つながる世界における UCaaS を理解する [SMB 向け +7 ソリューション]

効率的な UCaaS プラットフォームを使用してビジネスに利益をもたらすことは、現時点だけでなく、将来的にも技術的な優位性を得るのに役立ちます。

UCaaS のようなソリューションは、厳しい競争に直面している現代のビジネスに提供する柔軟性、利便性、拡張性、コストの最適化、その他の利点により、最近高い需要が高まっています。

最近のパンデミックのような、従業員がリモートで働かなければならなかったような重要な時期に、それらは不可欠であることが証明されています。

リモート ワーカー向けの高度なツールとリソースがあれば、生産性が向上し、作業が合理化され、成功がもたらされます。

この記事では、UCaaS と、ビジネスのコミュニケーションを合理化するために選択できる最適な UCaaS プラットフォームについて説明します。

UCaaSとは何ですか?

Unified Communications as a Service (UCaaS) は、 ビジネス コミュニケーションに使用されるクラウド配信メカニズムです。これにより、企業から中小企業まで、ユニファイド コミュニケーション サービスをクラウドから利用できるようになります。

UCaaS は、SaaS、PaaS、IaaS などの Anything-as-a-Service (XaaS) の用語の 1 つです。また、世界中の業界全体でクラウド サービスの導入を促進するデジタル トランスフォーメーションの取り組みの一部でもあります。次の 6 つの主要な通信機能をサポートしています。

• エンタープライズテレフォニー
• ユニファイドメッセージング
• 可動性
• インスタントメッセージングとチームや個人のプレゼンス
• ビデオ、音声、Web 会議などの会議ソリューション
• ワークストリーム コラボレーション、通信プラットフォーム、コンタクト センターなどの通信対応プロセス。

クラウドベースなので、あらゆる形態や規模の企業が簡単に導入できます。これにより、簡単なスケーリング、手間のかからないセットアップ、コスト削減などのメリットが得られます。

UCaaS はどのように機能しますか?

クラウドベースの UCaaS インフラストラクチャは、サービス プロバイダーによって提供、所有、運用、保守されます。したがって、顧客は開始するために自分でインフラストラクチャを構成したりセットアップしたりする必要はありません。その特徴の一部は次のとおりです。

• データセンター、コンピューティング、ラック、共通機器、ネットワーク、ブレードなどの共有ユニファイド コミュニケーション インフラストラクチャに常駐するパーティション化されたテナントを含むマルチテナント
• 使用状況とパフォーマンスをプロビジョニング、管理、監視するためのセルフサービス Web ポータル
• サービスは、定期料金、月額料金、またはサブスクリプション料金でライセンス供与されます

UCaaS は、企業全体の通信サービスとソリューションを合理化します。チャット、SMS、ビデオ会議、コンタクト センター、その他多くの機能を提供します。すべてはインターネット上で起こります。したがって、顧客にサービスを提供するために追加の VolP ハードウェアは必要ありません。 UCaaS サービス プロバイダーは、すべてのバックエンド構成、テレフォニー、機能、セキュリティを処理します。

UCaaS の仕組みを理解するには、UCaaS 音声機能を強化する VolP (Voice-over-Internet Protocol) について説明する必要があります。 VoIP は音声をデータ パケットに変換し、クラウドベースの電話サービス プロバイダーに送信します。また、ボイスメール通知と電話番号は、ユニバーサル セッション開始プロトコル (SIP) を利用して動作します。

UCaaS は、複雑さを伴うことなく VolP を最大限に活用します。これにより、チームは簡単に電話をかけることができ、全員がモバイル デバイスやコンピュータにインストールされているアプリケーションを使用してリモートで作業できるようになります。

さらに、UCaaS データセンターは悪天候、サージ、停電に耐えることができるため、ビジネスの継続性と拡張性が得られますが、企業が独自の UCaaS プラットフォームを構築した場合、その管理は困難でコストがかかります。

さらに、UC サービスは、簡単なコラボレーション、メッセージング、ビデオ アプリケーションで実際に運用されています。すべては、複雑さを軽減し、オンプレミスかリモートかに関係なく、組織内でスムーズで統一されたコミュニケーションを提供できるように設計されています。

