生産性と顧客サービスに役立つ 8 つの定型応答ツール

カスタマー サポート幹部は毎日何百ものクエリに答える必要があります。定型応答アプリは、仕事を迅速かつ簡単に行うことができます。

サポート チームが毎日受け取る問い合わせの多くは同様です。これらの質問に対する答えを手動で入力するのは、逆効果な作業です。ただし、ユーザーは、よくある質問に対する事前定義された回答を生成し、それを定型応答ツールに保存して、すぐに使用できるようにすることができます。

返信定型文の利点やこのサービスを提供する主なツールなど、返信定型文について詳しく見てみましょう。

返信定型文とは何ですか?

多くの人が定型応答と自動応答を混同しています。自動応答はロボット的で非人間的ですが、定型応答は説明的でパーソナライズされています。

これらは、よくある質問に対するあらかじめ決められた回答です。定型応答は常に役立ち、カスタマイズされているため、顧客には機械が生成したように聞こえません。

返信定型文は会社の FAQ/Wiki とどのように連携しますか?

返信定型文と会社の Wiki、FAQ、およびトラブルシューティングのナレッジ ベースは同期している必要があります。返信定型文内のプレースホルダーに特定のトラブルシューティング手順または一般情報を挿入する自動システムが必要です。

テキスト プレースホルダーを使用しないと、返信定型文が山積みになってしまいます。カスタマー サービス エージェントがこのような定型応答の長いリストを処理するのは困難です。この問題を解決するために、一部のスクリプト化された冗長サービスまたはツールには構文が用意されています。

サポート スタッフが電子メールまたはチャット コンソールに特定のショートコードまたは構文を入力すると、ツールが自動的にスクリプトを作成します。このツールは、企業のナレッジ ベース、FAQ、または Wiki からサポート情報も取得します。

返信定型文ツールを会社のナレッジ ベースにリンクすると、最新のウォークスルーやトラブルシューティング手順を提供するのにも役立ちます。それ以外の場合は、すべてのサポート スクリプトを手動で更新する必要があります。

定型返信を使用する利点

#1. 時間を節約する

返信定型文を使用すると、よくある質問に対する回答を入力する必要がなくなります。カスタマー サポート担当者は、これらの回答で一般的な質問にすぐに答えることができるため、節約された時間でより生産性の高いタスクに集中できます。

#2. シームレスな管理

カスタマー サービス プロバイダーは、定型応答アプリを使用して、多数の顧客を簡単に管理できます。インターネット サービス プロバイダーで働いている場合、利用可能なパッケージの価格について頻繁に質問されることがあります。

入力して全員に同じ回答を返信する代わりに、チャット ウィンドウに返信定型文を貼り付けることで、この作業を簡単に行うことができます。

#3. 顧客を満足させる

顧客は問題を即座に解決したいと考えています。対応が遅れると、競合他社に負けてしまう可能性があります。定型返信を使用すると、質問に返信し、彼らが会社に忠実であり続けるようにすることができます。

#4. 会話率を上げる

定型返信は、クエリに迅速かつ適切に回答することで、リードを顧客に変えるのにも役立ちます。場合によっては、潜在的な顧客からユニークな質問があり、サポート スタッフは多くのことを考えています。

そのような状況では、簡単な質問に対しては定型文で回答し、その時間を独自の質問に答えるために使用できます。したがって、見込み顧客を顧客に変換し、コンバージョン率を向上させることができます。

ここでは、最高の定型応答アプリをいくつか紹介します。

タイプデスク

カスタマー サポート スタッフにとって、繰り返し入力するのはイライラして退屈になる場合があります。 Typedesk は、 一貫した返信定型文を作成および管理できるようにすることで、この問題を解決するのに役立つシンプルなプラットフォームです。

さらに、この多言語ツールは、Chrome、Gmail、Facebook、Slack、Zendesk、Linkedin など、会社で使用されているすべての Web サイトやアプリと統合できます。

typedesk の使用を選択した場合、チームは顧客の問い合わせに一貫して応答することができます。その結果、クライアントとリードはサポート デスクに連絡する際のエクスペリエンスが向上します。

このツールには、すべての返信定型文をすべてのチーム メンバーと即座に共有および同期できるチーム フォルダー機能も付属しています。さらに、サポート幹部は変数を使用して、すべての返信定型文を固有のものにすることができます。

フレッシュデスク

カスタマー サービスの目的は顧客の質問に答えることですが、Freshdesk を使用するとそれをシームレスに行うことができます。この定型応答アプリを使用すると、さまざまなチャネルで顧客と有意義な会話を行うことができます。

このオムニチャネル スイートは、優れた顧客サービスを迅速に提供することに重点を置いた完全なサポート ソリューションを提供します。顧客の要件を積極的に理解し、最も直観的なサポートでそれに応えます。

実行する必要がある反復的なタスクが減るため、時間を節約し、より実りあることに投資できます。この統合プラットフォームは、顧客からの問い合わせに迅速に対応するためのナレッジ ベースとワークフローの自動化を提供します。

Freshdesk を使用すると、顧客の好みのコミュニケーション チャネルを通じて顧客とつながり、いつでもシームレスにモードを変更できます。

社会的意図

複数のメッセージング ツールやチャット ツールを切り替えることにうんざりしていませんか?次に、最高級の定型応答アプリの 1 つである Social Intents を使用します。このソリューションを使用すると、チームとしてすでに使用しているコラボレーション アプリからサイト訪問者と直接チャットできます。

