リモート チームに最適なドキュメント コラボレーション ツール [Notion + 10 の代替案]

在宅勤務文化への突然の移行により、チームコラボレーションのためのオンラインドキュメントが新たな常態になりました。オンライン チーム コラボレーションにより、物理的に近くなくてもチーム プロジェクトに取り組むことが可能になりました。

大規模なプロジェクトを効果的に実行するにはチームワークが鍵となりますが、以前は効率的なコラボレーションのためにチームメンバーが職場に物理的に存在する必要がありました。在宅勤務をする従業員が急増したため、業界はやり方を修正し、チームコラボレーションのためのオンラインドキュメントなどの代替手段を検討する必要に迫られています。

チーム プロジェクトに取り組んでおり、チームが期限に間に合うように懸命に取り組んでいることを想像してください。チーム メンバーの 1 人が個人的な問題により出勤できなくなりました。チームがドキュメント共同作業ソフトウェアを使用しない限り、プロジェクトは遅れる可能性が高くなります。欠席しているチーム メンバーをドキュメント コラボレーション ソフトウェアに招待することができ、プロジェクトは通常のペースで続行されます。

チームのコラボレーションに最適なオンライン ドキュメントとその利点をいくつか見てみましょう。

月曜日.com

monday.com について考えるとき、単調、退屈、単調、退屈などの形容詞が浮かび上がりますが、 monday.com は その概念全体を変えることを目指しています。 monday.com は、チーム プロジェクトに取り組む従業員のニーズに合わせてカスタマイズされています。チームはパーソナライズされたワークフローを作成でき、Monday はチームのニーズに合わせて自動的にインテリジェントに適応します。

monday.com はあらゆる規模のビジネスに最適で、豊富な機能が備わっています。

• チーム メンバーにタスクを割り当て、各メンバーの進捗状況を追跡する柔軟性が得られます。この機能により、オンライン プロジェクトで作業する際のワークロードの明確さの欠如が解消されます。
• ユーザー インターフェイスはすっきりしており、直感的でユーザー フレンドリーなレイアウトを通じて全体像を視覚化できます。
• @ を使用してチーム メンバーにタグを付けると、コミュニケーションが大幅に容易になります。チームメンバーは、些細なニーズのために長文の電子メールでコミュニケーションをとる必要がなくなりました。
• すべてのアプリケーションを 1 つ屋根の下に統合して、チーム プロジェクトをワンストップで実行できるようにします。 monday.com を使用して、Google ドライブ、Dropbox などからファイルを取り込むことができます。
• 単一のプラットフォームに限定されません。代わりに、このプラットフォームにより、すべての主要なプラットフォームでプロジェクトにアクセスできるようになります。現在、monday.com は Web、Android、iPhone、iPad で利用できます。

クリックアップ

ClickUp は 、特殊な機能セットを使用してチーム コラボレーション プロジェクトを容易にすることを目的としたオールインワン アプリケーションです。完全にカスタマイズ可能な独自の機能により、あらゆる規模の企業にとって必需品となります。 ClickUp を使用すると、グループ タスク、ドキュメント、リマインダー、目標、カレンダーなどを簡単に管理できます。

また、同じプラットフォーム上で個別またはグループのメッセージを送信できるメッセージング機能も利用できます。

このプラットフォームを使用すると、次のような特典が得られます。

• チーム コラボレーション プロジェクトを管理するための 8 つの異なる表示オプションがあります。
• チームメンバーが複数のプロジェクトに同時に取り組んでいる場合があります。 ClickUp を使用すると、個々のプロジェクトごとにカスタムの編集可能なステータスを作成できます。
• 複数のメンバーに同時にタスクを割り当てることができるため、管理者にとって最適なツールです。管理者は、テーブル ビューとマルチタスク機能を使用して、割り当てられたすべてのタスクを追跡できます。
• ClickUp は SCRUM 手法を使用して、プラットフォーム全体のさまざまなパラメーターに対する有益かつ直接的な洞察を提供します。
• サードパーティの統合はシームレスであり、プラットフォームを使用すると、すべての一般的なアプリケーションからファイルを取り込むことができます。

ClickUp がどのように役立つかを試してください。

ドキュメント360

Document360 は 、チームが重要な情報を 1 か所に取得して保存できるプラットフォームです。簡単な共有、ワークフロー、バージョン履歴、コメント、タグ付け、レビューリマインダーなど、ドキュメントコラボレーションツールに必要なすべてを提供します。

レビュー用のコンテンツを簡単に生成して配布できる、手間のかからないユーザー インターフェイスを提供します。検索機能が組み込まれているため、ユーザーはドキュメント内で探している情報をすぐに見つけることができます。

