ホーム ビジネス コラボレーション 8 反復的なタスクを最適化するタスク自動化ソフトウェア

タスク自動化ソフトウェアは、デジタルまたは物理的な形式のテクノロジーを使用するほとんどのビジネスで手作業を軽減し、生産性を向上させます。

自動化は、生産性や生産高を犠牲にすることなく諸経費を削減する必要がある経営者や管理者にとって、簡単に実現できる成果です。

消費者向け電化製品、商品、車両の製造からソフトウェアコーディングに至るまで、あらゆる業界がタスクとプロセスの自動化から恩恵を受けています。

タスクの自動化を初めて使用する場合、またはすでに自動化を使用しているが、既存の自動化シナリオをより効率的にしたい場合は、ここが正しい場所です。

この記事では、主要な中小企業、新興企業、大企業が使用している優れたタスク自動化ツールの概要を説明します。さらに、タスク自動化の手順と利点についてさらに詳しく学びます。それでは、読み始めましょう!

タスクの自動化とは何ですか? 👩‍💻

タスクの自動化とは、ソフトウェアまたはプログラミング アルゴリズムを使用して、コンピューター、スマートフォン、タブレット、または Raspberry Pi などのシングルボード コンピューター (SBC) を使用して、反復的で予測的な手動タスクを完了することです。

ワークフローの一貫性と正確性が向上します。言うまでもなく、タスクの自動化は、最も複雑なタスクに驚異的な効率をもたらします。最も明白なのは、ビジネスまたは商業プロジェクト全体を合理化しながら、特定の結果を生み出すために必要な手作業を最小限に抑えることです。

タスクの自動化は人間の関与を完全に排除するものではありません。ビジネス従業員による手動介入の必要性が減るだけで、従業員は売上の拡大、マーケティング指標の改善、そして最終的にはより多くの収益をもたらすことに時間を投資できるようになります。

ビジネスタスクを自動化する手順 🏦

ビジネス タスクの自動化は、 IF then Else (別名If This then That ) 問題を解決するコンピューター プログラミングのセグメントである条件分岐に大きく依存しています。

ただし、タスクを自動化するためのドラッグ アンド ドロップ ツールがあるため、コーディングに入る必要はありません。コードを 1 行も記述することなく、非常に複雑な自動化レシピを作成できます。

この記事で説明されている、または Web 上の他の場所で見つかったほとんどのツールで実行する手順は次のとおりです。

#1.反復的なタスクのワークフローを作成する

まず、ビジネス プロセスが反復的かどうかを特定する必要があります。 Asana でのプロジェクト管理の次のワークフローを見てください。これは自動化レシピの好例です。

  • プロジェクト マネージャーはAsana にタスクを追加しました
  • また、 Asana に担当者も追加されました
  • 担当者のGoogle カレンダー アプリには、このタスクがタスク スケジュールとして自動的に表示されます

想像力と創造性を活用して、このようなワークフローを作成できます。

#2.トリガーアプリを選択し、トリガーイベントを追加します

zapier で新しいタスク自動化レシピを作成する
zapier で新しいタスク自動化レシピを作成する

ほとんどのタスク自動化ソフトウェアでは、自動化されたワークフローを開始するトリガー アプリトリガー イベントを選択するよう求められます。上の例では:

  • トリガーアプリ: Asana
新しいZapを作成し、トリガーを選択しました
新しいZapを作成し、トリガーを選択しました
  • トリガーイベント: 新しいタスクを追加し、チームメンバーを割り当てました
トリガーアプリにトリガーとイベントを追加しました
トリガーアプリにトリガーとイベントを追加しました

#3.アクション アプリとアクション イベントを選択してください

アクション アプリとアクション アプリ内のイベントを追加しました
アクション アプリとアクション アプリ内のイベントを追加しました

ここで、アクション アプリとして Google カレンダーを選択し、アクション イベントとしてカレンダー イベントを追加するだけです。

タスク自動化ソフトウェア Zapier での自動化の公開
タスク自動化ソフトウェア Zapier での自動化の公開

#4.オートメーションを公開する

自動化ツールは、プロセス全体を通じてさまざまなテストとアカウント認証を実行します。テスト自動化が意図したとおりに機能していることが確認できたら、レシピを公開します。

今後、新しいタスクを割り当てると、タスク自動化アプリがチーム メンバーのカレンダー スロットを自動的に予約します。追跡したり、リマインダーメールを送信したりする必要はありません。

