企業は大小を問わず、合意がなければ運営できません。契約は、当事者間で相互の権利と義務を作成、定義、管理することによって法的強制力を持つ当事者間で合意します。
契約は工業化が進み資本主義経済が誕生するずっと前から使われてきました。王とその帝国の時代には、協定によって取引条件が決まり、当事者はその条件を遵守する必要がありました。
数十年が経過し、世界が乗り越えられない変化を経験しても、契約の背後にある基本は同じままでした。契約管理は、契約を管理するプロセスです。これには、契約のソースから、選択した当事者による締結、最終的な契約の終了に至るまでの契約の管理が含まれます。
契約自体には複数の側面があるため、契約管理では、契約のあらゆる側面を表すためにさまざまなレベル/段階が導入されています。契約管理の重要な要素には、業務パフォーマンスと財務パフォーマンスを最大化すると同時に、契約条件の不遵守によって生じる財務リスクと風評リスクを特定して軽減するためのパフォーマンス分析が含まれます。
契約管理の基礎
仕事と契約に関わる人々を管理するには、チームは仕事を完了するために必要な作業、リソース、時間を明確に理解する必要があります。これらすべての側面を明確に理解することが契約管理の基礎です。
契約管理のメリット
- 作業の品質の維持: 契約管理プロセス全体は、実行される作業の品質を維持することを目的としています。これにより、作業が適切な時間内に効率的に実行され、リソースが最もコスト効率よく使用されることが保証されます。これにより、企業は締結するすべての契約から最高のコストパフォーマンスが得られるようになります。これは、財務リスクと評判リスクを特定し、軽減することによって行われます。
- プロジェクト管理の 向上 : プロジェクト管理は、開始段階での作業を管理するために不可欠です。これにより、作業が正しく開始されることが保証されます。
- 収益の増加: 契約管理を実装すると、収益が増加します。それは 2 つの方法で起こります。まず、企業は市場での競争力を維持し、より多くの契約を獲得できます。第二に、会社が行う仕事の質が高くなります。より高品質の結果が得られ、企業はプレミアムを請求することができます。
契約管理 vs.契約管理
契約管理の範囲には、その作成から終了までのライフサイクル全体が含まれます。ただし、契約管理には、二者間の契約の設計に含まれるプロセスが組み込まれています。契約管理のサイクルは、契約が合意され署名されると終了します。同時に、契約管理は署名後に始まり、契約の終了で終了します。
契約管理者は、両当事者が共同で作成した契約に満足していることを確認する責任があります。一方、契約マネージャーは、契約のすべての当事者がすべての条項に準拠していることを確認します。
契約管理の段階
前述したように、契約管理は単に契約書に署名するだけではありません。これには、契約内のすべてのノードを処理するためのプロセスをガイドおよび開発する一連のアクションが含まれます。これは、契約書にすべてを明確かつ徹底することで可能になります。

創造段階
私たちは、あらゆる戦略の成功には計画が重要な役割を果たすことを知っています。優れたマネージャーは、常にプロジェクトの計画を立てます。契約管理の作成段階では、いくつかの不測の事態を考慮した柔軟なロードマップの構築が含まれます。
作成段階は、契約管理の長く徹底的な道のりの最初のステップです。この段階では、会社のニーズとリソースを評価します。これには、契約戦略の重要な要素をブレインストーミングすることが含まれます。これにより、後続のすべてのステップが確実に実行され、障害が発生しないようになり、不測の事態が発生した場合でも即興で実行できるようになります。計画段階で考慮する必要がある機能は次のとおりです。
- 管理対象となる契約の種類
- 協定で使用される基準
- 各段階の責任
- 仕事の最適なパフォーマンスのための要件
- 各ステップの問題点・ボトルネックとその後の解決策
- 契約戦略の実装に必要なリソース
作成ステージは、次のステージ/レベルの基礎を設定します。

