仕事に優先順位を付けるのは非常に簡単なことのように思えるかもしれません。クライアントが緊急だと言うものを完了するだけです。しかし、これはタスクの優先順位付けやビジネス プロジェクトにおけるプロフェッショナルな方法ではありません。特定のタスクを強調する裏には、多くの科学が存在します。この科学は、プロジェクトの優先順位付けマトリックスとして知られています。
ビジネスを成長させ、ライバルに勝つには、優れたコンセプト、熟練したチーム、高度なツールだけでは不十分です。アプリの開発でも、消費財の生産でも、高品質のタスクを実行する必要があります。
チームが規律を保ち、タスクの割り当て、完了、別のタスクの開始という科学的な方法に従っている場合にのみ、実行において優れた品質を達成することができます。優先順位付けマトリックスは、プロジェクトのタスクを合理化し、貴重なタスクをより迅速に計画的に実行することで、より多くのことをより短い時間で完了できるようにするツールの 1 つです。
プロジェクトの優先順位付けマトリックス、メリット、使用例、優先順位付けマトリックスのテンプレートについては、この記事を読み続けてください。
優先順位付けマトリックスとは何ですか?
優先度マトリックスはプロジェクト タスク分析ツールであり、主に他のビジネス プロセス管理ツールとともに使用されます。また、特定の基準を使用して選択肢を評価し、ビジネスマンがどこに焦点を当てるべきかを決定するためのシックス シグマ手法とも使用されます。
プロジェクトが単純なタスクであっても、何年もかかる複雑なタスクであっても、このツールは両方のシナリオに使用できます。さらに、これは単なる企業向けのタスク優先順位付けツールではありません。フリーランサー、個人起業家、専門家も、仕事または個人的な理由でこのツールを使用できます。

場合によっては、プロジェクトの関係者がどのタスクを優先すべきかを決定する際にボトルネックになることがあります。このような問題を解決するには、優先度マトリックスが、適切な価値と緊急性を備えた適切なタスクを選択するための科学的根拠として機能します。
優先順位付けマトリックスは、プロジェクトの複雑さと評価基準に応じてさまざまな形式をとることができます。たとえば、「コスト」に対して「価値」をプロットした 2X2 グリッド象限のような単純なものもあります。逆に、優先順位マトリックスとシックス シグマ手法を融合すると、設計と実行が非常に複雑になるものもあります。
シックス シグマ優先順位付けマトリックス
シックス シグマ管理方法論は、優先度マトリックス ツールがなければ不完全です。シックス シグマはギャップ分析、継続的なプロセス改善、無駄の排除を目的としているため、優先順位マトリックスはこの管理アプローチに完全に適合します。
このプロセスでは、優先順位付けマトリックスが複数 (少なくとも 2 つ) のデータセットを比較し、重み付けされた基準を使用してタスクを優先順位付けします。シックス シグマ優先度マトリックスは複数のデータセットを評価するため、最終的なツールは単なる 2X2 象限以上のものになります。
内容は以下のとおりです。
- グラフ上部の列ヘッダーとして変数を出力します。
- 左側のパネルの行として変数を入力します。
- テーブルの右端にある加重スコア、パーセンテージ、ランク、およびステータス
- 計算された加重スコアが列ヘッダーの下部に表示されます。

