2023 年の中小企業向けベスト ドキュメント管理ソフトウェア 7

文書管理システムは、文書を効率的に整理し、ファイルを簡単に検索できるようにすることで、貴重な時間を節約します。

従業員数が比較的少ない企業では、多くの場合、多数の文書や業務記録を管理することが困難になります。堅牢な文書管理システム (DMS) を選択すると、文書を整理しておくことが容易になります。

さらに、これらのツールを使用すると、必要なデータにすばやくアクセスできるため、チームの効率も向上します。

文書管理とは何ですか?

ドキュメント管理とは、デジタル形式でドキュメント (Word ドキュメント、PDF、またはその他の形式) を管理、保存、追跡することを意味します。このシステムを使用すると、企業は文書を安全に保管し、プロセス全体を一元化できます。

文書管理システムの利点

生産性の向上

生産性は企業の成功の鍵です。文書管理システムは、会社のファイルを効率的かつ安全に整理します。その結果、チームはドキュメントの管理について心配する必要がなくなり、最も重要なタスクに集中できるようになります。すべてのファイルが安全に保存されていることがわかれば、安心感が生産性の原動力になります。

セキュリティの向上

どの企業も、重要かつミッションクリティカルなデータを保護したいと考えています。機密文書を文書管理システムに保管し、これらのファイルへのアクセスを制御できます。したがって、文書管理は高度に追跡可能になり、その監査証跡は後で必要に応じて使用できます。

保管スペースの削減

ファイルキャビネット、収納箱、ボックスをメンテナンスする必要はもうありません。 DMS を使用すると、物理的なスペースを占有せずにペーパーレス化し、ドキュメントをデジタルで管理できます。

文書の迅速な取得

ドキュメントの検索とファイルの取得は、時間がかかるプロセスになる場合があります。文書管理システムを使用すると、必要なファイルをすばやく見つけて貴重な時間を節約できます。 DMS を使用すると、ハイエンド テクノロジを使用して、名前、メタデータ、コンテンツに基づいてファイルを検索できます。

最適なチームコラボレーション

ほとんどのドキュメント管理ソリューションでは、チームメイトと共同作業できます。さまざまなリソースから収集したファイルを保存でき、遠隔地からファイルにアクセスできます。一部のツールでは、承認されたアクセスを通じて外部ユーザーも許可されます。

SMB が使用できるトップのドキュメント管理アプリについては、以下をお読みください。

iManage

iManage は 、ドキュメントを接続することでデータを価値の高い知識に変換するのに役立つドキュメント管理システムです。すべてのドキュメントを 1 つのフォルダーに保存し、プロジェクトまたはクライアントに応じて分類します。

ユーザーは、iManage 上でデータを迅速かつ効率的に作成、検索、共有できます。また、あらゆるドキュメントを簡単に検索できるため、生産性が向上します。

このツールは、Office 365 や Google Workspace のさまざまな生産性向上ツールと統合して、ドキュメント管理を合理化できます。

箱

Box を使用すると、企業はデバイスの種類に関係なく、コンテンツを安全に保存、管理、共同作業できます。ドキュメント ライフサイクル管理機能により、コンテンツ管理プロセスが規制、データ保持ポリシー、および検出要求に準拠していることが保証されます。

ドキュメントごとに適切なユーザー権限を設定して、適切なユーザーのみがアクセスできるようにすることができます。また、ユーザー アクティビティを監査して完全な可視性と制御を実現するのにも役立ちます。

Box は、オープン API やエンタープライズ アプリケーションとシームレスに統合することもできます。バージョン履歴、共有リンク、コメントなどの属性により、チーム メンバー間のコラボレーションが簡単になります。さらに、カスタマイズされたメタデータを使用してドキュメントを分類および整理します。

フォルダーリット

デジタル文書の比較的持続可能な保管および管理システムを提供する文書管理ソリューションをお探しですか?その場合は、 Folderit を使用してください。使いやすい方法でペーパーレス化を実現するクラウドベースの文書管理システムです。

ファイルまたはドキュメントのメタデータと古いバージョンを安全に保存します。ユーザーは、ファイル名、メタデータ、キーワード、ドキュメントのコンテンツを使用して、好みのファイルを検索できます。また、承認ワークフロー、ファイルリンク、自動保存、リマインダー、文書番号付け、監査証跡、ローカルバックアップもサポートしています。

さまざまな権限を使用してデジタル ドキュメントへのアクセスをシームレスに制御できます。このツールを使用すると、Office 365 アプリと DocuSign を統合できます。

OpenKM

OpenKM は、デジタル ドキュメントの作成、保存、配布を制御できるビジネス ドキュメント管理ソリューションです。これを使用すると、ドキュメント フローをより適切に制御し、チームの作業の効率を向上させることができます。

このアプリは、ユーザー ロールの定義、高度な検索、アクセス制御、ドキュメント セキュリティ レベル、詳細な使用ログ、自動化セットアップ、ユーザー クォータなどのいくつかの管理ツールを提供します。

ここでは、迅速な意思決定と知識の創造に役立つコンテンツを作成できます。さらに、この DMS を使用すると、あらゆるデジタル ソースからデータを収集し、チームメイトと共同作業することができます。

eファイルキャビネット

eFileCabinet は 、中小企業が文書の数に関係なく、オンライン データの整理に利用できる強力な文書管理システムです。

ファイルを保存するには、このプラットフォームにアップロードするだけです。ユーザーは、ファイル名またはフォルダー テンプレートを使用して任意のファイルを見つけることができます。また、eFileCabinet を使用すると、頻繁に使用するドキュメントにすばやくアクセスできます。

このツールを使用すると、チーム メンバー間のコラボレーションが容易になると同時に、アクセス制御のためのさまざまなセキュリティ レベルを追加することもできます。 MS Office、DocuSign、Salesforce などのサードパーティ ツールとの統合もサポートしています。

その他の機能には、自動化されたワークフロー、2 要素認証、暗号化されたファイル共有、場所または IP ベースの認証、役割ベースの権限などがあります。

ドキュウェア

DocuWare は 、いつでもどのデバイスからでも文書をデジタル化し、保護できるプラットフォームです。さらに、請求書処理や従業員管理にも役立ちます。これは、リモート チームに依存している企業や、従業員が分散している企業に特に役立ちます。

DocuWare は、契約書、従業員情報、財務記録など、すべての重要なビジネス文書のための安全なリポジトリを提供します。このツールにファイルを保存した後、あなたまたは同僚は、同じプラットフォーム上でそのドキュメントを直接編集したり、注釈を付けたりすることができます。

さらに、ユーザーが簡単に検索、追跡、共同作業できるようにするスマートな生産性ツールが備わっています。このアプリはインデックス データを使用して、すべての文書をきれいに整理します。

屋外

Alfresco は、組織のワークフローを合理化するためのドキュメント管理、Web コンテンツ管理、記録と画像の管理、コンテンツ リポジトリなどの機能を提供するプラットフォームです。

このオープンソース ツールは、Windows および Unix オペレーティング システムと互換性があります。簡単にカスタマイズできますが、新しいユーザーが実行方法を学ぶには時間がかかります。

最後の言葉 📃

効率的な文書管理ソリューションが導入されていれば、必要なファイルを探すために無数のキャビネットを調べる必要がなくなります。この記事では、組織のドキュメント管理システムの構築に役立ついくつかの最適なツールについて説明しました。

これらのツールは、さまざまな業界のニーズに応える機能を備えています。同様に、デジタル資産管理ツールについても学ぶことができます。