タスク自動化のメリット 👍

タスクの自動化によってビジネスが享受できる利点は、業界によって異なります。ただし、どの業界にも共通する利点は次のとおりです。

  • 反復的なタスクを高速化します。タスクの正確な手順を予測できれば、ソフトウェアはその手順を再現できるため、プログラムがタスクを次々に実行している間、リラックスすることができます。
  • アルゴリズム コードを使用して反復的なタスクを実行することで、従業員を燃え尽き症候群や疲労から守ることができます。
  • タスクの同じステップを繰り返し行う場合、タイプミスなどの小さな間違いを犯す傾向があります。しかし、このようなエラーはクライアントにとって致命的なものになる可能性があります。タスク自動化ソフトウェアを使用して、反復的なタスクを実行し、会社の評判の低下を防ぐことができます。
  • このようなツールを使用すると、従業員を手作業から解放できるため、従業員のスキルを向上させ、販売、マーケティング、アップセル、顧客サービスなどの収益を生み出す他の部門に任命することができます。
  • ほとんどの消費財、家電製品、自動車製造業界では、アルゴリズムとロボット アームを組み合わせて生産ライン全体を自動化しています。主に生産コストの削減につながります。
  • タスクの自動化により、ビジネス ドキュメントを作成および承認するためのドキュメント ワークフローの自動化など、デジタル ビジネス プロセスが企業ポリシーと一致していることが保証されます。
  • 事業運営と生産ラインをより細かく制御できるようになります。緊急時には、クラウド アプリを別のクラウド プロバイダーに転送したり、影響を受けていない工場の製造ニーズを転送したりするなど、災害復旧ソリューションを簡単に呼び出すことができます。
  • 最後に、最も求められているメリットは、デジタル マーケティング、電子メール マーケティング、オンライン顧客オンボーディング、デジタル KYC 検証などの手動ビジネス プロセスにおける ROI の向上です。

これで、タスク自動化ソフトウェアの定義、その手順、およびその利点がわかりました。ビジネスでも個人でも、簡単かつ手頃な価格でタスクを自動化できる人気のツールをいくつか検討してみましょう。

パイプフィ

タスクやワークフローの自動化に関しては、 Pipefyが役立ちます。自動化に加えて、このプラットフォームではあらゆる種類のワークフローを作成および変更でき、無限かつ簡単にスケーリングできます。直感的なビジュアルインターフェイスにより、自動化のプロセスがシームレスになります。

その結果、チームの効率が向上し、アプリを最大限に活用できるようになります。また、顧客からのフィードバックや新しい内部要件によるワークフローの素早い変更を管理するのにも役立ちます。

この自動化ソフトウェアにより、重複したデータ入力を排除してエラーを回避できるため、電子メールの証跡やスプレッドシートに依存する必要がなくなりました。

Pipefy を使用すると、ビジュアル エディターを使用してワークフローを最初から構築したり、テンプレートを選択してニーズに応じてカスタマイズしたりできます。さらに、このツールのカスタマイズ可能なダッシュボードとレポートは、KPI の追跡、ステータスの監視、新しい機会の特定に役立ちます。

このアプリケーションを使用すると、ソースに関係なく、受信したリクエスト、取り込み、チケットを統合、並べ替え、ルーティングできます。すべてのチームメンバーを同じ認識にし、可視性とコラボレーションに対するユーザーの許可を決定することにより、コラボレーションをサポートします。

ゾーホーフロー

チーム用に複数のアプリを個別に管理することにうんざりしていませんか? Zoho Flowを使用すると、使用するアプリを接続することでビジネスのワークフローとタスクを自動化できます。このソフトウェアのスマート統合機能を使用して、情報サイロを取り除きましょう。

このアプリはすべてのアプリを接続するため、すべての電子メール、記録、レポートが中断されないフローで移動します。事前に構築されたフロー コレクションをカスタマイズして、生産性を最大限に高め、日常的なタスクを実行することでフローを設計できます。

さらに、動的ビルダーを使用すると、シームレスな統合を通じてトリガーとアクションを設定できるため、複雑な統合コーディングに労力を費やす必要はありません。チームは、ビジネスのオーケストレーションを改善するために部門間を接続するワークフローを作成することもできます。

さらに、組織はさまざまなビジネス機能にわたってこのツールを使用してカスタム統合を作成できます。サポートされている上位のアプリには、Zoho CRM、Trello、Asana、Slack、Google Calendar、Zoho Desk、Calendly、Azure DevOps、Confluence、Dropbox、Salesforce などがあります。

ライク

チームが生産性に影響を与える退屈なプロセスの実行にうんざりしている場合は、 Wrikeを選択する時期が来ています。強力で効率的なオートメーション エンジンは日常のワークフローを自動化し、ビジネスにとって最も重要なアクティビティに取り組むことができます。

企業は、トリガーとアクションを使用して反復的なタスクのルールを作成し、作業プロセスをより迅速かつスマートに行うことができます。さらに、このツールは、より迅速なスケーリング、プロセスの合理化、エラーの削減のために警告を発し、自動的に更新します。

Wrikeを使用すると、タスクの優先順位、ステータス、リスクに応じて、タスクが自動的に次のワークフローステージに移動します。チームメンバー全員がワークフローを完全に把握できるため、透明性が確保されます。

