より生産的な会議のための 7 つのベスト議題テンプレート [2023]

議題のない会議は、非生産的なセッションの根本原因です。生産的な会議のためにこれらの議題テンプレートを使用して状況を変えましょう。

ということは、共同生活をしているけれど、意味不明な会合には参加したことがないのですか？私をからかってるの？私たちは皆、いくつかの会議に参加したことがありますが、そこでは貢献する機会がなかったり、議論について何のヒントも得られなかったりします。

その結果、具体的な成果も得られず、非生産的な時間も得られずにテーブルに戻ります。幸いなことに、議題を通じて会議に前向きな変化をもたらすことができます。

この記事では、会議の議題とは何かを理解するだけでなく、会議を最大限に活用するための最適な会議の議題テンプレートをいくつか紹介します。今はあまり時間をかけずに、生産性を高めていきましょう。

会議の議題を文書化するメリットは何ですか?

会議の議題を文書化する利点について説明する前に、会議の議題とは何なのかを説明しましょう。会議の議題は、主催者がすべての参加者と共有する簡単な会議計画または概要です。会議の議題は、チームが会議に対する明確な期待や、どのような質問に回答すべきかなどを設定するのに役立ちます。

それでは、質問に戻りますが、会議の議題を文書化するメリットは何でしょうか?会議の議題を文書化することの利点をいくつか紹介します。

誰もが貢献できます

計画外の会議の主な課題は、参加者全員が会議中に発言し続けることができるわけではないことです。これにはさまざまな理由が考えられます。何を話せばいいのか分からないか、他の人が話させてくれないかのどちらかです。しかし、会議を文書化すれば形勢が逆転する可能性があります。会議の文書化により、すべての参加者が会議の理由、方法、時期を知ることができます。

時間を最適化する

会議の文書は時間に特化したものではありません。それでも、会議を短く生産的に保つのに役立ちます。これにより、チームメンバーが事前に会議の目標を理解することが促進され、すべての混乱が解決されます。さらに、会議の文書化は本題から外れた会話を避けるのに役立ち、時間を節約できます。

議論についていくことができる

会議の文書化の主な特徴は、データが適切に分類され、整理されていることです。これらの機能により、会議の参加者は、次に何が行われるのか、いつ発言できるのかがわかるため、簡単にディスカッションに追いつき、自分の意見を述べることができます。

ディスカッションの記録を保管する

会議はあらゆるビジネスや企業にとって不可欠な要素です。 1 日に 2 つ以上の会議に出席しなければならない場合もあれば、1 つも出席しない場合もあります。しかし、会議での要点や計画をすべて覚えているでしょうか?

したがって、会議の文書は、すべての重要なメモを体系的に取るのに役立ちます。これに加えて、会議の文書を後で欠席参加者とディスカッションの概要を共有するために使用することもできます。

会議の議題テンプレートは、会議の整理と効率化にどのように役立ちますか?

会議の議題とは何なのか、そしてその利点は何なのかを理解した瞬間に、会議の議題をどのように作成するかを知りたくなるはずです。しかし、会議の議題を計画することは、1 分間の DIY ほど簡単ではありません。しかし、インターネットのおかげで、ほとんどの複雑なタスクが簡単になりました。

したがって、会議の議題を自分で計画するのではなく、いつでもオンライン会議の議題テンプレートを選択できます。会議の理由と構造を概説するこれらの事前にデザインされたテンプレートには、いくつかの利点があります。会議の議題テンプレートを使用する主な利点については、以下で説明します。

合理化

会議の議題テンプレートを使用すると、生産的な会議の議題を作成し、すべての会議出席者向けのわかりやすいガイドを制定することで会議をさらに効率化できます。これらのテンプレートには、会議で議論するために必要なトピックとアクションがすべて含まれています。

その結果、参加者は最後の瞬間にすべての重要な点を考える必要がなくなります。代わりに、ドキュメントの助けを借りて、事前に準備を整えることができます。

時間の節約

会議の議題を準備するのは簡単ではありません。すべての重要なキーポイントを考えるだけでなく、関連するトピックを見逃さないように、議題を特定の形式で整理および分類する必要もあります。

