情報に基づいた意思決定を行うための 8 つの究極の影響力マトリックス テンプレート

プロジェクトの管理と物事の優先順位付けが複雑になりすぎていませんか?どのような作業にどのような注意とエネルギーが必要かを理解するのに役立つ方法があれば、どんなに素晴らしいでしょう。

そこで、影響力マトリクスまたは 2×2 マトリクスが登場します。これは、優先順位付けを簡素化し、チームや個人が目標を再確認し、作業を開始するための実行可能なステップを特定するのに役立つツールです。

簡単なインパクト エフォート マトリックス テンプレートを探している場合は、この記事が優れた入門書となります。その前に、インパクト エフォート マトリックスの基本を理解してもらいましょう。

インパクトエフォートマトリックスとは何ですか?

インパクト エフォート マトリックスまたは 2×2 マトリックスは、企業や個人がタスクに効果的に優先順位を付けるために使用するツールにすぎません。優先順位付けは、タスクに必要な労力を分析し、それが与える影響と比較することによって行われます。

ほとんどの場合、インパクト エフォート マトリックスはチームとのブレインストーミングによって作成されます。これにより、チーム メンバー全員のタスクとプロジェクトの合計数を特​​定できるようになります。そうすれば、それらのタスクの重要性と緊急性を把握できます。

この演習では、最小限の労力で最大の効果を達成するために実行する必要があるタスクの順序を特定できます。

通常、労力が最も少なく効果が最も高いタスクは、集中する必要があるタスクです。ただし、労力も影響も少ないタスクが無駄だと言っているわけではありません。場合によっては、それらも何らかの形で役立つことがあります。

インパクトエフォートマトリックスの 4 つの象限

インパクトエフォートマトリックスの 4 つの象限は次のとおりです。

これら 4 つのブロックは、X 軸に インパクト 、Y 軸に エフォートを 設定することによって分離されます。それぞれのブロックは次のとおりです。

#1.早い成果 – 少ない労力と大きな効果

このブロックには、簡単または迅速に実行できるものの、会社や仕事に大きな影響を与えるすべてのタスクが含まれます。このブロック内のタスクの優先度が最も高くなります。

#2.主要プロジェクト – 多大な労力と大きな効果

このブロックには、多大な労力を必要とし、多大な影響を与えるすべてのタスクが含まれます。これらは会社の長期的な目標と考えられており、かなり高い優先度を持っています。

#3.フィルイン – 労力と影響が少ない

このブロックには、簡単に実行できるものの、十分な効果が得られないすべてのタスクが含まれています。したがって、このブロックの下にあるタスクは最大の優先順位ではありません。

ただし、余った時間や生産性が低いときに、これらのタスクを邪魔にならないようにするために、これらのタスクを実行することはできます。

#4.感謝のないタスク – 多大な労力と低影響

このブロックには、多くの時間と労力がかかるものの、十分な効果が得られないすべてのタスクが含まれています。これらのタスクは非常に不必要なので、他のすべてのタスクを実行する必要がある場合は、未実行のままにしておく必要があります。

インパクトエフォートマトリックスをいつ使用するか?

インパクトエフォートマトリックスは、あなたまたはあなたのチームが広範囲にわたる潜在的な利益を伴う複数のプロジェクトやタスクを抱えている場合には常に取り組む必要があります。

また、最適な行動方針やどこから始めるべきか迷ったときにも必要になります。

場合によっては、2×2 マトリックスがワークフローを整理してすっきりさせるのに役立つこともあります。

通常、新興企業や小規模な組織では、非常に少人数のグループで行う必要があるさまざまな作業が大量にあります。このような混沌とした構造では、多くのアイデアやプロジェクトが妨げられる可能性があります。したがって、マトリックスはその混乱を整理し、組織を運営することができます。

ここでは、インパクト エフォート マトリックスがあなたとあなたのチームにもたらす驚くべき利点のリストを示します。

インパクトエフォートマトリックスの利点

#1. 全員が最新情報を入手して同期できるようにする

実際、インパクト エフォート マトリックスの最大の利点は、目標に向かって全員が同じ認識を持てるようになることです。チームは、インパクト エフォート マトリックス テンプレートを使用して、作業を整理する別の層を追加することもできます。

#2. リソースとその割り当てを最適化する

どのタスクをいつ実行する必要があるかがわかっていれば、リソースを管理し、適切に割り当てることができます。したがって、重要なリソースは優先タスクのために確保されます。

#3. 一連の作業タスクを作成し、タスクに優先順位を付けます

インパクト エフォート マトリックスは、優先順位に基づいて整理された一連のアクション/タスクを作成するのに役立ちます。これにより、チームがたどる直線的なパスが作成されます。

