作業指示書とは何ですか? [+ 4 つのテンプレート]

企業や営利団体は、作業指示書が、金銭予算や実行すべき仕事に関わるすべての真実の情報源であると考えています。

ドキュメントは、オンラインかオフラインかにかかわらず、あらゆるビジネスにとって切り離せない機能です。ビジネスのライフサイクルでは、請求書、標準業務手順書 (SOP)、供給明細書などの多くの商業文書に遭遇することになります。

高く評価されているドキュメントの 1 つはサービス チケットです。発行されると、ビジネス機械が製品/サービスの提供を開始し、注文が完了すると収益が得られます。

社内または社外のビジネス上の仕事の指示は、そのような文書の作成と管理の経験がないと非常に混乱する可能性があります。ただし、この記事はこのビジネス コンポーネントに関する十分な知識を得るのに役立つため、心配する必要はありません。早速、最後まで読んでみてください。

作業命令とは何ですか?

クライアントから仕事を受注するとき、それはメンテナンス、製品の納品、サービスの提供などの正式な依頼です。発電所の建設などの非常に複雑なタスクであっても、かなり複雑なタスクであっても、正式なビジネスには作業チケットが不可欠です。コンピュータアクセサリを配達するような単純なものです。

このような公式文書は業界ごとに異なります。ただし、標準的に含まれる情報は、一次成果物、開始日、終了日、報告者、実行者、発注者です。

また、ビジネス文書は作業指示書から始まります。タスクが進み、文書が一方の手からもう一方の手へと渡されると、文書は関係者間の正式なコミュニケーション媒体として機能します。

そして最後に、仕事が完了すると、会計士はこの文​​書を使用して売掛金または買掛金を決済します。さらに、外部監査人または内部監査人は、どのようなビジネスを監査する場合でも、まず仕事の指示を受けます。

ビジネスマンが作業指示の代わりに使用できるその他のフレーズは次のとおりです。

• サービス券
• ジョブオーダー
• ワークチケット
• ジョブチケット

工事発注の目的

このような文書の唯一の目的は、すべての作業権限、サービスプロバイダーの詳細、コスト、および作業完了時間を記録することです。消費者などの外部クライアントと従業員などの内部クライアントは、サービス チケットを作成できます。

その後、その書類は、外部からの仕事の発注か内部の仕事の発注かに応じて、適切なチームに渡されます。企業は多くの場合、コンピューター ソフトウェアを使用して伝票を作成し、多くのデジタルまたは物理的なデスクを経由します。

ここでは、仕事の順序の目標の一覧を示します。

• 故障・修理・商品の設置・配送についてのご説明
• 作業またはメンテナンス作業に必要なリソースと機器の提供
• 技術者に仕事/タスク/メンテナンスに関する詳細な指示を提供する
• 作業を完了するために消費された材料、労働力、リソースを正式に記録する
• 各承認に対して実行されたすべての修理およびメンテナンス ジョブを追跡します。
• コスト、税金、課徴金、経費などの金銭データが含まれます。

作業指示管理規約

作業承認者

管理者またはそのチームの誰かが、機器管理のためのメンテナンス要求の割り当てと承認を処理します。場合によっては、顧客対応のフロントデスクサポートや担当倉庫が承認者の役割を担うこともあります。

仕事依頼者

要求者は、特定のジョブの完了を要求する個人またはチームです。消費者は、サービスおよび商品業界でオンラインまたは対面での購入を通じて仕事の注文を生成します。

B2B シナリオでは、商用レベルのクライアントが作業を要求することも、カスタマー サービスの運用マネージャーがワークステーションの修理を要求するなど、内部チームから要求されることもあります。

フィールド技術者

メンテナンス ジョブ チケットでは、フィールド技術者は、作業指示書に記載されているタスクを実行するスキルを備えたエンジニア、工場大工、修理担当者などです。

作業指示の構成要素

企業は、ジョブオーダー文書を使用して多くの品目と関連データを記録できます。含める必要がある項目の例をいくつか示します。

必須の要素

#1. アセットは 、ジョブ チケットの主要なコンポーネントです。

#2 。 仕事依頼者の 名前も必須です。

#3 。 作業範囲は、 スキル、ツール、標準作業手順 (SOP) を決定するため、もう 1 つの必須項目です。

#4. 作業依頼者は、 「問題の説明」 という名前のフィールドにも記入する必要があります。これは、技術者やサービスファシリテーターが問題を迅速に理解するのに役立ちます。