UCaaS コンポーネントの詳細

UCaaS には、さまざまなコミュニケーション ツール、音声会議、電話からファイル共有、電子メールの交換、ビデオ会議が収容されています。

したがって、優れた UCaaS プラットフォームは、これらすべての機能と、楽なナビゲーションと生産性の向上のための直感的なインターフェイスを提供する必要があります。また、統合コンタクト センター、組み込み通信、チャット、ビデオ、音声も提供する必要があります。

UCaaS の主要なコンポーネントは次のとおりです。

電話または電話システム

UCaaS プラットフォームには、通話転送、ルーティング、録音、ID ブロック、自動応答、ボイスメール、通話管理などの重要な機能を備えた高品質の電話システムが付属しています。クラウド PBX と VolP を使用して、企業が電話をかけたり受けたりできるようにします。インターネット。高度なソリューションでは、AI を活用して効率を高め、豊富なデータの洞察を得ることができます。

ビデオ会議

特に新型コロナウイルス感染症のパンデミック後、現代のビジネスの成長にはビデオ会議の必要性が高まっています。従業員はどこからでも仕事をしている可能性があり、重要なことについて話し合ったり、会議を開催したい場合には、参加者がどこから参加していても、このコミュニケーション モードは優れています。

UCaaS ソリューションは、複数参加者および 1 対 1 の電話およびビデオ通話を提供して、オフィス会議、ウェビナー、プレゼンテーション、チャットなどをサポートできます。これにより、距離要因に関係なく、コラボレーションが促進されます。

電子メールとインスタント メッセージング

インスタント メッセージを使用すると、チーム メンバーはリアルタイムでオンラインで簡単にチャットできます。これは、簡単な説明、リマインダー、定期的なコミュニケーションに役立ちます。また、便利で効率的で、煩わしくないため、カスタマー サポートを提供するのにも最適です。

同様に、電子メールはビジネスにとって有用であり、依然として効果的です。これは最もプロフェッショナルなコミュニケーション方法であり、効率的でもあります。電子メールを他のコミュニケーション チャネルと併用してワークフローを合理化し、従業員や顧客の好みのコミュニケーション モードを提供できます。

コラボレーションツール

UCaaS プラットフォームには、チームワークとコミュニケーションを強化するためのさまざまなコラボレーション ツールが含まれています。クイック スケジュール、画面共有、ファイル共有、記録、コーチングのほか、プロジェクト、顧客、従業員の管理などの機能を提供します。

クラウドベースとクライアントベース

UCaaS はクラウドベースです。つまり、すべての UCaaS プラットフォームとサービスは、データ センターのサービス プロバイダーによってクラウドまたはインターネット上でホストされます。これにより、任意のデバイスを使用してどこからでもこれらのサービスにアクセスし、リモートで作業できるようになります。

ビジネスとリモートワーカーにとっての UCaaS の利点

上で説明したように、UCaaS は企業とリモート ワーカーを含むユーザーの両方に多くのメリットをもたらします。利点の一部は次のとおりです。

スケーラビリティ

UCaaS を使用すると、要件に基づいてビジネス ソフトウェアとリソースを簡単にスケールアップまたはスケールダウンできます。事前に計画しなくても、ユーザーを即座に追加/削除することもできます。オンプレミス ソリューションでスケールしたい場合、これは困難です。このようなスケーラビリティをサポートするには、技術スタックに多大な投資をし、再発明する必要があります。しかし、UCaaS では、ボタンをクリックするだけでこれが可能になります。

柔軟性とアクセシビリティ

UCaaS ソリューションには、誰でもどこからでも簡単にアクセスできます。これにより、自宅や従業員が希望するその他の場所で柔軟に仕事ができるため、リモートワーカーにとっては最適です。 UCaaS アプリケーションとソリューションはインターネットまたはクラウド上に展開されるため、スマートフォン、ラップトップ、デスクトップ、タブレットなど、あらゆるデバイスからすべてのコミュニケーション ツールにアクセスできます。

コスト削減

UCaaS は、サブスクリプションベースのソリューションとして顧客に提供されます。固定期間内に一定額を支払うだけで、高価なハードウェアやソフトウェアをインストールしたり、メンテナンスに費用をかけたりすることなく、すべての通信機能とツールに 1 か所からアクセスできます。

