プロセスを合理化する 12 個のドキュメント生成ソフトウェア

ビジネス運営において一貫していることが 1 つあります。それは、ドキュメント生成の要件です。

テクノロジー主導の時代において、企業は紙ベースの文書からクラウドベースの電子ファイルに移行しており、これにより紙の消費量が削減されるだけでなく、文書作成プロセスも合理化されます。

法律業界、保険業界、銀行業界で働いている場合、日常の作業プロセスは文書作成にさらに依存することになります。

請求書、提案書、契約書、顧客へのプレゼンテーション、予算、および社内方針表明は、企業が業務を遂行し、顧客、スタッフ、サプライヤーと通信するために常に依存する重要な文書です。

保険契約書類、口座開示、裁判所への提出、その他の重要なコミュニケーションを準備して配信するために、迅速に作業する必要があります。

この記事では、ドキュメント生成がなぜ重要なのか、そしてドキュメント生成が会社の効率向上にどのように役立つのかを説明します。それでは、早速始めましょう!

ドキュメント生成ソフトウェアが必要な理由

以下の理由から、文書生成ソフトウェアの使用はビジネスにとって不可欠になっています。

チームは時間の節約の恩恵を受けることができます

ドキュメントのデザイン、編集、作成、インポートは、優れた自動ドキュメント生成システムによって高速化されるいくつかのタスクにすぎません。これにより、重要な人的リソースが解放され、開発チームにプロセスの作成とトラブルシューティングを強制する必要性が軽減されます。

間違いや漏れをなくす

多数の手動データ入力ステップを含む手順を自動化すると、人的ミスの可能性が自動的に低くなります。書類作成も同様です。

高品質のドキュメントを作成するためのユーザーフレンドリーなソリューションが販売プラットフォーム内で提供されると、従業員はより早く学習し、より質の高いドキュメントを定期的に作成できるようになります。

ブランディングに一貫性が生まれる

すべての企業コミュニケーションにおいて統一された外観と雰囲気は、効果的な企業ブランディングに不可欠です。これは、マーケティング資料だけでなく、会社のハードコピーおよび電子文書にも当てはまります。

従業員は、健全なドキュメント生成システムを使用して、一貫した企業イメージを維持しながら、特定のクライアント向けに高度にカスタマイズ可能な出力を作成できます。

文書作成ソフトの特徴

優れたドキュメント生成ソフトウェアには、次の機能が含まれています。

自動フォーマットとマルチフォーマット

ドキュメントをすばやく変更してフォント、サイズ、ドキュメント タイプ (PDF、Docx、CSV) を変更することができ、ドキュメントの整合性が損なわれることはありません。

多くの顧客は使用するドキュメント形式の種類について特定の好みを持っているため、これは重要な機能です。選択したソリューションが幅広い形式の選択肢を提供していることを確認してください。

シンプルな統合

JSON や XML など、さまざまなアプリのドキュメントをすばやく結合し、頻繁に使用する他のプログラムと統合できます。

その結果、データのルーティングがより表面的かつ迅速になり、すべてが正しく行われたことを確認した上で完成品を作成することが容易になります。

動的コンテンツ

ドキュメント作成ツールの重要な要素の 1 つは、ダイナミック レンジを組み合わせてドキュメントを作成する機能です。必要に応じてメッセージをカスタマイズし、適切な対象者に届けるには、正しいデータを収集してドキュメントに含めるツールを選択する必要があります。

コンプライアンスとセキュリティ

最も優れたソリューションでは、必要に応じて、またはドキュメントごとにセキュリティとコンプライアンスのプロトコルを選択できます。選択したソリューションが安全な SSL 接続と信頼できるファイアウォールを採用していることを確認してください。

高度なドキュメント生成ソフトウェアがどのようなものであるかがわかったので、以下は企業で広く使用されているドキュメント生成プラットフォームの一部のリストです。

スマートドキュメント

まず、 SmartDocuments について説明します。これは、ドキュメント ワークフローを革新し、生産性を向上させるスマート テンプレートの実装を可能にする自動ドキュメント作成プラットフォームです。

Microsoft Teams や Sharepoint と簡単に統合でき、ドキュメントは自動的に保存されます。

SmartDocuments は、SAP からの顧客データと製品データをドキュメントに自動的に挿入できるため、時間を大幅に削減できます。

便利な SmartWizard ツールを使用すると、標準ドキュメント テンプレートを簡単に作成および管理し、外部システムからデータを挿入して、企業アイデンティティを強化することができます。

このプラットフォームは、ドキュメント作成機能とテンプレート管理機能のおかげで、ドキュメント作成にかかる時間とリスクを削減するために、政府、法務、人材採用などのさまざまな業界で使用されています。

ドクモシス

Docmosis は、 スマートなテンプレートベースのアプローチを使用して、高速で信頼性が高く、スケーラブルなドキュメント生成プロセスを提供します。プラットフォーム機能を利用して、パーソナライズされた手紙、請求書、提案書、契約書、明細書、レポートを PDF および Word 形式で作成できます。

