チームと会話するために使用できる職場チャット ソフトウェア 6 つ

コミュニケーションがあらゆるビジネスの根幹であることに同意せずにはいられません。チームメイトが遠く離れたリモート勤務の時代では、コミュニケーションにこれまで以上に注意を払う必要があります。

リモートで作業しているチームとは別に、オフィス空間に戻った企業も、チャット アプリが提供する利点と機能により、コミュニケーションを改善するためにチャット アプリに依存しています。そこで職場用チャット アプリが登場します。これらのチャット アプリはコミュニケーションを簡素化し、チーム メンバー間で健全な労働文化を導入するのに役立ちます。

職場チャット ソフトウェアとは何ですか? 💻

職場チャット アプリは、かつて職場コミュニケーションの主要なモードであった電子メールに取って代わるコミュニケーション ツールです。これらのアプリは電子メール機能を超えており、チーム メンバーが互いに連携し、仕事について話し合い、物事を成し遂げるためのユニークなアイデアを考え出すことができます。職場コミュニケーション ツールは、他の生産性向上ツールとは別に、プライベート チャット、グループ会話、音声通話、ビデオ通話などの多くの機能を提供します。

ビジネスにチャット ソフトウェアを使用する主な利点を見てみましょう。

コミュニケーションの向上

チャット ソフトウェアを使用した後に得られる最も重要な利点の 1 つは、異なる場所に存在するにもかかわらず、チーム メンバー間の完璧なコミュニケーションです。離れていても、メッセージを交換したり、アイデアを話し合ったり、ビデオ通話に参加したりできます。

合理化されたワークフロー

職場コミュニケーション ツールは、チームが仕事を整理し、組織内のワークフローを改善するのに役立ちます。従業員は毎日のミーティングを設定して、仕事の計画を立て、タスクを割り当て、即座にフィードバックを得ることができます。

従業員の参加

チャット ソフトウェアは、ワークフローを改善してコミュニケーションを促進するだけでなく、従業員がチーム活動に参加することを奨励し、それによって生産性も向上します。

整理整頓

何が起こっているかを認識できず、実行する必要があるタスクを忘れてしまうのはオフィスではよくあるシナリオですが、チャット アプリではもうそのようなことはありません。チームコミュニケーションプラットフォームはすべてを整理し、何が起こっているのか、完了する必要があるタスクを常に把握できるようにします。

時間を節約します ⏳

他のチームメンバーと協力してタスクを完了するときは、時間を追跡することが不可欠です。職場コミュニケーション アプリを使用すると、机を離れて話し合うために担当者のところに行くために費やす必要がある時間を節約できます。したがって、労力とリソースが削減され、重要ではない出費が削減されます。

チームの関係を構築する 👨‍💻

チームとして一緒に働く従業員の間には、健全な労働関係が確立されなければなりません。コミュニケーション ソフトウェアを使用してプロジェクトやタスクで共同作業を行うと、関係が強化され、新しいアイデアが生まれやすくなります。

このガイドでは、ビジネスのコミュニケーション ゲームを向上させることができる最高のワークスペース チャット ソフトウェアを紹介します。これらのコミュニケーション プラットフォームで興味深いのは、小規模なチーム向けに無料プランを提供していることです。

職場

Workplace Chat は 、リモートで作業しているチーム メンバーをシンプルかつ安全な方法で接続するのに役立つ企業向けのコミュニケーション プラットフォームです。 Meta が所有するこのサービスには、チャット、ビデオ通話、投稿、ニュース フィード、ビジネス関連情報のブロードキャストに役立つグループなどの機能が含まれています。

Workplace Chat は組織のビジネス ツールと簡単に統合でき、知識を共有し、仕事コミュニティを構築するための安全かつ生産的な方法を実現します。このチャット ソフトウェアを使用すると、コメント、リアクション、インスタント メッセージを通じてリアルタイムで提案を行うことで、チームが対話できるようになります。職場文化を強化し、世界のどこからでもチームメイトとつながることが非常に簡単になります。

Workplace by Meta を使用すると、グループと呼ばれる共同作業スペースを形成できます。これらのグループは、プロジェクトの管理やチームメイトへのタスクの割り当て、フィードバックの提供、最新情報の共有、同僚への言及、ストレージ制限なしで安全にファイルを共有するのに役立ちます。これらのグループをプライベート、パブリック、またはシークレットとして設定でき、複数の企業のメンバーでグループを作成することもできます。グループ管理者は、チーム メンバーのアクセスを制限して、許可されたユーザーのみがアクセスできるようにすることができます。

Workplace Chat アプリは、Office 365、Google Workspace、ServiceNow など、50 以上のビジネス ツールと統合できます。職場のチャットを会社の他のツールと接続するカスタム統合を設計することもできます。同社は、ユーザーの機密情報が機密のままであることを保証します。

