ホーム ビジネス コラボレーション 作業範囲 (SoW) の書き方 [+ 3 つのテンプレート]

作業範囲 (SoW) の書き方 [+ 3 つのテンプレート]


作業範囲文書は、プロジェクト内での推測やコミュニケーションの誤りを回避し、外部クライアントと共同作業するときにプロジェクトを順調に進めるのに役立ちます。

今日のビジネスは、プロジェクトを完了する前に複数の関係者と協力します。このような共同作業には、企業には専門的な文書が必要です。そのため、協力する外部関係者が合意された仕様に従ってプロジェクトの成果物を納品しない場合に、後でそれを参照することができます。

そのようなビジネス文書の 1 つが「業務範囲」です。他の人からプロジェクトを引き受けたり、サードパーティと共同作業したりするときは常に、これが必要になります。

読み続けて、明確でわかりやすい言語で作業範囲の文書を書く方法を学びましょう。また、さまざまなタイプの作業範囲テンプレートとフォームベースのビルダーを提供するオンライン リソースも調べます。

導入

作業範囲 (Scope of work)、別名 SoW ドキュメントは、プロジェクトの基礎に関する詳細情報が記述された文書です。また、多くの人は、これを自分自身と、代理店、サービスプロバイダー、下請け業者などのプロジェクトの他の利害関係者との間の書面による契約であると考えています。

この文書では通常、プロジェクトの各タスクまたはフェーズがどのように完了するか、成果物、期待される結果、支払いスケジュール、およびプロセスが説明されます。これを使用すると、フリーランサーやチームは、関係者がプロジェクトに何を期待できるかを明確かつ簡潔に述べることができます。

誤解がある場合に備えて、これはすべての関係者にとって頼りになるオプションとして機能します。そこから、プロジェクトを双方にとってうまく機能させるために何をする必要があるのか​​が全員にわかります。 SoW ドキュメントは、効果的なコミュニケーションの素晴らしい方法でもあります。これが欠けていると、プロジェクトやクライアントと関係者の関係が破綻する可能性があります。

必須コンポーネント

プロジェクトの種類や業界に応じて、ドキュメントは異なります。ただし、これらは透明性を確保するためにほぼすべての SoW に含める必要がある共通の要素です。

重要な情報

作業範囲の重要な情報
作業範囲の重要な情報

すべての SoW ドキュメントには、読者がプロジェクトの内容をすぐに理解できるように、プロジェクトの基本的な詳細を含める必要があります。プロジェクト名、作成者名、クライアント名、日付、その他の重要な情報を含めます。

プロジェクトの目的

SoW にプロジェクトの簡単な説明を追加すると、常に役に立ちます。プロジェクトの背景、目的、問題の説明、関係者を簡潔に含めるようにしてください。

商品・サービスの説明一覧

さて、この文書の最も重要な部分、つまりプロジェクトのフレームワーク内で提供または実行する商品とサービスについて説明します。

成果物を小さな塊に分割し、タスクとサブタスクとしてリストすることをお勧めします。フリーランス プロジェクトであっても、チーム プロジェクトであっても、タスクを完了予定日とともに表に示し、人々に連絡します。

プロジェクトの成果物

すべての SoW ドキュメントに必要なわけではありませんが、プロジェクト終了後にクライアントが何を得るのかについて言及しておくと有益です。したがって、彼らはあなたとあなたのチームに何を期待すべきかを知るでしょう。

プロジェクト時間

すべてのプロジェクトにおいて時間は重要な役割を果たします。したがって、完了時間を含める必要があります。いつ作業を開始し、いつ完了するかを言及します。また、その過程で達成したいマイルストーンや成果についても忘れずに言及してください。

範囲外のリスト

SoW ドキュメントの別のオプションのコンポーネントは、SoW ドキュメントを次のレベルに引き上げます。このセクションには、プロジェクトに含めないが、クライアントがそうすることを期待している可能性があるものをすべて含めます。そうすることで物事が明確になり、誤解を避けることができます。

変更のプロトコル

プロジェクトを開始する前に SoW を作成すると、後でこのドキュメントで言及するプロジェクトの範囲を変更する必要が生じる可能性があります。このため、変更を加えることができるプロトコルを追加する必要があります。

支払い条件

すべての有料プロジェクトには、プロジェクトの経費と支払い方法を説明するセクションが含まれている必要があります。プロジェクトで物品、労働力、インフラストラクチャ、またはその他の間接費に資金を投資する必要がある場合は、このセクションに含めてください。また、支払スケジュール、マイルストーン支払い、その他の詳細についても SoW 文書に記載します。