カスタム構築されたソフトウェア アプリケーションやサードパーティ アプリと正常に統合できる、自己ホスト型のドキュメント生成エンジンが搭載されています。 Docmosis は、複雑なドキュメント構造を作成するプロセスを合理化するための多数の機能を提供します。

• 文書テンプレートには Microsoft Word または LibreOffice Writer を使用します。
• すべての動的コンテンツに対してプレーンテキストのプレースホルダーを入力または追加します。
• テキスト、画像、表、バーコード、QR コードなどを追加します。
• カスタマイズ可能なレポートをテンプレートに追加します。

ファストドック

Fastdok は、IT、ビジネス、教育、人事などのさまざまな分野で必要なドキュメントを作成するために使用されている多用途のドキュメント作成ソフトウェアです。

このクラウドベースのドキュメント生成ソフトウェアは高速かつ簡単で、さまざまな目的のドキュメントを作成するのに効果的です。

Fastdok のユニークな点は、回答した質問のリストに基づいて、すぐに使用できるドキュメントを提示する自動プロセスです。

Fastdok は、可能な限り簡単な方法でドキュメントを作成できるよう、一連の焦点を絞ったアンケート、明確な例、および説明を提供することで、デジタル ドキュメント プロセスをガイドします。

エドクゲン

Edocgen は、 データ駆動型のドキュメント自動化をサポートし、チームの生産性を向上させるための単純なものから複雑なテンプレートまで幅広いテンプレートを提供することにより、柔軟なドキュメント生成プロセスを提供します。

このドキュメント生成ソフトウェアはユーザーフレンドリーで、ドキュメント作成プロセスを変革し、顧客により良いコミュニケーションとエクスペリエンスを提供することを保証します。

Edocgen の主な機能は次のとおりです。

• JSON/XML/Excel、データベースなどの複数のソースからデータを入力することで、数千のドキュメントを一括生成します。
• テンプレートからWebフォームを自動生成してドキュメントを作成します。
• REST API を使用したオンデマンド生成をサポートし、リアルタイムでステートメントをダウンロードします。
• オンプレミスまたはクラウドに簡単にデプロイして、Azure、GCP、または AWS で実行できます。
• PPTX、Microsoft Word、入力可能な PDF、および Excel 形式のドキュメント テンプレートを提供します。

チェックボックス

Deloitte、KPMG、BMW などの企業から信頼されている Checkbox は、強力なオールインワンの文書作成および管理ソフトウェアであり、手動による文書の作成と管理に費やす時間を効果的に削減することで、退屈な文書作成プロセスを軽減し、管理者が次のことを行うことができます。より重要な戦略関連の作業に集中します。

チェックボックスは、標準化されたテンプレートと照合して文書を検証し、文書内にエラーがある場合はそれを検査し、削除します。チェックボックスを使用すると、即座に洞察を取得したり、承認ステータスを表示したり、電子署名を取得したり、作成したばかりのドキュメントに関する自動結果を受信したりすることもできます。

また、このツールは交渉とサインインのプロセスを容易にし、ドキュメントの所要時間を短縮し、データに基づいた意思決定を支援します。

ドクシフター

Docshifter は 、すべてのテンプレートベースのドキュメントを管理し、PDF 形式に変換するのに役立つ一元的なドキュメント自動化ソフトウェアです。

このツールは高速でスケーラブルで準拠しており、自動化されたプロセスにより、データをコピーしてドキュメント テンプレートに貼り付ける必要がなくなり、貴重なデータが保存されます。

Docshifter は単なるドキュメント作成プラットフォームではありません。これは、企業から複数のファイル形式を入力として受け取り、ファイルを強化して PDF に変換する PDF 変換ソフトウェアでもあります。 Docshifter の有名な機能の一部は次のとおりです。

• ライセンスとインフラストラクチャのコストを削減しながら、10 倍高速な PDF 変換を実現
• ネイティブコネクタまたはRest APIを使用して既存のツールと統合可能
• コストを削減するには、Microsoft Word でテンプレートをデザインします。

テンプレート化

Templafy は 、企業のドキュメント関連アクティビティ全体を管理するために導入する必要があるツールです。このプラットフォームは、企業のニーズを満たすソリューションの設計にも使用できるモジュールとテンプレートのセットを提供します。

Templafy は、企業がビジネス ドキュメント作成プロセスのあらゆる側面を管理できる堅牢な管理センターを提供します。これにより、事前に設計されたテンプレート、ドキュメント資産、フォント、電子メール署名の管理と配布が容易になります。

既存のドキュメント コンテンツ アプリケーションとの安全な統合により、IT インフラストラクチャを強化し、より多くの価値を提供します。 Templafy は、企業の個別のニーズを満たすために次の機能セットを企業に提供します。

• ドキュメント アプリ内の会社テンプレートとアセットの豊富なライブラリ。
• ドキュメントの動的かつ正確な作成を支援するスマートな自動化技術。
• ドキュメントとプレゼンテーションを自動スキャンして古いコンテンツを見つけ、ルールへの準拠をチェックします。
• 共有、コラボレーション、実用的な洞察にアクセスして、ドキュメントのパフォーマンスを最適化します。