Meta の Workplace Chat の主な機能は次のとおりです。

• ライブビデオおよび音声通話機能は、会社のイベントや情報をブロードキャストするコミュニケーション媒体として機能し、チームの士気を高めます。
• ナレッジ ライブラリは、チャット アプリでビジネス ドキュメントを作成、保存、共有するのに役立ちます。このようにして、PC やスマートフォン上ですべての情報がより整理され、評価しやすくなります。
• 職場グループは、チームとのコミュニケーションとコラボレーションを円滑に行い、職場文化を発展させるのに役立ちます。
• ML ベースのニュース フィードには、パーソナライズされ、関連性があり、優先順位が付けられた情報が表示されるため、集中力と生産性を維持できます。

Workplace by Meta はプラットフォームに依存しないため、デスクトップやモバイル デバイスで使用して、どこからでも最新情報を入手できます。 Workplace チャットの料金は月額 4.00 米ドルからです。また、購入前にソフトウェアをテストできる 30 日間の試用期間も付いています。

チャットワーク

Chatwork は、 チームに新しい効率的な作業方法を提供します。チーム プロジェクトごとにチャット ルームがあるため、各プロジェクトに関する会話は別々の部屋で整理されます。チームメンバー全員が進捗状況、詳細、決定事項を確認し、リアルタイムで参加できます。

Chatwork は、チーム メンバーが仕事を同期し、お互いに絆を深めるための次の機能を提供します。

チャット管理

• 「マイチャット」セクションでは重要な情報を書き留めることができます
• チームメンバーのいずれかと直接チャットできます
• グループ チャット ルームでプロジェクトごとに個別のグループを作成する
• キーワードを使用して古いメッセージを検索する

タスク管理

• タスクを作成してチームメイトに割り当てることで、全員が自分の責任を認識できるようになります
• 期限に関する課題の進捗状況を追跡する
• タスクを完了としてマークすると、マネージャーに自動的に通知されます

ファイル共有

• Word、Excel、画像などのさまざまな形式のファイルを共有します。
• アップロードしたファイルをアップロードする前に、ブラウザでプレビューします。
• 同僚から共有されたファイルをダウンロードする

ビデオ通話

• グループメンバーとのビデオ通話会議を設定する
• グループメンバーと対面でチャットする
• ビデオ通話の他の参加者と画面を簡単に共有
• スマートフォン経由でビデオ通話で画像を共有

連絡先管理

• チームメイトを組織の Chatwork に招待します。
• 参加リクエストを受け入れるか拒否します。
• Chatwork IDまたはメールアドレスを入力してチームメイトを検索します

通知管理

• Chatwork でのアクティビティについてブラウザに通知できるようにする
• 通知音を有効または無効にする
• 受信トレイにメールを受信したときに通知するように Chatwork を設定する

ユーザー管理

• グループに新しいメンバーを追加します (ユーザー制限はサブスクリプションによって異なります)
• メンバーを分類してレビューする
• パスワードなどのユーザー詳細を更新する

プロファイル管理

• アバターまたはあなたの画像をプロフィール写真として追加します
• プロフィールに表示されるカバー写真を追加する

チャットワーク ID をカスタマイズする

• 電子メール アドレスや電話番号などの連絡先の詳細を追加します。

Chatwork の無料版も利用できますが、機能は限られています。会社がプレミアム バージョンにアップグレードしたい場合は、ユーザーあたり月額 5 米ドルが年単位で請求されます。

マイクロソフトチーム

Teams は、Office 365 ワーク スイート内の Microsoft の人気のある共同ワークスペースです。 Microsoft Teams は、職場での会話、チーム メンバー間のコラボレーション、ビデオ チャット、ドキュメントの共有を促進して従業員のコミュニケーションと生産性を向上させる上で極めて重要な役割を果たしているため、組織はその役割を高く評価しています。

Microsoft Teams はビデオ会議機能で広く知られていますが、グループ チャット セグメントもそれほど遅れていません。彼らは、特にリモートで働くチームメンバーにとって、会話の媒体として電子メールをうまく置き換えることに成功しました。

Microsoft Teams グループ チャットでは、相互に対話するだけでなく、他のビジネス アプリと統合することもできます。つまり、従業員は仮想的にオフィスで働いているかのように感じます。 Teams グループ チャットは、コア Microsoft Teams デスクトップ クライアント、Web クライアント、およびモバイル アプリケーションの一部として利用できます。 Microsoft Teams には、iOS、macOS、Windows、Android などのオペレーティング システムからアクセスできます。さらに、Microsoft Teams は、お好みのブラウザーに追加できるブラウザー拡張機能としても利用できます。