必要なのは、UCaaS ソリューションにアクセスするための高品質の帯域幅とともにシステムに投資することだけです。さらに、すべてのサービスと機能は選択したプランに定義され、予測できない通信費や変動から保護されます。これは、事業支出の管理に役立つと同時に、ROI の向上にも役立ちます。

UCaaS を使用すると、月額固定料金で無制限に通話できるため、初期費用が不要で電話料金を節約できます。組み込みの高度な UCaaS 機能は、選択したサブスクリプションに含まれているため、料金を支払う必要はありません。また、すべてがサービス プロバイダーによって処理されるため、監視やメンテナンスのために IT スタッフを費やす必要もありません。

時間の節約

ビジネスでは一秒一秒が勝負です。興味深い機会はいつでもあなたのドアをノックする可能性があります。したがって、常に準備をしておく必要があります。

しかし、社内ですべてをゼロから構築し、そのメンテナンス、セキュリティ、コンプライアンス、機能などに多大な時間とリソースを費やしたらどうなるでしょうか?

特に人員や予算が不足している場合、中核的な機能やビジネスが影響を受ける可能性があります。

代わりに、UCaaS を選択すると、管理とメンテナンスの煩わしさから解放されたサービスが提供されます。すべてをサービスプロバイダーに任せることができます。

コラボレーションと生産性

クラウド上で提供される強力なコミュニケーション ツールは、すべての従業員、特にリモート ワーカーの効果的なコラボレーションに役立ちます。これにより、従業員が同じ部門に属しているかどうかに関係なく、全員がつながり、洞察を共有し、同じ認識を持つ健全な職場文化が促進されます。

同様に、UCaaS は、クラウド ソリューションを通じてすぐに情報にアクセスでき、従業員と顧客間の効果的なコミュニケーションとコラボレーションを可能にすることで、従業員の生産性の向上に役立ちます。

Cisco によると 、ユーザーの 75% が企業内の複数のサイトで作業中に UCaaS を使用して生産性の向上を経験しました。

上記以外にも、UCaaS プラットフォームを使用すると次のような利点があります。

• 音声ソリューションの冗長性を内蔵し、信頼性を向上
• 簡単な管理と使用状況レポート
• 既存のツールを使用して従業員とユーザーのエクスペリエンスを合理化
• UCaaS プロバイダーを通じたトラブルシューティングの単一窓口
• セキュリティと HIPAA、PCI-DSS、SOC などの規制への準拠。

いくつかの重要な UCaaS 用語

在宅勤務

在宅勤務は、現代のビジネス環境で使用される用語であり、従業員がオフィスなどの従来の職場の外で、単純または複雑であっても、割り当てられたタスクに取り組むことができることを意味します。安定したインターネット接続があれば、人々は電話やビデオ会議などの通信ツールを使用して接続し、世界中のどこからでも共同作業できます。

バーチャルオフィス

バーチャル オフィスは、個人がリモートでタスクを完了するためのセットアップです。すべてのリソース、Web サイト、オフィス ファイル、その他のツールにアクセスするために使用するデバイス (スマートフォン、iOS、デスクトップなど) があります。オフィスのデスクに似ており、プロフェッショナルでモダンに見えるようにデザインできます。快適な椅子を使用して、座って、仕事をし、リラックスし、それを繰り返すことができます。また、テーブルや仕事中に必要なその他の重要なものも備えています。

協力的な職場

コラボレーション ワークスペースは、組織内の従業員間のコラボレーションに重点を置いたワークスペース環境です。これは、複雑さを軽減し、コミュニケーションのギャップを埋め、健全な作業環境を促進するために行われます。共同作業スペースでは、従業員は組織への帰属意識を感じ、オフィスで働いているかリモートで働いているかに関係なく、最善を尽くすよう奨励されます。

したがって、最高の UCaaS プラットフォームをお探しの場合は、以下の推奨事項をいくつかご紹介します。

ズーム

会議、チャット、音声を 1 つのソリューション (コミュニケーションの柔軟性を提供し、コラボレーションを容易にする Zoom) で統合します。

主な特徴:

