メール効率を高める 11 のあまり知られていない Gmail 機能

Gmail の受信トレイの管理はすぐに手に負えなくなる可能性があります。特に、仕事用アカウントと個人用アカウントを別々にするなど、複数のアカウントをお持ちの場合はそうです。どこからでもメールが流れ込んでくるので、消防ホースから水を飲むようなものです。

ありがたいことに、Gmail にはメールを簡単に管理するための高度な設定が数多く用意されています。ただし、すべてのオプションが事前に利用可能であるわけではなく、デフォルトで有効になっているわけでもありません。一部は、小さなドロップダウン メニュー内や、Gmail 設定の十数個のタブに隠されています。

今日は通常の機能を超えて、メールの効率を確実に向上させる Gmail の知られていない機能をいくつか挙げていきます。

後で送信する電子メールをスケジュールする

重要な電子メールを後で送信するのを忘れる可能性がある場合、または今すぐに電子メールを作成する時間はあるが、後で送信する予定がない場合は、電子メールのスケジュール機能が便利であることがわかります。 Gmail でメールを後で送信するようにスケジュールを設定できます。

電子メールを作成し、[送信] ボタンを押す代わりに、その横にある小さな逆さまの矢印をクリックして [送信のスケジュール] を選択します。

いくつかの事前設定された日付と時刻と、カスタムの日付と時刻を選択するオプションが表示されます。ご都合のよい時間を選択すると、メールがスケジュール設定されます。スケジュールされたすべてのメールは、 「 Scheduled 」 という名前の別のラベルで確認できます。

メールを翻訳する

Google 翻訳が Gmail に組み込まれている場合、何もコピー/ペーストする必要はありません。はい、Gmail 内のメールを 2 回クリックするだけで希望の言語に翻訳できます。電子メールを開いた状態で、右側にある 3 点メニューをクリックし、 [メッセージを翻訳] を選択します。

メッセージの上部に新しいバーが開き、両方の言語を選択できます。デフォルトでは、メールを Gmail アカウントのデフォルト言語に翻訳しようとします。

自動進行を有効にする

メールを削除またはアーカイブして削除すると、Gmail は受信トレイに戻って別のメールを開くようになります。ただし、自動前進が有効になっている場合は、リスト内の次の電子メールに直接移動します。これにより、新しいメールを開くために無駄になる数え切れないほどのクリックを節約できます (正確には、メールごとに 1 回のクリック)。

Gmail の右上にある 歯車ボタン をクリックし、 [すべての設定を表示] を選択します。

次に、 「詳細設定」 タブに移動し、 「自動進行」 オプションを有効にします。 Gmail が更新され、オプションが有効になります。

セキュリティのために機密モードを使用する

意図した受信者以外の人の手に渡るリスクを避けたくない機密情報を共有する必要がある場合、機密モードにはそれを安全に行うためのオプションが多数あります。メールの作成中に、下部にある 南京錠 アイコンをクリックして機密モードを開きます。

ここでは、電子メールの有効期限を 1 日から 5 年まで設定でき、それを過ぎると電子メールは利用できなくなります。また、受信者の電話に送信されるパスコードを設定することもでき、基本的には 2 番目の確認が追加されます。また、受信者はその電子メールをダウンロード、転送、コピー、印刷することもできません。

ただし、受信者はコンテンツを保存するために電子メールのスクリーンショットや写真を撮ることができることに注意してください。

他の人にアカウントを管理してもらう

他の人にメールを管理してもらいたい場合は、Gmail の認証情報を他の人に共有する必要はありません。 Gmail アカウントを管理する代理人を割り当てることができます。メールの送受信、削除、さらには Gmail 設定の変更もできるようになります。

これを行うには、歯車アイコンから Gmail 設定に移動し、 アカウントとインポート タブに移動します。ここで、 「アカウントへのアクセスを許可」 オプションの横にある 「別のアカウントを追加」 ボタンをクリックします。

新しいウィンドウが開き、ここで代理人の電子メールを入力し、代理人に確認電子メールを送信するためのプロンプトを確認します。

管理を開始するには、代理人がアカウントを開いてリクエストを受け入れる必要があります。あなたのアカウントは、Google アカウント メニューの下に [委任済み] として表示されます。

これらの権利を再度取り消すには、同じ [アカウントへのアクセスを許可] オプションに移動し、その横にある [削除] ボタンをクリックします。

メールをオフラインで表示する

最近のメールを PC に保存し、オフラインでもアクセスできるように Gmail を設定できます。それだけでなく、新しいメッセージを作成して送信/返信することもでき、インターネットに接続するとすぐにメッセージが送信されます。

「Gmail 設定」に移動し、 「オフライン」 タブに移動します。ここで、 「オフライン電子メールを有効にする」 オプションの横にあるチェックボックスをオンにします。その後、必要に応じて設定し、 「変更を保存」 ボタンをクリックします。メールは最大 90 日間保存できます。