プロジェクト タスクの優先順位付けに絶対シックス シグマ方式を使用すると、論理的に適切な決定を下すことができます。また、シックスシグマを使用する場合、すべての関係者が合意に達することができます。
一流のビジネス コンサルタント、戦略開発者、著者であるリン ハンブルトン氏によると、シックス シグマの優先順位付けマトリックスには 3 つの異なるタイプがある可能性があります。著者は、著書 『シックス シグマ成長の手法、ツール、ベスト プラクティスの宝箱』 の中で次のように述べています。
#1. スコアの高い変数がより重要な場合は、コンセンサス基準を選択する必要があります。すべてのチームメンバーの入力を考慮して、数値スコアを含むコンセンサスベースのモデルを生成します。
#2. 組み合わせマトリックスは、優先順位マトリックスであるだけでなく、原因と結果のグラフでもあります。このメソッドは、すべての変数が他の変数に及ぼす影響を計算します。
#3. Full Analytical Criteria は、最も複雑な Sig Sigma の優先順位付けツールで、主にプロジェクト ポートフォリオ マネージャーが複数のプロジェクトと、それらのビジネス収益モデルおよび顧客関係への影響を評価するために使用されます。
優先順位付けマトリックスの利点
#1. 優先順位マトリックス ツールを使用すると、重要性と価値に応じて多数のタスクを整理することが簡単になります。大規模なプロジェクトのすべてのタスクを覚えておくのは簡単ではないため、このツールを使用しないと、重要な項目と重要でない項目を区別するのが推測になってしまう可能性があります。
#2. 他のソフトウェアとは異なり、このツールはカスタマイズ可能です。プロジェクト中、チーム全体が一緒に座って、タスクに応じて変数を追加したり、変数を削除したりできます。したがって、さまざまな種類の優先度マトリックスが存在します。

#3. 既存のプロジェクトの優先順位付けマトリックスを新しいプロジェクトに使用できます。このツールのテンプレートを作成し、プロジェクトが変更されたときに重み、基準、変数、タスクなどを更新するだけです。
#4. このツールは、テクノロジーに詳しくない人も含め、チームメイト全員が簡単に理解できます。 To Do リスト、スコア、基準を入力するだけです。残りの作業はツールが行います。
#5. このツールは客観性を中心に機能するため、企業は手作業に伴う個性の重荷を失うことができます。
#6. プロジェクト マネージャーとオーナーは、このツールを使用することで、自分のタスクを効果的に部下に委任し、割り当てられた従業員の活用を最大限に高めることができます。
優先順位付けマトリックスを使用する場合
次の場合にこのツールを信頼できます。
- 複雑なタスク、チケット、またはこれらの項目を評価する必要がある複数の変数を伴う問題に優先順位を付けます。
- 入力データを評価してバグ、チケット、タスク、プロジェクトなどをランク付けし、ランクを割り当てます。
- タイムリーに完了することを目的として、ビジネスまたは個人のプロジェクトタスクを合理的な方法でスケジュール設定します。
- プロジェクトの主要な重点領域を視覚化する 1 ページのドキュメントの草案。
- プロジェクトのスケジュールを不安定にすることなく、チームメンバーにタスクを適切に委任します。
- プロジェクト チーム内での共同作業を促進します。
このツールが誰に役立つのか疑問に思っている場合は、次のようにします。

- 事務作業や家事を行う在宅勤務者。
- フリーランサーや請負業者は、自分のプロジェクトを評価し、それに応じてタスクを完了する必要があります。
- 零細企業、中小企業、大企業は、ビジネス価値に基づいてプロジェクトを評価します。
- 複数のプロジェクトおよびプロジェクト チームを監督するプロジェクト マネージャー。
優先順位付けマトリックスの使用方法
このツールを効果的に使用したい場合は、優先度マトリックスの象限を完全に理解する必要があります。
象限 1
- 価値の高いタスクは少ない労力で済みますが、その影響は他のタスクよりも大きくなります。
- この四角形のタスクは緊急かつ重要であるため、できるだけ早く完了してください。
第 2 象限
- 大きなプロジェクトではより多くの労力が必要となり、その結果として得られる影響も大きくなります。
- ほとんどの場合、これらのタスクには期限がありません。
- これらのプロジェクトには適切なマイルストーンを設定し、定期的にマイルストーンを達成する必要があります。
第 3 象限
- これらは多くの場合、労力も影響も少ないタスクです。
- 可能な限り、これらのタスクを部下や同僚に委任してください。
第 4 象限
- これらのタスクはビジネスの投資収益率 (ROI) にはあまり貢献しませんが、多大な労力を必要とします。
- これらのタスクは、他の象限よりも後で完了する必要があります。
- ビジネス プロセスを即興で変更して、そのようなタスクを完全に排除することもできます。

