5 分以内で説明するプロセス マイニング

プロセス マイニングは、ビジネス プロセスを MRI のようにスキャンして、機会を発見し、ビジネスの中核業務を可視化するのに役立ちます。

ビジネスには多くのプロセスが含まれるため、最適化の機会を見つけるには、各プロセスの各ステップを細分化し、徹底的に分析する必要があります。

しかし、それを手動で行うのは海の水を沸騰させるようなものです。貴重な洞察をより早く得られるように、このプロセスを高速化するシステムが必要です。

ここでプロセスマイニング手法が登場します。

プロセス マイニングを使用すると、ボトルネックを特定し、ビジネス プロセスを改善するためのプロセス インテリジェンスを得ることができます。

したがって、ビジネスオーナーやアナリストはプロセスマイニングとその手法について知っておく必要があります。

この記事では、プロセスマイニングとは何か、その重要性、動作原理、ユースケースなどについて説明します。

はじめましょう！

プロセスマイニングとは何ですか?

プロセス マイニングは、組織のデータベース、管理ソフトウェア、情報システムから抽出できる複数のイベント ログに基づいて運用プロセスを分析するために使用される手法です。

プロセス マイニングとは、ビジネス プロセスが実際にどのように実行されているかを調べて、問題を検出し、ビジネスを強化する領域を発見することです。これはあらゆるビジネスにとって有益であり、いくつかのワークフローに適用できます。

プロセス マイニングの主な目的は、ビジネス プロセスを分析して最適化することです。また、プロセス マイニングをビジネスに適用する理由は他にもあります。次のようなものがあります。

• 適合性の検証
• プロセス自動化のサポート
• プロセスの調和

しかし、ビジネスプロセスとは正確には何でしょうか?

プロセスは、プロセス単位間の逸脱、複数の相互作用、反復により複雑な構造になっています。プロセスマイニング技術を利用すると、理想的なプロセスを扱うのではなく、実際のプロセスの状態を簡単に発見して監視できます。これは次の方法で実行できます。

• インシデント記録とリアルタイムデータを活用してボトルネックを特定する
• ワークフロー内の余分なステップを排除する
• リアルタイムの洞察を提示する

その結果、企業はビジネス プロセスの改善に注力できるようになりました。したがって、これはビジネス プロセス マイニングとも呼ばれ、企業の従来のプロセスのリアルタイム データをより深く理解するのに役立ちます。

プロセス マイニングは、新たにデータ サイエンスと呼ばれるデータ マイニング分野から派生したものです。これは、プロセス マイニングの背後にある技術がデータ マイニングとまったく同じように機能するためです。ただし、両者は用途が異なります。

データマイニングでは、多数の方法論とアルゴリズムを利用してデータを調査します。一方、プロセス マイニングは、リアルタイム データに基づいていくつかのイベント ログとプロセスを分析し、プロセスを「マイニング」します。

プロセス マイニングは、次のようないくつかの観点に焦点を当てています。

• 制御フロー: この観点はアクティビティの順序に関するものです。ここでのプロセス マイニングの目標は、アクティビティを実行できる最適なパスを取得することです。
• 組織: この視点は、部門、役割などのリソースを対象としています。ここでの主な目標は、組織単位のより良い構造を考え出すことです。
• 時間: この視点は、イベントの頻度とタイミングに関するものです。
• ケース: この観点では、さまざまなプロセスまたはケースに関係するさまざまなプロパティを考慮します。

プロセスマイニングはどのように機能するのでしょうか?