Google では、オフライン時に簡単にアクセスできるように、Gmail ページをブックマークすることも 推奨しています 。

右クリックメニューを使用する

最近発見したもの。右クリックするとブラウザのデフォルト メニューが開く他のほとんどのウェブベース アプリとは異なり、Gmail では代わりに多数のオプションを含む独自のメニューが開きます。これは閉じたメールを右クリックした場合にのみ発生し、メール本文内では機能しません。

任意のメールを右クリックすると、上部バーやその他のいくつかのオプションですでに利用可能なオプションが含まれた長いメニューが開きます。興味深いオプションには、添付ファイルとして転送、タブに移動、全員に返信、関連するメールを見つけるための検索オプションなどがあります。

個人的には、このメニューは、最初に電子メールを選択したり開いたりする必要がなく、電子メールを素早く設定するのに便利だと感じています。

元に戻す送信時間を長くする

これはデフォルトで有効になっているため、電子メールの送信時にポップアップ表示される取り消し通知を使用して、送信した電子メールを取り消すことができることはおそらくすでにご存知でしょう。ただし、送信したメールについて検討し、変更を加える時間を増やすために、期間を長くすることもできます。

Gmail 設定を開き、 [全般] タブで [送信を取り消し] オプションの横にあるドロップダウン メニューをクリックします。ここで、持続時間を最大 30 秒まで延長できます。これにより、受信者が電子メールを受信する時間も遅れることに注意してください。できるだけ早くメールを配信する必要がある状況では、うまくいかない可能性があります。

すべてのアカウントからのメールを 1 か所で確認

複数のメール アカウントをお持ちの場合は、メールを受信するためにアカウント間を切り替える必要はありません。メインアカウントでは、他のアカウントにアクセスしてメールを受信できます。

Gmail の設定で、 [アカウントとインポート] タブに移動し、 [他のアカウントからのメールを確認する] オプションの横にある [メール アカウントを追加] を クリックします。

ここで、メールのインポート元のアカウントのメールアドレスを指定します。次のページでは、POP3 または Gmailify の いずれかを選択できます。メールのインポート元のアカウントが Gmail アカウントの場合は、POP3 を選択します。それ以外の場合は、Gmailify を選択して、Gmail と同じセキュリティと機能をアカウントに提供します。

その後、アカウントのパスワードを入力し、 「アカウントの追加」 ボタンをクリックして追加します。

このプロセスを繰り返して複数の電子メール アカウントを追加すると、すべての電子メールが受信トレイに表示されます。ただし、インポートされるのは受信トレイのメールのみであり、ラベルはインポートされません。

別のアカウントとしてメールを送信する

すべてのメールを 1 つのアカウントで受信するのと同様に、1 つの Gmail アカウントから別のアカウントとしてメールを送信できます。これを行うには、Gmail 設定の [アカウントとインポート] タブに移動し、 [メールを送信] オプションの横にある [別のメール アドレスを追加] をクリックします。

ここで他のアカウントのメールアドレスを追加すると、確認を完了するよう求められます。確認すると、他のアカウントに確認メールが送信されます。リンクをクリックすると、元のアカウントがそのアカウントを使用してメールを送信できるようになります。

新しいメールを作成するときに、メール アドレスの横にあるドロップダウン メニューをクリックして変更できるようになりました。返信には、デフォルトのアカウントまたは電子メールの最初の送信先のアカウントを使用できます。

メールをスヌーズして後で確認する

メールをすぐに読みたくない場合や、後でもう一度メールをチェックしたい場合は、Gmail のスヌーズ機能がきっと役立つでしょう。スヌーズを使用すると、メールをスヌーズして後で再度表示できます。時間が来ると、メールは受信トレイに新しいメールとして表示されます。

電子メールが開いているか、複数の電子メールが選択されているときに、上部の時計アイコンをクリックします。これにより、1 日から 1 週間以上までの事前設定された日付と時刻がリストされたメニューが開きます。 [日付と時刻を選択] オプションを使用して、正確な日付と 時刻を設定することもできます。

ボーナス🎁

これは設定可能な機能というよりはトリックに近いものですが、ニュースレターを頻繁に購読する場合には非常に便利です。メール アドレスの末尾の @ 記号の前にプラス (+) 記号やその他の単語を追加すると、Gmail はそのアドレスを別のアドレスとして扱いますが、メールは同じ受信トレイに送信されます。

たとえば、電子メールが johnsmith@gmail.com の場合、johnsmith+@gmail.com を使用して ニュースレターを購読できます。このように、検索バーにアドレスを入力することで、この特定のアドレスに受信したメールを簡単に分類できます。

最後の言葉

特に複数のアカウントをお持ちの場合、これらの機能はすべて便利であることがおわかりいただけると思います。私は個人的に 2 つのアカウントを持っていますが、Gmail の組み込み機能のおかげで、両方を 1 つのアカウントで管理しています。サードパーティのアプリや拡張機能を利用して、電子メールの効率を向上させることもできます。