このアプリケーションには、コラボレーションを向上させるための @メンション、通知、リマインダーなどの機能もあります。

クリックアップ

ClickUp オートメーション機能を使用すると、日常的なタスクを簡単に自動化し、チームがより重要な作業に集中できるようにすることができます。

このプラットフォームを使用すると、100 を超える方法でタスクを作成できます。カスタマイズされた自動化を作成するだけでなく、担当者、ステータス、優先度、日付、作成、および移動に関連するタスクを自動化することもできます。

さらに、タスクの割り当て、ステータスの変更、コメントの投稿など、さまざまなアクティビティを実行できます。ユーザーは自動化トリガー中に発生するアクションを選択できるため、貴重な時間を節約できます。

ClickUp Automations は、Slack、Google Sheets、Calendly、Dropbox、GitHub、Typeform、Airtable などの複数の外部アプリをサポートし、単一の共有ワークフローを作成します。何よりも、安全なプラットフォームでユーザー データのセキュリティを確保し、高レベルの稼働時間を提供します。

Jira オートメーション

重要なタスクに集中できるようにするタスク自動化ソリューションをお探しですか? Jira Automation を選択すると、ビジネスのあらゆるタスクやワークフローを数回クリックするだけで自動化できます。

このプラットフォームを使用すると、可能性は無限です。タスクの割り当てを自動化し、部門間でタスクを同期するために使用できます。

コードを記述する必要もありません。 100 を超えるテンプレート (DevOps、Slack、Business、Global など) のいずれかを選択し、数分で自動化ルールの作成を開始します。また、そのガイドとビデオを使用してプロセスを開始することもできます。

企業は、このソフトウェアを MS Teams、Slack、GitHub、Bitbucket などの他の一般的なビジネス ツールと併用できます。

ザピエル

5,000 のアプリと無限の自動化を備えたZapier は、Salesforce、Microsoft、Google、Typeform、Vocal、Airtable などの有名ブランドのタスク自動化の頼りになるソリューションです。これは、次の注目すべき機能を備えたコード不要のタスク自動化ソフトウェアです。

  • 最大 100 個のアプリを含めることができるマルチステップの自動化
  • ビジュアル ワークスペースでの条件付きプログラミングのためのシンプルな if/then ロジック
  • 完全なドラッグアンドドロップによる自動レシピ構築
  • 複雑な自動化レシピを作成できる複数のフィルター
  • Formatter 関数を使用して、オートメーション式内でデータをフォーマットします。

本稿執筆時点では、アプリ統合プラットフォームは、営業、情報技術 (IT)、中小企業経営者、オンライン マーケティング担当者などのビジネス上の役割に適しています。

ビジネス ワークフローと言えば、顧客コミュニケーション、データ管理、リード管理、ビジネス プロセスに Zapier のアプリ統合または Zaps を使用できます。

集計する

Tallyfy は、他よりも大量のドキュメント、ファイル、データを扱うビジネスに非常に適しています。自動化プラットフォームの開発者自身も、オンライン フォーム、ビジネス ワークフロー、プロセス、タスク、文書承認などのタスクの自動化を重視してきました。

Google メール (Gmail)、Slack、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Power BI、Tableau など、さまざまなビジネスおよびプロフェッショナル アプリの統合と Webhook が備わっています。

また、タスク自動化ソフトウェアは、Zapier Connector や Power Automate などのサードパーティの自動化ツールをサポートしています。したがって、Tallyfy でビジネス アプリの統合が見つからない場合は、アプリを Power Automate または Zapier と統合してから、Tallyfly で操作できます。

ニンテックス

完全な自動化プラットフォームを使用する場合、 Nintex は企業にとって理想的な選択肢です。このツールを使用すると、ユーザーは手動タスクや日常タスクを自動化し、ロボットによるプロセス自動化を通じてビジネス ワークフローを管理できます。

あなたがしなければならないのは、自動化が必要なプロセスを見つけて、数回クリックするだけで、しかもコードをまったく使わずに自動化を開始することだけです。企業はフォームやスマートフォンからデジタルで情報を収集できるため、紙のフォームを使用する必要はありません。

さらに、Nintex を使用すると、ドキュメントでの電子署名が有効になり、必要なときにいつでもドキュメントを自動的に生成できます。また、自動化を迅速かつ成功させるためのグローバル パートナー ネットワークの一員になることもできます。

最後の言葉

タスクの自動化は、ビジネスの生産性、効率性、収益性の秘訣です。これにより、間違いによるペナルティを回避し、物理的またはデジタル的なタスクをより速く完了することができます。ただし、自動化の成功は、自動化されたプロセスやタスク レシピの作成に使用しているソフトウェアの中にあります。

上記のタスク自動化ソフトウェアを試して、ビジネス ドメインと自動化スタイルのニーズに合ったものを選択してください。

次に、買掛金自動化ツールをチェックしてみましょう。

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