Confluence とSharePoint: 最適なコラボレーション プラットフォームの比較

自分のビジネスに Confluence と SharePoint のどちらが必要か判断できませんか? Confluence と SharePoint に関するこの究極のガイドをお読みになり、情報に基づいた意思決定を行ってください。

部門間、さらには外部エンティティ間でのデータ コラボレーションを促進するには、ナレッジ マネジメント ツールとデータ コラボレーション ツールを探します。

Confluence と SharePoint は、このニッチ分野で最も人気のある 2 つのツールです。この 2 つのアプリを相互に比較する方法については、読み続けてください。また、Confluence と SharePoint のどちらを購入するかを適切に決定する方法についても学びます。

Confluence: 概要

Confluence は、あらゆる規模および業界の企​​業向けの堅牢なナレッジ管理およびブレインストーミング ツールです。 Confluence では、以下に示すように、いくつかの業務運営用のチーム ワークスペースを作成できます。

• 事業戦略策定
• サービス、プロダクト、アプリなどのデザイン
• 人事と給与
• マーケティングと販売
• 文書化とレポート作成
• プロジェクトの計画
• 製品の管理
• 会社の方針と規定

ツール内でスペースを作成し、これらの専用スペース内に多くのページを作成します。より適切に整理するために、ページ ツリーを使用して、メタデータを含むページの階層を作成できます。

データセンターまたはオンプレミスサーバーでホスティングするオプションを備えたクラウド上で完全に動作します。国際的な大手パブリッシャー、コンテンツ制作代理店、製品およびプロジェクト管理ビジネスと連携している場合、ビジネス用途を目的としたページやサイトへの Confluence リンクを受け取る可能性が高くなります。

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仕事のコラボレーション ツールとしての Confluence の役割

Confluence には、リモート チームやハイブリッド チームのコラボレーションに必要な直感的なプラットフォームが付属しています。次のフィールドを使用して、チームまたはプロジェクトの優れた概要を備えたチーム スペースを作成するのに役立ちます。

• ヘッダー画像
• スペースの説明
• チームの目標
• 連絡先

したがって、Confluence を使用すると、あなたとその従業員、請負業者はすべてをすぐに利用できるようになります。このツールを使用すると、あなたとあなたのチームが画像、テキスト、ドキュメント、PDF、マルチメディア、コードなどのコンテンツをアップロードできるため、いつでもどこでもビジネス データの信頼できる唯一の情報源となります。

Android および iOS アプリを通じてモバイル作業とコンテンツ管理を促進しています。ほぼすべてのタスクをモバイル デバイスから実行できるため、あなたと数人の主要なマネージャーが休暇中であっても、ビジネスは成長し続けます。

Confluence を使用する利点

• Confluence は、企業がコンピュータや携帯電話から誰でもアクセスできるナレッジ ベースを簡単に作成できるように支援します。
• また、このツールは、共同編集スペース、コンテンツ承認の自動化、およびコンテンツ保護を作成することにより、コンテンツの作成および公開プロセスを合理化および組織化します。
• Confluence を使用してビジネス コンテンツを表示することで、追加のセキュリティ層を作成し、不正なコンテンツの複製やランサムウェア攻撃を防ぐことができます。
• モバイル アプリまたは Web 開発者が間違ったコンテンツを公開した場合、テキスト、コード、ホワイトボードのバージョン管理を使用して、これをすぐに取り消し、正しいコンテンツでページを更新できます。
• すでに Jira Software、Jira Service Management、Jira Work Management などのツールを使用している企業は、主にデジタル コンテンツに関するあらゆるものに Confluence を使用しています。

SharePoint: 概要

Microsoft SharePoint は 、コンテンツのアーカイブ、公開、配布の機能を備えたイントラネットおよびインターネットのページ公開ツールです。ビジネスで、一般公開コンテンツと従業員向けコンテンツに別々の Web ポータルが必要な場合は、Microsoft SharePoint を入手するとよいでしょう。

