優しいリマインダーメールの書き方 [+8 例]

穏やかなリマインダーメールは、私たち全員がいつか、または日常的に対処する必要悪です。

電子メールマーケティングが勢いを増し、各ブランドが顧客に膨大な量の電子メールを送信する中、未読メールはどの受信トレイでもかなりの量のカテゴリになっています。

実際のところ、Mailbird は、一般的な受信トレイの 35% が未読であることを発見しました。言い換えれば、 3 通に 1 通以上の電子メールが適時に開封されないことになります 。重要なコミュニケーションを、増え続ける受信トレイに流し込むことも、穏やかなリマインダーを送信することもできます。

優しいリマインダーメールとは何ですか?

名前が示すように、穏やかなリマインダー電子メールは、意図された原因について受信者に再度 ping を送信する丁寧な方法です。

理由は明らかです。返信が届かなかったり、受信者が単にメールを開くのを忘れたりした可能性があります。いずれにせよ、このアイデアは、必死に聞こえないようにしながら、最初の送信で達成したいことをすべて逃さないようにすることです。

これは簡単そうに思えますが、件名を何にするか、メール本文の長さをどれくらいにするかなど、正しく行うにはいくつかの詳細があります。

これについてはケースバイケースで説明しましょう。

上司に手紙を書く

マネージャーや上司はやるべきことがたくさんあるため、このようなことは頻繁に起こります。

簡単に言うと、先ほど説明した特定のプロジェクト、償還請求、給与関連など、何でも構いません。

件名と電子メール本文にはさまざまなバリエーションがあります。ただし、要点を絞って短くするのがポイントです。注意が必要な側面が複数ある場合でも、ある段落を別の段落に重ねて書くのではなく、それをリストとして提示します。受信者が何をする必要があるかを簡単に理解するのに役立ちます。

支払い期限切れ

期限内に支払いを受け取ることは、どのようなビジネスにとっても非常に重要です。しかし、残念なことに、期日通りに支払うということになると、ほとんどの人がその精神を捨ててしまいます。

また、どちらの側にとってもデリケートな問題であるため、「大胆」かつ「優しい」アプローチが鍵となります。相手側は状況の重大さを理解し、関係が悪化することなくビジネスを継続する必要があります。

しかし、この支払い督促はいつ送信すればよいのでしょうか?

ここには、特定のビジネス関係が何年続くのか、これがこのクライアントとの一般的な慣行であるかどうか、そして最も重要なことに、この人物が常習的な「犯罪者」である場合にビジネスを継続したいかどうかなど、多くの要素が関係します。これらの要素に基づいて、メッセージのトーンと時間を調整できます。

ほとんどの場合、支払期限の翌営業日が支払い督促の送信に最適です。ただし、ほとんどの場合、1週間以上待つことは処方しません。

フィードバックのリクエスト

学習は生涯にわたる努力ですが、初心者にとっては特に重要です。 2020年にフリーライターのサブレディットで自分の執筆についてフィードバックを求めたことを覚えているが、それが大きな変化をもたらしてくれたので、今日この見知らぬ人に感謝している。

しかし、フィードバック要求に対する返答が得られない場合はどうすればよいでしょうか?それはあなたの先生、先輩、またはあなたが限界を超えて尊敬するあなたの分野の誰かである可能性があります。

さらに、専門家はそのような依頼を毎日受ける有名な専門家である可能性があります。その場合、特にそれが個人的な関係ではない場合は、その人にとって価値のあるものとなるように、「あなたの努力に見合う準備はできています」などの一言を含めることもできます。

知らない人にそんなことを言うのは気まずいかもしれませんが、「無料のフィードバック」を与えることに懐疑的な「有名ライター」に出会ったことがあります。

言うまでもなく、私は（Reddit 上の）他のライターに頼ったのですが、彼らは私が彼らに尋ねたり感謝したりするよりもはるかに多くの洞察を私に与えてくれました。

したがって、それはあなたにも同じケースである可能性があります。そのような専門家は非常に忙しいので、特に他の専門家を探したくない場合は、彼らに支払いを提供すると彼らの注意を引く可能性があるため、まったく問題ありません。

家賃リマインダー

これは家主のお気に入りになるでしょう。脅迫的に聞こえることはいつでも可能ですが、法的な問題を引き起こす可能性があるため、お勧めできません。

代わりに、アプローチは専門的に主張する必要があります。

イベントリマインダー

イベントマネージャーは、プロジェクトを成功させるために多大なストレスにさらされます。そして、あらゆるイベントの核心は人数です。したがって、イベント管理者は、他の人に予備の席を提供するために、事前に出席を確認する必要があります。

これらのリマインダーは、応答または座席のキャンセルを求める明確な文言を含む、インパクトがあり親しみやすいものである必要があります。

少し深刻な雰囲気にしましたが、ケースに応じてリラックスしたトーンにすることができます。

会議リマインダー

欠勤への対応は、多くの企業、特に遠隔地の企業にとって「深刻な」問題の 1 つです。生産的かどうかについての議論には立ち入りませんが、健全なコラボレーションには少なくとも数回の会議が必要であることは事実です。

そして、コンピューターやスマートフォンにはあらゆる種類のリマインダーが存在しますが、「そのことを完全に忘れていた」ということが私たちの多くに起こります。

そこで、会議に確実に満席で出席できるようにするための会議リマインダー テンプレートを紹介します。

求人応募リマインダー

求人への応募は最も回答が少ないものです。その理由としては、受信リクエストの数が膨大であることと、ほとんどの雇用主がまともな拒否メールをわざわざ送信しないという事実が考えられます。

いずれにしても、申請者にとっては混乱を招く可能性があります。したがって、1 つまたは 2 つのリマインダーを送信しても問題はありません。

締め切りリマインダー

私たちはあらゆるビジネス分野で締め切りに対処しており、ここでは穏やかなリマインダーが主な使用例となります。

AI ツールを使用してメールを作成する

電子メールの最も優れた点は、出版物とは異なり、AI コンテンツとしてフラグが立てられないことです。メールはメッセージなので、要点をどれだけ伝えられるかが重要です。

ここで、 ChatGPT 、 Bard 、 Bing などの AI ツールが作成に役立ちます。

ChatGPT はフリーミアムですが、Bing と Bard は完全に無料です。

これらのツールは会話型 AI エンジンです。アシスタントと同じように彼らに話しかけて、出力を微調整することができます。

ただし、他の AI ツールと同様に、出力が少しずれることもあります。結論的には、これらのユーティリティは確かに役立ちますが、人間の介入に完全に取って代わることはできません。

リマインダーには優しくしてください。

リマインダーは便利であり、その目的を果たします。 との提携の可能性についてメールで問い合わせを受けることがよくあります。私は経営陣に対して発言権のないライターなので、通常はそれらをアウトリーチに転送します。

しかし、私は今でも時々いくつかのことを忘れてしまいます。そのような状況で役立つのは、穏やかに思い出させることです（時にはいくつか🙂）。

したがって、これらのリマインダーは実際に効果があるため、見込み客に送信し続けてください。

これは、開始に役立ついくつかのテンプレートを含む、優しいリマインダーのガイドです。行き詰まった場合に備えて、ここで説明したツールを使用すると、電子メールの送信を本当に簡単に行うことができます。