次のような、すぐに使用できる強力なドキュメント機能を使用して記事を作成および管理します。

• ハウツー ガイド、標準操作手順、従業員ハンドブック、リファレンス ドキュメント、システム ドキュメント、リリース ノートを作成します。
• Document360 には、WYSIWYG や Markdown エディタなどのリッチ テキスト エディタがあります。さらに、チームメンバーと内部で共同作業するために、複数のバージョン管理と記事のコメント機能がサポートされています。
• カテゴリ マネージャーは、カテゴリとサブカテゴリの作成、比較可能なファイルのグループ化、すべての情報の適切に構造化された階層の確立を支援します。
• コンテンツは自動的に保存され、消去したコンテンツの以前のバージョンをいつでも復元できます。
• Document360 を使用すると、ユーザーに多数のロールを提供し、誰がどのコンテンツにアクセスできるかを管理できます。
• 従業員や顧客がシームレスなログインでドキュメントに簡単にアクセスできるようにします。

Document360 は、Microsoft Teams、Slack、Chrome、Zapier、Integrately などのさまざまなソフトウェア アプリケーションと接続し、シームレスなチーム コラボレーションを提供します。

コーダ

Coda と呼ばれる新しい種類のドキュメントは、スプレッドシートの適応性とデータベースの強度を組み合わせています。 Coda は、あらゆるプロジェクトで共同作業できるように設計されています。

Coda ドキュメントは空白のシートから始まり、セクション、テーブル、データベースとして拡張されます。あなたとあなたのチームにとって、どこにいても、すべての変更は即座に反映されます。

ニューヨーク タイムズ、スクエア、ロビンフッド、TED、BuzzFeed を含む 25,000 社以上の企業が Coda を採用しています。

標準のワークフロー ツールを提供する代わりに、その汎用性により、チームが必要とするツールを構築できます。

Coda は視覚的にはドキュメントのように見えますが、どちらかというとアプリのように機能するため、チームとつながり、効果的に共同作業し、複数のタスクを一度に実行し、迅速な意思決定を行うことができます。

このプラットフォームは安全性と拡張性が高く、拡大するチームとビジネスの需要に対応します。その自動化機能は、事前定義されたトリガーに応答して特定のタスクを実行するのに役立ち、反復的なタスクを削減します。

Coda を導入すると、企業が多数のドキュメント、スプレッドシート、アプリなどを廃止できる可能性が非常に高くなります。これらの機能はすべてプラットフォーム上ですぐに利用できるためです。

主な機能

• ダッシュボードへのリアルタイムのデータ更新
• Slack、Google カレンダー、Asana、Salesforce などのサードパーティ ツールとのシームレスな統合
• 数式を書きやすくなり、より早く目標を達成できる
• テンプレートを事前に構築してプロジェクト活動をすぐに開始
• ワークスペースを維持するためのきめ細かな権限
• SAML ベースのシングル サインオン (SSO) と SOC 準拠

Coda は、誰でもアプリと同じくらい強力なドキュメントを作成するために使用できる一連の構成要素を備えており、標準ドキュメント フレームワークの制限を回避するインテリジェントなプラットフォームです。

プラットフォームには、Free、Pro、Team、Enterprise の 4 つのバリエーションがあります。理想的なオプションは、無料バージョンを使用し、必要に応じて上位エディションにスケールアップすることです。

ゾーホーライター

Zoho は 、ドキュメントをリアルタイムで同期する、機能満載のクラウドベースのワープロ ツールです。 Zohoは、MS Word文書がフォーマットエラーなしでプラットフォームにインポートされることを確認します。また、Zoho では、リアルタイム共有機能を使用してチーム プロジェクトで共同作業することができます。ドキュメントを他のチーム メンバーと共有すると、カーソルの動きや編集内容を確認できます。

Zoho Writer を使用すると、次のような特典が得られます。

• Zoho のクラウドベースの性質により、チームのコラボレーションが効率的かつ迅速になります。
• Zohoで作成したドキュメントはローカルのシステムストレージを占有せず、代わりにクラウドに保存されます。
• リアルタイム同期機能により、災害が発生した場合でもドキュメントが改ざんされることがなくなります。
• Zoho は、すべての重要なワードプロセッサ オプションへの簡単なナビゲーションを備えた新しい UI を備えています。
• 管理者は、チーム プロジェクト内のすべてのメンバーのアクセス権を制御し、特定の機能へのアクセス許可を付与することもできます。

Dropbox ペーパー

Dropbox Paper は、テクノロジー大手 Dropbox 自体が提供する、チーム コラボレーションのためのオンライン ドキュメントです。チームがファイルの保存を主に Dropbox に依存している場合、Dropbox Paper にはさらに多くの特典が付いてくるのは当然のことです。チームはドキュメントを簡単に整理し、タスクを割り当て、体系的なワークフローを作成し、プロジェクトで共同作業することができます。

