Runbook とは何ですか?またその作成方法は?

日常的な操作と手順を記載したランブックを維持すると、IT 管理者とオペレーターがシステムのトラブルシューティングと管理を行うのに役立ちます。

サーバーはいつでもクラッシュまたはダウンする可能性があり、ユーザーは無力になり、ビジネス プロセスが妨げられます。

この状況はよくあることですが、その理由は、チーム内の自動化と必要なスキルの欠如である可能性があります。

このような状況に頻繁に直面する場合は、効果的で詳細な運用手順書が役に立ち、ビジネスの中断を回避するのに役立ちます。

オペレーターや管理者などの IT プロフェッショナルは、詳細な手順を記載したガイドとして機能するランブックを作成できます。

ランブックをそばに置いておくと、緊急で一般的な問題や繰り返しのタスクを解決するのに役立ちます。お客様のご迷惑を避けることにもつながります。

この記事では、Runbook とは何なのか、Runbook が必要な理由、作成方法について説明します。

はじめましょう！

ランブックとは何ですか?

ランブックは、さまざまな反復的で日常的なタスクを実行し、一般的な問題を解決するために IT プロフェッショナルによって設計された、段階的に文書化された手順またはリファレンスです。これは、IT 管理者、NOC、およびオペレーターが問題に遭遇し、タスクを自動化して効率的な運用を可能にするために従って利用する実用的なガイドです。

Runbook は、さまざまなタスクの詳細な手順を提供し、それらを迅速に解決できるため、経験豊富か新人かに関係なく、IT チームの全員にとって有益です。そこから学び、突然発生する可能性のある問題を正確に解決するための手順に従うことができます。

さらに、Runbook は物理的な書籍の形式と電子ドキュメントの両方で入手でき、IT プロフェッショナルのシステムに保存されます。したがって、サーバーの故障が発生した場合、または Web サイトの SSL 証明書を更新する必要がある場合、IT チームの誰もがガイドブックに従って必要なタスクを実行できます。

緊急時には、ランブックは、リード エンジニアが問題を解決するのを待つのではなく、チームが問題に迅速に対処するのに役立ちます。過去の経験に基づいているため、非常に効果的かつ正確です。

Runbook を使用すると、チームの上級メンバーがさまざまなタスクに関する知識や経験をジュニア メンバーと共有できるようになります。これにより、後輩は同じ問題を何度も尋ねることなく、共通の問題を簡単に解決できるようになります。

ランブックを使用する利点

Runbook はユーザーとチーム全体に多くのメリットを提供するため、多くの組織で使用されています。その利点の一部は次のとおりです。

フォローしやすくなりました

毎日の繰り返しのタスクや頻繁に発生する問題に対応するランブックがあると、問題の解決や繰り返しのタスクの実行が非常に簡単になるため、非常に有益です。また、サービス リクエスト、サーバー パッチの更新、定期的な更新などの日常のビジネス タスクにも役立ちます。

すべてのプロセスを段階的に文書化するため、チームの全員が経験が浅い場合でもタスクを実行できるようになります。

ITメンテナンスの改善

IT チームで Runbook を利用すると、システムの更新、証明書のアップグレード、サーバーのメンテナンスなど、多くの日常的な繰り返しタスクがスムーズになります。いくつかの IT タスクは労働集約的であり、手動で実行するには時間がかかります。

ただし、Runbook は、専用の支援を必要とせずに、日常的に実行される多くの複雑なタスクを自動化します。ランブックをビジネス運営に適切に統合すると、IT メンテナンスが大幅に改善されます。

IT インシデント管理コストを削減

IT インシデント管理は、ビジネスの速度を低下させ、カスタマー エクスペリエンスに混乱を引き起こすため、多くの組織にとって頭の痛い問題です。多くの複雑な IT 問題に直面し、ビジネスが突然停止する場合があります。

問題を解決するには、高度な訓練を受けた IT 専門家の支援を受ける必要があります。ただし、適切に文書化された運用手順書があれば、チームはそれほど手間をかけずに問題を解決できるようになります。重要なのは、特定の IT インシデントが自動化または半自動化されている場合、技術者以外のチームでも問題をより迅速に解決できるということです。

全体的な収益の向上

ランブックは、多くの組織の収益増加とコスト削減に役立ちました。その理由は、ビジネスがスムーズに機能していれば、顧客サービスが強化され、より良い利益が得られ、会社の収益が増加するからです。