ニンテックス

Nintex に切り替えると、契約書、作業指示書、請求書などのすべての企業関連ドキュメントを Salesforce や Office 365 から直接自動的に作成して共有できます。これにより、データをコピー＆ペーストする必要がなくなり、エラーが最小限に抑えられるため、正確で準拠したドキュメントを企業に配信できます。対象となる受信者。

Nintex は、次の機能を提供することでドキュメント作成プロセスの自動化を支援します。

• コードを書かずにドキュメント作成を自動化し、効率を向上させます。
• さまざまな言語で事前にデザインされたテンプレートを使用して、Word、Excel、PowerPoint、および PDF ファイル形式でドキュメントを作成します。
• 文書のルーティングを自動化することで、内部レビューの生成と文書署名のプロセスを合理化します。
• ドキュメント テンプレートと、Salesforce、SharePoint、Box などのクラウド ストレージ ソリューションを使用して、任意のソースからのデータを動的に関連付けます。

パンダドック

Pandadoc は、HIPAA、FERPA、GDPR に準拠したドキュメントを、多くの時間を費やすことなく作成、送信、管理できるソフトウェアです。この DIY ツールは、重要なドキュメントの作成プロセスを加速するために、ブランド化されたテンプレートとカスタマイズされたテーマを大量に提供します。

Pandadoc は、ドキュメント生成プロセスを簡素化すると同時に、ブランドの声とスタイルが確実に保持されるように努めています。

創造性と細部に特別な注意を払っているため、ブランドのテンプレートとカスタムデザインのテーマが提供されるほか、魅力的なデザイン要素を簡単にドラッグ アンド ドロップできる Canva 統合も提供されています。

Pandadoc を使用すると、魅力的なビデオ、アニメーション GIF、および顧客がサインアップしたいサービスを選択できるスマートな価格表を埋め込むことができます。

ドキュメントを簡単に作成

Salesforce を利用した Docs Made Easy を使用すると、組織内のドキュメント作成プロセスを加速する、堅牢で洗練された動的なドキュメントを作成できます。

このプラットフォームを使用すると、標準オブジェクトから事前にフォーマットされたテンプレートにデータを転送することで、プレゼンテーション、レポート、見積書、請求書、連絡先などを作成できます。

Docs Made Easy は、次の機能を使用して効率的なドキュメントを作成できるようにすることで、専門家の生産性を向上させます。

• Salesforce データをエレガントに同期してドキュメント生成を自動化します。
• CRM およびカスタム オブジェクトからデータを抽出し、事前にフォーマットされたテンプレートと結合します。
• 数回クリックするだけで、プロ並みの文書を迅速かつ簡単に転送し、シームレスに配信します。
• 顧客がドキュメントを操作すると、即座に通知が届きます。

フォームスタック

Formstack は、 組織のドキュメント生成プロセスを自動化するためにチェックアウトできるもう 1 つのオプションです。このツールは、事務処理の要件を最小限に抑え、事実上どこにでも簡単に送信できる、プロフェッショナルで見た目にも美しい文書を作成します。

ドラッグ アンド ドロップ ジェスチャをサポートするシンプルなドキュメント作成者とエディターのおかげで、提案書、申請書、契約書、連絡先などの無数のドキュメントを数分以内に作成できます。 Formstack を使用すると、次の機能にアクセスできます。

• 条件付きセクションを追加して、視聴者のコンテンツを表示または非表示にします。
• 単一のデータ ソースから複数のドキュメントを生成します。
• ドキュメントをどこでも共有したり、Formstack インターフェイスから直接別のアプリにアップロードしたりできます。
• ライブラリの事前にデザインされたテンプレートを使用して、ビジネス ドキュメントをすばやくデザインします。

SDoc

最後に、リストには SDocs が あります。これは、Salesforce 上に構築され、組織に信頼性の高いセキュリティを提供する、信じられないほど高速で簡単なドキュメント生成ソフトウェアです。このツールは、効率を向上させ、エラーを減らし、面倒な文書関連の作業を排除するために、いくつかの企業で利用されています。

SDocs は Salesforce のネイティブ文書作成ソリューションであるため、データがエコシステムから離れることはなく、セキュリティの強化とサービスの迅速な提供が保証されます。ユーザー プロファイルのドキュメントの表示設定を調整したり、作成を許可されているドキュメントをフィルタリングしたりすることもできます。

このプラットフォームには、ドキュメント自動化プロセスを合理化するために必要なすべての機能が満載されています。内蔵のドキュメント エディタはユーザーフレンドリーで使いやすく、タスクを完了するために追加のトレーニングを必要とせずに簡単に使用できます。

結論

この記事では、市場で入手可能な堅牢なドキュメント作成ツールのいくつかについて説明します。組織向けにツールを選択する場合は、ビジネスの要件を分析し、これらのドキュメント自動化ツールが提供するツールと機能を比較するのが最善です。

興味深いことに、ここにリストされているオプションのほとんどは、約束したものを提供するかどうかを理解するために利用できる無料トライアルを提供しています。