お客様を待たせる時間がありませんか?仮想受付サービスを使用して電話処理業務を合理化します。
バーチャル受付サービスは、人件費を節約し、ビジネスの生産性を向上させる最良の方法です。これらのサービスは時間を解放し、他の重要なビジネス問題の解決に集中するのに役立ちます。
この記事は、不在時でも電話を受けられる最適な仮想受付サービスを見つけるのに役立ちます。
さらに詳しく見てみましょう。
バーチャル受付サービスとは何ですか?
電話は問い合わせに不可欠であり、あらゆるビジネスの潜在顧客獲得プロセスをレベルアップします。カスタマー サービスへの電話に応答して処理することは非常に重要であり、業務運営が忙しい場合でも避けることはできません。
従来、多額の予算を持つ大規模企業は、着信や顧客サービスを担当するフルタイムの受付係を雇っていました。しかし、社内の受付係は、メンバーが限られている中小企業にとって諸経費となります。
そこで登場するのがバーチャル受付サービスです。
仮想受付サービスでは、生身の人間の受付係が発信者に挨拶し、電話の理由を理解することができます。提供された情報を分析した後、これらの電話は適切なチームメンバーにルーティングされるため、顧客と会社とのやり取りが改善されます。
通常、これらのサービスでは、着信やテキスト メッセージに対して 24 時間年中無休のライブ アテンダントが提供されます。これにより、顧客からの電話を取り逃すことがなくなります。
なぜバーチャル受付係を雇う必要があるのでしょうか?
バーチャル受付係を雇うかどうかは主観的な問題です。それは、社内のチームメンバーが必要か、それとも作業を外部委託できるかによって異なります。
大企業には専用の受付チームがいる場合がありますが、中小企業の経営者や新興企業の場合はそうではありません。運営コストを削減するために、小規模企業はバーチャル受付サービスを選択する必要があります。
そうは言っても、バーチャル受付サービスを採用するメリットをいくつか見てみましょう。
- プロフェッショナリズムの追加: 専門的に録音された挨拶メッセージで顧客の着信を歓迎すると、ビジネスに長期的な影響を与えます。それは彼らが新人を相手にしているわけではないという信頼感を生み出します。
- 費用対効果: バーチャル受付は安価で、固定期間がありません。顧客の問い合わせに対応する電話応答サービスを有効にして設定できます。
- 顧客対応の向上: 専門の受付係は、電話や顧客からの問い合わせを効率的に処理できるようトレーニングを受けています。彼らはさまざまな状況に対処した経験があり、ビジネス効率の向上を支援します。
- カスタマイズしやすい: 仮想受付サービスを使用すると、通話転送ルール、ウェルカム グリーティング メッセージ、その他のビジネス コミュニケーションの詳細を変更できます。
- 利用可能状況: 社内の受付担当者は、営業時間内のみ着信に対応できます。一方、仮想受付係は、年中無休で稼働し、24 時間年中無休のライブ電話応答サービスを顧客に提供できます。
- 統合: 仮想受付サービスを、Slack、Hubspot、G Suite、Microsoft Teams などのビジネス コミュニケーション ツールと統合します。
バーチャル受付サービスを採用するメリットが分かったところで、まずはリストから始めましょう。

ルビー
Ruby 受付係は、 北米全土の企業に専門的な電話によるライブ サポートを提供します。 Ruby の高度な訓練を受けた米国拠点のバーチャル受付係とチャット スペシャリストが、24 時間 365 日ライブで電話やチャットに応答し、ビジネス オーナーが最も得意なことに集中できる時間を節約します。あなたの会社に関する質問にリアルタイムで回答し、顧客の取り込みを実行し、ビジネスを代表して顧客に返信し、通話を選別して転送し、さらには予定をスケジュールすることもできます。
Ruby を使用すると、通話処理アクティビティや顧客から受け取ったテキスト メッセージを確認するための専用モバイル アプリが得られます。ステータスの更新、アクティビティの表示、ボイスメールへのアクセス、ビジネスラインからのテキスト メッセージや通話、コール アシストのリクエスト、使用状況の監視を行うことができます。 Ruby のカレンダー統合を使用して、毎日のスケジュールを簡単に同期できます。

受付本部
レセプションHQ は、時間の効率化を望みながらもチームにフルタイムの従業員を抱えている中小企業を対象とした世界的リーダーです。仮想受付サービスには、24 時間 365 日のライブ応答と、着信電話、電子メール、テキスト メッセージの処理が含まれます。また、発信通話や、予定のスケジュール設定やリマインダーの送信などのその他のタスクも処理できます。
RegistrationHQ は、需要のピーク時間帯に米国企業からの通話の大部分を処理します。ロックイン契約なしでバイリンガル サービスを提供しているため、7 日間のサービスのリスクなしのトライアルを開始できます。

