作業時間を節約する7つの文書自動化ソフトウェア

長年にわたり、ドキュメントはあらゆる業界にとって重要な要素でした。企業が成長するにつれて、ビジネス文書は大幅に増大し、より複雑になる必要があります。

文書を効果的に活用するには、企業は文書を正確に分類して分類する必要があります。そうしないと、スタッフに問題が発生する可能性があります。

このペースの速い世界において、ドキュメント自動化ソフトウェアが存在するのは良いことです。

文書の自動化は、企業が文書を処理する方法に影響を与え、手間と時間のかかる手動の文書作成プロセスを容易にする進歩的なテクノロジーのおかげで可能です。

ただし、利用可能なオプションが多数あるため、どれが自社にとって最適かを決定するには時間がかかる場合があります。異なる機能を備えたものや、特定のユーザー タイプに合わせて調整されたものもあります。

たとえば、営業チームの文書自動化要件は法律事務所とは異なり、それぞれが通常の日常業務に合わせて設計されたソリューションの恩恵を受けることになります。

この投稿では、最高のドキュメント自動化ソフトウェアと、それがどのように時間を節約するのかについて詳しく説明します。

ドキュメントの自動化とは何ですか?

ドキュメントの自動化では、プログラムとソフトウェアを使用して、人的負担を減らして電子ドキュメントを作成します。

ドキュメントの自動化は、スキャン、保存、抽出、データ キャプチャ、ドキュメントの分類などのワークフローを自動化するのに役立ちます。

ユーザーは、ドキュメント自動化ソフトウェアで「テンプレート」と呼ばれるドキュメントを作成します。これらのテンプレートは、特定の入力に基づいてドキュメントを追加、変更、または削除する方法を指定します。

ドキュメントの自動化には次のようなものがあります。

• ドキュメント処理: さまざまなドキュメントから関連情報を抽出し、検証して、エンド ユーザー向けの充実したデータに変換します。ドキュメントのライフサイクルのすべての段階は、ドキュメントの処理中に処理されます。
• ドキュメントの作成: これには、すでに収集または取得されたデータを入力として使用して、提案書、契約書、ビジネスレター、請求書などを作成することが含まれます。

なぜ企業はドキュメントの自動化を必要とするのでしょうか?

企業は多くの書類を処理する必要があり、非効率的に管理するとコストがかかる可能性があります。

自動化により、ドキュメント処理がよりアクセスしやすくなり、より便利になります。企業がドキュメントの自動化を必要とする次の理由を見てください。

反復的な文書作業を削減

文書の自動化により、従業員が繰り返しの手続きに費やす時間と労力が削減されます。ドキュメントのスキャン、データ抽出、分類、ドキュメントのインデックス作成、およびデータの保存は、あらゆるビジネスを効率的に運営するために不可欠です。ドキュメントの自動化により、これらすべてとそれ以上のことが実現されます。

ドキュメントをより迅速に処理する

カスタマイズされたテンプレートを使用すると、事務処理にかかる時間を削減し、文書処理プロセスを合理化できます。これは、すべてのスタッフが時間と労力を有効に活用できるように文書化手順を確立するのに役立ちます。

エラー率の低下

手動で作成されたドキュメントにはコピー アンド ペーストが必要な場合があり、最近作成されたドキュメントには何度も修正する必要があるエラーが含まれているため、多大な労力が必要となり、操作に不必要な遅延が生じます。

これらのエラーは、高度なドキュメント自動化の精度によって排除または大幅に削減できます。データキャプチャを活用した事前定義されたテンプレートと AI ベースのテクノロジーにより、必要な情報の取得が容易になり、データが不足している場合は適切な担当者に通知できます。

経費の節約

文書作成を自動化する企業は、コスト削減によって間違いなく利益を得ることができます。自動化により、文書の印刷、実際の文書のファイリングキャビネットの構築などに関連する料金を含む総料金が大幅に削減され、管理制御が強化されます。

クライアントとのやり取りと商業パートナーシップを強化

従業員、ベンダー、消費者間の良好な関係は、あらゆる組織の成功に不可欠です。手動による文書作成で間違い、遅延、不一致が発生しやすい場合、良好なつながりを維持することが困難になる可能性があります。

オンライン ドキュメントへのアクセスにより、より多くのベンダーとの連携や、より多くの消費者との連絡がより簡単かつ安全になります。いつでもどこからでも簡単に論文を閲覧できるため、より良いインタラクションが促進され、個別のクライアント エクスペリエンスを生み出すのに役立ちます。

セキュリティとプライバシーを強化

ドキュメント自動化システムには、ドキュメントの損失を回避し、データのセキュリティを向上させるために必要なアクセス権限を備えたデジタル ストレージ領域が組み込まれています。

たとえば、法律および医療分野では、追加のセキュリティ対策を備えた文書自動化ソフトウェアを使用して、機密データを漏洩や侵害から保護できます。

手動の文書処理よりもどのように効率的ですか?