顧客満足度の向上

組織の IT 部門は、日常的に多数のサービス リクエストを処理する部門です。チームメンバーであれ顧客であれ、誰もが IT 部門に依存しています。

しかし、すべての問題を手動で解決するには時間がかかり、多忙になります。したがって、自動化の力を活用しながら、問題を解決するために従うべきすべてのタスクと手順を記述したランブックを維持すると、問題のトラブルシューティングをより迅速に行い、迅速なヘルプを提供できます。これは最終的に顧客満足度の向上につながります。

従業員の生産性の向上

ランブックを採用することで、IT チームは多くのサービス リクエストを自動化できます。これは、タスクを完了し、問題を解決する際の生産性の向上に役立ちます。同時に、お客様の待ち時間の短縮にも貢献します。

ランブックの種類

Runbook には 2 つのタイプがあります。1 つは一般的な Runbook、もう 1 つは特殊な Runbook です。両方のタイプの特徴は、手動、自動、また​​は半自動のいずれかにできることです。

#1. 一般的なランブック

一般に、Runbook は日常的な IT タスクに対応するように設計されており、これらのタスクは通常、反復的なタスクです。このタイプの Runbook は、低レベルの IT チケットへの対応、パフォーマンスの監視、毎日のバックアップの実行、ログの監査などの日常的なタスクに焦点を当てているため、組織にとって非常に役立ちます。

日々の IT 活動を文書化すると、新人や経験の浅い従業員が簡単に実行し、スムーズなフローを維持するのに役立ちます。

#2. 特化したランブック

一方、特殊な Runbook は、複雑な IT アクティビティとサービス リクエストに焦点を当てています。基本的に、セキュリティ侵害、停電、損傷制御​​、システム障害、ネットワーク停止などの計画外のイベントに適しています。

特化したランブックは、お客様と IT チームがそのような状況に対処し、ビジネスの中断を軽減するのに役立ちます。

Runbook をいつ使用する必要がありますか?

Runbook は、次のようなさまざまな状況で役立ちます。

• 複雑な IT 問題を解決したり、顧客サービスのリクエストを処理したりする場合、ランブックはさまざまなインシデント管理イベントに非常に役立ちます。
• 特定のインシデントが文書化されると、他のメンバーが問題を解決する方法を知るのに役立ちます。また、その問題が再び発生した場合、IT チームはランブックを使用して、専門家の支援を必要とせずに自分たちで問題を解決できます。
• 毎日のバックアップの実行や低レベルのチケットへの対処から、定期的なサーバーのメンテナンスやアカウント アクセスの更新まで、Runbook はさまざまな場面で使用できます。

このような日常的なタスクについては、半自動および完全自動のランブックを作成し、日常業務を効率化できます。これらの Runbook は、将来のタスクに使用でき、最新の情報が反映されるように、定期的に更新する必要があります。

ランブックの要素

Runbook は、次のような重要な要素をすべて備えている場合にのみ、使用可能かつ実用的になります。

• 実用的 : ランブックは、経験豊富か新人かを問わず、チームの全員が簡単に理解できるようにする必要があります。難しい手順、その他の詳細、または複雑な用語を含めることは避けてください。
• 正確 : 正確なランブックは、エンドユーザーが望む結果を得るのに役立ちます。正確なインシデント対応を保証するため、作成中にすべての最新情報とエラー情報を利用する必要があります。 Runbook を作成するときは、最大限の精度を達成するために、さまざまな状況とサンプル データの下でテストする必要があります。

• アクセシブル : ランブックは運用管理の重要な部分であるため、チームの全員がすぐにアクセスできる必要があります。複数のサーバーに保存するだけでなく、検索可能なディレクトリに配置する必要もあります。ランブックの作成中に、特定のインシデントをすぐに見つけられるように、各ドキュメントのメタデータを含める必要があります。
• 適応性 : IT エコシステムは常に進化しており、多くの要素が時々変化するため、適応性はランブックの重要な要素です。 Runbook は、要件が発生したときにいつでも変更できるように作成する必要があります。
• 権威 : すべてのインシデントまたは IT プロセスには、Runbook を 1 つだけ含めるべきであり、それ以上は含めないでください。ただし、特定のタスクに対して複数の Runbook を作成すると、混乱が生じ、冗長性が生じます。 Runbook を作成したら、ユーザーがエラーや冗長性について通知できるように、フィードバック チャネルも作成する必要があります。