象限を理解したら、次は優先度マトリックスを使用します。
#1. 変数と選択した基準に従って重み付けされるので、マトリックスからプロジェクトまたはタスクを選択します。
#2. マトリックスから選択された項目は、自動的にあなたのビジネスにとって真の価値を持つものになります。ただし、経済的損失を避けるために再確認してください。
#3. タスクのランキングに従って、優先順位マトリックスから次のタスクを選択します。このツールは、プロジェクト スケジュール アプリケーションとして簡単に機能します。
#4. ソフトウェアまたは優先順位付けマトリックス テンプレートを使用して、優先順位付けマトリックス ファイルを保守するようにしてください。関係者は仕事の優先順位をすぐに確認できます。さらに、将来的にテンプレートを再利用することもできます。
優先順位付けマトリックスのベスト プラクティス
#1. プロジェクト所有者、マネージャー、チームメンバー、エンドユーザーによる適切なブレーンストーミングセッションを通じて、タスクまたは問題のランク付け基準を選択します。
#2. 分析階層プロセス (AHP) を使用して、関係者間で明確かつ強力な合意を形成します。次に、誰もが信頼できる加重基準を設定します。
#3. 採点プロセスは高度に協力的である必要があります。オンライン フォームやホワイトボードなどのさまざまなツールを使用して、優先順位マトリックスに関する主観的な判断について合意に達することができます。
ここで、優先順位マトリックスを作成するのに役立ついくつかのツールとテンプレートを見てみましょう。
スマートシート
Smartsheet は 、世界的に評価されているワークスペースおよびプロジェクト管理ツールであり、さまざまな規模の企業が機敏に使用して成功を収めています。職場でこのクラウドベースのアプリのサブスクリプションがすでにある場合は、そのプロジェクト管理ソリューション センターを使用して、使いやすい製品優先順位付けボードを簡単に作成できます。

Smartsheet アプリのソリューション センターにアクセスすると、財務と会計、クライアントと顧客、人事などのさまざまなプロジェクト ボードが表示されます。製品開発グループ内で、必要な優先順位付けマトリックスが見つかるはずです。
Smartsheet のサブスクリプションを使用していない場合、または試用プランを試したくない場合でも、心配する必要はありません。 Smartsheet には、適切と思われる理由を問わず、誰でもダウンロードして使用できる基本的な優先順位付けマトリックスも提供されています。この公式 Smartsheet テンプレート ライブラリ ポータルにアクセスしてください。 Excel、PDF、または Word ファイル形式でダウンロードできる 2 ~ 3 つのテンプレートが提供されます。
Miro の優先順位マトリックス
Miro は 、ホワイトボード、ハイブリッド ワークスペース、リモート会議、フローチャートの描画、プロジェクト計画などの複数のビジネス アプリを 1 か所にまとめた、もう 1 つの信頼性の高いソリューションです。さらに、さまざまな時間とプロジェクトの管理のための高品質のリポジトリです。マインド マップ、カンバン ボード、サービス ブループリント、優先順位マトリックスなどのテンプレート。
テンプレート ライブラリにアクセスして「優先順位」を検索すると、2X2、3X3、RICE (リーチ、インパクト、信頼性、労力) の優先順位付け方法テンプレートなどの実用的な優先順位マトリックス テンプレートが見つかります。