#5 。 機械部品の交換 や 特別な工具の要件 も文書に記載する必要があります。

#6. すべてのビジネスには、何らかの 健康被害が 伴います。作業指示書に記載する必要があります。

＃7。 日付 と 時間 も非常に要求されます。開始日、開始時刻、終了日 (予想)、終了時刻 (予想)、実際の終了日時などがあります。

#8. サービス注文には、依頼者、注文マネージャー、技術者などの 連絡先の詳細も 含める必要があります。したがって、携帯電話番号、電話番号、FAX ID、電子メール アドレス、Web サイト、オフィスの住所などを含めることができます。

自主コンポーネント

#9 。ジョブ チケットには、顧客、マネージャー、技術者、会計士などの複数の 署名フィールドが 含まれる場合があります。

＃10。 適切な請求と調整のために 、労働時間 も存在する必要があります。

#11. サービス注文フォームにタスクのリストがあると便利です。これにより、作業指示マネージャー、ファシリテーター、顧客は完了した作業について常に同期を保つことができます。

#12. 最新のサービス チケットの形式には、注文の 重要性 を示す専用のフィールドも付いています。たとえば、優先順位に応じて、管理者はサービス注文を計画します。

#13 .また、チェックアウトして在庫に戻すツール、コンピュータ アプリケーション、スペアパーツ、消耗品などの チェックリスト を含めることもできます。

#14 .オープンコストのオーダーの場合は、配信されたジョブの推定コストを含めることができます。事前に価格設定された一括注文の場合、実費を記載する企業もあります。

#15. 最後に、ジョブ チケットを文書化するのに役立つため、 注文 ID と 役職も 含める必要があります。

作業指示の種類

予防保守

あらゆる企業の製造または生産部門は、機器の保守のためにジョブ チケットを発行します。機械の故障や生産ロスの回避に役立ちます。

一般的用途

企業は、未使用の機器の取り外し、ラップトップへのウイルス対策のインストールなど、1 回限りのタスクを完了するためにサードパーティが必要な場合にサービス チケットを発行します。

機械の検査

企業は、機器、資産、またはツールを評価するために、サードパーティの専門家による検査のために 1 回限りの作業指示を承認します。

電気

社内または社外のクライアントは、このような文書を通じて電源、照明、配線のニーズをリクエストできます。

緊急

このような仕事の命令は、事故に対処するために計画されていないことがほとんどです。スタッフの命を保護したり、高価な機器を永久的な損傷から守るために、このような命令を発行することができます。

特別プロジェクト

場合によっては、既存のマシンを交換せずに生産ユニットをアップグレードする必要があります。この作業チケットを使用して、生産性を向上させる機器またはソフトウェアのアップグレードを特別にリクエストします。

作業指示書を使用する利点

#1. あなたのビジネスは、必要な記録を含むすべてのジョブ チケットを文書化することです。監査機関は、会社の業績を検証するために監査が行われるたびに、これらの記録を要求します。

#2. すべてのサービス プロビジョニングにサービス チケットを関与させることで、ビジネスの透明性を高めることができます。クライアントは、業務文書化と収集したデータの共有にこだわる代理店との取引を好みます。

#3. 作業指示書を確認し、社内または社外の技術者に満足してもらうことで、社内または社外の技術者に迅速に支払いを行います。

#4. 機械のメンテナンスがボトルネックにならないように、在庫チームがすべてのスペアパーツを事前に調達できるように支援してください。

#5 。ジョブオーダーのメモを分析し、将来のマシンの故障を回避するために適切な措置を講じます。

#6. サービスおよび製品中心の企業は、完了および請求されたサービス注文文書を確認することで、その年の収益を合理的に見積もることができます。

＃7。 最後に、作業指示書は、複数の部門間のコミュニケーションのスレッドとして機能します。したがって、事業部門はサイロでの作業による悪影響を排除できます。

既製のテンプレートを見つけることができるプラットフォームをいくつか紹介します。

印刷可能な作業指示書のテンプレート: TemplateLab

TemplateLap は、 本物のビジネス ドキュメントの最も信頼できるソースの 1 つです。ここでは、作業/ジョブオーダー用の高品質のテンプレート、フォーム、フォーマットも見つけることができます。コンテンツは簡単にダウンロードできます。

一部の競合他社とは異なり、ダウンロード リンクを取得するために自分自身や会社に関する多くの情報を開示する必要はありません。

商用または個人的な作品に関連するフォームを見つけて、ダウンロード ボタンをクリックするだけでファイルを入手できます。さらに、Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs、Google Sheets などのワードおよびスプレッドシート処理アプリを使用して、テンプレート ファイルを簡単に開くことができます。

