中小企業向け調達ツール トップ 9 (2023)

これらのトップ調達ソフトウェア アプリケーションを使用して、SMB の調達プロセスを合理化します。

調達プロセスの管理には、購入、在庫、注文、請求書、ベンダー、支払いなどが含まれるため、複雑です。しかし同時に、それは企業の成功にとって不可欠です。そのため、企業はアプリケーションを使用してこのプロセスを自動化および管理する必要があります。

社内に調達ソフトウェアを導入するのをギリギリまで待った場合、手動処理による影響が生じるでしょう。したがって、非効率な手動プロセスによる摩擦に気付いたらすぐにこれらのツールの導入を開始することが賢明です。

調達ソフトウェアの基本を深く掘り下げて、この分野で最適なツールについて学びましょう。

調達ソフトウェアとは何ですか?

調達とは、ビジネスに必要な商品やサービスを見つけて入手することを意味します。したがって、調達ソフトウェアとは、調達プロセスのさまざまな段階を自動化するビジネス ソリューションを指します。

経費の分析、契約の管理、支払いのいずれであっても、このようなツールは各プロセス操作を完全に制御するのに役立ちます。これらは、プロセスをよりスムーズにするために、さまざまな ERP プラットフォームと統合することもできます。

さらに、一部のツールでは、すべての従業員が Pepper ユーザー権限で中央ユニットにアクセスしてタスクを実行することもできます。

これらのツールは何をするのでしょうか?

調達ソフトウェア アプリケーションは、チームにとって調達プロセスを楽にするためにいくつかのタスクを実行できます。従業員はどこからでも購入を注文したり、チームメンバーとコミュニケーションしたりできます。このソフトウェアが実行できる主なタスクは次のとおりです。

• 発注書を生成して確認する
• 電子注文書の送信を自動化する
• 最近の注文とキャンセルを通知します
• 保留中の発注書を適切な担当者に送信し、さらなる対応を求める
• 注文到着後に財務および在庫取引を実行する
• 在庫を維持してスポット欠品を回避する
• データを収集して傾向を分析し、収益性を最大化します
• さまざまなプラットフォームにわたる標準化プロセスを合理化する

次に、調達ソフトウェア ツールを使用する場合について説明します。

調達ソフトウェアを使用するのは誰ですか?

原材料、コンピュータハードウェア、事務用品などを年間を通じて大量に購入する場合、調達ソフトウェアが必要になります。したがって、サードパーティベンダーから消耗品を頻繁に購入し、調達システムを透明化したいと考えている企業はすべてそうです。

調達ツールを使用している企業は主に次のとおりです。

• 消費財および家電メーカー
• 自動車メーカー
• eコマースおよび小売事業

ただし、このソフトウェアを使用する専門のビジネスもあり、それが調達コンサルタントまたは代理店です。

ほとんどのブランドは、利便性と手頃な価格のために、調達業務をこれらの代理店に委託しています。キャップジェミニ、ベイン アンド カンパニー、GEP ワールドワイド、アクセンチュアなどの企業は、調達コンサルティングのリーダーです。

調達ソフトウェアはビジネスにどのように役立ちますか?

#1. 調達の自動化

ビジネス プロセスの自動化は、調達を含むあらゆる領域で顕著に見られます。調達ソフトウェアを使用すると、調達業務全体を適切に自動化できます。

ベンダーの発見から登録、製品の選択から品質チェック、そして最終的には契約締結に至るまで、すべてが 1 つのソフトウェアで実行されます。

ほとんどの場合、このツールは内部供給品の購入リクエストを自動的に処理します。買い注文を送る前にマネージャーの承認が必要なだけです。

#2. 購買の透明性

マネージャーや CFO などのビジネス関係者は、中央ソフトウェアから購買傾向を確認できます。調達に関するレポートを取得するために面倒な作業をする必要はありません。

また、このツールは取引が完了するまであらゆる段階を追跡し、汚職を回避するために企業の高レベルの透明性を確保します。

#3. 承認の最適化

このようなツールには、本物の購入注文と無駄なものを区別するためのインテリジェントなアルゴリズムが付属しています。したがって、承認マネージャーは、ほとんどの場合、本物の購入リクエストのみを受け取ります。その後、マネージャーは購入注文を迅速に承認できます。

#4. 支出の可視化

ツールのダッシュボードには、消耗品の購入にかかる会社全体の支出、ベンダー、ベンダーに支払っている金額などが即座に表示されます。プロジェクトの予算を立てたり、不必要な購入を節約したりするのに役立ちます。