Yodel.io
Yodel.io は 15 年以上の歴史を持つバーチャル受付会社なので、自分たちが何をしているのかをよく知っています。完全に自動化された IVR アテンダントか、リモートで作業する人間の受付係から電話を処理するかを選択できます。 Yodel の注目すべき機能には、インテリジェント音声 IVR システム、通話スクリーニング、Hubspot、Zendesk、Intercom、Slack などのコミュニケーション ツールとの統合などがあります。
契約なしで無料トライアルを提供します。ただし、トライアル終了後もサービスを継続して使用したい場合は、ニーズに応じて異なるプランが用意されています。

バッタ
別の電話番号を使用して、世界中のどこからでも電話を受けられる仮想受付サービスをお探しの場合は、 Grasshopper が最適な選択肢です。また、コンピューターまたはモバイル デバイスの着信に応答するための仮想電話番号も提供します。こうすることで、自分の番号は非公開のままになり、中断されることなくビジネスの雑務に集中できます。
このサービスは、契約の必要がない 7 日間の無料トライアルを開始するため、効果がなければ契約する必要はありません。

私の受付係
MyRegistrationist は、 バーチャル受付およびフロント デスク サポート サービスを提供し、オンサイトの受付を雇うよりも低価格で 24 時間 365 日の業務対応を可能にします。社内の従業員を雇っている場合に直面するような面倒なことは一切なく、着信の管理、予約や会議のスケジュール、旅行の手配など、対面受付のすべてのメリットを享受できます。
MyRegistrationist は、ビジネスで顧客からの電話に対応するサポートが必要な週または月にどれくらいの時間に応じて、さまざまなパッケージを提供しています。
会話型
Conversational は、フルサービスの仮想受付を必要とする企業、または複数の拠点を持ち、世界中からの着信を管理する人を必要とする企業向けの仮想受付サービスです。
Conversational を使用すると、フロント デスク管理、コール ルーティング、ボイスメール管理 (自動応答の設定など) に加え、オンライン予約スケジューラと電子メール マーケティング プラットフォームという 3 つの主要コンポーネントが得られます。
Microsoft Lync や Cisco Jabber などの既存の電話システム上で会話サービスを使用することもできます。
アンサーフォース
AnswerForce は 、24 時間年中無休の受付サービスで着信を管理できるフル機能の仮想受付です。着信通話を 1 か所から表示して管理できるカスタマイズ可能なダッシュボードなど、多くの機能を提供します。
また、発信者が会社のオフィスまたは携帯電話から電話をかけてきたときの応答方法をさらに詳細に制御したい場合は、AnswerForce を IVRX や Intercom などの IVR システムと統合することもできます。
アンサーコネクト
AnswerConnect は 、2001 年に創業した電話会社で、仮想受付サービスを提供しています。 Better Business Bureau、National Association of Professional Women などのメンバーです。
ライブ チャットとインスタント メッセージング (IM) の 2 種類の仮想受付係から選択できます。 AnswerConnect は、特定のニーズに基づいて必要なタイプを選択できるため、ユーザーに利点をもたらします。
あなたが雇用主や事業主であっても、電話への応答を支援したい個人であっても、AnswerConnect は要件に合わせてカスタマイズできます。
ヘルプウェア
Helpware は 、中小企業向けの仮想受付サービスです。予約のスケジュール設定、電話転送、ボイスメール、電子メール サポートなど、さまざまなサービスを提供します。
ヘルプウェアは、いつでもどこからでも着信を管理できる Web ベースの仮想受付サービスです。また、発信者のニーズ (予約の設定など) に応じて自動応答を設定したり、潜在的な顧客との会議中にメモを取る自動応答などの機能を追加して、自分で行う必要をなくしたりすることもできます。
アビー
Abby は、Zendesk が提供する仮想受付サービスで、着信、電子メール、チャットの管理に使用できます。注文や納期に関する顧客からの問い合わせに対する自動応答を設定できます。
Abby を使用すると、新しい顧客がニュースレターにサインアップするたびに通知を受け取り、エクスペリエンスについてフィードバックを提供した顧客に感謝のメッセージを送信できます。
マネーペニー
Moneypenny は 、2000 年以来英国と米国に本社を置く 24 時間年中無休の応答サービス プロバイダーです。チームから献身的な人材を自由に選ぶことができ、Moneypenny はその人材を会社の電話に応答し、ライブ チャット サポート、電話サポートを提供するように訓練します。転送、CRM、カレンダーの統合。
ポータルで自分の空き状況を更新して、スケジュールされた通話に応答したり、指先でタッチするだけで過去の通話やメッセージの履歴を確認したりできます。
終わりのメモ
クライアントとの関係構築について話していることを要約しましょう。
すべての通話の最初に適切な口調を設定することが重要です。そうしないと、顧客は自分の名前すら覚えていない自動システムに話しかけられているように感じるかもしれません。
上記の仮想受付リストから任意の企業を選択するだけで、あなたのビジネスがよりプロフェッショナルに見え、問い合わせプロセスが合理化されます。
この記事が、仮想受付サービスが、舞台裏での処理を気にせずにビジネスの成長に集中するのにどのように役立つかについてさらに学ぶのに役立つことを願っています。
問題が業務運営に及ぼす影響を最小限に抑えるために、当社の最適な IT ヘルプデスク ソリューションのリストを忘れずに確認してください。