コラボステージ
コラボレーション段階は、契約管理の基盤が確立された作成後に行われます。これは主に、新規および新規の契約のための設定された基盤の実装を支援します。また、日常的で平凡な状況に対応する新しい典型的な合意を作成することも含まれます。この段階で契約管理者が直面する顕著な課題は、リスクを軽減しながら必要なものを提供する方程式を作成することです。
日常シーンで最も使いやすいステージとなります。すべての管理者は、契約文書にまったく変更を加えないか、または軽微な変更を加えながら、適切な契約タイプを見つけて関連情報を入力する必要があります。ただし、より複雑な状況が議論されている場合、この作業は困難になります。その場合、コンプライアンス、標準、および権利を取得しながら、新しい記録が最初から作成されます。連絡前の状態に続いて電子署名が行われ、契約が完了します。

サインステージ
署名段階は、契約管理において次に最も重要なステップです。ここでは、前の段階で計画した戦略を実行しようとします。これは、契約関連タスクの実行を支援する契約管理ソフトウェアを導入する段階でもあります。このソフトウェアは、集中リポジトリを使用してコントラクトを移行することでも知られています。
契約管理ソフトウェアは、ユーザーがライフサイクルのさまざまな段階を通じて契約を追跡および管理できるようにするデジタル ツールです。このソフトウェアを使用すると、企業は通知の更新、コンプライアンス管理、デジタル署名の取得、契約テンプレートの管理も行うことができます。
実装段階のもう 1 つの重要な機能はオンボーディングです。契約のすべての当事者が契約と契約管理者のビジョンと目的を理解し、使用しているツールにも慣れていることが確認されます。
実装段階が完了し、両個人が電子署名を行った後、引き継ぎ段階が行われ、契約に誤りや欠陥がないことが確認されます。あらゆる役割、責任、マイルストーン、目標が確認されます。

追跡段階
それは、契約に記載されたすべての目標が実現するときです。したがって、これは、契約書に定められたすべての条項に細心の注意を払い、すべてが予定通りに行われていることを確認するために定期的に監視する必要がある段階でもあります。
契約段階におけるマネージャーの役割は、すべてが順調に進み、契約に定められた条件に従っていることを確認することです。彼らは問題を特定し、早期警告システムを導入する責任があります。
マネージャーは、このプロジェクトの計画段階からインスピレーションを得ることができます。検証およびチェックされるすべての契約要素の適切な順序のリストを考案することもできます。これにより、契約のどの部分もチェックされないままにされなくなるだけでなく、合意された要素と実行された作業との間の逸脱を簡単に見つけることができます。

リニューアルステージ
リニューアルステージは本質的にはステージではありません。ただし、契約段階以降は注意が必要です。ただし、リニューアル段階の原則はすべての場所に適用される必要があります。
契約管理における更新ステージは、主に契約ライフサイクルの中で、契約を再開するか終了するかを決定する状況です。契約不履行の場合には罰則や債務不履行の条項があるため、他の契約の決定においても積極的に契約終了を考慮することがより重要となります。
更新には、契約のパフォーマンスの評価と、必要に応じて契約の更新や変更を含むいくつかの決定が含まれます。利害関係者は終了日と更新日を認識し、決定がさらに別の契約に固定される前に、両当事者が情報を収集するための十分な時間を確保する必要があります。
契約後の段階
契約後の段階は契約の締結です。それは契約の終了に続きます。この段階では、ハウスキーピングにより、最終請求書の発行または支払い、契約のアーカイブなど、すべてが正しく行われていることを確認します。
さらに、多くの契約マネージャーは、次の契約のポイントを知るために、連絡先の事後調査を行う傾向があります。この事後分析により、将来の契約の結果を確実に向上させる貴重な情報と学習が得られます。
結論
契約はそれを管理する人によってのみ有効です。契約の条件がどれほど良好であっても、適切に対応しなければ、契約当事者は大きな利益を得ることができません。したがって、契約を最大限に活用するには、規律ある方法でガイドラインに従うことが重要です。
契約用の法的文書のテンプレートをどこで入手できるかを確認することもできます。