Zoho Sign: デジタル署名で時間とお金を節約

法的拘束力を持たせるために契約書に手動で署名する必要はありません。Zoho Sign を使用すると、文書にデジタル署名でき、時間、お金、手間を節約できます。

書面による事務処理が徐々に廃止されつつある今日の世界では、デジタル署名に切り替えることは理にかなっています。デジタル署名は、より速くて便利であるだけでなく、環境にも優しいです。

市場にはさまざまなデジタル署名ソフトウェアがありますが、Zoho Sign のような、高機能でありながら手頃な価格の信頼できるソリューションを選択する必要があります。

デジタル署名とは何ですか?

デジタル署名は、デジタル文書、ソフトウェア、またはメッセージの信頼性と完全性を検証する技術です。暗号化を使用して文書を改ざんやなりすましから保護します。デジタル署名は、米国を含む多くの国で法的拘束力があると考えられています。

なぜデジタル署名が必要なのでしょうか?

時間とお金を節約

署名のための文書の手動処理には、文書の作成、印刷、スキャン、および他の関係者への郵送が含まれます。署名後、返却までに数週間かかる場合もあります。デジタル署名を使用すると、これらのタスクが不要になるため、時間と費用を節約できます。

効率的かつ安全

デジタル署名は、紙で作成された従来の署名に代わる安全な代替手段として機能します。物理的な文書を印刷、スキャンしたり、相手に送信したりする必要はありません。偽造のリスクも軽減します。

アクセシビリティ

あらゆる種類のリモート文書やグローバル文書に対して、デジタル署名は非常に便利です。これにより、当事者はどこからでも安全に文書に署名できるようになり、ビジネス効率が向上します。

企業イメージの向上

文書の署名に紙を使用することも環境に影響を与えます。デジタル署名を使用すると、それを軽減し、ビジネスの世界で環境に優しい印象を与えることができます。

法的有効性

多くの国では、デジタル署名は手書きの署名と同様に法的に有効です。契約書、同意書、電子取引、その他の法的文書のいずれであっても、デジタル署名によりその信頼性と完全性が保証され、法廷で法的拘束力があると認められます。

誠実さ

デジタル署名は、デジタル文書の整合性を維持するのにも役立ちます。暗号化アルゴリズムを使用して、一意のハッシュ値を生成します。誰かがその文書を変更すると、文書変更の証拠として機能する別のハッシュ値が存在します。

ワークフローの自動化

紙ベースの署名では、ドキュメントが正確に署名され、データの機密性が保護されていることを確認するための調整と手動の追跡が必要です。さらに、手動署名では遅延、間違い、ポリシー違反が発生する可能性があります。

デジタル署名への移行は、一貫性がありエラーのない標準的で自動化されたワークフローに切り替えることを意味します。

Zoho Sign がデジタル署名にどのように役立つか

ビジネス文書に署名するために依然として従来のペンと紙の方法に依存している場合は、 Zoho Sign を 選択してください。このソフトウェアを使用すると、数回クリックするだけで、世界中のどこからでもビジネス文書の安全な署名と管理が容易になります。

この完全なデジタル署名アプリを使用すると、ドキュメントに手動で署名する面倒なプロセスを排除できます。その助けを借りて、法的に有効で、一度署名すると変更できない改ざん防止文書を取得できます。さらに、このソフトウェアを使用すると、署名者の身元を確認し、どこからでも最大限の法的コンプライアンスを保ちながら文書に署名できます。

次に、Zoho Sign の主な機能を見てみましょう。

署名と送信が簡単

Zoho Sign は、デジタル署名用の文書への署名と送信に堅実なアプローチを採用しています。送信する前に、ドキュメントを簡単にアップロードし、受信者を追加し、受信者用のフォーム フィールドを配置できます。署名するには、電子メールで送信されたリンクを開いて、必要に応じて確認コードを入力し、文書に署名する必要があります。

シームレスな文書管理

このプラットフォーム上でのドキュメントの管理も手間がかかりません。ドキュメントのステータスを確認し、それに基づいてさらなるアクションを実行できます。さらに、Zoho Sign は完全な監査証跡に使用できます。ドキュメントに対して実行されたアクションの完全な履歴と、保留中のタスクがないドキュメントの完了証明書が提供されます。

