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デジタル署名を簡単に – PandaDoc のパワーを発見 –

デジタル署名だけを使用できるのに、文書の印刷、スキャン、FAX 送信に時間とコストがかかるのはなぜでしょうか。

仕事の性質がこれまで以上にリモート化するにつれ、デジタル署名は国境を越えてビジネスを行う企業にとって重要なファシリテーターとなっています。安全で法的拘束力のあるデジタル署名により、企業は新しい契約に迅速かつ仮想的に署名できるようになります。

電子署名が導入される前は、世界中の企業が事務処理に膨大な時間と費用を費やしていました。しかし、物理的な文書の問題はそれだけではありません。物理的な文書にはセキュリティも欠けています。これらは簡単に紛失、破損、偽造、改ざんされる可能性があります。

さらに、デジタル時代のビジネス ニーズは進化し続けています。事務処理を効率的かつ合理化されたデジタルソリューションに置き換えることが、ここから前進する唯一の方法のようです。

電子署名とは何ですか?

電子署名とは
電子署名とは

電子署名は、手書き署名に代わるデジタル手段です。今日のペースの速い世界では、時間の節約が電子署名の最大の利点の 1 つである可能性がありますが、それだけではありません。

これらは便利で、安全で、法的拘束力があります。実際、従来の署名よりも高いセキュリティが提供されるため、リスクが最小限に抑えられ、個人と企業の利益が保護されます。

デジタル署名の仕組み

デジタル署名ソリューション プロバイダーを使用してドキュメントに署名する場合、プロバイダーは PKI (公開キー基盤) プロトコルに基づく数学的アルゴリズムを使用して、秘密キーと公開キーの 2 つのキーを生成します。

デジタル署名暗号化
デジタル署名暗号化

入力または描画してドキュメントに署名すると、秘密キーを使用してデジタル署名が作成されます。秘密鍵はどのように作成されるのでしょうか?

数学的アルゴリズムが動作し、データを取得し、ハッシュと呼ばれるものを作成します。データを暗号化し、その結果得られる成果物が秘密鍵であり、基本的には電子署名です。

受信者が文書を受け取ると、公開鍵のコピーを受け取ります。しかし、署名があなたのものであること、または有効であることをどのように確認するのでしょうか?公開キーは、ハッシュ値を照合し、そのデータを復号して電子署名の信頼性を検証するのに役立ちます。値が一致しない場合は、電子署名が無効であることを意味します。

デジタル署名は、名前、電子メール アドレス、場所などの個人情報を含む電子証明書によって裏付けられており、電子署名が実際にあなたのものであることを確認して裏付けられます。

デジタル署名はどのように法的に準拠しているのか

電子署名ソリューション プロバイダーは、PKI プロトコルとデータ暗号化を使用してプライバシーを確​​保します。法的コンプライアンスを維持するために、世界および国内商取引法における電子署名によって定められた電子署名法に準拠していることを確認します。

さらに、一般データ保護規則 (GDPR)、情報セキュリティの国際標準 (ISO 27001)、AICPE に基づくシステムおよび組織管理 (SOC) など、いくつかの業界標準にも準拠しています。

これらの規則と規制により、デジタル署名に法的拘束力を持たせることができます。ただし、規制要件は国によって異なることに注意してください。

電子署名の使用例

電子署名の使用例とは何ですか
電子署名の使用例とは何ですか

デジタル署名では、複数層の暗号化テクノロジーを使用して、データ損失を最小限に抑え、文書の紛失、改ざん、偽造の可能性を排除します。これらの利点を念頭に置いて、電子署名が生産性の向上に役立つチームのユースケースをいくつか紹介します。

チーム 用途
人事部 オンボーディング、パフォーマンス評価、NDAなど
販売と
マーケティング
納税フォーム、購入契約書、請負業者/委任契約書など。
法律上の NDA、契約、コンプライアンス、権利放棄など。
会計 納税フォーム、購入契約書、請負業者/委任状契約書など。
それ 請求書、経費報告書、保険契約管理の承認など
ファイナンス 契約、提案、注文、見積、特別取引、リリースフォーム、PRサインオフなど。
調達 資産の譲渡、承認サインオフ、システム変更要求など。