契約書、請求書、月次報告書など、同じ種類の書類を頻繁に作成する場合、次の問題が発生する可能性があります。

• 多くのソースからデータを手動で収集し、複雑な計算を実行し、データを説明するための視覚化を作成するには、多くの時間と労力がかかります。
• 間違いを探すのに数時間 (または数日) を費やした後でも、文書に完全にエラーがないことを保証するのは困難です。

これらの問題は、ドキュメント自動化ソフトウェアを使用すると解決できます。このソフトウェアを使用すると、多くのソースからデータを自動的に収集し、好みに合わせて配置できます。

その結果、あらゆるレポートを数分の一秒で作成できると同時に、すべての情報が正確でエラーがないことを確信できます。

特徴

#1.ウェブアクセス

インターネットが広く使用されているこの時代、ユーザーはどこからでもドキュメントにアクセスできる必要があります。インターネットの時代において、Web ベースのドキュメント自動化ソフトウェアは、ファイルやフォルダーへの迅速かつ簡単なアクセスを提供します。これは非常に重要です。これらには次のものが含まれます。

• モバイルデバイス経由でアクセスしてドキュメントを表示または編集します
• ドキュメントをクラウドに保存するには、クラウド ストレージを使用します。
• ファイル共有を通じて、フォルダーまたは個々のファイルを他のユーザーと共有します。

#2.ドラッグアンドドロップ

ドラッグ アンド ドロップは、あらゆるドキュメント自動化システムにとって不可欠な要素です。ファイルをある場所から別の場所にドラッグ アンド ドロップしたり、あるアプリケーションから別のアプリケーションにドラッグ アンド ドロップしたりすることもできます。

#3.文書検索

各ユーザーは多くのファイルを持っています。したがって、わずか数文字の検索語を使用して、それらをすばやく検索できる必要があります。文書自動化ソフトウェアは文書ストレージの整理に役立ち、必要なときに書類を簡単に取り出せるようになります。

文書検索機能を利用して、保存された資料を簡単に検索できます。

#4.ドキュメントのバージョン管理

バージョン管理は、ドキュメント自動化システムのもう 1 つの重要な機能です。バージョン管理のおかげで、ユーザーはドキュメントの以前のバージョンにアクセスして比較し、必要に応じて以前のバージョンにロールバックできます。

#5.ファイルのロック

ドキュメント自動化ソフトウェアの重要なコンポーネントはファイルのロックです。ロックしたファイルをロックした人が開くまで、ユーザーはロックされたファイルに変更を加えることはできません。

#6.統合されたビューアとエディタ

ドキュメントをダウンロードしたり、新しいウィンドウで開かなくても、埋め込みビューアを使用してドキュメントを表示および編集できるため、タブやプログラム間を移動する必要がなくなり、時間を節約できます。

他の人がファイルを調整していることをソフトウェアが認識すると、そのファイルをロックし、調整が完了するとロックを解除します。

＃7。評価と共有

ユーザーは、優れた文書自動化ソフトウェアを使用して、安全かつ便利に文書を共有できる必要があります。

また、ユーザーが所定のスケールを使用して各文書に数値を割り当てることを可能にする評価システムを備えている場合もあります。この評価方法は、どの文書が従業員に好評で、どの文書に変更が必要かを追跡するのに役立ちます。

#8.ファイルとフォルダーの権限

すべてのドキュメント自動化ソフトウェアには、ファイルとフォルダーの権限が含まれている必要があります。チームに編集権限を付与することで、チームが作業中の論文に対して何ができるかを管理できます。

#9.ドキュメントのリンク

ドキュメント、ファイル、またはその他のデータ ソースをリンクして、1 つの場所からアクセスできるようにするプロセスは、ドキュメント リンクと呼ばれます。

この機能を使用すると、ドキュメントをドキュメント自動化ソフトウェア内の他の関連レコードにリンクしたり、あるコピーから別のコピーにアクセスしたりすることができます。