• ミーティング : 安全な HD オーディオとビデオ、組み込みのコラボレーション ソリューション、カレンダーの統合

• チャット : 顧客と即座につながり、他の従業員の作業を簡素化し、電話や臨時会議のスケジュールと実施、タスクの追跡、ファイルの共有を行います。
• 電話 : Zoom 電話を使用し、通話をビデオに変換し、ラップトップ、モバイル、デスクトップ、タブレットからクラウド VolP 電話を使用します。
• ビデオ ウェビナー : 最高のビデオとオーディオ品質を備えた 100 名を超えるビデオ パネリストを含む、最大 50,000 人までの参加が可能な Zoom ウェビナーと、セットアップ、ライブ ストリーミング、および登録をカスタマイズするオプション
• Zoom Rooms : リモートまたはオフィスから共同作業するための会議室
• セキュリティ: 256 ビット AES-GCM 暗号化およびその他の会議中のセキュリティ機能
• サポートされているプラ​​ットフォーム : macOS、Windows、Linux、Android OS、iOS

Zoom を使用すると、明確な通話量、暗号化された安全なクラウド通信、クイック メッセージング、簡素化された技術スタックが得られます。

リングセントラル

人気のメッセージング サービス RingCentral を利用することで、組織は電話システムを管理し、内部コミュニケーションを統合し、ビジネス コミュニケーションを改善できます。

RingCentral の VoIP ベースの電話システムのユーザーは、コンピュータまたは電話を使用してオンラインで電話をかけることができます。

これは、迅速なメッセージング、マルチユーザー メッセージング、メッセージ履歴、さまざまな統合、メッセージ セキュリティなど、組織にメリットをもたらすさまざまな機能と利点を提供します。

RingCentral は、あらゆる企業の要件に適合できる、コスト効率の高いメッセージング オプションを提供します。複数の場所からの通話を管理し、電話費用を節約し、通信効率を向上させることができます。

あらゆる規模の企業や組織が、この Gartner 賞を受賞したテクノロジーを使用しています。コール ルーティング、カレンダー、連絡先管理、包括的なレポートなどのサービスが含まれる点が、他の VoIP 電話システムとは異なります。

堅牢なメッセージング プラットフォームのおかげで、企業は音声、テキスト、ビデオなどのさまざまなチャネルを通じて顧客とつながることができます。その機能には、複数のデバイスからメッセージを送信する機能、自動文字起こし、サードパーティ アプリの統合、および多数の言語との互換性が含まれます。

コミュニケーションや顧客サービスの向上を目指す企業にとって有利です。

主な特長

• Google Workspace、Microsoft、Salesforce のビジネス アプリケーションと簡単に連携
• 新しい電話、デバイス、リモート オフィスを数分で統合
• 音声通話、SMS、その他のマルチメディア メッセージングを含むすべての通信を 1 つの番号で行うことができます。
• インテリジェント AI によるハイブリッド ビデオ会議
• Facebook、WhatsApp、Apple、Google、Twitter など、いくつかの通信プラットフォームを統合できます。
• スキルとコミュニケーションに基づいたインテリジェントなルーティング
• 顧客サービス担当者の負担を軽減する自動化
• 組み込みレポート。
• 暗号化、災害復旧、99.99% のアップタイム保証

さらに、Web ベースの RingCentral は、どのデバイスからでも簡単に制御でき、Windows と Mac の両方のオペレーティング システムで快適に使用できます。このメッセージング パッケージを利用すると、私生活と仕事をより効果的に管理できます。

ヴォネージュ

たった 1 つのアプリ、メッセージング、音声、ソーシャル、FAX、ビデオの Vonage でユニファイド コミュニケーションを実現します。 50 を超える機能とその他の統合ソリューション、拡張性とグローバル プレゼンス、接続性と生産性の向上、99.999% の稼働時間、サービス品質 (QoS) を提供します。

主な特徴:

• Vonage ミーティング、組織全体で使用できる直感的なビデオ コラボレーション ツール
• 電話システムを管理するための管理ポータル
• ツールとチームの接続を維持するモバイル アプリとデスクトップ アプリ
• SMS、Facebook Messenger、MMS を使用して問題を迅速に把握し、対処するためのビジネス インボックス
• 音声対応の顧客セルフサービスを提供する AI 仮想アシスタント
• 高価値アプリケーションを統合して生産性とユーザー エクスペリエンスを向上させる App Center
• 発信者番号通知ブロック
• 使用中の電話機を識別するビジーランプフィールド
• 電話アナウンスで電話の理由を把握し、電話会議を行う