#4. チームを会社の目標に合わせて調整する

このマトリックスでは、優先タスクを見つけるだけでなく、タスクに優先順位を付ける必要がある理由も説明されています。したがって、チームはその背後にある目標を理解し、ひいては会社の目標も理解します。

#5. 時間を節約し、ワークフローの効率を最大化する

マトリックスを使用すると、影響が少ないのに時間がかかりすぎることに時間を費やすことを避けることができます。そのため、ワークフローはより時間に敏感になり、作業効率が向上します。

インパクト エフォート マトリックスは簡単そうに見えますが、この実践の利点と有用性を最大化するためにできることがまだいくつかあります。

インパクトエフォートマトリックスを促進するためのヒント

#1. マトリックスの明確な目標を定義する

すべての物事の 理由は どこでも重要です。マトリックスについても同様にそれを見つけてください。マトリックスを作成する明確な目的と理由があれば、この実践を正しく実行するための正確な方向性が得られます。

#2. チームメイトとすべてのアクティビティとタスクについてブレインストーミングを行う

ブレーンストーミングを行うと、常に物事について全体的な議論が可能になります。チームメイトと一緒にそうすることで、マトリックスに異なる視点がもたらされ、全員を念頭に置いてタスクに優先順位を付けることができます。

#3. マトリックスの作成後にプロセスの確固たる行動計画を作成する

インパクトエフォートマトリックスを作成するだけでは、物事を成し遂げることはできません。実際には、しっかりとした行動計画を立ててそれを実行するだけで効果が得られます。したがって、スムーズなワークフローを実現するために、すべてのタスクとその順序についての計画を必ず立ててください。

#4. チーム内でのコミュニケーションを密にし、タスクの報告を行う

作業が開始されたら、順序や優先順位が十分に正確であったかどうかをチームと積極的にコミュニケーションする必要があります。

改善の余地がある場合は、次回別のインパクト エフォート マトリックスを作成するときに備えて、どのように調整したかについてのレポートを必ず作成してください。

インパクトエフォートマトリックスについて知っておくべきことはこれですべてでした。それでは、作業を楽にするインパクトエフォートマトリックスのテンプレートをいくつか見てみましょう。

ミロ

Miro は 、チームや個人が計画や整理のためにチャート、表、地図などを作成できるように設計された素晴らしいツールです。

このテンプレートを使用しているときに、次のことがわかりました。

• 設計面は非常に使いやすく、これらの設計テンプレートを変更するための基本的な知識があれば誰でもこのツールを使用できます。
• インパクトエフォートマトリックステンプレートがどのように機能するかを説明する支援はあまりないので、初心者はそれが何であり、どのように行われるかを調べる必要があるかもしれません。
• 最初のデザインを開始するときに、このツールは Miro などのデザイン ツールの使用経験を尋ねるため、デザインの点で初心者に優しいものになっています。

Miro はフリーミアム ツールなので、無料でテンプレートを作成できます。ただし、アップグレードして、無制限のプロジェクト、複数のチーム メンバーとのコラボレーションなどのプレミアム機能にアクセスすることもできます。

ルシッドスパーク

Lucidspark は 、生産性と仕事関連のタスクのために特別に作成されたもう 1 つの設計ツールです。シンプルなUIとテンプレートの作成・編集が簡単にできるのが特徴です。

Lucidspark インパクト エフォート マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• UI は簡単で高速です。ボックスにプロジェクトを追加することで、マトリックスをすばやく作成できます。
• テンプレートは基本的なデザインですが、画像を追加したり、色やフォントを変更して独自のテンプレートにすることができます
• 4 つの象限の基本レイアウトは、さまざまなレベルの労力と影響を伴うタスクを特徴付けるように作成されており、タスクを 1 つのブロックの下に定義するだけでなく、それに応じてシフトすることもできます。

Lucidspark は無料で使い始めることができますが、アップグレードして他のプレミアム機能にアクセスすることもできます。

カンバ

Canva はあらゆる種類のデザインニーズに対応できるデザインツールです。これを使用して、インパクトエフォートマトリックスなどの生産性チャート、デザインロゴ、インフォグラフィックなどを作成できます。

インパクトエフォートマトリックスのCanvaテンプレートについては、次のとおりです。

• 要素、色、フォントの変更、画像やビデオの追加、アニメーションの作成など、やや過剰なデザイン機能が多数あります。
• 他のデザイン要件やコンテンツ作成に頻繁に使用するユーザーに最適なツール
• インパクト エフォート マトリックス テンプレートは、ブロックの下にタスクのみをリストすることができ、同じカスタム レベルを持たない従来の設計を特徴としています。