プロセスマイニングでは、まずイベントログから実際のプロセスを検出します。プロセス マイニング手法では、各イベント ログを抽出して結合することで、実際のビジネスでプロセスがどのように実行されるかを示します。

次のステップを通じて、プロセス マイニングの作業手順を理解するためにさらに深く掘り下げてみましょう。

データの分析と操作

ほとんどの場合、あらゆる規模の企業が複雑で大規模なデータを追跡し、クラウド内のデータベースなどの安全な領域に保存します。組織がこのデータを取得してイベント ログに変換するのに役立つプロセス マイニング ツールがいくつかあります。

これにより、組織はあらゆる運用プロセスを分析できるようになります。このツールは、ケース ID、アクティビティ、およびタイムスタンプを各データ部分に割り当てます。プロセスマイニングはこれらの要素を利用し、ワークフローのさまざまな側面を分析して、どのタスクが改善が必要か、どのタスクが効率的で、どのタスクを優先すべきかを判断します。

すべてのプロセスを評価する

プロセス マイニング ツールは、イベント ログを使用して、ワークフローから抽出された各ステップを分析し、グラフを作成します。次のプロセスでは、プロセス マイニング ツールが理想的なグラフとこれらのグラフを比較します。これにより、システムがどのように動作する必要があるかを確実に理解できます。

両方のグラフを比較すると、業務プロセス内の非効率と効率が明確にわかります。

たとえば、在庫を追跡する現在のワークフローには、製品が確実に出荷、輸送、顧客に届けられるようにするための多くの手順が含まれています。各ステップの概要を示すグラフを使用すると、小さな非効率を検出して改善できます。

修正の優先順位付け

グラフの作成が完了したら、現在のワークフロー内のプロセスを分析し、これが理想的なグラフとどのように異なるかを判断します。次に、改善の手順を特定します。変更の緊急性と重大度に基づいて、必要な修正に優先順位を付けることがまず重要です。

プロセス マイニング ツールを使用すると、各ステップを完了するのに必要な正確な時間を確認できます。これは、すぐに対応または修復する必要がある問題を迅速に判断するのに役立ちます。

たとえば、ワークフローの非効率性の修正を優先したり、ビジネスの時間とリソースの使用量を削減できるようにボトルネックの修正を検討したりできます。

ワークフローの追跡

最後のステップでは、プロセス マイニング技術が運用システムを継続的に監視し、関連するメトリクスとデータに関するデータを収集するイベント ログを作成します。

これにより、ワークフローが構造化されており、効率的な結果を提供できるかどうかを示す、進行中のリアルタイム データの明確な全体像が得られます。このテクニックを使用すると、これまでの無駄や非効率を減らし、改善を行ったことがわかります。

プロセスマイニング機能

プロセス マイニングの機能には次のものが含まれます。

#1. プロセスディスカバリ

プロセスの特定: 一般に、ユーザーはビジネス プロセスがどのように機能し、進行しているかについて全体像を把握していません。プロセスマイニングは、現状のプロセスを視覚化し、ユーザーがリアルタイムのデータとイベントログを利用して状況を理解できるようにします。

たとえば、人事部門は、採用プロセスのペースを把握し、候補者が辞退する可能性を減らすために、採用プロセスの複雑さを知ることができます。

プロセスの逸脱を特定する: さまざまなワークフローに取り組んでいる企業は、プロセスの逸脱を理解する必要があります。プロセス発見は、企業が実際のプロセスと理想的なプロセスの間の逸脱を発見するのに役立ちます。プロセスマイニングツールの助けを借りて、ユーザーは目に見えないプロセスの逸脱を頻度とともに特定できます。

たとえば、プロセスを適切に理解することは、企業が自動化プロジェクトを簡素化するのに役立ちます。経営幹部のほとんどは、初期の RPA プロジェクトでの混乱が失敗につながる可能性があると考えています。

#2. 適合性分析

• 不適合ケースの分析: 企業は常に標準化されたプロセスを好みます。ただし、高い適合レベルを達成するのは困難です。プロセスマイニングは、さまざまなプロセスの変動や逸脱のレベルを発見するのに役立ちます。

• 根本原因の特定: プロセス マイニングは、必要なプロセスとは異なるプロセスを検出します。たとえば、企業は根本原因を検出することで一般的なエラーを特定します。これらのエラーを分類し、その理由を調べて、これらのエラーを効果的に解決できます。

#3. プロセスの検証

プロセス マイニングでは、リアルタイム データを利用して、エンドユーザーに関する洞察が得られます。これにより、企業はプロセスの結果を検証して現在のフローを確認できます。さらに、コンプライアンスおよび監査プロセスにも使用されます。