Vonage はセットアップが簡単で、すぐに拡張でき、導入も簡単です。さらに、従業員は事実上、いつでもどこでも顧客とやり取りしたり、従業員同士がやり取りしたりできるようになります。

ネクスティバ

Nextiva は、単一のプラットフォーム上で電話システムをビジネス アプリケーション、自動化、AI と接続できるようにすることでコミュニケーションを容易にし、ビジネスを適切に運営できるようにします。

主な特徴:

• 自動応答、電子メールの送信、アンケートの実施などの反復的なコミュニケーション活動を自動化して時間を節約します。
• ビジネスと顧客に関する深いインテリジェンスを獲得するための分析
• サービスチームと販売を促進するための堅牢な組み込みツール
• コールルーティングを備えたクラウドPBX
• HD通話
• 画面共有
• CRM統合
• 高度な機能には、通話ログ、録音、キュー、転送、転送、ID、保留音楽、自動応答などが含まれます。

Nextiva を使用すると、電話、電子メール、ビデオ、テキスト、ソーシャル メディアなどの複数のコミュニケーション プラットフォームで顧客や従業員とやり取りできます。

マイクロソフトチーム

人気のプラットフォームである Microsoft Teams を使用して、職場、家庭、学校の人々とつながりましょう。

主な特徴:

• デスクトップやラップトップからスマートフォンやタブレットまで、あらゆるデバイスをサポートします
• ファイル、通話、チャット、会議のデータ暗号化
• ファイル共有、ポーリング、タスクの自動化
• クラウドストレージ
• ウェビナーの開催、登録、顧客の予約など。
• レポートツール
• Outlook、Word、PowerPoint、Excel、OneDrive、SharePoint などのツールとの統合。

Teams を使用すると、同僚、友人、家族とつながり、どこからでも共有リソースにアクセスして、通話、ビデオ共有、チャットを通じて学習やイノベーションを行うことができます。

ダイヤルパッド

Dialpad を使用して、顧客や従業員と話したり、会ったり、メッセージを送信したりできます。これは、有意義な関係を築くのに役立つ美しいワークスペースを提供します。チームや顧客がどこにいても、どこにでも持ち運べ、コミュニケーションを統一します。

素晴らしい機能と統合を提供し、より良いソリューションを提供するために革新を続けています。

主な特徴:

• AI を活用したビデオ会議、営業活動、コンタクト センター
• フリーダイヤルと現地番号を使用して 70 か国以上に対応
• ほぼ 100% の稼働時間 SLA
• すべての顧客通話で CSAT を収集するオプション
• 組み込みの音声認識と自然言語処理 (NLP)
• 74 以上の統合が利用可能
• 14日間の無料トライアル

このエンタープライズ グレードのプラットフォームは、ビジネスの種類や規模に関係なく、あらゆるコミュニケーション ニーズに対応できます。

GoTo

シンプルなソリューション GoTo を使用して、同僚、顧客、重要な人々とのつながりを保ちます。このクラウドベースの電話システムは安全で、リモートでの柔軟な作業向けに設計されています。

主な特徴:

• 視覚的なドラッグ アンド ドロップ エディターで簡単に設定可能
• クラウドPBXと国際電話
• コール ルーティング、HD ビデオ会議、自動応答、電話ツリー ディレクトリなど。
• 現在の番号を移植するか、フリーダイヤル番号を追加する
• カスタマイズ可能なダイヤル プランとコール ルーティング
• 合理化されたコンタクト センターのワークフロー
• 99.999% の稼働率、分散型クラウド アーキテクチャ、低帯域幅使用率

GoTo はすべてのデバイスをサポートしており、デスクトップ アプリ、固定電話、モバイル アプリの間で簡単に切り替えることができます。

結論: UCaaS が将来にとって不可欠なのはなぜですか?

適切な UCaaS プラットフォームに投資すると、組織内の従業員や顧客間のコミュニケーションが向上します。また、スケーラビリティ、信頼性、柔軟性、ROI も向上します。

レポートによると、UCaaS 市場は 2030 年までに 447 億ドル に達すると予測されています。長年にわたるその成長と使用量の増加を見ると、長年にわたって存続すると予想されます。したがって、最適な UCaaS プラットフォームを選択し、ビジネスにとってそのメリットを享受してください。