そこで役立つのが会議の議題テンプレートです。会議の議題テンプレートには、すでに適切に整理され分類されたデータが含まれています。重要なポイントだけを追加するだけで済みます。この機能を使用すると、時間を節約できるだけでなく、多くの時間を費やすことなくすべてのトピックをカバーできます。

豊富なオプション

ご存知のとおり、すべての会議は同じではありません。したがって、会議の議題さえ同じであることはできません。ただし、いくつかのオンライン プラットフォームではさまざまな種類の会議の議題テンプレートが提供されているため、心配する必要はありません。

1 対 1 の相談を探している場合でも、チームを持っている場合でも、オンラインの議題テンプレートを使用して数秒で会議を見つけて開催できます。適切な会議テンプレートを使用すると、プロジェクトの計画も簡単になります。

最近の調査 によると、従業員の約 83% が週の勤務時間の最大 33% を会議に費やしており、平均的な従業員は少な​​くとも 3 時間を会議に費やしています。これらの数字は、会議にどれだけ時間がかかるかを示すのに十分以上です。

これに加えて、会議が望ましい結果をもたらさなかった場合、これらの多くの時間が無駄になる可能性もあります。したがって、時間を節約し、生産的な結果を得るには、会議の議題をよく整理することが不可欠です。ここでは、次回の会議で信頼できる、最適な会議の議題テンプレートをいくつか紹介します。

ヒューゴ

会議の議題テンプレートを検索すると、常に Hugo が 一番上に表示されます。それは優れたマーケティング戦略のせいではなく、彼らのサービスのおかげでもあります。 Hugo では、経験豊富な人々が作成した 80 を超える無料の会議議題テンプレートを提供しています。広告キャンペーンのアイデア、全員参加の会議、基本的な会議議事録など、さまざまな会議用のテンプレートが見つかります。

Hugo の会議の議題テンプレートは、Word と Google ドキュメントの両方をサポートしています。これに加えて、Fellow でも使用できます。 Hugo は、アジャイル会議テンプレート、1 対 1 会議、会議テンプレートなど、13 の異なるカテゴリのテンプレートを提供します。

Hugo には、ユーザー向けにさらに多くの追加機能が付属しています。たとえば、Hugo を使用すると、ユーザーはメモを取ったり、会議の議題を共同で準備したり、カレンダーを同期したりすることができます。 Hugo はユーザーフレンドリーなサイトです。したがって、ほんの少しの時間で慣れることができます。

ヒューゴは自由です。ただし、より多くの機能を利用するには、いつでもプレミアム バージョンを選択できます。

カンバ

これは、私たちのほとんどが毎日使用している人気のあるアプリケーションです。しかし、私たちのお気に入りの編集アプリ Canva が完璧な会議の議題の作成にも役立つことをご存知ですか?そうでない場合でも、心配する必要はありません。もう知っていますね。

Canva は、招待状、ソーシャル メディアの投稿など、いくつかのテンプレートを備えた強力なアプリケーションです。しかし、会議の議題テンプレートはさらに素晴らしいものを追加します。 Canva では、簡単に使用、編集、印刷できる無料の会議議題テンプレートを多数提供しています。

アプリでは公式と非公式の両方のテンプレートを見つけることができます。これに加えて、Canva はカスタマイズ可能な議題プレゼンテーション テンプレートも提供しており、会議をより本格的で生産的なものにするのに役立ちます。私たちはすでに Canva に慣れているので、このサイトの使用は誰にとってもそれほど難しいことではありません。

アーサナ

オフィスのニーズをすべてカバーする会議の議題テンプレートをお探しですか? Asana が あなたを救ってくれます。 Asana は、会議に活気を与え、より生産的で刺激的なものにすることができる無料のオンライン ウェブサイトです。

これは、最適な会議の議題テンプレートを備えた使いやすい Web サイトです。このサイトのテンプレートには、会議で議論しなければならない重要なトピックと要点がすべて含まれているため、負担が軽減されます。