Teams グループ チャットは機能が豊富で、ビジネス チャット アプリにあるすべてのツールが含まれています。絵文字、GIF、リッチテキスト編集、メンション、スレッド返信、ファイル共有などです。ユーザーはアイコンをクリックすることで、インスタント メッセージングからビデオ通話に簡単に切り替えることができます。さらに、ディスカッションをミュートして通知の受信を停止したり、重要な会話をピン留めしたりすることもできます。

その他の機能は次のとおりです。

• 誰かがあなたをタグ付けまたは通知したときに通知を受け取ります。
• チーム メンバーとファイルを共有し、メンバーから送信されたファイルにアクセスします。
• メッセージ検索機能を使用すると、キーワードを入力してメッセージを検索できます。
• インスタント メッセージングとは別に、チーム メンバーと通信するために音声通話を設定できます。
• Microsoft Teams は、社内で使用されている他のビジネス関連ツールと統合できます。
• ユーザーは、サブスクリプションまたは Outlook 365 などの特定のサービスへのアドオンとしてツールをダウンロードできます。

前述したように、Microsoft Teams は Office Suite 365 の一部として利用できます。無料バージョンの Teams はストレージ容量が限られており、その他の制限があります。一方、Microsoft Teams Essentials はいくつかのアドオンを提供し、ユーザーごとに月額 4.00 米ドルがかかります。 Microsoft 365 Business Basic は、ユーザーあたり月額 5.00 ドルから始まります。

Googleチャット

Google Chat は 、Google Workspace に不可欠なビジネス コミュニケーション ソフトウェアです。企業や組織のチームメンバーに、プロジェクトやタスクに関して協力し、コミュニケーションを図るための手段を提供します。 Google Chat は、チーム メンバーやマネージャーが仮想チャット ルームを作成し、チャット スレッドを構成し、タスクの進行状況を監視し、フォローアップを行うことができる集中ハブのように機能します。

すべてのチャット ルームには、チャット、ファイル共有、タスクの割り当てと完了のための個別のオプションがあります。これにより、ルーム内であなたとチームメイトが共有しているファイルに簡単にアクセスできるようになります。さらに、タスクを他の人に割り当てたり、ルーム内で自分に割り当てられたタスクを表示したりすることもできます。これらとは別に、添付ファイルのアップロード、絵文字やアニメーション GIF の挿入、Google Meet を使用したビデオ通話の設定など、さまざまなタスクを実行するためのボタンがいくつかあります。

Google Chat はダイレクト メッセージとグループ会話の両方をサポートしています。従業員は通知を有効にして、同僚が Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイル、リンク、コメントを共有したときに通知を受け取ることができます。企業はメッセージング アプリを Google カレンダーと簡単に同期できるため、チーム メンバーの空き状況に応じて会議のスケジュールを簡単に設定できます。 Google Chat は GDPR、HIPAA、ISO、AICPA の規制とポリシーに準拠しており、サインオン方法または 2 要素認証を設定してセキュリティを強化できます。

Google Chat は API サポートを備えており、これにより GSuite アプリケーションや他のサードパーティのツールやアプリケーションと統合されます。このチャット プラットフォームは、ユーザーが会話内の古いメッセージや共有ファイルをすばやく検索できるようにする、広く求められている受信トレイの検索機能もサポートしています。

Google Chat はプラットフォームに依存せず、Windows、Mac、Android スマートフォン、iPhone で Web クライアントとスタンドアロン アプリケーションを介してアクセスできます。 Google Chat にアクセスするには、Google Workspace アカウントが必要です。

Gmail アカウントを持つユーザーには、ワークスペース アカウントがすでに存在します。 Google チャットは Google Workspace の一部であり、Google Workspace の無料アカウントから Google チャットを使用できます。ただし、追加機能を利用するには、1 人あたり月額 6 米ドルの Google Workspace のプレミアム バージョンにアップグレードできます。

スラック

Slack は人気のあるメッセージングおよびワークスペース コミュニケーション アプリであり、企業がチーム メンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを向上させるのに役立ち、現在の場所や作業モードに関係なくビジネス ツールにアクセスできるようになります。プロジェクト、部門、オフィスの場所などに基づいてチームメンバーをグループ化するチャネルをサポートします。こうすることで、ユーザーは興味のあるものを簡単に認識し続けることができます。

誰もがパブリック チャネルにアクセスできるため、すべてのチームが他のチームが取り組んでいることを認識できます。たとえば、新しい参加者は、誰かが最初から指導してくれるのを待つのではなく、すぐに軌道に乗ることができます。

Slack は、オープン ディスカッション、プライベート グループ、ダイレクト メッセージング、メッセージ アーカイブ、ファイル共有、および詳細なコンテキスト検索もサポートしています。会社で使用されている他のツールやサービスと同期して、通知、ファイル、その他のデータを 1 か所に集中管理できます。したがって、タブからダッシュボードに頻繁に切り替えたり、さまざまなプラットフォームのログイン資格情報を記憶したり、作業ツールをやりくりしたりする必要がなくなります。