デジタル署名はあらゆる規模や種類のあらゆる業界や企業で機能しますが、業界ベースの電子署名の使用例を簡単に見てみましょう。

  • 保険
  • 不動産
  • 製造業
  • 健康管理
  • 高等教育
  • 非営利
  • 小売り
  • IT/テクノロジー
  • 広告
  • 政府機関

上記のすべての業界は、電子署名を活用して、オンボーディング、従業員とポリシーの管理、サプライ チェーンの流通、請求書、見積書、提案書、NDA、および契約を支援できます。

PandaDoc を使用したデジタル署名

市場には多数の電子署名プロバイダーが存在しますが、どのように選択すればよいでしょうか?特に、法に準拠したプロバイダーを選択しないと、自分自身やビジネスが法的トラブルにさらされる可能性があります。

50,000 人以上のユーザーから信頼されているトップのデジタル署名プロバイダーの 1 つである PandaDoc について考えてみましょう。 AICPE の SOC、GDPR、および PKI 準拠により、署名の安全性と法的拘束力が保証されます。

さらに、他の基本ツールとは異なり、その高度な機能により、デジタル署名から契約ライフサイクル管理 (CLM) に至るまで、文書管理のすべてのプロセスを支援できます。

オールインワンのドキュメント自動化ソフトウェアを使用すると、顧客と有意義な関係を構築しながら、時間とコストを削減できます。

PandaDoc: コア機能

パンダドック
パンダドック

直感的なインターフェイス、優れた顧客サポート、幅広い統合に加えて、PandaDoc は次の理由でよく知られています。

無制限の無料署名を提供

PandaDoc を使用すると、外出先でもドキュメントに電子署名できます。データの安全性を確保しながら、重要な取引を数回クリックするだけで完了できます。また、契約ライフサイクル管理プロセスを常に把握できるモバイル アプリケーションもあります。

ただし、PandaDoc は、無料プランで無制限の数のドキュメントをアップロードして署名できる唯一の電子署名プラットフォームであると主張しています。

PandaDoc は UETA、ESIGN、HIPAA に準拠しています。つまり、PandaDoc によって署名された文書は、あなたの国で強制される法的要件を満たしているだけではありません。しかし同時に、プライバシーに対する個人の権利も保護されます。

さらに、PandaDoc は AICPA SOC 2 Type II 認定を受けています。米国公認会計士協会 (AICPA) が定めたサービス基準に準拠していることを暗示します。それがなぜ重要なのでしょうか?

企業が機密情報や個人を特定できる機密情報を大量に扱う場合、クライアントのデータの機密性、完全性、セキュリティを維持するために一定の基準を満たす必要があります。

ただし、それだけではありません。

高度なセキュリティを保証

高度なセキュリティの保証
高度なセキュリティの保証

PandaDoc を使用してドキュメントに署名すると、ドキュメントが正当であることを確認するための電子証明書が提供されます。電子証明書は、受信者の名前、署名、確認済みの電子メール アドレス、および IP アドレスにアクセスするのに役立ちます。さらに、署名された文書の日付と時刻のスタンプも含まれます。

PDF の場合、PandaDoc はドキュメントの信頼性を検証するための秘密暗号化キーを提供することで、セキュリティの強化を保証します。

さまざまなファイルタイプをサポート

署名が必要なファイルの種類ごとに異なるプラットフォームを選択する必要がある場合、多くの時間をロスすることになります。それも無駄です!

PandaDoc を使用すると、PDF、JPG、または DOCX に署名し、それらを単一の統合ワークフローに合理化できます。 PandaDoc は、Word、Excel、PowerPoint、PDF、JPG、および PNG のコンテンツ タイプをサポートしています。

電子署名を自動的に追跡するのに役立ちます

PandaDoc はデータのセキュリティを最優先しているため、自動電子署名追跡機能を備えています。署名されたすべての文書には監査証跡が埋め込まれており、誰がいつ文書を閲覧、アクセス、または署名したかを確認するのに役立ちます。