＃10。スマートなコンテンツ管理

最良のシステムは、すべてのアカウントとデータ ソースにわたってシームレスに更新し、テンプレートを編集し、オーダーメイドのワークフローを構築し、正確性、コンプライアンス、ブランド基準を確保するルールを適用する必要があります。

さらに、一部のプラットフォームは、ユーザーが数百または数千のプレゼンテーション、声明、レポート、その他の種類の資料を一度に作成できるバッチ自動化機能を提供しており、販売者が特定の顧客セグメントを対象とした技術文書をオンデマンドで作成できるようにします。

利用可能な幅広いドキュメント自動化ソフトウェア オプションの中で迷子にならないように、最も人気のあるソリューションのリストとその主な機能の簡単な概要を作成しました。

ドキュパイロット

Docupilot は 、ユーザーフレンドリーで適応性のあるドキュメント自動化プログラムです。利用可能なデータとクリエイティブ テンプレートを使用してドキュメントを作成できます。組み込みのドキュメント ビルダーは、カスタマイズされたテンプレートを作成できます。

この自動化ソフトウェアを使用して作成した書類を、Dropbox、Zapier、Docusign などのサービスに電子メールで送信することもできます。

特徴

• 事前定義されたテンプレート: Docupilot には、企業が見積書、契約書、請求書、その他の文書を作成するために使用できる事前定義されたテンプレートが含まれています。
• 統合: CRM、フォーム、オンライン データベース、アンケート、HR は、ソフトウェアをリンクできるデータ ソースのほんの一部です。
• 安全: Docupilot を使用すると、ドキュメントをパスワードで保護し、暗号化できます。クライアントのプライバシーを常に保証し、切望されているクライアントの信頼を育むことができます。
• 自動ワークフロー: ビジネスで最も複雑なドキュメント ワークフローの一部は、Docupilot を使用して簡素化されます。ドキュメントを作成するたびにデータ入力プロセスを繰り返す必要がないため、プロセス全体がシンプルになります。

DocuPilot は、比較的安価なコストで利用しやすいという点で際立っています。

エアスレート

airSlate は 、フロー生成からプロセス分析まで、ドキュメント自動化のあらゆる段階を管理できるオールインワンのクラウド アプリケーションです。これはコード不要のユーティリティでもあります。

アプリを最大限に活用できれば、文書処理のマニュアル担当者を半分に減らすことができます。

特徴

• Flow Creator: Flow Creator のドラッグ アンド ドロップ ユーザー インターフェイスを使用すると、ドキュメント ワークフロー (UI) の視覚的な表現を作成できます。
• 電子署名: デジタル フォーム、アンケート、ドキュメント、コンテンツには、法的拘束力のある電子署名を簡単に追加できます。
• オンライン アンケート: オンライン アンケート機能を使用すると、公開アンケート、ベータ版アプリのテスト文書、アンケートを作成できます。
• ロボット プロセス オートメーション: コード文字列を 1 つも記述することなく、airSlate ボットを使用してプロセスを自動化できます。

さらに、airSlate には、ほとんどの分野向けの数千のドキュメント自動化テンプレートを含む広範なライブラリがあります。

パンダドック

PandaDoc を使用すると、ドキュメントの作成、編集、署名をすべて 1 か所で行うことができます。

電子署名ソフトウェア、自動提案書、販売およびマーケティング ツール、または安全な文書処理が必要な場合でも、PandaDoc はビジネス ファネルをスピードアップし、書類に瞬時に署名するために必要なツールを提供します。

多くのデジタル フロンティアにわたってシームレスなドキュメント管理エクスペリエンスを提供するために、PandaDoc は 30 を超えるアプリと簡単に統合でき、さらに増え続けています。

特徴

• ドロップ アンド ドラッグ: テンプレート機能ではなく、カテゴリに基づいてドキュメントにドラッグして配置するためのデフォルト オプションがユーザーに提供されます。
• デジタル署名: これは、ユーザーが紙を使わずに書類にデジタル署名できるため、最も重要な機能の 1 つです。
• ドキュメントの作成: ユーザーはここで希望するドキュメントを作成し、他のコンテンツを制御できます。これは、ビジネス契約、提案書、入札、その他の文書を作成する必要がある場合に最適です。
• アーカイブの記録: ドキュメントの作成が完了したら、アーカイブを分類して記録できます。