このサイトでは、次のような幅広いサービス チケットの例が紹介されています。

• 自動車修理工事の例
• メンテナンス作業用のテンプレート
• IT業務用のフォーム
• グラフィックデザインの受託業務例

さらに、これらのテンプレートにはあまり制限のない書式設定が含まれているため、テーブルと列を必要に応じてカスタマイズできます。

無料の作業指示書テンプレート: Smartsheet

Smartsheet は、 ジョブ チケットをプロジェクト管理システムに統合するのに役立ちます。これは独自のプロジェクト管理ソフトウェア プロバイダーであるため、無料でダウンロードできるテンプレートを使用してドキュメントを Smartsheet にインポートすると、お金を投資することなく、サービス チケットの受信と解決のプロセス全体を自動化できます。

有効に活用できるいくつかの注目すべきテンプレートは次のとおりです。

• メンテナンスジョブチケット
• サービス作業のジョブオーダー
• 作業停止サービスチケット
• 造園作業券
• すべてのジョブオーダー追跡テンプレート

ホストされているテンプレートには 2 つのコンテンツ配信方法があります。まず、サンプル ファイルを PDF、Excel、または Word 形式でダウンロードし、これらのファイル タイプをサポートするデスクトップ アプリケーションでカスタマイズできます。

あるいは、テンプレートを Smartsheet プロジェクト ダッシュボードにインポートすることもできます。 2 番目の方法は、サービス チケットの承認者や管理者が何百もの作業指示書を管理する必要がある、変化の速い複雑な環境に非常に便利です。

作業指示書テンプレート: Jotform

正式な仕事の発注書を要求する大企業クライアントにサービスを提供する必要があるフリーランサーまたは中小企業の経営者は、 Jotform のテンプレートを試すことができます。次のようないくつかの理由でお金を節約できます。

• クリエイターへのプロ業務委託
• 作業指示管理ソフトウェアのライセンスを購入する
• このようなジョブチケットを作成できるビジネスドキュメントの専門家を任命します

代わりに、簡単にカスタマイズできるテンプレートを使用して、Jotform 独自のオンライン PDF エディターにインポートするだけです。どちらのサービスも商用利用は無料です。

使用できる主なサービス チケット テンプレートは次のとおりです。

• お客様の製品のセットアップ
• 車両整備
• 自動車修理
• メンテナンス
• ウェブサイトデザイン
• 映像制作
• ペットのグルーミング
• フリーランスのウェブ開発

さらに、Jotforms エディターを使用するために高度な技術スキルを持っている必要はありません。 Webブラウザの操作方法を知っている人であれば誰でも使用できる、ドラッグアンドドロップのシンプルなPDF編集ツールです。

作業指示書のテンプレート: Template.net

Template.net は 、個人用およびビジネス用のドキュメントのもう 1 つの人気のある保存先です。比較的簡単な検索バーがあり、ドキュメント、テンプレート、グラフィック デザインなどの要件を入力すると、プラットフォームが高品質のサンプルをいくつか取得します。

ビジネス セクションでは、エディターまたはワープロ アプリを使用して直接カスタマイズできる、いくつかの特別な作業指示書の例にアクセスできます。ただし、無料で利用できる施設には多少の制限があります。

まず、無料または有料アカウントに登録する必要があります。その後、無料アカウントで、毎日最大 3 つのテンプレートをダウンロードできます。あるいは、エディタを使用することもできます。いずれにせよ、ダウンロード制限はあります。

ただし、Apple Pages、Apple Numbers、Google Sheets、Google Docs、Microsoft Word、Excel などのさまざまなファイル形式でジョブオーダーをダウンロードできます。

結論

作業指示はすべて紙の記録に基づいています。業界を超えたビジネスのデジタル変革は、現在、タブレット、ラップトップ、または携帯電話上の PDF、Google ドキュメント、または Microsoft Word ファイルの痕跡となっています。

一言で言えば、完了する作業の概要、いつ、誰が、そしてそのタスクにかかるコストを示します。ビジネスの従業員は、仕事の指示が生成されるとタスクの完了を開始し、標準の会計条件に従って収益が会社の帳簿に転記されると従業員は休みます。

サービス チケットといくつかのテンプレート ソースについて徹底的に説明したので、そのようなドキュメントの高パフォーマンスのコピーを作成できるはずです。

ビジネスを成功させるには、単なる仕事の発注以上のものが必要です。最良の専門家ネットワークから提案を得て、どのタスクを受け入れるかパスするかについて情報に基づいた決定を下す必要があります。