これは、複数のドキュメントの署名を同時に処理する場合に特に便利です。自動追跡機能を使用すると、状況を管理し、起こっていることすべてを 360 度見渡すことができます。

PandaDoc のバージョン履歴機能を使用すると、ドキュメントの異なるバージョンを切り替えることができます。誰がどこで変更を加えたかを常に把握できます。

PandaDoc の主な機能

ドキュメントのワークフローを合理化し、終了時間を短縮し、ROI を向上させたいと考えている企業にとって、PandaDoc は単なる電子署名プラットフォーム以上のものです。その理由は次のとおりです。

#1. 署名と追跡

  • 署名順序を有効にする: 契約書または提案書に複数の署名が必要な場合、これは非常に便利です。受信者を選択し、役割 (送信者、クライアント、署名者) を割り当て、正しい順序で配置し、配布全体を自動化できます。 PandaDoc は、誰かが署名する番になると電子メール通知を送信します。また、このプロセスを手動で見逃す必要はありません。
  • 署名リクエストを送信する: 社内の誰かまたはクライアントからの署名が必要ですか? PandaDoc を使用するとリクエストを送信でき、数回クリックするだけでリクエストを自動化することもできます。
  • 文書の追跡: 誰かが文書に署名したかどうかを知りたいですか?その際には通知が届きます。さらに、監査証跡は、送信した文書を誰が閲覧または署名したかを追跡するのに役立ちます。

#2. 自動化されたコンテンツ

  • スマート コンテンツ プレースホルダーの追加: スマート コンテンツを使用すると、エラーを最小限に抑え、ドキュメントの作成時間を節約できます。プレースホルダー項目を設定して、何を含めるべきかを自分またはチームに思い出させます。また、チームメイトが特定のドキュメント/提案に追加できるように、事前に選択された項目を選択します。
  • コンテンツをパーソナライズする: 条件付きコンテンツを選択して、ワークフローを次のレベルに引き上げます。ここでは、送信者がクライアントのニーズに合わせたコンテンツを生成するのに役立つルールを含むテンプレートを作成します。
  • データ収集を改善するためのルールを設定する: 条件付きフィールドを設定して、受信者が文書内を移動して探しているものを簡単に見つけられるようにすることもできます。これにより、データ収集や顧客のパーソナライゼーションの品質が大幅に向上します。

#3. 高度な引用

  • クライアントに合わせて見積もりを調整する: 見積ビルダーを使用して、重要な情報を見逃すことなく、チームにクライアント向けにパーソナライズされた見積もりを作成させます。
  • 特定の価格設定: 固定、定期、またはボリュームベースの価格設定戦略を選択でき、ACH ネットワーク経由で支払いを受け取ることができます。
  • 製品カタログを埋め込む: 製品カタログを作成し、必要なときにいつでも見積もりに埋め込みます。
  • 製品をバンドルにグループ化する: 製品バンドルを作成して、販売を合理化し、簡単に共有できるようにすることもできます。

また、PandaDoc を使用してワークスペースを作成して、チーム間で作業を分散し、チーム メンバーとそのメンバーが持つ権限を管理することもできます。さらに、ドキュメントのバージョン履歴を表示してドキュメントをより適切に追跡したり、特定のフィルターを使用してドキュメントを検索したりできます。

これらの PandaDoc 機能はすべて、Business または Enterprise プランで利用できます。これらは、ビジネス運営を変革し、労働集約的で時代遅れの慣行を排除するのに役立ちます。

価格とプラン

PandaDoc には、無制限の数のドキュメントをアップロードして電子署名できる無料プランが付属しています。

ただし、スマート コンテンツや高度な見積ビルダーなどの高度な機能は、プレミアム プランの一部としてのみ利用できます。 PandaDoc が提供する料金プラン を見てみましょう。

  • Essentials: ユーザーあたり月額 19 ドルが年間請求され、ドラッグ アンド ドロップ エディター、監査証跡、750 以上のテンプレート、24 時間 365 日のサポートなどの優れた機能が利用可能
  • ビジネス: ユーザー/月額 ₹49 が年単位で請求され、CRM と Zapier の統合、承認ワークフロー、コンテンツ ライブラリ、カスタム ブランディングが可能になります。
  • エンタープライズ: 更新、ロック、無制限のワークスペース、カスタム ロール、電子署名の最も安全な形式である QES へのアクセスを備えたカスタマイズされた価格設定

Smart Content または Advanced Quote Builder は、プランの有料アドオンとして利用できます。

PandaDoc の使い方は簡単ですか?

