Smartsheet テンプレートを使用してビジネスを管理する

さまざまな業界のプロジェクトやビジネス ワークフローの管理に役立つ、最適な Smartsheet テンプレートをいくつか見つけてください。

Smartsheet は、中小企業からエンタープライズ レベルのビジネスにおけるプロジェクト、作業、コラボレーション管理のリーダーの 1 つです。 Datanyze の 最近のレポートによると、プロジェクト管理および共同作業用職場アプリ業界における Smartsheet の市場シェアは 5.28% です。

したがって、適度な数の企業がタスクやプロジェクトの管理に Smartsheet を使用していることは明らかです。このツールにも興味があり、ビジネス管理にかかる時間を短縮したい場合は、Smartsheet テンプレートを使用できます。

この記事を読んで、数分でプロジェクトまたは作業の管理を開始できる、プロフェッショナルで素晴らしい Smartsheet テンプレートをご覧ください。

Smartsheet テンプレートとは何ですか?

テンプレートは、同様のビジネス ケースで使用できる、すぐに使用できるプロジェクトまたは作業管理の Smartsheet ボードです。 Smartsheet コンテンツ ライブラリには多数のテンプレートがあります。自分のビジネスや業界に合ったテンプレートを見つけるのは難しくありません。

テンプレートには、プロジェクト管理シートに必要なフィールドがすべて含まれています。たとえば、イベント計画と予算には次のものが含まれます。

• タスク名、割り当て済み、進捗状況、リスクがある、期日、数量、予算、メモなどの列。
• タスクとサブタスク
• ガント チャート、カード ビュー、カレンダー ビューなどのさまざまなビュー

ここで、タスクとサブタスク フィールドを変更してイベント管理プロジェクトを開始するだけです。

有料サブスクリプションを取得すると、すべての Smartsheet テンプレートに無料でアクセスできるようになります。さらに、Smartsheet 開発チームは新しいテンプレートを定期的に追加し続けています。

Smartsheet テンプレートが必要な理由は何ですか?

Smartsheet でプロジェクトまたは作業管理テンプレートを使用する主な理由は、プロジェクトをできるだけ早く開始することです。他にも以下のような理由が考えられます。

1. プロジェクトと経営管理シートに一貫性を持たせます。クライアントは変わるかもしれませんが、ビジネス データのレポートや分析などは常に同じままです。
2. Smartsheet の社内の専門家がそのようなテンプレートを作成します。したがって、これらのテンプレートを使用するときは、必ず標準のビジネス用語とプロジェクト レポート形式を使用してください。
3. プロジェクト テンプレートを最初から作成するのは時間のかかるプロジェクトです。 Smartsheet アプリでいつでも必要なときにプロジェクトを作成できるので、プロジェクトの計画やチーム ミーティングに集中できます。
4. 中小企業の経営者や研修生のプロジェクト マネージャーは、Smartsheet テンプレートのおかげで、費用のかかる専門家の支援なしで Smartsheet プロジェクトを開始できます。

Smartsheet テンプレートにアクセスする方法

テンプレートの使用に非常に興味を持っているはずです。しかし、探しているテンプレートを見つけるのは難しいと感じています。心配無用！ Smartsheet テンプレートを使用して移動する方法を学習するには、次の手順に従ってください。

Smartsheet にサインアップする

アカウントをお持ちでない場合は、以下の手順に従ってサインアップしてください。 Smartsheet は 30 日間無料です。

• Smartsheet の Web サイトにアクセスします。

• [Smartsheet を無料で試す] ボタンをクリックします。
• さらに、「 アカウントをお持ちですか？」 ‘ ダイアログで、 [作成 ] をクリックします。

• メールアドレスを入力するか、 Google / Microsoft アカウントでサインアップしてください。

Smartsheet にログインする

すでにアカウントをお持ちの場合は、代わりに次の手順に従ってください。

• Smartsheet Web アプリの ログイン ポータル にアクセスします。
• 電子メール と パスワード を入力します。
• 「サインイン」 ボタンを押します。

• 以前に Google 、 Apple 、または Microsoft アカウントで購読したことがある場合は、クイック サインインに適切なオプションを選択してください。

Smartsheet テンプレートを入手する

• Smartsheet にログインすると、 [ホーム] タブが表示されます。
• Smartsheet テンプレートを探索するには、 [ソリューション センター] タブまたは [ホーム] タブの [作成] ボタンにアクセスします。

• [ホーム] タブで、Web アプリの右上隅にある [作成] オプションをクリックします。
• コンテキスト メニューが開き、シート、フォーム、レポート、テンプレートの参照などのオプションが表示されます。
• [テンプレートの参照] をクリックします。
• これで ソリューション センター に移動し、 [すべてのソリューションの参照] 画面が表示されるはずです。

• 選択に応じて、 「もっとテンプレートを表示」 または 「もっとテンプレートセットを表示」 をクリックします。テンプレート セットには、ダッシュボード、レポート、フォームなどのより多くの作業資産が含まれています。
• これで、Smartsheet テンプレートの完全なリストが取得できました。
• [ソリューション センター] 列の下にあるナビゲーション ウィンドウで、 [クライアントと顧客] 、 [財務と会計] 、 [人事 ] 、 [IT ] などのフィルター オプションをクリックして、リストを絞り込むことができます。