たとえば、税務コンサルティング会社は監査の取引とプロセスをカバーでき、処理時間を 50% 削減できます。

#4. プロセスの改善

• パフォーマンス監視: プロセス マイニング ツールは、KPI 測定値を追跡し、最高または最低のパフォーマンスのプロセスを特定できるユーザーフレンドリーなインターフェイスを提供します。
• プロセスのボトルネックの特定: 一部のプロセスはパフォーマンスの点で最適であり、企業はプロセス マイニングを使用してボトルネックを簡単に特定できます。これらのボトルネックを解消することで、ビジネスのパフォーマンスが向上します。
• 改善の提案: プロセス マイニングは、パフォーマンスを向上させるためにビジネスに具体的な推奨事項を提供します。いくつかの提案は次のとおりです。

1. 自動化と RPA の機会を特定する: すべてのプロセスが RPA 自動化に最適であるわけではないため、これは不可欠です。自動化のためのプロセスの識別が間違っていると、RPA プロジェクトが失敗します。
2. プロセス改善シナリオの特定: プロセスマイニングは、ボトルネックや逸脱などのシナリオを特定して、効率を高め、変更を実装します。

プロセスマイニングの重要性

ビジネス プロセスは複雑であり、多くの例外があります。実際のプロセスを、プロセスマイニングが発見した理想的なプロセスと照らし合わせて見ると、それが複雑に絡み合っていることがわかります。

したがって、ビジネスオーナーは、ボトルネックを特定して防止することを目指しながら、自社のプロセスを理解する必要があります。プロセス マイニングには、次のような複数の利点があります。

コストの削減

プロセスマイニングを使用すると、ユーザーは自動化などの変更が必要な領域を検出できます。言い換えれば、プロセスマイニング技術を使用すると、どのプロセスに自動化が必要なのか、またその理由を明確に把握できます。プロセスを自動化すると効率が向上し、コストが削減され、時間の節約になります。

データに基づいた意思決定

正しい意思決定を行うには、関連性があり、正確で、完全で、利用可能でアクセス可能な高品質のデータが必要です。それとは別に、分析機能と包括的なデータの視覚化も必要です。

残念ながら、ほとんどの組織は意思決定に必要な適切なデータを持っていません。ここで、プロセス マイニングは、イベント ログまたは生データを提供してプロセス シーケンスを抽出し、データ ギャップを排除するのに役立ちます。したがって、エンドツーエンドのプロセスに対する正確で公平な洞察を解き放ち、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

透明性を得る

ビジネスオーナーであれば、デジタル変革の緊急性と価値を理解することができます。しかし、あなたの意思決定者全員があなたと同じ認識を持っていますか?

プロセス マイニングは、チーム全員の間の透明性を維持するのに役立つ強力な方法です。この手法はデータを使用し、経営者が時間、お金、評判、ワークライフの質に基づいて現在のプロセスとシステムを視覚化するのに役立ちます。さらに、デジタル変革がもたらす価値を紹介します。

総合的な理解

テクノロジーに賢明な投資を行うには、要件と市場の現状を理解することに重点を置く必要があります。プロセスマイニングはそれを行うのに役立ちます。多くのことについて包括的なアイデアが得られます。これには次のものが含まれます。

• 投資が改善をもたらす価値があるかどうかを知る
• 最も本質的な問題がどこに存在するかを正確に特定する
• 組織全体のプロセスのばらつきを理解する

さらに、プロセスマイニングを使用すると、人的エラーを発生させることなく利点を実現できます。

コンプライアンス

ビジネス活動全体を監査するのは時間のかかるプロセスですが、プロセス マイニング ツールを使用して分析を迅速化することでギャップを短縮できます。

さらに、これらのツールは非準拠のプロセスを検出し、そのような問題を確実に把握して、時間通りに修正できるようにします。企業は、プロセスマイニング技術を利用することで、顧客分析の実行にかかる時間を短縮することもできます。

顧客体験の向上

改善領域を発見し、さまざまなプロセスを最適化し、ボトルネックを特定することで、全体のプロセス時間が短縮されます。これにより、顧客への製品やサービスの迅速な提供が可能になり、顧客エクスペリエンスが向上します。その結果、顧客の信頼が高まり、収益の増加につながります。

