スムーズな計画と完璧な実行のための 9 つの会議議事録テンプレート

会議議事録は、会議の議事を文書化し、進捗状況を追跡し、参加者間の調整を確保するための貴重なツールとして機能します。

ただし、会議の議事録の作成は、時間がかかり、退屈なプロセスになることがあります。ここで、議事録テンプレートが役に立ちます。

会議議事録テンプレートは、会議の重要な詳細を効率的に取り込むために設計された、事前にフォーマットされた文書です。さまざまなテンプレートが用意されているので、チームや組織の特定の要件に最も適したものを選択できます。

この記事では、今後の会議の際に便利なように、完全にカスタマイズ可能な 9 つのテンプレートと会議議事録の例を提供します。これを使用して会議の生産性を向上させることができます。さらに、効果的な会議議事録を作成するための重要なヒントも提供します。

あなたがチーム リーダー、プロジェクト マネージャー、または会議の議事録を記録する任務を負った個人であるかどうかに関係なく、この記事はあなたをサポートするように調整されています。テンプレートを利用し、提供されているヒントに従うことで、明確かつ簡潔で有益な会議議事録を作成できます。これにより、チームは集中力を維持し、進捗状況について十分な情報を得ることができます。

製品	注目すべき機能
スマートシート	会議の組織、チェックリストのテンプレート
クリックアップ	ユーザーフレンドリーなテンプレート、分​​類されたオプション
マイクロソフト 365	Office のフォーマル、議事録、クラシックな会議テンプレート
カンバ	独特のレイアウト、プロジェクトの進捗状況の監視
月曜日.com	ドキュメントソリューション、CRM、キャンペーンプランニング
アトラシアン	分類されたテンプレート、プロジェクト管理
エバーノート	包括的でユニークな会議メモのテンプレート
プロジェクトマネージャー	会議の議題、ディスカッション用の Word テンプレート
ジョットフォーム	事前に設計されたフォーマット、コラボレーション、自動化

議事録とは何ですか?

会議議事録は、出席した会議中に取られた、関連する議論の主題に焦点を当てた包括的なメモと記録です。話された言葉をすべて捉えるのではなく、主題に関連する重要な要素とキーポイントを強調します。

言い換えれば、議事録にはハイライトのみが記録されます。これらは、話し合う主なトピックの概要を示す、事前に設定された会議の議題に基づいています。会議中、秘書または指定された担当者が会話中に提起された重要な点をメモします。

これらの基調講演には通常、議論の本質、提案された目的、最終的な結論が含まれます。これらは、会議の進行状況を追跡し、目標が達成されていることを確認するために役立ちます。会議議事録には、会議中に生じた争点や重要な問題が明確に記録されます。

テンプレートを使用すると、作業が確実に楽になります。プレゼンテーションを指揮してステージをマスターするためのこれらの Keynote テンプレートを使用して、プレゼンテーションを魅力的にしましょう。

議事録テンプレートを使用する理由は何ですか?

議事録は議題と同じように構成されており、重要な情報をわかりやすい方法で提示できるという利点があります。テンプレートには、秘書が必要な詳細を記録するための指定されたスペースが含まれています。

さらに、会議議事録テンプレートを使用すると、時間が節約されるだけでなく、プロジェクト文書の一貫性が確保されます。その独自性は、常に簡単にアクセスできる性質にあり、レポートに規則性を与え、それによって明瞭さを高めます。

会議議事録テンプレートを使用すると、メモをとる際に書式を気にするという面倒な作業が不要になります。参加者や議論されたトピックを簡単に監視できるため、幹事は積極的に議論に参加できます。結論として、重要なポイントはすべて綿密に記録されており、十分な情報に基づいた意思決定につながります。

会議議事録を成功させる鍵は、高い生産性レベルを維持しながら迅速にメモを取り込む能力です。

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議事録はなぜ重要なのでしょうか?

会議の議事録はさまざまな理由から重要です。彼らは次のことができます:

#1. 会議で何が起こったかを文書化します。これは、会議に参加できなかった人や、後で会議を参照する必要がある人にとって役立ちます。

#2. 進捗状況を追跡し、チームが順調に進んでいることを確認します。会議の議事録は、下された決定と割り当てられたアクションアイテムを追跡することで、チームが目標に向かって確実に前進していることを確認するのに役立ちます。

#3. チームメンバーや関係者と効果的にコミュニケーションを図ります。会議議事録は、会議で行われた決定内容を、出席できなかったチーム メンバーや関係者に伝える方法として使用できます。

#4. 法的目的のために会議の記録を提供します。場合によっては、会議議事録が会議の法的記録として使用されることがあります。

効果的な議事録テンプレートの重要な要素

優れた会議議事録を作成するには、計画を立てることから始まります。担当者とメモをとる人は、協力して会議の計画を立てる必要があります。これにより、会議中にメモを取ることが容易になります。たとえば、会議の計画としても機能するメモのフォーマットを作成できます。