生産性向上のみを目的とした場合、Canva は多くの初心者にとって少し高度すぎるように思えるかもしれません。

ただし、中級または上級のユーザーにとっては、独自のデザインやテンプレートを作成するための優れたツールとなる可能性があります。

無料で使用できますが、プレミアムバージョンを使用すると、さまざまなテンプレートやその他の要素にアクセスできるようになります。

創造的に

Creately は 、インパクト エフォート マトリックス テンプレートの作成などの組織タスクを処理するために、企業や組織向けに特別に作成された生産性デザイン ツールです。

Creately の影響力マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• テンプレートは簡単でカラフルで、各象限のタスクを非常に簡単に書き留めることができます。
• マトリックスのレイアウトは理解しやすいですが、高度なカスタマイズは提供しません
• 初心者向けですが、マトリックスのデザインやレイアウトを改善するためにユーザーがテンプレートをカスタマイズすることは制限されています

Creately はカスタマイズには最適ではありませんが、その仕事は非常にうまく機能し、タスクを簡単かつ迅速に完了したいチーム リーダーやマネージャーにとって優れたソリューションです。

グループマップ

Groupmap は、 インパクト エフォート マトリックス テンプレートとして、このリストにある最高のツールの 1 つです。デザインと効果という両方の長所を組み合わせています。

Groupmap インパクト エフォート マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• テンプレートは非常によくできており、どこでもクリックするだけでタスクを書き始めることができ、見た目も素晴らしいままです。
• レイアウトは非常に流動的で、そのタスクに必要な影響と労力のレベルを微調整できます。
• デザインに関してやるべきことはあまりありませんが、テンプレートには十分な機能を備えた魅力的なデザインが備わっています。

デザイン面では、ニーズに合わせて背景と軸のレイアウトを変更できるカスタマイズには制限があります。ただし、最小限の労力で優れた効果的なマトリックスを作成できます。

アヨア

Ayoa は、プロジェクト フローチャート、グラフ、マトリックスなどのテンプレートを見つけることができる生産性マップ デザイン ツールです。

Ayoa インパクト エフォート マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• テンプレートは操作が簡単で、少しのカスタマイズを追加するのに十分なデザイン オプションがあります。
• インパクトエフォートマトリックスのレイアウトは、それぞれを正しく識別するための個別のプロジェクトボックスを備えた流動的なデザインを特徴としています
• UI は初心者向けですが、このリストの他のツールよりも若干遅いです。

Ayoa の無料試用版は 7 日間のみ有効で、その後、新しいテンプレートを作成するにはプレミアム バージョンを入手する必要があります。

フィグマ

Figma は、組織の生産性とチーム管理に必要な、さまざまな種類のマップやチャート用のさまざまなテンプレートを提供するデザイン ツールです。

Figma インパクト エフォート マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• Figma で図やテンプレートを開始すると、ツールの使用方法に関するチュートリアルが表示されます。これは初心者にとって優れた機能です。
• また、インパクト エフォート マトリクスのテンプレートの使用方法と、効果を高めるためにテンプレートをカスタマイズする方法についての説明が入ったボックスもあります。

このツールは最小限であり、まったくの初心者が他の人の助けを借りずに立派なインパクトエフォートマトリックスを作成するための十分なガイダンスを提供します。初めてのユーザーだけでなく、すぐに作業を完了してほこりを払いたいと考えているベテランにとっても素晴らしい機能です。

復讐

Venngage は 、さまざまなデザイン テンプレートやグラフィックを作成するために使用されるフリーミアム デザイン ツールです。インパクト エフォート マトリックスは、Venngage のビジネス バージョンの一部であり、ツールの有料バージョンです。

Venngage の影響力マトリックス テンプレートの機能は次のとおりです。

• インパクトエフォートマトリックステンプレートは、労力の量とプロジェクトが与える影響を調整できる優れた流動的なレイアウトを提供します
• デザイン面では、このツールは優れたカスタマイズと適切なスターター テンプレートを提供し、プロジェクトを効果的に表示するための魅力的なデザインを作成します。

Venngage のインパクト エフォート マトリックス テンプレートは優れたツールですが、提供されるカスタマイズのレベルは購入を保証するほど十分ではありません。とにかく、複数のデザインプロジェクトに適した優れたデザインソフトウェアを探しているなら、これは持っておくと良いツールです。

まとめ

インパクト エフォート マトリックスは、作業のタイムラインと優先順位を評価するために不可欠なプラクティスです。それには、必要なとおりに機能する理想的なテンプレートも必要です。

これらのツールをすべて使用した結果、適切なマトリックス テンプレートを取得するために高度なカスタマイズは必要ないことがわかりました。

ただし、それを提供するツールを使用すれば、マトリックスの魅力と有効性を最大化できます。

いくつかのデシジョン ツリー テンプレートも参照してください。