さらに、Dropbox Paper のタスク管理ツールを使用すると、オンライン シナリオでは複雑になる可能性がある機能が大幅に簡素化されます。このプラットフォームを使用すると、他のグループ メンバーに言及したり、他のメンバーにタスクを割り当てたり、To-Do を効率的に管理したりできます。このプラットフォームの魅力的な機能には次のようなものがあります。

• Dropbox Paper では、YouTube リンク、GIF、Pinterest ボード、Google マップ上の場所、SoundCloud の音声など、さまざまなマルチメディアを交換できます。
• Paper は、反転ファイルとスケッチ ファイルの埋め込みプレビューをサポートしています。また、サードパーティのアプリケーションを使用せずにドキュメントを PPT に変換することもできます。
• Dropbox Paper の膨大なテンプレート ライブラリからプロジェクト用のテンプレートを選択できます。ブレーンストーミング、製品の発売、製品仕様、バグ追跡プロジェクトなどのためのテンプレートが多数あります。
• Dropbox Paper には、カレンダーをプラットフォームに接続するオプションが付属しています。仕事のスケジュール全体がプラットフォームに同期されます。その後、Paper は自動的に適応し、アプリケーションを通じて議題、背景文書、タスクの割り当て、会議イベントに直接アクセスできるようになります。
• モバイル アプリケーションでは、カメラを使用して画像をキャプチャし、フィードバックを提供する機能が提供されます。

Googleドキュメント

Google ドキュメントは、ワープロとは異なるアプローチを使用する Google のワープロ ソフトウェアです。 Word や Open Office などのほとんどのワード プロセッサは、PC に保存されたローカル プログラムであるオフライン ツールのままでした。一方、Google ドキュメントはクラウドベースのワードプロセッサであり、実行するにはオンライン接続が必要です。

オンライン ルートを選択すると、チーム コラボレーションのようなワード プロセッサの新しい革新の世界が開かれます。ドキュメントを使用すると、ドキュメントを他のメンバーと共有できるため、基本的なチーム コラボレーションに頼りになるプラットフォームになります。 Docs は主にワード プロセッサであるため、記事内の他のリストのようなカスタマイズされた機能は利用できないことに注意してください。とはいえ、主に主要なワード プロセッサとして Docs を使用している場合、Docs は依然としてチーム コラボレーションに最適なオプションです。

Google ドキュメントを使用すると次のような特典が得られます。

• Google ドキュメントは、ドキュメントが共有されると通知をメールで送信します。
• メンバーは、特にドキュメントについてはサインアップする必要はありません。このプラットフォームを使用するには、Google アカウントがあれば十分です。
• ドキュメントの最近の改訂と調整を行ったメンバーを表示できます。
• すべての重要な形式の Word ドキュメントをドキュメントにシームレスにインポートできます。
• リアルタイム同期機能により、ネットワークの中断時にデータが失われることがなくなります。

ビジネスで Google Workspace を使用することになった場合は、このソフトウェアをチェックしてメールを強力なヘルプデスクに変えることをお勧めします。

少し

Bit は 普通のワードプロセッサではありません。代わりに、主にチーム コラボレーション プロジェクトに対応します。 Bit の強力な管理ツールを使用して、動的なメモ、ドキュメント、Wiki、ナレッジ ベース、プロジェクト、クライアント成果物、技術ドキュメントなどを迅速に作成できます。さらに、すべてのプロジェクトに対して個別のワークスペースを作成できます。

Bit でのコラボレーションは効率的であり、さまざまなチーム メンバー間の透明性を維持するのに役立ちます。

Bit を使用する利点は次のとおりです。

• Bit のワークスペース機能を使用すると、プロジェクト、クライアント、チームを整理できます。異なるワークスペース間でドキュメントを移動することもできるため、同じファイルを複数回アップロードする手間が省けます。
• 「@」を使用したメンション機能は、チームでの共同作業の効率を大幅に向上させます。
• Bit には、ドキュメントを簡単に作成できる、ミニマルでありながら革新的なエディターが付属しています。エディターとリアルタイム コラボレーション機能を組み合わせることで、効率がさらに向上します。
• ビジュアル Web リンク、リッチ メディア、ビデオ、グラフィック、デザイン、埋め込み、ソーシャル メディア投稿、アンケートなどをエディターに直接追加できます。
• Bit では、共有したドキュメントのエンゲージメントを追跡する機能も提供します。これらの洞察は、ドキュメントを改善し、注目度を高めるための優れた方法です。
• すべての重要なファイルを Bit に保存して、ソリューションのクロスプラットフォームの使いやすさを向上させることができます。