顧客は PandaDoc のテンプレートの柔軟性を気に入っています。消費者にとって役立つもう 1 つの優れた機能は、ドキュメントの追跡と分析です。

クローブ

Crove を使用すると、会社の書類をすべて設計および自動化できます。堅牢なドキュメント エディターを使用すると、すべてのドキュメントを自動化できます。ドキュメントを自動化するには、変数、論理条件、Excel の数式、電子署名を追加できます。

Crove 内でドキュメントの操作を一元化することで、不要なツールを使用する必要がなくなります。 Crove は、テンプレートのライブラリを内蔵しているため、単純なドキュメントの自動化を超えています。

特徴

• 計算: 数学の数式を使用して、ドキュメント内のフィールドに対して直接計算を実行します。
• フォーム: アンケートを作成し、質問を非表示または表示するロジックを含め、誰でも質問に回答してドキュメントを作成できるようにします。
• クイック プレビュー: アンケートに記入し、リアルタイムでドキュメントを確認します。
• フォームを投稿: パブリック URL にフォームを投稿します。リンクに設定した制限を遵守していれば、誰でもそれらを使用してドキュメントを作成できます。

無料のドキュメント自動化ソフトウェアを探している場合、Crove は理想的なツールになります。

文書化する

Documate は 、法的文書を組み立てるための使いやすいコード不要の文書自動化ソフトウェアです。

弁護士と技術者のグループは、当初、法律扶助慈善団体がクライアント向けのワークフローを作成するのを支援するために Documate を作成しました。

このソフトウェアは主に弁護士が使用します。ただし、どの企業でも Documate のシンプルな機能を使用して論文を開発できます。

特徴

• Web フォーム : ユーザーは、Word または PDF ドキュメントにデータを入力する独自の Web フォームをデザインできます。
• オンライン調査: ユーザーは調査を作成し、調査フォームのフィールドに接続するテンプレート ドキュメントを読み込みます。
• 埋め込み: プログラムの助けを借りて、ユーザーは入力から文書を生成したり、開発されたワークフローを配布したり、Web サイトに埋め込んだりすることもできます。

この文書自動化プラットフォームは、シンプルな UI を備えたコード不要のソリューションを求める専門家や弁護士に適しています。

テンプレート化

大企業は、このドキュメント自動化ソフトウェア Templafy を通じて、会社のコンテンツと資産を迅速に整理できます。

このシステムは文書作成を自動化することでエンドユーザーの効率を向上させると同時に、文書におけるブランドと法的準拠を保証します。

このプラットフォームは常に進化しており、今日のビジネスや組織で使用される絶えず進化する IT およびアプリケーション インフラストラクチャに適応できます。

特徴

• 権限ベースのシステム: マネージャーとコンプライアンス チームがすべての文書資産の品質管理を行うことができ、チーム メンバーが許可された情報のみを使用できるようにします。
• 統合: 従業員は、Microsoft Office および Google G Suite アプリケーションとリンクする Templafy の文書自動化ツールを利用して、ワープロ プログラム内で契約書、提案書、販売資料の作成を簡素化できます。
• 管理インターフェイス: 従業員は、オフィス テンプレート ファイルの一元配布を使用して、標準のドキュメント生成ツールにアクセスできます。

Templafy には少なくとも 50 人のユーザーが必要なため、大企業でも利用できます。

ExperLogix

ビジネス ユーザーは、 Experlogix の 包括的でありながら使いやすいドキュメント自動化ソフトウェアを利用して、ミッション クリティカルなドキュメント プロセスを合理化、改善、自動化できます。

特徴

• ドキュメント フロー : ビジュアル インターフェイスを使用すると、コーディングなしで条件付きロジックを使用するドキュメント フローをすばやく作成できます。
• テンプレートの設計: 動的なデータ駆動型のテンプレートを構築し、複雑なワークフローを設定するために必要なツールを提供します。
• デジタル データ収集: Experlogix スマート フォームは、ユーザーまたは顧客が電子的に情報を簡単に入力および送信できるようにする、柔軟な埋め込み型の Web ベースのデータ収集フォームです。
• 出力の管理: Document Services は、大量のドキュメント出力を処理するための非常に柔軟な自動化された方法を提供します。

Experlogix の Content Manager は、PDF フォームやドキュメント、ロゴ、画像、マルチメディア コンテンツなどのデジタル資産の管理、保存、取得を簡単かつ迅速に行うことができる、安全で整理されたリポジトリです。

最後の言葉

ドキュメント自動化ソフトウェアを使うのは簡単です。同様のドキュメントの作成を自動化することで、会社はエラーを減らし、コストを節約し、面倒で不快な作業を排除できる可能性があります。

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