これらのテンプレートは Miro アートボード内でカスタマイズする必要があります。 Smartsheet とは異なり、テンプレートをダウンロードして Excel ワークブックで使用することはできません。代わりに、JPEG、PDF、CSV、JIRA 互換ファイルなどのさまざまな共有可能な形式でボードをエクスポートできます。
それだけではありません! Miro は、プロジェクト計画やブレインストーミングにおけるオンライン コラボレーションで高く評価されています。したがって、Miro 優先度マトリックス テンプレートには、投票、プレゼンテーション モード、リアルタイムのメモ取り、チャット、ビデオ チャット、オンライン ボード共有などの接続ツールのホストが用意されています。
アイゼンハワー マトリックス テンプレート: Evernote
Evernote は主要なメモアプリの 1 つであり、文書の同期、文書のスキャン、カレンダー スケジュールの整理、タスクの効率化などの機能を備えています。これまでに説明した他のツールと同様に、Evernote はビジネスや家庭向けのテンプレートも多数提供しています。 、私生活、そして仕事の目的。そのようなテンプレートの 1 つがアイゼンハワー マトリックスです。

アイゼンハワー マトリックスは、優先順位付けマトリックスに似ており、最も重要なタスクに優先順位を付けるためにビジネス プロセスで長い間使用されてきました。これは単純に 2X2 の象限であり、職務のランク、重要性、緊急性に基づいて職務をランク付けします。
たとえば、左側の列には、「緊急 + 重要」という 2 つの積み重ねられた列ヘッダーが含まれており、その下には「緊急 + 重要ではない」という列ヘッダーが含まれています。ここで、右側の列には、「重要 + 緊急ではない」と「重要ではない + 緊急ではない」という 2 つの垂直列ヘッダーが積み重ねられています。
Evernote アプリのテンプレートは、試用版または有料サブスクリプションを通じてカスタマイズできます。
Google Workspace の優先順位マトリックス
組織コードまたはビジネス アプリの使用ポリシーにより、Google Workspace エコシステム内での利用が制限されている場合は、prioritymatrix.com が開発した Priority Matrix を試す必要があります。これは、Google Cloud アプリ エンジンなどの Google のリソースを使用して開発された専用の Google Workspace Marketplace アプリです。
直感的なユーザー インターフェイス (UI) は、優先順位付けのためのフレームワークを提供します。共同プロジェクト ビューを使用してチームの優先順位を伝えることもできます。その注目すべき機能のいくつかは次のとおりです。
- タスクの委任
- タスク管理
- 複数のプロジェクトの管理
- Gmail、Google ドライブ、Google ドキュメントなどと統合します。
- 高度なフィルタリングによるタスクの並べ替え
一言で言えば、このツールはあなたとあなたのチームが適切なタスクに集中できるように支援します。ただし、これはサブスクリプションベースのアプリです。無料トライアルが終了したら、ツールを引き続き使用するにはサブスクリプション ライセンスを購入する必要があります。
結論
ここまでは、優先順位付けマトリックスが意思決定のための一般的な時間管理ツールであることを学びました。多くの単純なプロジェクトと複雑なプロジェクトでは、このツールを利用して、どのタスクにすぐに焦点を当てる必要があるか、どのタスクを後で実行するために取っておくことができるかを科学的に決定します。
この技術の背後にある概念と科学はしっかりしています。これにより、チームはプロジェクトの目標に合わせてタスクを最大限に調整することができます。それを正当化するために、このツールは加重スコアリングを使用してタスクをランク付けします。ただし、次の理由により、優先順位マトリックスの利用が不十分になる可能性があります。
- ツールを適用するための適切な基準を学ぶ
- クライアントと話し合って、これらの基準を正しく比較検討する
- リアルタイムの共同作業と共同作業の習慣
- ほとんどのプロジェクトで機能する完璧なテンプレートを作成する
この記事で説明した概念と無料の優先順位付けマトリックス ツールを使用すると、ソロ プロジェクトやチーム プロジェクトでこれを実装してみるのがはるかに簡単になります。
ビジネスの成長を促進する可能性のある最高のプロセス管理ソフトウェアにも興味があるかもしれません。