タイプに関しては、Asana は基本テンプレートと高度なテンプレートの両方を提供します。ここでは、特定のタイプの会議に基づいて、適切に構造化された会議の議題テンプレートを見つけることができます。プロジェクトのキックオフ会議、チームのブレーンストーミング会議、全社会議、またはその他の種類のテンプレートを探している場合でも、Asana を使用すると数秒で作業を容易にすることができます。

スマートシート

Smartsheet は 、いくつかの会議の議題テンプレートを提供する無料のオンライン Web サイトです。このサイトには、よく整理された包括的なリストが用意されているため、検索が簡単で耐久性が高くなります。

このサイトには、従来の会議の議題テンプレート、会議の議題テンプレート、非公式の会議の議題テンプレート、取締役会の会議の議題テンプレートなど、さまざまなタイプの会議の議題テンプレートが含まれています。

Smartsheet は、いくつかのテンプレートに加えて、リアルタイム コラボレーション、自動化されたワークフロー、可視性の向上など、多くの追加機能をこのサイトで提供しているため、ビジネスにとって便利なツールです。全体として、Smartsheet は完璧な会議アシスタントであると結論付けることができます。

トレロ

Trello は 、人気があり信頼できる Web サイトおよびアプリです。 Trello は完璧なプロジェクト マネージャーとみなされています。このプラットフォームは、タスクの整理、プロジェクトの管理などに役立ちます。テンプレートに関しては、Trello は簡単に使用およびカスタマイズできる会議の議題テンプレートを多数提供しています。

これに加えて、Trello ではユーザーが画像やドキュメントをアップロードして、作業をより効率的に管理することもできます。さらに、サイトから直接チーム メンバーと共同作業して会議の議題を共有し、手間を省くこともできます。

ミロ

オフィスのあらゆるニーズに対応する 1 つのプラットフォームを見つけることは、まさに猫のゆりかごです。しかし、Miro にはその機能がすべて備わっています。 Miro は、 いくつかの会議の議題テンプレートと高度な機能を備えた無料の Web サイトです。

Miro の主なテンプレートは、チーム会議の議題です。このテンプレートには、後で会社に関して賢明な決定を下すために使用できるすべての重要なデータが含まれています。チーム会議の議題テンプレートは、進捗状況の確認、関連するプロジェクトの最新情報の共有、個人の取り組みの認識などに役立ちます。

チーム会議の議題テンプレートは、強力なテンプレートとみなされます。このテンプレートは、マーケティング キャンペーン、スプリント計画など、他の部門向けに簡単にカスタマイズできます。

アトラシアン

生産的な全員参加会議の議題テンプレートをお探しの場合は、次のサイトで検索を終了できます。 Atlassian は 、さまざまな種類の会議の議題テンプレートを提供する無料の Web サイトです。しかし、このサイトは全員参加の会議の議題テンプレートで最も有名です。

全員参加の会議は、あらゆる組織にとって最も重要な会議の 1 つと考えられています。このことを念頭に置いて、このサイトでは、透明性とつながりのある形式を提供する最高の全員参加会議の議題テンプレートを提供します。

アトラシアンのこのテンプレートには、everAtlassiany のディスカッション トピックが含まれています。目標から特定のチームにスポットライトを当てるまで、このテンプレートはいかなる条件においても会議を失望させることはありません。アトラシアンの全員参加会議の議題テンプレートは、あらゆる企業が選択する必要がある生産的で徹底した議題形式を提供します。

結論

会議は組織にとって不可欠な部分です。これにより、チームメンバーは自分の目標、現在の立場、計画、その他の会社の要素を知ることができます。しかし、出席者が「この会議に何の意味があるの？」と返してきたら、会議に何時間も費やした意味がありません。

そのため、企業は会議の議題テンプレートを使用する必要があります。今日のこのブログでは、会議を生産的にするだけでなく、会議に活気を与えることができる、最高の会議議題テンプレートのいくつかについて説明しました。

Slack や Teams 向けの主要なリモート スタンドアップ ミーティング アプリをいくつか探索することもできます。