さまざまな業界に最適な Smartsheet テンプレート

デジタルマーケティング

統合デジタル マーケティング プラン テンプレートは、他のビジネス チームからのさまざまなサポートやクリエイティブなリクエストに応えるマーケティング チームに適しています。したがって、Smartsheet ボードを使用して、統合デジタル マーケティング キャンペーンをすぐに開始できます。

このシートには、高度なスプレッドシート数式、ワークフロー自動化、カスタム テキスト書式設定機能が備わっています。それだけではありません！また、詳細なプロジェクト経路計画、マーケティング計画の詳細、マネージャー向けの概要も含まれています。

テンプレートには必要な [終了] 列と [期間] 列が含まれているため、グリッド モードからガント チャート ビューに簡単に切り替えることができます。プロジェクトのフェーズを強調表示するために使用できるフラグ列があります。マーケティング支出を管理できるようにする「予算/支出」列は言うまでもありません。

小売り

小売業界は在庫の最適化に苦労しています。したがって、Smartsheet は、次の小売ビジネス活動を合理化できる自動在庫管理ボードを提供します。

• 在庫部門の生産性の最適化
• 販売、注文、在庫のバランスをとる
• 正しい再入荷日を確認する
• 過剰な在庫支出を削減する
• サプライヤーの詳細を即座に取得

在庫管理テンプレートには、右側にデータ入力フィールドがあり、左側に固定の詳細があります。便利なデフォルト列には、部門、再注文ステータス、品目名、在庫金額などがあります。

バーコード在庫管理テンプレートを使用して在庫管理を自動化できます。商品バーコード専用欄付きです。バーコードを使用するか、スプレッドシートを ERP ツールと同期して、倉庫内のさまざまな商品の数を追跡できます。

建設とエンジニアリング

それぞれのユース ケースで次の Smartsheet テンプレートを使用すると、建設業に大きなメリットがもたらされます。

• 建設文書トラッカー テンプレート
• 設備スケジュールテンプレート
• 建設予算テンプレート
• ガント テンプレートを使用した建設スケジュール

たとえば、建設スケジュール テンプレートは、建設プロジェクトの計画、追跡、視覚化に特に役立ちます。テンプレートをコピーして名前を変更すると、複数の建設プロジェクトで同じテンプレートを使用できます。

このテンプレートはモバイルと Web アプリの両方に適しています。したがって、フィールド エンジニアとスーパーバイザは、タスクに必要な列を更新できます。開始日、終了日、割り当て先、ステータス、完了率、期間、メモなどの事前設定されたステータス列があります。

[タスク名] 列には、ほとんどの構築タスクとサブタスクが含まれています。たとえば、配管、断熱、キャビネットなどのタスクがあります。タスクを拡張すると、下地作業、荒らし、バット、吹き込み、マスターバス、キッチン、地下室などのサブタスクが見つかります。

エンターテイメントとホスピタリティ

ホスピタリティおよびエンターテインメント業界は、支出、タスクの責任、ゲストの出席、チケット発行、チケットと収益のマッピング、リアルタイムのゲストとの食事消費のマッピングなどを正確に追跡する必要があります。

上記のニーズを満たすために、便利な Smartsheet ボードを次に示します。

• イベントの開始と予算のテンプレート
• 募金祭のテンプレート
• イベントスタッフのホテルとパスのテンプレート
• イベントタスク計画テンプレート

たとえば、イベント スタッフ ホテル & パス フォーマットは、エンターテイメント イベントに参加するスタッフやクライアントのホテル宿泊施設を管理するのに最適です。

プロジェクト ボードには、パスの種類、パスのコスト、ホテルのコストの見積もり、ホテル名、チェックイン、チェックアウト、クレジット カード、料金などの重要なデータ列があります。

金融および金融サービス

金融サービス プロジェクトでは、正確なデータのキャプチャと簡単な監査機能が必要になります。次の Smartsheet テンプレートは、このビジネス分野のほとんどの要件を満たすことができます。

• IPO プロジェクト チェックリスト テンプレート
• ローン返済スケジュール テンプレート
• 決算月末テンプレート

IPO を通じて株式公開を計画しているとします。株式の売却を通じて株式市場から資金を集めたい企業にとって、これは巨大なプロジェクトだ。すべての手順を知らなくても、Smartsheet ボードを使用して IPO に関するすべての計画を立てます。

その 「準備作業」 列には、完了する必要があるすべてのタスクの概要がすでに記載されています。例えば：

• 財務諸表
• デューデリジェンスの準備をする
• デュアルクラスの準備
• EIPとESPP
• S-1準備
• SEC の審査期間
• S-1 を完成させて公開ファイルにする