合流

Confluence は、チームが効率的に共同作業、整理、公開できるようにする共有ワークスペースです。オープンで協力的であり、チームが協力して最高の成果を引き出すのに役立ちます。他のチームメンバーによる編集、コメント、フィードバックを追跡するのはしばしば困難ですが、このプラットフォームは問題に対処します。ユニバーサル検索オプションを使用すると、ワークスペース全体を検索して、一致する情報を見つけることができます。

このプラットフォームを使用すると、次のような特典が得られます。

• Confluence を使用すると、Atlassian Marketplace からアプリケーションを統合できます。 Atlassian Marketplace には、プラットフォームに追加できる 3,000 以上のアプリケーションがあります。
• このプラットフォームは、Android、iOS、Web などの複数のプラットフォームで利用できます。
• プラットフォームへのファーストクラスの Jira 統合を直接提供します。
• 素晴らしい組織機能が得られ、ユニバーサル検索オプションが大きなメリットとなります。
• テンプレート ライブラリには、マーケティング、製品、人事などの美しいテンプレートがたくさんあります。
• Trello、Slack、Microsoft Office、Invision、Dropbox、Google Drive などの一般的なプラットフォームとシームレスに統合できます。
• Confluence サイトは、プライバシー管理と業界で検証されたデータ暗号化標準に従っています。

マイクロソフトワード

Microsoft Word は、 かなり長い間、ワープロ ソフトウェアの代名詞でした。 Word は、シンプルかつ強力なワードプロセッサ ソリューションを提供する業界のリーダーであり続けています。それでも、Microsoft はチーム コラボレーション機能を導入することで、ソフトウェアをさらに上のレベルに引き上げました。 Word の最新バージョンには、次のような多くの機能が搭載されています。

• サードパーティのアプリケーションを使用せずにドキュメントを Web ページに変換する機能を利用できます。
• Word のリアルタイム共有機能を使用すると、ドキュメントをチーム メンバーと簡単に共有できます。
• Word には、異なる文化的背景を持つメンバーと作業するときに特に役立つ翻訳機能が組み込まれています。
• Word を使用して、3D モデルをドキュメントに直接追加できます。
• リアルタイム同期機能により、ドキュメントを失うことがなくなります。
• Word は Android、iOS、Web、Windows で利用できるようになり、クロスプラットフォームのワークフローが容易になります。

概念

これは予想していましたよね？

Notion は、このリストの中で最も機能が豊富で使いやすい、チーム コラボレーション用のプラットフォームです。このプラットフォームを使用すると、企業は 1 つの集中ツールを通じて目標設定、ワークフロー ステータスの追跡、リード管理などの業務を効率化できます。新しいアイデアや計画を整理、再配置、開発するのに役立つドラッグ アンド ドロップ インターフェイスが付属しています。

Notion には、チームのコラボレーションに次のような大きなメリットがあります。

• Notion を使用すると、企業はプロジェクト ガイドライン、コーディング手順、人事ワークフローなどの多数のタスクのためのナレッジ ベースを作成および維持できます。
• このプラットフォームには、カレンダーとカンバン ボードが組み込まれており、チーム メンバーは簡単なメモを作成し、進捗状況を追跡するために使用できます。
• チームメンバーは、コミュニケーションと透明性を向上させるために、タスクやプロジェクトにコメントを追加できます。
• Notion の API を使用すると、Notion のシステムを Slack、Figma、Invision などのさまざまなサードパーティ アプリケーションと統合できます。
• 統合プラットフォームを使用すると、ToDo リストの作成、会議メモの準備、毎週の予定の設定が非常に簡単になります。

カスタム ドメインで Notion を使用することもできます。ただし、何らかの理由で満足できない場合は、Notion の代替として、コラボレーション用の上記のオンライン ドキュメント ソフトウェアを試すことができます。

最後のメモ 👩‍💻

オンライン チーム コラボレーションにより、オフィスの移動時間や固定労働時間などの従来の開発の欠点を回避しながら、プロジェクトを効率的に作成できます。オンライン ドキュメントの使用は、ワークフローを整理したり、議題を設定したりするために必要です。

Notion、Monday、Paper などのプラットフォームは、特殊な機能セットを使用してチーム関連のプロジェクトに特別に対応します。これらのプラットフォームは、あらゆる種類の企業や個人にも最適です。

Google Docs、Word、Zoho は、リアルタイムのコラボレーションを可能にするワープロ ソフトウェアです。とはいえ、これらのアプリケーションには、このリストにある他のツールのような組織的な機能は付属していません。

次に、あなたのビジネスに最適なオンライン スプレッドシートをいくつか検討してください。