利用規約

このセクションには、プロジェクトのすべての利用規約を含める必要があります。ここでは、SoW で使用される用語や、以前に明確にしていない条件について説明することもできます。

承諾

最後に、これを法的強制力のある契約に変えるこのセクションを追加します。ここには、クライアントの署名を含め、他の関係者の署名のためのスペースを提供します。

使用例

作業範囲 (SoW) の使用例
作業範囲 (SoW) の使用例

クライアントとアウトソーシング当事者間のプロジェクト委託契約は、SoW 文書を通じて行われる必要があります。 Word ドキュメントとそのテンプレートの範囲に関する実際の使用例を以下に示します。

#1.建築工事の建築

ビジネスや個人の建物の建築作業には多くの費用、リスク、時間の投資がかかるため、ほとんどの建築会社が使用している標準の SoW 文書を使用する必要があります。

以下のテンプレートは、プロジェクト定義、クライアントとプロジェクトの情報、アーキテクトの選択プロセス、プロジェクトのタイムライン、承認要件、一般目標などの重要なコンポーネントをすべて含む標準化された SoW 文書です。

ダウンロード:無料の建築作品テンプレートMS Word/Google Docs

#2.内外装リフォーム

さまざまな室内装飾代理店や請負業者がこの SoW 文書を使用して、個人または企業プロジェクトの改修契約を締結します。この分野への新規参入者で、テンプレートの作成方法がわからない場合は、テンプレートを使用できます。

次の SoW 文書テンプレートは、商業用建物または住宅用建物の改修に関する米国のゼネコンのニーズに従って作成されました。これには、改修工事の「範囲内」のコンテンツがすべて含まれています。ただし、取り組んでいるプロジェクトに応じて、さらに追加したり、一部を削除したりすることができます。

ダウンロード:改修工事テンプレート (無料) MS Word/Google Docs

#3.住宅および商業の造園プロジェクト

造園プロジェクトには、プロの技の披露だけでなく、水仕事も多く含まれます。 SoW ドキュメントは、あなたの創造性とデザインの好みを披露して、委託側が代理店を雇うための確実なポイントをさらに獲得できるチャンスです。

この造園作品 SoW テンプレートは、ブランド ロゴ、ブランド カラー パレット、アイコン、作品例を配置できる画像ブロックで構成されています。追加のコンテンツを書き込むために使用できる追加の空白ページがあります。ページごとに、造園画像の例を変更できます。

ダウンロード:無料の造園 SoW テンプレートMS Word/Google Docs

#4.ソーシャルメディアマーケティング

企業のソーシャル メディア広告やマーケティング キャンペーンを支援すると儲かります。さまざまなフリーランサーやデジタル マーケティング代理店がこれに取り組んでいます。あなたもこの分野に携わっているのであれば、SoW ドキュメントは長期的には役に立ちます。

代理店やフリーランサーが商業的に使用できる、整理され、鮮明でプロフェッショナルなソーシャル メディア マーケティング SoW テンプレートを以下に示します。これには、クライアントの詳細、プロジェクトの説明、キャンペーンの詳細、主要な成果物、キャンペーン表などの必須の SoW ドキュメントコンポーネントが含まれています。

ダウンロード:無料のソーシャル メディア マーケティング SoW テンプレートMS Word/Google Docs

#5.政府との契約

SoW 文書は、連邦、州、地方自治体、および郡から受け取る可能性のある契約作業に非常に必要です。また、政府との契約範囲に関する文書は、内容と範囲が最も精緻であることがわかります。

ここでは、政府契約プロジェクト用の SoW テンプレートの例を示します。代理店のロゴや、組織名、プロジェクト名、作成者の詳細、プロジェクトの背景と目的、プロジェクトの説明、タイムテーブル/スケジュール、ベンダーのコスト提案などのその他の SoW コンテンツを追加できます。

関心のある政府契約プロジェクトに応じて、コンテンツを追加または除外する必要がある場合があります。最終草案を提出する前に、SoW ドキュメント形式のプロジェクト要件を確認してください。