プロセスマイニングの使用例

#1. 金融業務

金融サービスを成長させ最適化するための確固たる計画を立てるには、対象分野の専門知識が必要になります。

プロセス マイニングの助けを借りて、金融サービスのマネージャー、リーダー、意思決定者は、プロセスの実行をリアルタイムで迅速に確認できます。また、さまざまなユニットやケースをドリルダウンしたり、高レベルで傾向を表示したりすることで、進行中のプロセスに対する客観的な洞察を簡単に得ることができます。

プロセス マイニングは、ビジネス成果への寄与に基づいて、変動、不遵守、エラーを確認するのに役立ちます。

#2. オペレーショナルエクセレンス

運用マネージャーとリーダーは常に新しい課題に直面し、その解決策を模索しています。したがって、新しいテクノロジーに移行しようとするときは、複雑さを軽減し、自動化を活用し、コストを節約できる領域を見つけるようにしてください。

プロセス マイニングは、ビジネス プロセスの非効率性を発見し、システムと従業員の能力を最大化するのに役立ちます。さらに、ビジネス環境全体を追跡し、エラー、コンプライアンス違反、非効率性に対処する最適なタイミングを知らせます。

さらに、透明性を維持することで、チーム全員が下された決定を常に認識できるようになり、コラボレーションと業務効率の向上に役立ちます。さらに、リソースが無駄にならないようにシフトを通じてビジネスを運営することができます。

#3. SAP の移行

現代の企業は、ERP システムを統合せずにエンドツーエンドの変革を成功させることが困難であると感じています。移行中、企業は次のような落とし穴に直面します。

• プロセスに関する洞察が不十分
• ユニット間での調和の欠如
• パフォーマンスのギャップ
• 非効率的な変更
• コミュニケーションの課題
• プロセスにおける未知の変動

プロセスマイニングを使用すると、企業は自社のプロセスを SAP 移行中であるとみなすことができます。プロセス マイニング ツールは、既存の現状のプロセスの透明性を提供することで、SAP エキスパートを支援します。

#4. インテリジェントなオートメーション

自動化への投資の価値を最大化するには、プロセス マイニングを活用できます。適切なプロセス マイニング ツールを使用すると、運用の真の可能性を発揮し、例外を認識して例外を合理化することができます。

プロセス マイニングは、次の質問に答えるのに役立ちます。

• 自動化イニシアチブに対して予想される ROI はどれくらいですか?
• 一般的なプロセス例外には何がありますか?
• 自動化にとって最も価値のあるプロセスはどれですか?
• 投資は国ごとにどのように異なりますか?

プロセス マイニングに加えて、AI や RPA などの他のインテリジェントな自動化技術を使用して、これらの質問に答えることもできます。

#5. 注文管理

注文管理は、顧客の注文の処理からアカウントの管理までのプロセス全体をカバーします。このビジネス プロセスには多くのバリエーションが含まれます。プロセスマイニングを使用すると、注文管理のプロセス全体を視覚化できます。根本原因を可視化し、遅延、手戻り、順番変更を減らす方法を示します。

さらに、プロセスマイニングにより、既製のチャートと分析を使用して自動化と配信のブロックの問題を特定できます。また、エンドツーエンドのプロセスのパフォーマンスを継続的に監視するのにも役立ちます。

結論

ビジネスでは多くのプロセスや操作が実行される可能性があり、多くの複雑さ、エラー、非効率が発生する可能性があります。したがって、これらのプロセスを合理化し、効果的に管理したい場合は、プロセスマイニングのような最新の技術が必要です。

プロセス マイニングは、ビジネス プロセスの効率を向上させるのに役立ちます。操作の失敗やエラーを特定し、根本原因を見つけて、すぐに修正に取り組むことができるようにするのに役立ちます。現在、多くの組織がプロセスマイニングを使用して、プロセスの取り組みを強化し、時間を節約し、より多くの利益を獲得しています。

また、いくつかのデータ マイニング手法とその使用方法を調べることもできます。