優れた会議メモを作成するために必要な重要な点は次のとおりです。

#1. 進捗状況を追跡するために、会議の日時を書き留めます。

#2. 会議に出席した人をリストアップして、誰が出席したかを全員がわかるようにします。

#3. 会議でどのような議題が話し合われたのか、詳細なリストを作成します。

#4. 会議に欠席した人でも理解できるように、議論された主な内容の短い要約を書きます。

#5. 全員がわかるように、会議中にどのような決定が下されたかを明確に述べてください。

#6. どのようなタスクを実行する必要があるか、および各タスクの責任者を書き留めます。これは、物事を確実に完了するのに役立ちます。

＃7。 全員が次に何をすべきかわかるように、会議後に何をする必要があるかを書きます。

良いメモは、会議で何が言われ、決定されたかを全員が覚えておくのに役立ちます。

会議で適切なメモをとるのに役立つ、すぐに使えるテンプレートがいくつか用意されています。好きなものを選んで、自分の色を追加して特別なものにすることもできます。これらのテンプレートは、さまざまな種類の会議に使用できます。会議をより良いものにしましょう！

スマートシート

Smartsheet の 無料会議議事録テンプレートは、カレンダーやチェックリストなどの機能を含む共有管理およびドキュメント システムを通じて職場でのコラボレーションを促進します。非営利団体向けに特別に調整された幅広いテンプレート オプションを提供します。

さまざまなニーズに合わせてさまざまな形式を提供するこれらの会議議事録テンプレートは、ディスカッションを記録するための効率的なツールとして機能します。基本テンプレートは、日常的な会議にシンプルな構造を提供し、重要なトピック、締め切り、進行役、取り上げられる議題を確実に含めることができます。

プロジェクト固有のテンプレートは進行中のプロジェクトに焦点を当てており、プロジェクト名、目的、進捗状況を把握するための余地が表示されます。合理的な文書化が必要な集会の場合、アクション テンプレートは対象項目の概要を示し、関連するアクティビティを追跡するため、スタッフ会議や手続きが最小限の状況に適しています。

クリックアップ

ClickUp の会議議事録テンプレートは、効率的なチーム組織、個々の会議メモ、および可能性を最大化するための貴重なヒントを提供する、ユーザーフレンドリーな事前構築されたページを提供します。

分類されたテンプレートはありませんが、クリエイティブとデザイン、エンジニアリングと製品、財務と会計、人事と採用、IT、マーケティング、運用などを含む幅広い分類をカバーしています。会議プロセスを合理化し、生産性を向上させる準備をしましょう。

マイクロソフト 365

Microsoft Office を使用している人は、Microsoft Office が単語やデータをより効率的に操作できる点を非常に気に入っています。新しいバージョンの Microsoft 365 は 、特に会議での作業を完了するのに最適です。彼らはそれ用のテンプレートをいくつか作成しており、そのうちの 3 つは非常に人気があります。

Microsoft 365には3種類のテンプレートがあります。 1つ目はオフィスフォーマルと呼ばれるものです。使いやすいものが欲しいときに良いですね。インターネットから、または Office から直接入手できます。必要なものに合わせて変更することもできます。

2 番目のテンプレートは、会議を開催するためのものです。それは組織会議のオフィス議事録と呼ばれます。話された内容や新しい計画など、会議で重要なことを書き留めるのに役立ちます。会議がお金やさまざまな話題に関するものである場合、このテンプレートは役立つ可能性があります。

最後のものは、Office Classic 会議議事録と呼ばれます。他のものより少しリラックスした雰囲気です。それほどフォーマルではありませんが、会議で重要なことをすべて書き留めるのに使用でき、見栄えも良くなります。

カンバ

会議を主導する場合は、 Canva が提供する優れた会議議事録テンプレートを必ず利用してください。これらのテンプレートは、後で簡単に理解できるメモを書き留める便利な方法を提供します。

Canva の会議議事録テンプレートには、プロジェクトの進行状況を監視し、エラーを特定し、適用できる潜在的な改善点を特定できる、独特のレイアウトと便利な機能が備わっています。

Canva を使用すると、すべてのツールを自由に利用できます。 Canva アカウントにログインし、ニーズに合ったテンプレートを選択するだけで、会議を続行する準備が整います。

月曜日.com

monday.com の議事録テンプレートは、個人、企業、非営利団体向けの包括的な文書ソリューションを提供します。契約書や正式な契約書の作成、処理、デジタル署名を支援します。このサービスは、有料の顧客と非営利団体の両方に対応しており、テンプレートに入力されたリアルタイム情報を利用したり、無料の PDF バージョンを選択したりすることができます。

その注目すべきテンプレートの中には、連絡先と取引を一元的な場所で効率的に管理する Basic monday.com CRM テンプレートがあります。強力なキャンペーン計画テンプレートを使用すると、すべてのキャンペーンを視覚的に計画でき、効果的な戦略を立てることができます。さらに、プロジェクト ポートフォリオ管理テンプレートを使用すると、さまざまなチームや部門にわたるプロジェクトのシームレスな追跡が容易になります。