調達ソフトウェアを選択する際に注目すべき機能

ほとんどの調達ツールは、標準的な機能セットを提供します。ただし、購入する前に、少なくとも次の機能を備えていることを確認してください。

• このツールには、新しいベンダーを導入したり、既存のベンダーとの契約を確認したりできるサプライヤー管理ダッシュボードが付属している必要があります。
• ソフトウェアにベンダー検出機能も提供されると便利です。
• 不必要な支出や不正な買い注文を阻止するリスク管理ユーティリティが必要です。
• 発注書やベンダーの支払いなどを監査できるように、調達ツールには監査機能が備わっている必要があります。
• 最高の調達ツールには、月次または四半期ごとの予算を入力し、その予算内で購入を維持できる予算作成機能も備わっています。
• ソフトウェアユーザーに新しい購入注文、請求書、期日の注文などを通知する通信機能も必要です。
• 支出の追跡、注文の承認、取引の完了などを行うためのモバイル バージョンをアプリが提供するとよいでしょう。
• 信頼できる調達ソフトウェアを使用すると、購入に関する企業ポリシーを設定できるようになります。
• 最後に、ソフトウェアに特定の購入シナリオ用のテンプレートがない場合、このツールを使用して調達担当者がカスタム調達ワークフローを作成できるようにする必要があります。

このツールの概念と実行できるタスクについて理解したところで、中小企業が使用できる最適な調達ソフトウェア アプリケーションを見てみましょう。

プレコロ

あなたが小規模または中規模のチームに属している場合、Precoro は購入プロセスの合理化と手作業の排除を支援します。貴重な時間とお金を節約し、より差し迫った問題に集中できるようになります。

この革新的で超高速なソフトウェアは、組織の調達から支払いまでのシステムを最適化し、作業効率を向上させます。要求、注文、請求など、購入プロセスに関連するタスクを効率的に処理します。

さらに、Precoro は承認ワークフローを改善することで購買システムを改善します。このツールを使用すると、要求プロセス、発注書、承認、請求、請求書管理などのワークフロー ステージを電子的に行うことができます。

また、このアプリケーションを使用すると、外出先でのプロセス管理、承認、経費分析がはるかに簡単になります。

この信頼性の高いソリューションを使用すると、企業は定期的なレポートとデータ分析を行うことができます。詳細かつ包括的なレポートには、すべてのフローチャート プロセスと調達データが含まれます。

さらに、これらのレポートを使用すると、エラーの追跡と解決、関係者向けのレポート形式のカスタマイズ、会計および財務分析用のデータのリアルタイム エクスポートが可能になります。

トラドグラム

Tradogram を使用すると、注文書を簡単に管理し、事業支出を管理できます。このクラウドベースの調達アプリケーションは、コミュニケーションの誤りを回避し、生産性を高めるのに役立ちます。

この無料ソフトウェアを使用すると、調達タスクを効果的に合理化できるだけでなく、会社の予算と支出を完全に把握できます。このプラットフォームは、調達、注文管理、サプライヤー管理、支出分析、契約管理などの複数のソリューションを提供します。

Tradogram は、カスタム ワークフローを作成し、どこからでもアカウント データにアクセスできるシンプルな購入ツールです。また、使用している他の一般的なアプリと統合し、不要な機能を非表示にすることもできます。

このツールのその他の注目すべき機能には、マルチレベル管理、在庫追跡、支出分析とレポート、契約管理、請求書、IM との通信などが含まれます。

キスフロー

十分な柔軟性を備えながら、調達から支払いまでのプロセスを制御したいと考えていますか? Kissflow では、 シンプルでカスタマイズ可能なソリューションでそれを実現します。購入要求の場合、購入要求を収集、承認、追跡できるように、流動的なフォームが提供されます。

リクエストが承認されると、自動的に注文が生成され、PO が発行されます。ベンダー管理の場合、このツールはベンダーのオンボーディング、管理、保守のための効率的なポータルを提供します。

このアプリケーションを使用すると、外出先での請求書の承認が可能になります。また、自動三者照合、請求書と契約書、発注書、サービス エントリー シートのチェックもサポートしています。

Kissflow は、購入傾向、支出、ベンダーのパフォーマンスに関するデータ駆動型の実用的な洞察を生成することもできます。このソフトウェアを使用すると、ユーザーはカスタマイズ可能なパラメータを含むインスタント レポートを生成することもできます。

また、さまざまなサードパーティ ツールとのシームレスな統合もサポートしています。 Microsoft Dynamics、Quickbooks、Xero、SAP、NetSuite などのさまざまな ERP および財務アプリケーションで使用することで、冗長性を排除します。このソリューションでは、強力なプラグインや API も使用できます。

チーム調達

SMB は、 Team Procure を使用して調達プロセスを簡素化する時期が来ています。ただし、このソフトウェアは、国際レベルで複雑な調達業務を扱う企業のニーズにも応えることができます。

この単一のクラウドベースのプラットフォームで、すべての承認、発注書、在庫を処理できます。購入リクエストに関しては、ソリューションは予算、部門、重要度に応じてこれらを分類できます。これらのリクエストから、ユーザーは PO を生成し、配送スケジュールを監視することもできます。

Team Procure は、企業が最低価格入札者から購入した複数のサプライヤーによる入札を管理できる価格設定マトリックス機能も提供します。組織によってニーズも異なるため、組織はカスタム承認ワークフローを作成できます。