ダウンロード:無料の政府契約書 SoW テンプレートMS Word/Google Docs

SOW 文書を書くためのやるべきこと ✔

  • 仕事、支払い、リソース、期限、マイルストーンなどに関する明確な詳細を含めます。
  • 期待する最終製品やサービスの写真、グラフ、チャート、表などの視覚要素を追加します。
  • ドキュメントにビジネス専門用語が含まれている場合は、プロジェクトを委託する前に、あなたと署名者がそれらを定義していることを確認してください。
  • 時期に依存する多くの複雑な成果物を伴う長期プロジェクトの場合は、毎月または四半期ごとのSoW レビューのスケジュールを含めます。
  • この文書には、プロジェクトの成功の定義も含まれている必要があります。プロジェクトが完了すると、クライアントは成功の定義を簡単にレビューでき、不必要なレビューややり直しの余地はなくなります。
  • SoW は明確、簡潔、簡潔にしてください。文書を長くするために不必要なフィラーを使用しないでください。
  • 外部および内部の関係者と協力して文書の草案を作成する必要があります。たとえば、内部関係者はプロジェクト チームとなり、外部関係者はクライアントとサードパーティ ベンダーになります。
  • クライアントがサービス料金を支払わない限り、Web サイト開発後のホスティング、アプリ開発後のアプリ公開など、プロジェクトには付随しない密接に関連したサービスについても言及します

それでは、作業範囲 (SOW) 文書を作成する際の禁止事項に移りましょう。

SOW ドキュメントを書いてはいけないこと ❌

  • SoW ドキュメントを作成する際には、遠慮せずに関連プロジェクトのテンプレートとサンプルを使用してください。時間と労力を節約できます。
  • 下請け業者、ベンダー、その他の第三者が利益を得るために利用し、あなたに金銭的損害を与える可能性があるあいまいな内容を文書に含めないでください。
  • 作業範囲文書の作成プロセスを急がないでください。共同作業者と話し合い、すべての定義、マイルストーン、制限、予算などを含めてドキュメントを綿密に計画します。
  • プロジェクトの成果物の「範囲外」と「範囲内」を明確に説明することを忘れないでください
  • プロジェクトで特定の専門トレーニング期間が必要な場合は、費用とともにそれを文書に忘れずに含めてください。
  • 一部の SoW 文書には、プロジェクトの完了を宣言するためにクライアントが成果物を監査する方法に関する段階的なワークフローが欠けています。この間違いを犯さないように注意してください。試運転条件に従ってプロジェクトが完了したことを定義する、事前承認された手順を含めます
  • 長期的なプロジェクトでは、転用、範囲の変更、成果物の変更などが必要になる場合があります。SoW 文書でそのような可能性について言及することを忘れないでください。

さらに、SOW ドキュメントの無料テンプレート リソースをチェックしてください。

無料のテンプレート リソース

スマートシート

Smartsheet の作業範囲テンプレート
Smartsheet の作業範囲テンプレート

Smartsheetでは、ユーザーは個人使用のためのさまざまな無料の作業範囲テンプレートを見つけることができます。ここでは、Adobe PDF、Microsoft Word、Microsoft Excel、Google Docs、Google Sheets でテンプレートを利用できます。

デジタル マーケティング、商業建設、ソフトウェア開発、インテリア デザイン、Web デザイン、改造などは、このプラットフォームのテンプレートを使用できる人気のある業界です。

テンプレートのアーカイブ

テンプレートアーカイブの作業範囲
テンプレートアーカイブの作業範囲

Template Archive は、作業範囲の文書を作成するための無料リソースを見つけることができるもう 1 つの Web サイトです。テンプレートにはさまざまなデザインと形式があるため、ブランドやプロジェクトに応じて選択できます。さらに、これらを簡単にダウンロードして編集して、独自の SoW ドキュメントを作成することができます。

フォームスウィフト

FormSwiftの業務範囲
FormSwiftの業務範囲

FormSwift を使用すると、次のプロジェクト提案の作業範囲文書を 2 つの方法で作成できます。まず、Web サイトから Microsoft Word または Adob​​e PDF の汎用テンプレートをダウンロードします。次に、空白を埋めてカスタム SoW ドキュメントを作成できます。

次に、ガイド付き SoW ビルダーを使用して、関連する詳細を入力すると、ビルダーがドキュメントの作成を続けます。このプラットフォームでオンラインでドキュメントを作成するには約 20 分かかります。

最後の言葉

これで、作業文書の範囲、その構成要素、クライアントに気に入られるプロフェッショナルな SoW 文書を作成するための注意事項がわかりました。さらに、SoW ドキュメントを使用できるいくつかのユースケースも発見しました。

さらに役立つように、この記事ではオンラインの作業範囲のドキュメント ビルダーとテンプレート ライブラリについて概説しました。上記のプラットフォームのいずれかを使用して、ステップバイステップのガイドに従うか、テンプレートをダウンロードしてカスタマイズすることで、SoW ドキュメントをオンラインで作成できます。

作業範囲や作業指示書などの文書に電子署名するための主要なツールにも興味があるかもしれません。

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