アトラシアン

アトラシアンは、 会議議事録をシームレスに実行するための効率的なコラボレーションとプロジェクト管理ソリューションを提供する重要なソフトウェア企業としての地位を確立しています。他の他社が提供するテンプレートと同様に、アトラシアンのテンプレートはユーザーの利便性を考慮して分類されています。これらの中で、次の注目すべきテンプレートを取り上げます。

プロジェクト管理テンプレートは、会議の適切なスケジュール設定と効率的なチーム管理を必要とする広範なプロジェクトに対応します。これらのテンプレートを使用すると、包括的なメモの作成と簡潔な会議の結論が容易になります。

戦略計画テンプレートは、企業を目標目標に向かって導く上で非常に貴重であることがわかります。このテンプレートは、アイデアの共有、活動の概要、綿密な計画、意思決定、各フェーズの正常な実行に役立ちます。プロジェクトの進捗状況の評価と強化の特定もシームレスに実現できます。

プロダクト マネージャーは、アトラシアンの無料テンプレートをすぐに利用でき、顧客のニーズと会社の収益性に合わせた包括的なチーム ロードマップの作成に役立ちます。この一連の製品管理テンプレートは包括的なガイドとして機能し、製品の発売までの段階的なナビゲーションを提供します。

エバーノート

Evernote テンプレートは他のテンプレートの中でも際立っており、さまざまな目的に最適です。リストを作成する必要がある場合でも、会議のメモを取る必要がある場合でも、このテンプレートはあらゆる複雑な詳細を把握し、ビジネスを前進させるための貴重なツールです。これを特徴づけているのは、その包括的なアプローチであり、複数のテンプレートの必要性を排除し、真にユニークなものにしています。

Evernote の会議メモ テンプレートには多くの利点があります。アカウントにログインすると、テンプレートがダッシュボードに自動的に保存されるため、会議中に必要なときにいつでも簡単にアクセスできます。さらに、メモを取るプロセスを支援する実証済みのヒントが装備されており、シームレスで効率的なエクスペリエンスを保証します。

プロジェクトマネージャー

ProjectManager は、 Word 用に設計された会議議事録テンプレートを提供します。これにより、会議の議題やディスカッションの記録が容易になり、意図した目標の達成に向けて決定的な行動を取れるようになります。議題を書き留めて回覧した後、Word の会議議事録テンプレートを使用して会議を最初から開始できます。

テンプレートの上部セクションでは、プロジェクト名、会議の目的、場所、その他の関連プロジェクト情報などの重要な詳細を入力できます。さらに、会議の継続時間を時間単位で指定したり、会議終了後の開始から終了までを指定したりできます。

ジョットフォーム

従来の会議議事録テンプレートと同様に、 JotForm テンプレートは機能に違いはなく、重要なメモを書き留め、会議情報を整理するための合理的で効果的なソリューションを提供します。これらのテンプレートは、会議の議題、対象となる目標、ディスカッション、ステップバイステップのアクティビティ、意思決定などの重要な属性をすべてカバーする事前に設計された形式を提供するため、時間を節約するのに最適です。

JotForm のデジタル インターフェイスはコラボレーションもサポートしており、複数のチーム メンバーがリアルタイムまたはバーチャルで積極的に参加できるようになります。どちらでも機能します。カスタマイズ オプションを使用すると、組織の要求に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。自動化、リマインダー、分析は、説明責任、アクセシビリティ、および会議データからの洞察を向上させるのに役立ちます。 JotForm の会議議事録テンプレートは、データの収集、アーカイブ、分析を容易にしながら、文書化プロセスにプロフェッショナルな雰囲気を加えます。

会議議事録: 効果的に記録するためのヒント

#1. 明確かつ簡潔にする: 明確かつ簡潔な言葉を使用して、理解しやすい会議議事録を作成することを目指します。

#2. 重要な議論のポイントを含める: 会議の議事録には議論の最も重要な側面が含まれていることを確認し、欠席した参加者が議論の主要なトピックを把握できるようにします。

#3. 決定事項を記録する: 合意された行動方針を明確にするために、会議中に行われたすべての決定事項を文書化します。

#4. 実行項目と責任をリストする: 会議から生じるすべての実行項目の概要を明確にし、各タスクの責任者を指定することで、混乱を最小限に抑え、説明責任を確保します。

#5. 配布前の校正: 会議議事録を共有する前に、議事録を徹底的にレビューして正確性を確認し、間違いを排除します。

これらのヒントに従うことで、明確、簡潔、効果的な会議議事録を作成できます。これは、全員が同じ認識を持ち、チームが目標に向かって前進していることを確認するのに役立ちます。

こちらもお読みください: 最高の画面録画 Chrome 拡張機能。

結論

これらは、楽な計画と完璧な実行のために推奨される最高の会議議事録テンプレートの一部です。このテンプレートを使用すると、最小限の労力で会議中のメモを取ることが簡単になります。この情報から貴重な洞察が得られたと思います。

読んでくれてありがとう;乾杯🥳！

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