を加えることもできます。
さらに下にスクロールして、 「変更を保存」 ボタンをクリックします。
署名が使用できるようになります。

Outlook について

Outlook 電子メールに署名を追加するには、次のことを行う必要があります。

Outlook の受信トレイを開き、 [ファイル] メニューをクリックします。
左側から 「オプション」 を選択します。
Outlook の [オプション] ウィンドウから [メール] タブを選択します。
右側のパネルで、 「署名…」 をクリックします。

「署名とひな形」ウィンドウが開き、 「電子メール署名」 タブが表示されます。
電子メールアカウントのドロップダウンメニューから Outlook 電子メール を選択します。
「新規」 ボタンをクリックします。署名の 名前を 追加した後、 「OK」 をクリックします。
[署名の編集] ボックスで署名を作成し、カスタマイズします。
フォントスタイル、サイズ、太字、斜体、下線、配置スタイル、リンクなどを選択できます。
名刺から情報をインポートすることもできます。
「保存」 ボタンをクリックします。
新しいメール と 返信/転送 に使用する署名を選択します。
[OK] ボタンをクリックすると、署名が使用できるようになります。

Yahooメールの場合

Yahoo Mail アカウントで電子メールの署名を作成する場合は、次のことを行う必要があります。

Yahoo Mail アカウントにログインします。
受信トレイで、右上隅の [設定] をクリックし、 [詳細設定] を選択します。
左側のパネルから [電子メールの作成] を選択します。
[署名] セクションで、署名を追加する電子メール ID の横にある スライダー ボタンをクリックします。

このオプションをオンにすると、 電子メールの署名を追加できる ボックスが表示されます。
絵文字、太字、斜体、配置、インデント、箇条書き、取り消し線を使用してカスタマイズできます。
また、フォントのスタイルとサイズを選択したり、ハイパーリンクを追加したりすることもできます。
完了したら設定を終了します。次に送信する電子メールには、作成したばかりの署名が含まれます。

電子メール署名のベストプラクティス

✅ 電子メールの署名の経験則は、短くし、必要な情報のみを含めることです。

✅ プロフェッショナルな電子メール署名を作成するときは、Arial や Times New Roman など、きれいで読みやすい、プロフェッショナルなフォントを使用してください。業務用のスタイル化されたフォントは避けることをお勧めしますが、完全に個人的な電子メールには使用できます。

✅ 個人用と仕事用に別々の電子メールを持っている場合を除き、複数の電子メール署名を使用することをお勧めします。したがって、さまざまな視聴者と対話する際に、適切な署名を使用できます。

✅ 適切なフォント、形式、間隔、グラフィックを使用して、視覚的に魅力的なものにします。

✅ サインをキャッチーなものにしたい場合でも、1 色または 2 色の使用に固執する必要があります。色が多すぎると、人の注意が散漫になる可能性があります。

✅ 電子メールの署名には、顔写真、会社のロゴ、Web サイトの URL、ソーシャルメディアプロフィールへのリンクが含まれている必要があります。

✅ スマートフォンやタブレットなど、どのデバイスからでも簡単に読める電子メールの署名を作成します。

✅ 電子メールで新しい電子メール署名を使用する前に、さまざまなデバイスと電子メールクライアントでテストして、署名要素の外観と機能を確認してください。

✅ 会社の従業員全員が電子メール署名を使用する場合は、ブランドアイデンティティと一致する単一の形式を使用する必要があります。

✅ 電子メールの署名には、電子メールアドレス、電話番号、URL など、常に最新の情報を使用してください。

✅ セキュリティリスクを避けるため、自宅の住所や個人の連絡先などの個人情報は決して含めないでください。

✅ 電子メールの署名に追加できる情報には制限があり、業界や所在地について詳しく知ることができます。コンプライアンスを確保するには、法務チームからそれらを見つけ出す必要があります。

電子メール署名を作成するための最良のツール

#1. ハブスポット

HubSpot は、自分用の電子メール署名を作成するための無料の電子メール署名ジェネレーターを提供します。職業やブランドアイデンティティに応じてカスタマイズできる 6 つのテンプレートから選択できます。

ここでは、名前、役職名、会社名、連絡先情報などを追加できます。 LinkedIn、Facebook、Twitter、Instagram などのソーシャルメディアアカウントへのリンクを含めることもできます。必要に応じて、電子メールの署名にカスタムフィールドを追加することもできます。

スタイル設定については、HubSpot にはテーマの色、テキストの色、リンクの色、フォントタイプ、フォントサイズのカスタマイズオプションが用意されています。カスタム CTA を作成するとともに、顔写真や会社ロゴをアップロードするオプションもあります。

#2. 新しい古いスタンプ

Newoldstamp は、カスタム署名を生成するプラットフォームです。この Web ベースのツールは、ブランド要件に合わせた電子メール署名を作成するのに最適です。

このソリューションでは、カスタマイズ可能なテンプレートを含む完全にブランド化された署名生成ページが得られます。電子メールの署名に独自のデザインを追加したり、選択した色やフォントを使用したりできます。

企業が使用できる集中ダッシュボードもあります。 Newoldstamp には、便利な分析およびバナー管理システムも搭載されています。署名は、Google Workspace、MS Exchange、Microsoft 365 と統合できます。

#3. ワイズスタンプ

個人または組織の電子メール署名を作成するプラットフォームをお探しの場合は、 WiseStamp を選択できます。電子メールを魅力的なマーケティングツールに変える、プロフェッショナルな電子メール署名をデザインできます。

このソリューションによって生成される電子メール署名は、Gmail (個人またはワークスペース)、Outlook (デスクトップおよび Web)、Apple Mail、および Yahoo に適しています。この使いやすい電子メール署名デザイナーを使用すると、適切なフォント、色、レイアウト、形状、その他の要素を選択できます。

免責事項、ビデオ、ボタン、バナーなどの豊富な機能を追加するオプションもあります。会社用の署名を作成している場合は、それを使用して全社的な統一された電子メール署名を生成します。

電子メール署名の一般的な例

グリーンエネルギー会社の電子メール署名

この例は、環境に優しい会社で働く人に最適です。このバナーは、受信者に電子メールを印刷しないことで紙を節約するよう間接的に求める修辞的な質問をしています。ここで使用されている主な文字色は、自然と森の象徴である緑色です。

自動車会社の電子メール署名

この電子メールの署名では、自動車会社が受賞した賞が大きなバナーで強調表示されています。顔写真により、送信者の情報がバナーによって失われないようにします。この署名の主な色は栗色ですが、会社のブランドカラーによって異なる場合があります。

最後の言葉

電子メールの署名は、他の人に専門的にアプローチするための優れた方法です。また、受信者はあなたと簡単に通信し、つながることができます。プロフェッショナルな電子メール署名の作成方法がわかったので、ここで説明する手順に従って、それをお気に入りの電子メールクライアントに追加できます。

電子署名ソリューションと電子署名 API についても知りたいかもしれません。