SharePoint Web サイトを使用すると、Web ページの開発、コンテンツ管理、公開に頭を悩ませる必要はありません。 SharePoint をクラウド上に展開し、その組み込みテンプレートを使用するだけで、ハブ サイト、チーム サイト、コミュニケーション サイトなどの素晴らしいサイトをすぐに稼働させることができます。

ほとんどの企業は、毎日生成される数テラバイトのビジネス データを整理するために SharePoint を使用していました。ただし、SharePoint は開発、管理、セキュリティ プロビジョニング要件が複雑なため、その使用は減少しています。

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仕事のコラボレーション ツールとしての SharePoint の役割

主に、SharePoint は信頼できるイントラネット サイトとして機能します。従業員は、オンサイトでもリモートでも、承認されたデバイスからイントラネットにアクセスできます。その後、[サイト コンテンツとドキュメント] タブにアクセスして、プロジェクトまたは通常の仕事の目的でビジネス ファイルにアクセスできます。

SharePoint ドキュメント ストレージは、バージョン管理システムとして機能します。アップロードされたすべてのファイル、ドキュメント、画像、マルチメディアが異なるバージョンで保存されます。 1 つのファイルを共同作業する必要がある場合は、Word、Excel、PowerPoint などの Microsoft Office オンライン ツールを使用して行うことができます。

そのチェックアウト機能は、エンタープライズレベルのビジネスにとって興味深い機能です。 SharePoint からドキュメントをチェックアウトできます。ドキュメントをチェックするまで、他のチームメンバーはドキュメントを編集できません。

限定的ではありますが、社内 Web サイトやモバイル アプリに SharePoint を使用している従来の企業や情報技術大手が依然として存在します。

SharePoint を使用する利点

• 大規模な組織や政府は、公共のインターネット上でデータやファイルを安全に通信するために SharePoint を使用することがほとんどです。
• SharePoint をイントラネット ソリューションとして使用すると、イントラネットの開発と Web 開発者の雇用にかかるコストが削減されます。
• SharePoint サイトを e コマース ストア、IT デバイス管理、コンテンツ アーカイブなどとして使用することもできます。
• すべての Microsoft 365 アプリと適切に統合されているため、ラップトップまたはモバイル デバイスの Web ブラウザーを使用して、外出先でもレポート、スライド、モバイル アプリなどを作成できます。
• SharePoint リストは、To-Do リスト、メモ取りなどに役立ちます。
• イベントのスケジュール設定や管理のために Outlook カレンダーをインポートおよびエクスポートします。

Confluence とSharePoint: 作業プロセス

Confluence と SharePoint の主な違いは作業プロセスです。 Confluence を始めるのは本当に簡単です。このツールでは、必要に応じてスペースとページを設定するまで手順を説明します。

それどころか、SharePoint は扱いにくいコンテンツ管理ソリューションです。そのセットアップは、インターネットやイントラネット上のアーキテクチャと同じくらい複雑です。 SharePoint サイトと資産を管理するユーザーまたは管理者は、ツールの機能経験を持っている必要があります。 Confluence のサイトとページは誰でもセットアップできますが、機能する SharePoint サイトをセットアップするには専門の IT 管理者が必要です。

Confluence の作業プロセス

Confluence は、タスク、組織の最新情報、Spaces アクティビティなどを一目で確認できるダッシュボードを提供することで機能します。このため、アトラシアンは、このコンテンツおよびナレッジ管理ツールに次のインターフェイスを提供しました。

• あなたの名前とスペース
• 中断したところから再開 — タスクを再開するには
• 何が起こっているかを発見する – 人気のあるフォローされているコンテンツのフィード
• スペース – あなたが作成または共有したすべてのワークスペースとページ
• お知らせ
• カレンダー – 個人およびチームのカレンダー

