eM クライアントで電子メール管理の生産性を大幅に向上

受信トレイが混乱している場合は、ビジネスが非効率であることを示しています。メールを最適化していないと、時間以上に多くの損失を被ることになります。したがって、スマートな電子メール クライアントを選択することは、ビジネスにとって非常に重要です。この記事では、そのようなソリューションの 1 つである eM Client を紹介します。

優れた電子メール クライアントを使用すると、電子メールの送信がさらに楽しくなります。これは、ビジネスの見込み客と交流し、有利な企業取引を結びつけるための入り口です。それはあなたの会社の運命の原動力になる可能性があります。

しかし、スマートな受信トレイがなければ、これらの機会はすべて散乱して失われる可能性があります。

不要な迷惑メールが大量にあると、重要なメールを見逃してしまう可能性があります。そして、この無駄なメールの山は時間の経過とともに大きくなるばかりです。

したがって、マーケティングとネットワーキングの取り組みを最大限に活用するには、この非常に重要なツールに投資するのが賢明です。

eM クライアントを始める前に、非効率な電子メール管理によって直面する可能性のある問題のいくつかを共有します。

不十分な電子メール管理の影響

#1. スパム

Statista によると、受信トレイの 50% 以上がスパムでした。

次に、関連情報を見つけてジャンクを削除するために費やした（または無駄にした）時間を計算します。

電子メール クライアントは、これらの問題を回避するのに役立ちます。重要なことに集中でき、時間の本当の価値を見つけることができます。

#2. 誤解

受信トレイが乱雑であると、重要なメールが人混みに紛れ込み、従業員が期限を守れなくなる可能性があります。組織内に標準の電子メール クライアントとサポート ツールがあれば、あるレベルの快適さと使いやすさがもたらされます。この統合により、何かがすり抜けてしまうのを防ぐことができます。

さまざまな部門間の戦略的なコラボレーションを支援します。より良いコミュニケーションにより、ワークフローが合理化され、効率が向上します。

#3. 法的費用

まだ電子メール クライアントを使用する必要性を感じていないかもしれません。しかし、10 年前の文書の提供を求める法的要請は、確実にこの方向に進む可能性があります。

強力な電子メール管理ユーティリティにより、データを保存および管理できます。重要な電子メールでの会話を保存し、ドキュメントの検出プロセスを容易にします。

あらゆるファイルを簡単に検索し、必要に応じて提示できます。

法的罰則を回避することで、時間、善意、コストを節約できます。

#4. 悪い顧客サービス

電子メールの受信トレイが複雑すぎると、従業員は重要なものを探して時間を浪費することになります。

不幸な顧客が 1 人いるだけで、すべての地獄が解き放たれる可能性があります。ソーシャル メディアでの 1 つのネガティブな投稿が、雪だるま式にビジネスに最大の不幸をもたらす可能性があります。

結局のところ、この熾烈な競争の時代においては、顧客を当然のことと考えることはできません。

対照的に、簡素化された電子メール管理システムでは、従業員が消費者の要求に対応するための十分な時間を確保できます。

#5. セキュリティの脅威

電子メール経由で配信される悪意のあるプログラムにより、機密情報が漏洩する可能性があります。また、サーバーに損害を与えたり、損害を与えたりする可能性もあります。

したがって、添付ファイル検証機能を備えた電子メール クライアントが不可欠です。添付ファイルを開かずに内部を検索することで、その信頼性を確保できます。

#6. データロス

どのデータも重要です。ハッキングの場合には、安全なデータ保管が重要になります。

そのため、電子メール用の強力なバックアップ システムを用意することが不可欠です。困難な時期にあなたをゼロから立ち直らせることができるはずです。

適切なアーカイブ システムは、データ損失の場合に重要なメールをすべて復元するのに役立ちます。

これで、電子メール クライアントの重要性がわかりました。本題から始めましょう。

eM クライアント: スマート電子メール

eM Client は、オールインワンの電子メール生産性向上ソリューションです。

それは試され、テストされます。世界中の 30,000 の企業の 1,500,000 人を超える人々が、電子メールを最大限に活用するためにこれを使用しています。

はじめる

eM クライアントは Windows および Mac で利用できます。このユーティリティをダウンロードし、インストールしてアカウントを作成して開始します。

• 最初の画面では、テーマを選択するように求められます。選択して「次へ」をクリックします。

• まず複数のオプションがあります。このツールは、すべての主要な電子メール サービスと互換性があります。
• 連絡先をインポートして、さまざまなカレンダーを設定できます。 Google トークおよび XMPP/Jabber in Chat オプションをサポートしています。