ここでは、サプライヤーとベンダーのオンボーディングが簡単です。また、パフォーマンス追跡のための KPI も組み込まれています。倉庫が複数の場所にある場合でも、このツールを使用すると、統合された倉庫管理システムを構築できます。パーソナライズされた API を通じて、そのサービスを既存のシステムに統合することもできます。

調達エクスプレス

ProcurementExpress は 、関連するすべてのワークフローを合理化できる理想的な調達ソフトウェアです。また、時間のかかる手動プロセス、紙の痕跡、不正行為の可能性を排除するのにも役立ちます。

革新的な承認システムにより、経費の上限を設定し、承認チェーンを決定できます。企業は、事前に決定した承認レベルをさまざまな従業員に割り当てることもできます。さらに、組織は承認チェーンのすべてのステップをカスタマイズおよび自動化し、効率を最適化できます。

このアプリケーションを使用すると、個々のベンダーとの関係に基づいて、迅速かつ正確な発注書を作成できます。必要なフィールドとドロップダウン メニューを含めて、専門的で状況に応じた PO を作成できます。

会社の財務構造に応じて、コストを別の場所に割り当てて過剰支出を避けることができます。アプリ内のレポート機能を使用すると、支出の包括的な内訳を分析することもできます。さらに、このソリューションではさまざまなプロジェクトや部門の予算を作成できます。

調達する

Procurify を使用すると、紙のプロセス、遅い承認、複雑なソリューションに別れを告げることができます。このプロアクティブな支出管理ソフトウェアは、会社の経費を完全に可視化し、制御することができます。

このツールを使用すると、すべての発注書を 1 か所で承認できるようになります。ここでは、予算に対するリアルタイムの支出を表示することもできます。また、シームレスな支出のための物理的および仮想的な支出カードも提供します。

Procurify は、購入プロセスのすべてのステップを自動化および追跡するためのワークフローの作成もサポートしています。部門や場所に基づいて購入許可を設定することもできます。ベンダーへのすべての注文を並べ替える機能は、このツールのもう 1 つの注目すべき機能です。

このアプリはベンダーのパフォーマンス分析を実行できるため、情報に基づいて購入やビジネス上の意思決定を行うことができます。ここでは、カタログ アイテムと画像を含む詳細をインポートできます。

このソリューションは、Amazon Business、Oracle、Quickbooks、Slack などのお気に入りのビジネス アプリケーションと直接統合します。

クーパ

Coupa は、 調達プロセスの管理に必要な可視性と支出管理を提供するプラットフォームです。あなたの会社にこのソリューションを選択することは、従業員の貴重な時間を節約しながら、消費者が買い物をするのと同じように簡単に調達できることを意味します。

このアプリケーションの主な機能は次のとおりです。

• 購入申請および注文プロセスの簡素化
• リアルタイムの注文追跡
• 割引価格やその他の特典に関するアラート
• SOW ベースのサービスのデータを入力するための柔軟なフォーム
• リアルタイムの予算管理のためのダッシュボード

さらに、このツールは電子メールや携帯電話を介した承認もサポートしています。また、企業は在庫管理や契約管理にも活用できます。

ベルウェザー

Bellwether を使用すると、調達プロセスを透明かつ迅速に行うことができます。口頭での承認や、電子メールや電話による長時間のコミュニケーションをなくすのに役立ちます。

このソフトウェアを使用すると、最小限の時間と労力で購買依頼、発注書、請求書を設定できます。高度なワークフローや予算管理などの機能により、支出の可視性と管理が向上します。

このクラウドベースのツールは、ニーズに合わせて必要な柔軟性とカスタマイズを提供します。会社で複数の言語やカスタム フィールドが必要な場合は、Bellwether がそれを提供します。さらに、オフサイトからアプリケーションにアクセスできるようになります。

ペアソフト

PainSoft は、企業が P2P プロセス全体のワークフローを自動化するために使用できるユーザーフレンドリーなソフトウェアです。また、支出を可視化し、サプライヤーやベンダーと良好な関係を築くのにも役立ちます。

このソフトウェアはシステムまたは既存の ERP に迅速に導入でき、簡単に使用できます。プロセス全体を合理化して発注書を管理できます。また、カテゴリ全体にわたる完全な支出に関する洞察も得られます。

また、PairSoft は企業とサプライヤー間のリアルタイム通信を促進します。請求書の処理と検証は、このソフトウェアで実行できる他のタスクの自動化です。分析とレポートもサポートします。

最後の言葉

このデジタル化の時代において、企業にとって、ソフトウェアや自動化されたソリューションなしで調達プロセスを管理することは困難です。これらのツールは、このプロセスのあらゆる段階でいくつかの新しい機会を開くことができます。

さらに、アプリケーションはビジネスを拡大する場合でも最適な効率を保証します。最適な調達ソフトウェアのリストを確認して、ニーズに最も適したものを選択してください。また、自動調達のための堅牢なツールに必要な重要な機能についても確認できます。

SMB は、最適なドキュメント管理ツールについて知りたいと思うかもしれません。