Confluence のスペースは、プロジェクト、チーム、部門、または組織内のすべてのアクティビティをホストします。中小企業はスペースを 1 つだけ持つことができますが、多国籍企業は数百のスペースを持つことができます。

スペース内には複数のページがあります。 Confluence の事前構成されたプロジェクト管理スペースを使用する場合は、次のページが表示されます。

• プロジェクト計画
• 意思決定文書
• ステータスレポート

SharePoint とは異なり、Confluence スペース、ページ、ブログへのアクセスを誰にも許可することはできません。外部コラボレーターに招待状を送信できますが、外部コラボレーターはあなたと共同作業する前に、無料または有料の Confluence アカウントにサインアップする必要があります。

SharePoint の作業プロセス

まず、SharePoint に初めてアクセスすることは、このツールを管理することと同じくらい困難です。 SharePoint を見つけるには、Microsoft 365 ホーム ポータルに移動し、左側のナビゲーション パネルの [アプリ] メニューにアクセスする必要があります。

SharePoint スタート ページでは、新しいサイトまたは投稿を作成できます。 SharePoint サイトをセットアップするまで、スタンドアロンの投稿を作成することはできません。 SharePoint サイトは次の要素で構成されます。

• 家
• 会話
• 書類
• ノート
• ページ
• サイトコンテンツ
• ごみ箱
• 編集

SharePoint でサイトを作成するときに、チーム サイトとコミュニケーション サイトのどちらかを選択できます。作成した後、ホストされているコンテンツに応じて、公開または非公開にすることができます。公開サイトか非公開サイトかに関係なく、サイト共有パネルから訪問者をサイトに招待する必要があります。サイトでは、SharePoint で Teams、リスト、OneNote、OneDrive などを使用できるため、あなたと従業員の生産性を維持できます。

Confluence とSharePoint: 使用法

Confluence の用途

Confluence の主な使用法を以下に示します。

• 会社の Wiki サイトおよびページの開発
• タスクとプロジェクトをコンテンツとともに管理する
• オンラインまたはオフライン メディアのコンテンツ公開ワークフローの作成
• 個人および従業員のキャリア開発計画の作成
• コンテンツデザイン用語集のセットアップ

SharePointの用途

SharePoint の注目に値する使用法を以下に示します。

• 企業向けのイントラネット サイトのデザインと公開
• チームまたは組織全体のためのドキュメント ライブラリの作成
• ビデオ、コード、アプリ モジュールなどの大規模なビジネス ファイル用のファイル ストレージ スペースを設定します。
• Power Automate や Power Apps などの追加の Microsoft ツールを使用してビジネス ワークフローを自動化する

Confluence とSharePoint: 機能ごとの比較

特徴	合流	共有ポイント
リアルタイム編集	利用可能	利用可能
インラインコメント	利用可能	利用可能
コンテンツの発見	楽に	複雑
デフォルトでのコンテンツアクセス	開ける	UI要素に埋め込まれている
トップナビゲーション	直感的	過度なトレーニングが必要
コンテンツの組織階層	スペース > ページ ツリー > ページ > ブログ	チーム/コミュニケーション サイト > ドキュメント > ドキュメント ライブラリ
フィードとタスクを備えたダッシュボードまたはホーム	利用可能	利用不可;アプリとページを使用してこれを作成する必要があります
スペースまたはページの分析	左側のナビゲーション パネルから簡単にアクセスできます	標準の分析は利用できません。サイトの使用法にアクセスできます。サードパーティ製アプリを使用して高度な分析を設定可能
モジュール式フィールド作成による柔軟なページ	利用可能	利用不可;かさばるサイトを作成する必要がある
コンテンツ書式設定マクロ	利用可能	利用不可;複雑な Power Automate スクリプトを使用する必要がある
ビジュアルデジタルホワイトボード	Miro、Lucidchart、Mural などの統合で利用できます。	ホワイトボードは利用できません
ワークスペーステンプレート	100以上の無料テンプレート	利用可能なテンプレートはありません
クラウドストレージと添付ファイル	Standard では 250 GB、Premium/Enterprise では無制限	SharePoint Online プラン 1 の場合は 1 TB、SharePoint Online プラン 2 または Office 365 E3 以降のプランの場合は無制限
無料購読	最大 10 ユーザーまで永久無料	無料トライアルや無料プランはありません