• 電子メールを設定するには、「メール」を選択します。次に、サービスプロバイダーを選択し、次の画面でメールアドレスを入力します。
• アカウントの詳細を追加すると、次の画面で暗号化キーの設定を求められます。 eM を初めて使用する場合は、事前に設定されたキーを入力することもできます。

• 初めての場合は、パスワードを入力してキー ペア (公開キーと秘密キー) を作成します。 1024 ビットまたは 2048 ビットのキー サイズを選択することもできます。
• 特に、キーのサイズが大きいほど、より安全な暗号化が提供されます。
• しかし同時に、作成にはさらに時間がかかります。そのため、暗号化されたメッセージを送受信するたびに、暗号化プロセスにより多くのデータと時間が消費されます。
• eM クライアントの暗号化手順について詳しく知りたい場合は 、これ を参照してください。
• パスワードを設定すると、暗号化キーのペアを保存するように求められます。
• 次の画面では、公開キーを eM キーブックに共有するように求められます。これは、eM クライアントの公開鍵ディレクトリです。これを使用すると、目的の受信者の公開キーを検索するだけで、暗号化された電子メールを送信できます。
• 最後に、アクティブ化するサービスを選択し、「完了」をクリックします。

特徴

このセクションでは、eM Client の重要な属性のいくつかに焦点を当てます。毎日のメール アプリにある一般的な機能については繰り返しません。

さぁ、始めよう。

#1. ホーム画面

これがホーム画面です。

ユーザー インターフェイスはすっきりしていて、生産性が向上します。

#2. タグ

これは受信トレイを分類するのに非常に役立ちます。

これを使用するには、メッセージのプレビューをオフにしてください。ホーム画面が通常の 3 ペイン表示から 2 ペイン表示に変わります。

[メニュー] → [表示] → [レイアウト] → [メッセージパネルオフ] に移動します。

これで、メールをタグ付きで確認できるようになりました。そして、それらを使用して、それに応じて受信トレイを並べ替えることができます。

並べ替えるには、[タグ] 列をクリックすると、受信トレイが並べ替えられます。

タグを設定するには、任意のメールを右クリックし、ダイアログ ボックスから [タグ] を選択します。事前に設定されたタグのリストが表示されます。 1 つまたは複数をクリックして、それらを特定のメールに割り当てます。

複数のメールに一度にタグを付けることもできます。 Ctrl を 押しながら 左クリック してメールを選択します。選択したら、単一のメールにタグを付けるプロセスに従います。

選択に応じて特定のタグを追加することもできます。このためには、 メニュー → タグ → 追加をクリックします。 次に、タグ名、色、ショートカット (オプション) を追加し、 「OK」をクリックします。

#3. 自動応答

旅行や休憩の際に便利です。

自動応答を設定できます。これらの自動返信は、2 つの特定の日付の間、または開始日だけを指定して開始できます。

この機能を設定するには、 メニュー → ツール → 自動応答をクリックします。

#4. 添付ファイル

eM クライアントの優れた特性の 1 つは、添付ファイルを処理できることです。

重要な古いファイルを見つけるために各メールを開く必要はありません。

すべての添付ファイルはリストまたはカードとして表示できます。これらはさらに、画像、メディア、ドキュメント、アーカイブのサブカテゴリに分類できます。

これらの 3 つの水平点をクリックし、ダイアログ ボックスから [添付ファイル] を選択します。

デフォルトのビューでは、すべての添付ファイルがリスト ビューに表示されます。ただし、 [すべて] の横にある [画像] 、 [メディア] 、 [ドキュメント] 、および [アーカイブ] をクリックすることはできます 。 最後に、その特定のカテゴリに関連するすべての添付ファイルを確認できます。

リスト ビューが見にくい場合は、 [カード] をクリックすると、グリッド ビューが見やすくなります。添付ファイルは、日付、サイズ、アイテムの種類などの詳細なしでタイルとして表示されます。

リストとカードのオプションは、添付ファイル カテゴリ (画像、メディアなど) のすぐ上にあります。

#5. メッセージ検索

これは、この電子メール管理システムのハイライト機能です。実際にメールを 1 通も開かなくても、受信トレイをスクロールしてメッセージを検索できます。

これを行うには、左上の左向き矢印をクリックします。

次に、任意のメールをクリックします。右端のペインには、その 1 つの連絡先からのすべてのメールが表示されます。その後、右ペインにカーソルを置き続けると、そのメールの完全なプレビューが即座に表示されます。