必要なその他の重要な列フィールドには、開始日、期限、T マイナス週、依存関係、期間、担当者などがあります。

製造業

製造工場には、さまざまな原材料、設備、製品レシピ、製品開発ガイドラインなどが必要です。これらすべては、Smartsheet で利用できるプロジェクト管理シートで効率的に追跡できます。たとえば、次のものが必要です。

• インシデントレポートログとフォームテンプレート
• フォーム テンプレートを使用した新製品の承認
• 新製品開発スケジュールテンプレート
• 機械メンテナンススケジュールテンプレート

機械メンテナンス スケジュール形式は、印刷したりデジタルで追跡できるシンプルなチェックリストです。ここには、マシンの状態、マシン名、場所、最終メンテナンス日、次回メンテナンス日、メンテナンス頻度、マシン技術者への割り当て、メモなど、追跡する必要があるほとんどのフィールドの概要が記載されています。

人事

Smartsheet には、人材派遣会社にとって非常に役立つテンプレートがいくつかあります。人材派遣チームを維持している企業も、これらの Smartsheet ボードを使用できます。いくつかの素晴らしい例は次のとおりです。

• 従業員情報ディレクトリ
• 従業員レビューチェックリスト
• ジョブアプリケーションフォーム
• 求職者トラッカー
• フォーム付き応募者履歴書トラッカー
• 従業員の退職に関する文書
• ガントによる面接プロセス
• 新入社員チェックリスト
• 自動承認付きタイムカード

たとえば、マーケティング チームに 10 人の従業員を雇用する必要があるとします。このシナリオでは、ガントを使用したインタビュー プロセス テンプレートを使用する必要があります。

このスプレッドシートは、採用プロセスで予想されるすべてのフェーズで構成されています。たとえば、面接前フェーズ、候補者面接フェーズ、候補者選択フェーズ、採用フェーズなどです。

プロジェクト ボードには、右側のナビゲーション ペインにガント チャートが自動的に表示され、上部の列にカレンダー ビューが表示されます。したがって、人事マネージャーはガント チャート ダッシュボードを確認することでプロジェクト全体のステータスを確認できます。

非営利

次の Smartsheet テンプレートは、非営利団体および非政府組織 (NGO) に最適です。

• 非営利イベントのマーケティング プラン
• フィールドチームによるフォームによる提出
• 寄付者の管理
• ボランティア名簿

非営利の会計プロセスは、米国と英国で免税ステータスを維持するために非常に重要です。したがって、寄付金額、名前、住所、納税者番号などの寄付者のデータを追跡する必要があります。

したがって、Smartsheet からドナー管理形式を使用できます。必要となる可能性のある標準データフィールドが付属しています。

たとえば、寄付年、寄付者名、電子メール、電話番号、住所、地域、基金名などの列ヘッダーがデフォルトで表示されます。 Smartsheet ボードはスプレッドシートに基づいているため、これらのデータをさまざまな非営利会計ソフトウェアに簡単にインポートできます。

会計

Smartsheet には、会計機関や企業向けの膨大なテンプレート コレクションが用意されています。自由に使用できる注目すべき形式は次のとおりです。

• キャッシュフロー計算書
• 貸借対照表
• 損益計算書
• 会計月末
• 毎年の税金の準備

中小企業、新興企業は、これらの形式を使用すると簡単に数千ドルを節約できます。これらの Smartsheet テンプレートを維持すると、外部機関に料金を支払うことなく会計規制に準拠できるようになります。

Smartsheet テンプレートの代替案

Smartsheet の膨大なテンプレート コレクションを調べてきました。次に、テンプレートも提供する次のプロジェクト管理アプリを見てみましょう。

monday.com テンプレート

monday.com には、 さまざまなビジネスケースに対応する精巧なテンプレートのライブラリがあります。テンプレート ライブラリにアクセスすると、マーケティング、プロジェクト管理、デザイン、販売と CRM、人事、ソフトウェア開発などのテンプレートの注目カテゴリが表示されます。ただし、左側のナビゲーション パネルからビジネス カテゴリを選択すると、さらに多くのテンプレートを取得できます。

クリックアップテンプレート

ClickUp のテンプレート ライブラリでは、 頻繁に使用されるテンプレートがテンプレート ホームに直接表示されます。これらは、デザイン、創造性、エンジニアリング、財務、製品、会計などのビジネス分野のものです。左側のサイドバーには 2 レベルのフィルターもあります。これらのフィルターは、 レベル と ユースケース です。フィルターを変更することで、適切なテンプレートを見つけることができます。

結論

テンプレートは、推測や人的ミスなしに新しいプロジェクトを開始するための優れたリソースです。したがって、ほとんどのプロジェクト管理アプリは既製のテンプレートを提供しています。 Smartsheet も同様で、ライセンスを必要とせずに個人または商用目的で使用できる無料のテンプレートを提供します。

この記事ではこれまで、Smartsheet の優れたビジネスおよびプロジェクト管理テンプレートをいくつか説明してきました。あなたのビジネスに関連する上記の Smartsheet ボードを見つける必要があります。テンプレートをすぐに利用し始めるか、カスタマイズしてテンプレート シートを自分のものにします。

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