Confluence とSharePoint: 使用例

Confluence の使用例

#1. キャパシティプランニング

Confluence を使用して、特定のビジネスに対するチーム全体の能力を計画できます。さらに、特定のプロジェクトに対するチーム メンバーの能力をさらに分類します。個人の時間割り当てシートに、チーム メンバーは名前、タスク、必要な時間数、およびタスクごとの時間を入力する必要があります。

次に、プロジェクトのチーム キャパシティに、役割の値、プロジェクトに費やされる週の時間の割合、プロジェクトの週の時間などを入力します。

#2. 変更管理文書

ビジネスに変化を加えようと計画している場合は、Confluence が役立ちます。これはマルチメディアをサポートするテキスト エディタであるため、ビジネス変革プロセスのすべてのドラフトを Confluence ページ上で作成できます。問題ステートメント、指針原則、従業員へのメッセージ、コミュニケーションチャネル、変更管理ワークフロー、役割、責任などの変更管理手順をリストします。

SharePoint の使用例

#1. 販売管理

SharePoint チーム サイトの最も一般的な使用例の 1 つは、販売業務の管理です。ホーム ページは、チームまたは組織の最新ニュースのダッシュボードとして機能します。

[会話] タブを変更して、Teams 経由のリアルタイム通信または Outlook 経由の非同期通信にアクセスできます。営業担当者とマネージャーは、[ドキュメント] タブを使用して販売見積書、契約書、パンフレット、請求書などにアクセスできます。 [ノートブック] タブを使用すると、クライアントやベンダーを訪問するときに簡単にメモを取ることができます。

#2. ドキュメントライブラリを作成する

SharePoint サブスクリプションを使用するもう 1 つの優れた方法は、チーム、部門、または組織全体用のドキュメント ライブラリを作成することです。こうすることで、データのサイロ化を防ぐことができます。新しいフォルダーを追加して、広範なディレクトリ内のドキュメントとファイルをさらに分類できます。ドキュメント ライブラリでは、Word、Excel、PowerPoint などのファイルを作成することもできます。

Confluence とSharePoint: 評決

ビジネスに Confluence と SharePoint のどちらが必要かが明確になるはずです。まず、企業組織がサーバー メンテナンスと IT 人件費の削減を検討している場合は、Confluence を購入する必要があります。

次に、Confluence は、ナレッジ ベースの簡単な作成、ドキュメントのコラボレーション、リアルタイムのブレインストーミング、タスク管理などを探している場合に最適な選択肢です。Confluence のサブスクリプション プランは 、ユーザーあたり月額 5.75 ドルから始まり、あらゆるビジネスに適した事前構成された優れたテンプレートにアクセスできます。 。

逆に、ビジネスが既に Microsoft 365 アプリに大きく依存している場合には、SharePoint が適しています。 SharePoint のみをサブスクライブすると、Outlook、OneDrive、Power Apps、Power Automate、Exchange などの他の Microsoft ツールを必要とするさまざまな機能を利用できなくなるためです。

ビジネスに適した SharePoint サブスクリプションは 、ユーザーあたり月額 10.00 ドルから始まります。これは、サイトの設定に費やす必要がある時間と労力は言うまでもなく、Confluence よりも高価です。

したがって、Confluence は SharePoint よりもスマートで手頃な価格のコンテンツ管理および作業コラボレーション ソフトウェアです。

次に、作業時間を節約するために文書自動化ソフトウェアをチェックしてください。