プレビュー パネル自体から、メール全体を読んだり、添付ファイルを開いたり、返信したりできます。

これは、特定のビジネス リードまたは連絡先の完全な会話履歴を確認する最も速い方法の 1 つです。忙しい月曜日の救世主になるかもしれません。

#6. インテリジェントフィルター

受信箱の 1 つに 41856 件のメールがあります。

そして、私にはその混乱から最も重要なものを取り除くほどの超能力はありません。

そこで私は、eM クライアント アプリケーションの便利な機能である Rules を利用しました。これは、 受信トレイをすっきりさせる賢明な方法です。

私がやったことは、件名またはメッセージ本文に 取引、オファーなどの単語を含む受信トレイのメールを、 Unwanted という名前の別のフォルダーに送信するというルールを設定したことです。

このフィルターに例外を追加することもできます。たとえば、添付ファイルのあるすべてのメールを例外にして、審査プロセスを回避しました。

これを段階的に確認してください。

a) [メニュー] をクリックし、ドロップダウンから [ルール] を選択します。

b) 左上にある [新しいルール] を選択します。

c) [受信したメッセージ にカスタム ルールを適用する] まで下にスクロールします。 「次へ」をクリックします。次に、 本文または件名 で見つかった単語を選択し、 「次へ」 をクリックします。

d) 後続の手順で メッセージに添付ファイルがある場合を除き 、フォルダーへの移動を 確認します。

e) 次に、このルールに名前を付ける必要があります。次に、ルールのプレビュー セクションで 単語 をクリックします。その後、フィルターで除外する単語を入力します。たとえば、プロモーションメールを移動したいと考えました。そのため、 オファー、取引 などの言葉を使用しました。

次に、ルール プレビュー セクションで フォルダー をクリックし、フィルターされた電子メールの宛先フォルダーを選択します。

f) ルールのプレビューは次のようになります。フィルターの単語と宛先フォルダーが、 単語 と フォルダー の場所に表示されます。 「次へ」をクリックします。

次の画面でルール名の左側にあるチェックボックスを選択し、上部にある [適用] をクリックします。

g) 最後から 2 番目のステップで、ルールを適用するソース フォルダーを選択します。受信箱のメールを選別したかったので、受信箱を選択しました。ここで 「実行」をクリックすると、 プロセスが開始されます。フォルダーのサイズに応じて、数分から 1 時間かかる場合があります。

＃7。 インポートとエクスポート

バックアップのために、メールをさまざまな形式で保存することもできます。複数の受信トレイからの電子メールを 1 つのプライマリ メール フォルダーに保存できます。あるいは、ローカルの eM ストレージに電子メールをダウンロードすることもできます。

同様に、バックアップ ファイルや他の電子メール アプリケーションから電子メールと設定をインポートできます。

これらのオプションでは、 メニュー → ファイル を 押し、好みに応じてインポートまたはエクスポートを選択します。

#8. 暗号化されたメッセージ

eM クライアントは、安全なメッセージの送信に標準の PGP (Pretty Good Privacy) 暗号化を使用します。

このためには、初期セットアップで PGP キー ペアを生成していない場合は生成する必要があります。次に、公開キーを受信者と共有するプロセスになります。受信者が公開キーを取得したら、暗号化されたメッセージを共有できます。このビデオではそのプロセスを説明しています。

#9. その他

機能リストは確かに長いですが、ここでは基本的な部分に触れただけです。 eM Client は、これまでに見た中で最も機能が豊富な電子メール管理アプリケーションの 1 つです。

さらに、アプリケーション内で Google Meet を開始したり、同僚とチャットしたり、メモを取ったり、重複メールを自動削除したりすることができます。

日常のビジネス活動にサードパーティ ツールはほとんど必要ありません。

eM Client には、独自のスタイルで実行できる組み込みのテーマ エディターも用意されています。結論として、私の簡単なテストでは、eM Client が電子メール通信に最適なワンストップ ソリューションであることがわかりました。

それはクリーンでシンプル、そして効率的です。強くお勧めします。

そして最も良い点は、機能が制限されていますが無料で利用できることです。有料オプションでも1回限りです。定期的な支払いに別れを告げましょう。

eMクライアントの代替手段

現在の消費者は選択肢を求めています。 eM クライアントが気に入らない場合には、代替オプションもあります。

Mailbird は、見逃せない同様のソリューションの 1 つです。 14日間の返金保証付きでお試しいただけます。

企業の規模を問わず、多くの場合、共有受信トレイが使用されます。重複した応答を避けるため、消費者との単一の連絡先として使用されます。共有受信トレイの電子メール管理が必要な場合は、Spark を試してください。共有受信トレイについて簡単に説明するには、Spark によるこの ビデオ を参照してください。

最後の言葉

電子メール管理に投資するのは賢明です。デフォルトのベアボーン電子メール クライアントでもその仕事はできますが、理想とは程遠いです。

eM Client のようなスマートな電子メール マネージャーには投資する価値があります。