ライブ チャット ソフトウェアは、Microsoft Teams、Slack、Webex で動作する人気のあるアプリです。既存のアプリから離れる必要がないため、問い合わせに即座に対応し、顧客に満足してもらうことができます。

Social Intent を使用すると、定型応答を使用して顧客が迅速に応答し、顧客関係を構築できるようになります。プロアクティブなライブ チャット トリガーは、Web サイト訪問者の関心を引くのにも役立ちます。さらに、このアプリは、顧客の問題を解決するためにチームメンバー全員とのコラボレーションをサポートします。

ハッピーフォックス

HappyFox は 、より迅速かつ優れた顧客サポートを実現するオールインワンのヘルプ デスク チケット発行システムです。強力なサポート チケット システムやセルフサービス ナレッジ ベースなどの機能を使用して、混乱を軽減し、サポート プロセスを整理するのに役立ちます。

事前に用意されたサポート ツールを使用すると、一般的で頻繁なクエリに迅速に応答できます。このアプリは、応答テンプレートの追加とは別に、ステータスの変更やタグの追加などのチケット アクションを実行します。

チケットに返信しようとすると、利用可能なすべての定型アクションが表示されます。また、特定の定型アクションを検索して適用することもできます。このプラットフォームは、チーム固有の定型アクションの作成もサポートしています。

HappyFox は、MS Teams、WhatsApp、Salesforce、Wrike、Asana、Slack、Facebook、Jira、Shopify、Adobe Commerce、Zapier、Twitter などの多数のビジネス アプリとの統合もサポートしています。

サクサク

現代のビジネス シナリオでは、企業は顧客とつながり、即座にリードすることが求められます。 Crisp は 、それを可能にするマルチチャネル メッセージング プラットフォームです。これは、顧客主導の革命を会社に達成し、顧客との会話を通じて超成長を実現するための高度なツールのリストで構成されています。

このプラットフォームには、共有受信トレイという機能が付属しています。電子メール、メッセンジャー、SMS、ライブチャット、Twitter DM などのさまざまなチャネルからの会話を一元管理します。したがって、楽なコラボレーションを通じて最高の顧客サービスを提供することが可能になります。

Chrisp はナレッジ ベースの中央ハブもサポートしています。チャットボットやライブチャットと組み合わせて、リアルタイムの応答で顧客エクスペリエンスを向上させることができます。

UseResponse

UseResponse は 、応答時間を大幅に短縮し、顧客エクスペリエンスを向上させるマルチチャネル カスタマー サポート ソフトウェアです。このプラットフォームは、サポート チームを支援することを目的とした、完全にスケーラブルでカスタマイズ可能なスイートです。

このツールを使用すると、電子メール、ライブ チャット、メッセンジャー、コミュニティ フォーラム、ソーシャル メディアなど 10 を超えるサポート チャネルを簡単に管理できます。自動通知とクエリ割り当てにより、すべてのカスタマー サポート幹部のタスクが容易になります。

さらに、UseResponse は、カスタマー サポート プロセスのパフォーマンスに関する高度な分析とレポートを提供します。このツールはスタッフ評価トラッカーと SLA を備えており、より優れた顧客サービスを提供できます。さらに、ユーザーはこのアプリを Google、Salesforce、Jira、Zapier などの他のツールと統合できます。

クラッチ

適切なタイミングで適切な対応を見つけるためにドキュメントやドライブを検索することにうんざりしていませんか? Klutch を使用して、すべてのクイック返信とガイドを単一の企業ナレッジ ベースに保存します。

これで、適切な返信を検索したり、繰り返しの質問に対して同じ回答を入力したりするのに時間を費やす必要がなくなります。任意のデバイスから適切な定型応答にアクセスし、それを返信します。

ワンクリックで顧客に電子メールを作成することもできます。また、このプラットフォームでは、頻繁に使用されるスニペットやリンクを保存できます。ユーザーは、デスクトップ アプリ、Chrome、Edge、および任意のモバイル デバイスからこのツールにアクセスできます。

エンゲージベイ

EngageBay は、 ヘルプ デスクや電子メールなどの顧客サービスに役立つ最適な返信定型文を提供します。特に、同様のサービスに関する質問が何百件も寄せられた場合、これらの定型返信は時間を節約し、より多くの販売に役立ちます。

したがって、より短い時間でより多くの製品を販売することで、顧客サービスが向上し、生産性が向上します。

顧客とのつながりを高めるために、クイックパーソナライゼーションツールを試すこともできます。パーソナライゼーション機能を使用すると、定型応答が新しく入力されたパーソナライズされた応答のように聞こえるようになります。

ビジネス効率を高めるために、EngageBay は自動化機能を推進しています。顧客のクエリの条件を定義するだけで、ツールはパーソナライズされた定型応答で応答します。

このツールは直観的なショートカットとアイコンを備えているため、技術に精通した人である必要はありません。さらに、ユーザーは任意の返信を作成し、後で使用できるようにすぐに缶詰としてマークを付けることができます。

結論

大量のクエリがある場合、定型応答アプリが最も簡単な解決策を提供します。これらのアプリは迅速に対応するだけでなく、サポート チームの生産性を高め、より多くの見込み顧客を獲得します。

会社のナレッジ ベースの作成にも興味がある場合は、これらのプラットフォームを試してナレッジ ベースを作成できます。