14 日間の無料トライアルを開始して、PandaDoc がお客様のビジネス ニーズに適しているかどうかを確認してください。サインアップすると、電子署名サービスを試すか、ワークフローを自動化するかを尋ねるメッセージが表示されます。

最初の方法では、名前が示すように、ファイル (PNG、JPG、DOCX など) をアップロードして署名できます。 2 つ目は、契約ライフサイクル管理、文書作成、請求書、見積書などに役立ちます。

pandadoc-ドキュメント作成
pandadoc-ドキュメント作成

必要なものがすべてすぐに見つかります

PandaDoc は非常に使いやすいインターフェイスを備えており、左側のナビゲーション メニューで作業がさらに簡素化されます。ここには、ドキュメント、テンプレート、フォーム、コンテンツ ライブラリ、連絡先、アドオン、レポートなど、表示する必要があるものはすべて見つかります。

[ドキュメント] で、どの更新が近づいているか、どの契約が間もなく期限切れになるかを確認するか、新しいドキュメントを作成します。

pandadoc-テンプレート-ギャラリー
pandadoc-テンプレート-ギャラリー

次にテンプレート ギャラリーです。ここには、フォームから請求書、提案書まで、さまざまなカテゴリの 750 以上のテンプレートが含まれています。ビジネスが該当する業界の種類に関係なく、PandaDoc のテンプレート ギャラリーには、構築できる特定のテンプレートが確実にあります。

フォームの作成-pandadoc
フォームの作成-pandadoc

フォルムも豊富で、カジュアル、モダン、シンプルなど自分に合ったタイプを選ぶことができます!フォームの作成は、PandaDoc のドラッグ アンド ドロップ エディターを使用してドキュメントを作成するのと同じくらい簡単で、迅速かつ創造性を発揮できます。

フォームの下には、受信トレイ、アドオン ストア、連絡先に加えて、コンテンツ ライブラリ、カタログ、レポートも表示されます。コンテンツ ライブラリには、独自のテンプレートの作成に役立つコンテンツ ブロックがあり、ドキュメントを迅速に作成できます。

カタログに関しては、簡単な手順で製品カタログを作成できます。バージョン履歴や監査証跡などの PandaDoc の高度なレポート ツールを使用して、ドキュメントを常に最新の状態に保つこともできます。

完璧な提案を数分で送信

pandadoc-受信者-追加
pandadoc-受信者-追加

ホーム画面では、自分のアクティビティやワークスペースで行われているアクティビティの最新情報を確認することもできます。提案書、文書、契約書、請求書を簡単に送信したい場合は、テンプレートを選択してカスタマイズし、受信者を追加すれば準備完了です。それが PandaDoc の使い方の簡単さです。

パンダドックエディター
パンダドックエディター

テキスト、表、リッチメディアなど、他のコンテンツ ブロック (右側に表示されているように) を追加できます。受信者のすぐ下に入力可能なフィールドの概要を表示することもできます。これを最大限に活用する方法を理解したい場合は、PandaDoc チームにデモをリクエストすることもできます。

結論

オールインワンのアプローチ、簡単なインターフェイス、ライブ チャット サポートにより、PandaDoc はそれ自体でいくつかの優れた点を備えています。ドラッグ アンド ドロップ エディターは創造的な利点であり、特殊な署名注文およびカスタマイズ ツールと組み合わせることで、PandaDoc は終了時間を 28% 短縮します。

それでも懐疑的な場合は、スタートアップ企業、中小企業、個人に最適な永久無料の電子署名機能を試してみることをお勧めします。使用したものが気に入った場合は、いつでも 14 日間のトライアルを利用して、より自分に合ったプランに切り替えることができます。

次に、個人文書からビジネス文書まで、いくつかのトップ電子署名ソリューションを検討することもできます。

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