ランブックの作成方法

次に、組織のランブックを作成する方法を段階的に確認してみましょう。

#1. 計画とタスクの特定

Runbook を作成するために最初に行う必要があるのは、Runbook のベースを作成する必要があるため、計画を立てることです。

計画段階では、IT チームが直面する一般的なインシデントやチケットを考慮する必要があります。これらは、インシデント レポートを調べることで入手できます。すべての定期的なタスクと標準チケットを適切に確認し、Runbook を実装できるインフラストラクチャ内のセグメントを見つける必要があります。

ランブックを確立できる領域を特定したら、タスクまたは問題に対する最適なプロセスと解決策を文書化する必要があります。インシデントレポートとチケット解決履歴を確認し、最も効果的な解決策を文書化する必要があります。

ソリューションを文書化する前に、専門家に相談することも必要です。専門家は、さまざまなタスクに関する重要な情報をすべて提供してくれるからです。計画中に最適なソリューションを文書化することを検討してください。そうすることでプロセスが迅速化されます。

#2. ランブックの作成

計画を書き留めたら、ランブックを作成するプロセスを開始します。 Runbook を作成するときは、非常に効果的で正確な Runbook を作成するための特定の要素を念頭に置く必要があります。その方法は次のとおりです。

• ランブックは、すべてのタスクと問題に対して一意であり、一貫性のあるものである必要があります。
• 構造はアプリケーション全体で同じである必要があります。そうしないと、矛盾が生じる可能性があります。
• 誰もが手順を理解できるように、わかりやすい言葉を使用してください。
• ドキュメントはシンプルかつ簡潔である必要があります。不必要な詳細を使用することは避けてください。
• 変更に適応できる方法でソリューションを文書化する必要があります。

さらに、適切な文書化を保証するために、Runbook にすべての重要なセクションが含まれていることを確認する必要があります。これらのセクションは次のとおりです。

• サービス概要
• サービスに関するご案内
• ソフトウェアを起動するために必要なすべての詳細と手順
• 通常の活動を開始するためのすべてのガイダンス
• 頻繁にトリガーされるチケットとアラート、およびそれらが発生したときに従うべき手順に関する詳細な概要
• 災害からの復興計画
• サービスレベルの受け入れ

Runbook の各セクションを十分に検討して、それらが適切に配置されていることを確認する必要があります。さらに、Runbook にタスク名、詳細、説明、所有者、ステータスなどのすべてのコア データ フィールドが含まれていることを確認する必要があります。

#3. テストと改善

Runbook を適切に文書化して構造化したら、それらをテストし、それに応じてすべての変更を加えます。常にそれらをテストし、それに応じて詳細を更新して、最適な結果が得られることを確認する必要があります。

また、システムを変更してテストすることも必要です。これにより、Runbook が IT 運用の変化に適応し、柔軟に対応できるかどうかがわかります。タスクと要件に応じて、タスクを完全に自動または半自動化し、管理時間を節約することもできます。

ランブックとプレイブック

ランブックとプレイブックはビジネスの 2 つの重要な側面ですが、用語が類似しているため、混同されることがよくあります。

プレイブックは主にビジネスのより重要なイベントや問題を扱い、そのような大きな問題に対処するための所定のソリューションを作成するのに役立ちます。標準的な運用手順や構造化された対応から、重要なワークフローやブランド価値まで、プレイブックには多くの重要なタスクや活動が含まれています。

一方、Runbook はワークフローと手順の一部であり、小さなタスクと問題の概要を示します。 Runbook は基本的に、Playbook のより広範なエコシステムの小さな部分であり、常にその一部です。ただし、Playbook の構造に Runbook が常に含まれるとは限りません。

Runbook は IT 運用に限定されており、どの分野でも活用できるわけではありません。ただし、プレイブックは IT 運用に限定されず、営業、リモートワーク、エンジニアリング、設計、人事などを含む組織の他のオペレーターによっても利用されます。

プレイブックは広範囲のアクティビティに使用されますが、ランブックは企業の IT チーム内のアクティビティの処理にのみ限定されます。

結論

Runbook は、組織の IT チームが上級メンバーの関与を必要とせずに問題を解決し、日常的なタスクを自動化するのに役立つため、多くの企業にとって役立ちます。作成は簡単で、特定のインシデントを文書化すると、メンバーは誰でも簡単にそれを追跡し、より迅速に解決できるようになります。

ただし、それを効果的にするには、正しい指示と詳細を与える必要があります。そうしないと、齟齬が生じてしまいます。自動化により、ランブックはより効果的かつ効率的になり、反復的なタスクが回避されます。

また、タスク自動化ソフトウェアを検討して、反復的なタスクを最適化することもできます。