Slack は、MailChimp、Dropbox、Google Drive などのツールと統合するように設計されており、スマートな作業と効果的な意思決定を支援します。すべてのものに自動的にインデックスを付けてアーカイブし、企業が手間をかけずに広範なナレッジ ベースを構築できるようにします。すべての職場メッセージング プラットフォームに共通するこれらの機能とは別に、Slack が他と異なるのは、次の 3 つの独自の機能です。

• スケジュール送信 : Slack では、メッセージを現時点で送信するのではなく、将来の固定時刻に送信するようにスケジュールを設定できます。
• Slack Huddles : この機能を使用すると、チーム メンバーは誰でも、チャネルまたはグループのメンバーである他のユーザーを音声通話またはビデオ通話にすぐに招待できます。口頭での簡単なコミュニケーションを整理したい場合に便利です。
• Slack Connect DM : Slack Connect DM はプレミアム アカウントの一部にすぎず、グループに属していない他のユーザーを招待して直接会話することができます。

無料版では、基本機能のみにアクセスできます。プロ バージョンの料金はユーザーあたり 2.67 米ドルで、小規模チーム向けに強力な機能を提供します。ビジネス + バージョンの料金はユーザーあたり 5 米ドルで、ビジネスの拡大に役立ちます。 Slack には、より強力な機能を必要とする大企業に適した Enterprise バージョンもあります。

最重要

Mattermost は、開発者がセキュリティを損なうことなく共同作業できる強力なオールインワン通信ソリューションです。これには、次の 3 つの主要なプラットフォームが含まれています。

• チャネル – チームが 1 対 1 ベースで、またはグループ内のメッセージングを介してコミュニケーションし、つながりを維持するのに役立ちます。
• ハンドブック – 企業がプロセスを組み立てて設定し、期待される成果を達成できるようにします
• ボード – Mattermost には、プロジェクトとタスクの管理を容易にして主要なマイルストーンを達成するためのカンバン ボード構造が含まれています。

Mattermost のチャネルベースのコラボレーションの見通しは、ビジネスの従業員、プロセス、ビジネスのすべてのツールを 1 か所に接続するのに役立ちます。このユニークなオープンソースのワークスペース メッセージング アプリはプラットフォームに依存せず、ブラウザー ベースのアプリ、デスクトップ クライアント、モバイル アプリとして利用できます。

Mattermost のチャネル プラットフォームには、コンプライアンス レポート、チャット アーカイブ、メッセージ検索などの広範な機能が含まれています。これらに加えて、Mattermost には、プライベート/グループ チャット、ファイルとリンクの共有、カスタム絵文字、多言語サポート、スラッシュ コマンド、検索可能なメッセージ履歴、Webhook などの機能も組み込まれています。

これらすべての機能により、Mattermost は企業にとって重要な職場メッセージング プラットフォームとなり、落とし穴や混乱なくチーム メンバー間でシームレスなコミュニケーションを実現できます。

これらの機能とは別に、この通信プラットフォームの Enterprise エディションでは、シングル サインオン (SSO)、高度なアクセス許可と多要素認証 (MFA)、パフォーマンス監視機能、コンプライアンス レポート、カスタム ブランディング、エンタープライズ検索機能などのいくつかのアドオンが提供されます。
このプロダクション コミュニケーション チャネルのその他のハイライトは次のとおりです。

• Mattermost は組織のセキュリティ要件をすべて満たし、企業の機密データに対して可能な限り最大限の制御を提供します。
• 拡張性が高く、さまざまなサードパーティ製アプリや統合と互換性があります。
• リッチ テキスト形式とコード構文の強調表示をサポートし、開発者間のコミュニケーションを容易にします。
• 統合された音声/ビデオ会議により、ボタンをクリックするだけで対面接続モードに即座に切り替えることができます。

Mattermost のスターター バージョンは無料で利用でき、限られた機能を必要とする小規模チームに適しています。追加機能が必要な場合は、ユーザーあたり月額 10 米ドルのプロフェッショナル バージョンをご利用いただけます。 Enterprise エディションを使用する場合は、見積もりをリクエストする必要があります。

Mattermost はセルフホステッド ソリューションとしても利用できるため、お気に入りのクラウド サーバーに展開したり、月額わずか 6 ドルで Kamatera にサーバーを準備したりすることができます。

まとめ

会社のチームメンバー、特にリモートで働くチームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションを向上させる最高のチャット ソフトウェアについて知っていただければ幸いです。使用するチャット ソフトウェアに関係なく、リモート作業環境では職場のチーム メンバー間のコラボレーションが確実に向上します。