再利用可能なドキュメントテンプレート

Zoho Sign の テンプレート 機能を使用すると、使用するたびに新しい契約書を最初から作成する必要がなくなります。 Professional および Enterprise プランのユーザーは、頻繁に使用する必要がある販売契約書、雇用契約書、ソーシャル メディア ポリシーのテンプレートを作成できます。

ビジネス ニーズに合わせてテンプレートを作成した後、固有の機会ごとにこれらのテンプレートを表示および編集したり、所有権を変更したり、SignForm を作成したり (組織管理者のみが利用可能)、テンプレートを削除したりできます。これらのテンプレートは、手動で削除するまでアカウントに残ります。

文書を一括送信する

Zoho Signでは、 一括送信 機能を使用して、1つ以上のドキュメントを複数の受信者に一度に送信できます。 Enterprise プランでのみ利用可能で、人事担当幹部が組織の AMM 従業員によって署名された最新のポリシーを取得する必要がある場合に便利です。

オープンAI統合のサポート

米国のデータセンターを使用する有料の Zoho Sign サブスクリプションと、ユーザーが生成した有効な OpenAI API キーをお持ちの場合は、Zoho の AI アシスタント Zia を介して ChatGPT と OpenAI の統合を 使用できます。この統合を使用すると、ドキュメント データが Open AI と共有され、ドキュメントの概要の取得など、さまざまな目的に利用できます。

AES と QES

すべての有料プランと米国のデータセンターのユーザーは、南アフリカに拠点を置く TrustFactory を通じて署名用の AES (Advanced Electronic Signature) 証明書を取得できます。この機能を利用するには、ユーザーは TrustFactory に登録し、この統合を構成する必要があります。

Zoho Sign は、EU を拠点とする本人確認サービスプロバイダーである Uanataca SA とも連携しています。これを利用すると、Enterprise サブスクリプション ユーザーは QES (適格電子署名) を通じてドキュメントに署名できます。

Zoho Signモバイルアプリ

常に移動している場合は、Zoho Sign の Android または iOS アプリをモバイルデバイスにインストールできます。これらのアプリは、テンプレートの管理に加えて、ドキュメントの署名、追跡、送信においても同様に効率的です。

Zoho Sign API

Zoho Sign は、デジタル署名をあらゆるアプリケーションに統合するための API も 提供します。プロジェクトの要件に関係なく、好みのプログラミング言語でコード例を簡単に適用できます。

柔軟でスケーラブルな API は数分で実装できます。これらの API を使用して署名されたすべての文書は法廷で 100% 認められます。業界標準の OAuth 2.0 プロトコルにより最高レベルのセキュリティが得られます。

トッププラットフォームとの統合

組織でビジネス ツールやコミュニケーション ツールを使用しているかもしれません。 Zoho Signは、Microsoft 365、Google Workspace、Zoho CRM、Zoho HRMS、Zapier、Box、MS Teams、Formstack Documents、Integromatなどの著名なアプリケーションと統合できます。

レポートの生成

組織管理者は、アカウントを使用して署名および送信されたすべてのドキュメントについて、Zoho Sign によって生成された詳細レポートにアクセスできます。カテゴリ フィルターは、ドキュメント タイプ、ドキュメント ステータス (完了、リコール、却下、期限切れ)、ドキュメントの有効性、およびアクティビティ履歴にも使用できます。

デフォルトでは、過去 30 日間のレポートが生成されます。ただし、週次および月次ベースでレポートを生成できます。レポートを CSV ファイル形式でローカル システムにダウンロードすることもできます。

Zoho Signの価格

単一ユーザーは、月に 5 つのドキュメントに署名できる無料の Zoho Sign プランを選択できます。さらに要件がある場合は、1 ユーザーあたり月額 10 ドルからの Standard、Professional、Enterprise プランから選択できます。

Zoho Sign には 14 日間の無料トライアルがあり、Enterprise プランのすべての機能を試すことができます。シンプルで透明性の高い、従量課金制のデジタル署名 API プランもあります。

最後の言葉

デジタル署名は、リモート文書署名の利便性を提供するだけでなく、改ざんに対する追加のセキュリティ層を追加します。これは環境に優しいプロセスであり、書類手続きは必要なく、監査証跡で追跡可能です。

Zoho Sign は、ドキュメントを作成して他の人に送信し、簡単に署名できる手頃な価格のデジタル署名アプリケーションです。中小企業および個人ユーザーは、このソフトウェアを法的文書に使用できます。

企業は、Zoho AssistやZoho Payrollなどの他のZohoアプリケーションを選択することもできます。