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Outlook で自動返信を設定する方法


私たちが 1 日 24 時間ずっと仕事をしているわけではないのは事実なので、連絡しようとしている人に通知するために自動応答を設定するのが賢明です。

Outlook の「不在時」機能を使用すると、電子メールにすぐに応答できない場合に備えて自動応答を設定できます。これにより、不在であることを送信者に即座に通知できます。

この機能は、病気休暇や休暇中、または何らかの理由でオフィスにいない場合など、さまざまな理由で使用できます。

それが便利だと思われる場合は、Outlook でこの自動返信機能を設定する方法を学びましょう。

これを行うにはいくつかの方法があり、手順は使用しているデバイスによって異なるため、以下のいずれかの方法のうち適切なものに従ってください。

自動応答オプションの使用

おそらくこれが最も簡単な方法です。ここに手順があります。

ステップ 1: Outlook アカウントにログインします。

ステップ 2:左上のオプションから、「ファイル」と表示されている場所をクリックします。

ファイル
ファイル

ステップ 3: [自動応答 (不在時)] をクリックします。

自動応答
自動応答

ステップ 4: 「自動返信を送信」というボタンを選択します。

自動送信ボックス
自動送信ボックス

ステップ 5:テキスト ボックスにメッセージを入力できます。メッセージは、あなたに連絡しようとしている人に表示されます。

メッセージボックス
メッセージボックス

誰からメールが届くかわからないため、あらゆるケースのシナリオに適した方法でメッセージを入力することが重要です。

ステップ 6:自動返信をすぐに送信するか、相手に送信する時間を設定するかを選択できます。これを行うには、「この期間内のみ送信する」を選択し、希望の時刻と日付を設定します。

期間
期間

ステップ 7: 2 つの異なるメッセージを作成することを選択できます。 1 つは組織内のユーザー用で、もう 1 つは組織外のユーザー用です。

すべて完了したら、「OK」を押して完了です。

ルールとテンプレートの使用

すべての Outlook アカウントが自動応答 (不在時) をサポートしているわけではありません。アカウントにこの機能が表示されない場合は、その機能がない可能性があります。

幸いなことに、自動返信を設定する別の方法があり、それはルールとテンプレートを使用することです。

その手順は次のとおりです。

ステップ 1:まず、テンプレートを作成する必要があります。これを行うには、Outlook で新しいメッセージを作成します。件名やメッセージ本文などの詳細をすべて入力します。

メッセージ本文は、電子メールを送信してきた人への返信として自動的に送信されるメッセージになることに注意してください。

ステップ 2:完了したら、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」をクリックします。 [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、テンプレートに名前を付け、[ファイルの種類] ドロップダウン メニューから [Outlook テンプレート (*.oft)] を選択する必要があります。最後に、「保存」をクリックします。

見通しテンプレート-1
見通しテンプレート-1

ステップ 3:次に、テンプレートを使用して自動返信ルールを作成します。 Outlook アカウントで、[情報] をクリックし、[ルールとアラート] をクリックします。

情報
情報

ステップ 4: [ルールとアラート] ダイアログが開いたら、[新しいルール…] ボタンをクリックします。

新しいルール
新しいルール

ステップ 5:オプションから「受信したメッセージにルールを適用する」オプションを選択し、「次へ」をクリックして自動返信の新しいルールを作成します。

適用ルール
適用ルール

ステップ 6:次に、自動応答に関する条件が表示されます。受信したすべてのメッセージに返信したいので、ステップ 1 とステップ 2 のボックスは変更しないでください。その後、「次へ」をクリックします。

条件
条件

ステップ 7:このルールをすべてのメッセージに適用するかどうかを尋ねるメッセージがポップアップ表示されたら、「はい」をクリックします。

はい
はい

ステップ8:このような画面が表示されます。オプションから、ステップ 1 で「特定のテンプレートを使用して返信」を選択し、ステップ 2 で「特定のテンプレート」と表示されている場所をクリックします。これにより、別のボックスが開き、前に作成したテンプレートを選択できるようになります。

「返信テンプレートの選択」ポップアップの「探す場所」で、「ファイル システムのユーザー テンプレート」を選択します。

返信固有のテンプレート
返信固有のテンプレート

ステップ 9: [参照] ボタンをクリックし、コンピュータ上にあるテンプレートを選択して開きます。

パス
パス

ステップ 10:このステップでは、例外を適用するかどうかを尋ねられます。申請したいものにチェックを入れて、「次へ」をクリックします。

例外
例外

最後に、ルールに名前を付け、「完了」をクリックしてプロセスを完了します。これで、外出中に誰かがあなたにメールを送信するたびに、作成したテンプレート内のメッセージが返信として自動的に送信されます。

パソコン上

PC で自動応答を設定する手順は、ブラウザでの手順とほぼ同じです。その手順は次のとおりです。

ステップ 1: Windows PC で Outlook を開きます。

ステップ 2: [ファイル] > [自動応答] に移動します。 Outlook 2007 を使用している場合は、[ツール] > [不在時アシスタント] に移動する必要があります。

ステップ 3: [自動応答] ボックスから、[自動応答を送信] を選択します。

ステップ 4:メッセージ ボックスが開いたら、自動返信を組織内のユーザーに送信するか、組織外のユーザーに送信するかを選択します。次に、メッセージの入力を開始します。

完了したら、「OK」をクリックしてプロセスを完了します。

iPhoneアプリの場合

iPhone での自動応答の設定は非常に簡単です。以下の手順に従ってください。

ステップ 1: Outlook アプリを開き、[設定] > [メール] に移動します。

ステップ 2:特定の Outlook アカウントを選択します。

ステップ 3:デフォルトで自動応答がオンになっていない場合は、自動応答をオンにします。

iPhone-オートマ-1
iPhone-オートマ-1

メッセージを組織内の全員に送信するか、組織内のユーザーのみに送信するかを選択することもできます。完了したら、チェックマークをタップして完了です。

こちらもお読みください: Outlook に予定表を追加する方法

Androidアプリの場合

iPhone でのプロセスと同様に、Outlook Android アプリで自動返信を設定する手順は次のとおりです。

ステップ 1:アプリを開き、「設定」アイコンをタップします。

ステップ 2:特定の Outlook アカウントを選択します。

ステップ 3: [自動応答] をタップします。

ステップ 4: [自動応答] オプションをオンにします。

アンドロイド自動
アンドロイド自動

有効にすると、メッセージを追加するオプションが表示され、メッセージを全員に送信するか、特定の人にのみ送信するかを選択するなどのオプションが表示されます。

要件に応じて適切なオプションを選択し、最後にチェックマーク アイコンをタップします。

最後の言葉

オフィスを離れて自分だけの時間を充実させようとしている間でも、あなたに連絡を取ろうとしている人々についての考えが頭に浮かぶかもしれません。

Outlook の自動返信 (不在時) 機能を使用すると、不在時であることが即座に他の人に通知されるので安心です。

次に、メールの受信箱を整理するには、これらのアプリをチェックしてください。

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