Excel のドロップダウン リストは、エラーのないデータ入力を容易にする優れた機能です。 Excel データ検証ツールを使用して、Excel ブックにドロップダウン リストを実装するプロセスを明確に理解します。
セル内ドロップダウン リストは、データ入力タスクを高速化するための優れたオプションです。データ入力オペレータは、ドロップダウン リストをクリックして正しいリスト項目を選択するだけで、必要なデータを入力できます。ほとんどのデータ入力プロセスでは、データ入力における人的エラーと曖昧さを最小限に抑えるためにドロップダウン リストが使用されます。
読み続けて、ドロップダウン リストの基本、Excel データ検証ツール、および Excel ワークブックにドロップダウン リストを追加する段階的なプロセスを学習してください。
Excel のドロップダウン リストとは何ですか?

Excel などのスプレッドシート アプリケーションのドロップダウン リストは、エラーを減らし、生産性を向上させる強力なツールです。
Excel のデータ検証ツールのこのような機能は、Excel ワークブック ユーザーに特定のセルに対していくつかの制限されたリスト項目を提供することでエラーを削減します。データ収集に Excel を使用し、データベース ツールでデータを処理する場合、ドロップダウン リストは均一なデータを収集するのにも役立ちます。
たとえば、セルが果物の名前のみを受け入れる場合、データ入力オペレーターは動物、魚、スパイスなどの名前を追加できません。その理由は、ドロップダウン メニューには、会社が販売するリストされた果物のみが表示されるためです。 。
ドロップダウン リストの利点
この機能も、セル項目を自動的に提案することで生産性を向上させます。たとえば、ドロップダウン リストに 100 人の従業員の名前があり、ユーザーが「A」と入力した場合、Excel ドロップダウン リストには「A」で始まる名前が自動的に表示されます。
したがって、ユーザーはマウスを使用して名前を選択するだけで時間を節約できます。ここに気づいていれば、スペルミスを防ぐこともできます。
ドロップダウン リストを使用すると、動的なレポート作成が可能になり、ワークシートの機能がさらに強化されます。たとえば、あなたの会社は 150 か国で事業を展開しており、オフィスが 200 あり、各オフィスに 10 人のマネージャーがいて、各マネージャーが 20 人の営業担当役員を管理しているとします。
売上レポートを作成する必要がある場合、依存する Excel ドロップダウン リストを作成できます。国のドロップダウン リストを使用すると、適切な国が表示されます。次に、オフィスを選択すると、そのオフィスで働く 10 人のマネージャーが表示されます。最後に、マネージャーを選択すると、そのマネージャーの下で働く営業担当者のみが表示されます。
したがって、全員の名前を覚える必要はありません。国を選択し、多層ドロップダウン リストに従うだけです。
Excel のデータ検証とは何ですか?

Excel のセルには、文字、数字、特殊記号など、あらゆる入力を受け入れることができます。ただし、ほとんどのプロセスでは、データ入力の各セルに限定されたデータを含むカスタム設計のワークシートが作成されます。
たとえば、あるセルでは数字を使用でき、次のセルでは文字を使用でき、別のセルでは従業員名を使用できます。しかし、Excel はどのようにしてこれらすべての制限を強制するのでしょうか?答えは Excel データ検証ツールです。
ほとんどの Excel ユーザーは、このツールが簡単なドロップダウン メニューを作成するための頼りになる場所として知っています。ただし、Excel のドロップダウン リストよりもはるかに多くの用途があります。簡単に言うと、Excel ワークシートまたはワークブックの管理者は、ユーザーに特定の形式でデータを入力させる必要がある場合は常に、データ検証ツールの助けを借ります。
データ検証ツールについて理解する
データ検証ツールは Excel リボン メニューにあります。開いている Excel ワークシート上で、リボン メニューの [データ] タブをクリックします。 [データ ツール] セクションには、データ検証ツールがあります。ツールの場所を明確に理解するには、下の画像を確認してください。
[データ検証] ボタンをクリックすると、[設定]、[入力メッセージ]、および [エラー アラート] の 3 つのタブのある [データ検証] ダイアログ ボックスが表示されます。
設定
[設定] では、許可されるデータ形式などのオプションをカスタマイズし、データ入力のルールを設定できます。

デスクトップまたはラップトップ用の最新の Microsoft Excel では、次の形式を追加できます。
- 検証なしの場合は任意の値。
- 整数を使用すると、ユーザーはターゲット セルに整数のみを入力できます。
- 「10 進数」を使用すると、10 進数のみを受け入れるようにセルを書式設定できます。
- このリストを使用すると、事前定義されたリスト項目を含むドロップダウン リストを作成できます。
- [日付] を使用すると、特定のセルに日付値の入力のみを制限できます。
- 時間検証では、時間値のみを受け入れるようにターゲット セルをフォーマットします。
- テキスト長は、セル データを特定の文字数または桁数に制限するのに最適な関数です。
- カスタム書式設定により、ユーザーは検証されたセル内で数式を使用できるようになります。
上記の書式設定または検証関数は、次の検証基準を使用して機能します。良い点は、いくつかの場合にこれらの検証基準をカスタマイズできることです。

- 「 Between 」では、最小値と最大値の範囲内の数値を許可します。
- 「 Not between 」は、入力したデータが最小値または最大値の範囲内に収まらないように指定する必要がある場合に便利です。
- 「 Equal to 」は入力を特定の値に固定する場合に便利です。
- 「等しくない」は、 入力されたデータが指定されたセル値と等しくないことを意味します。
- 「より大きい」は、 入力が特定の値より大きい必要がある場合に使用されます。
- 「 未満 」は、入力した値が指定された数値より小さい必要があることを示します。
- 「 以上 」は、入力値が設定値以上であることを意味します。
- 「 以下 」は、入力された値が設定値以下であることを意味します。
入力メッセージ
データ検証ルールは、データ入力オペレーターと通信する場合にのみ役に立ちます。これを適切に行うには、Excel のデータ検証の 入力メッセージ 機能を使用できます。
この機能を使用する場合、データ検証ルールに関するタイトルと説明メッセージを入力できます。ユーザーが書式設定されたセルの上にカーソルを置くと、コンテキスト メニューに [入力メッセージ] が表示されます。このメッセージは、マウス ポインタをターゲット セルの上に置くまで表示されないことに注意してください。

エラーアラート
ユーザーが検証済みのセルにデータを入力する際にエラーを犯した場合、エラー アラートを表示してユーザーに通知できます。次のいずれかのアラートを使用できます。
- 停止
- 警告
- 情報
ここでも、上記の警告のカスタム タイトルとエラー メッセージを入力できます。こうすることで、ユーザーに情報が提供され、間違いを繰り返すことがなくなります。
Excel でのデータ検証の使用法
- 便利なドロップダウン リストを作成すると、エラーが減り、データ入力がより速く完了します。
- タイプミスや人的ミスによる間違った日付の入力を防ぎます。
- 英国の郵便番号、略語など、特定の状況でのみ大文字の入力を許可します。
- 重複値の発生をゼロに減らすことができます。
- 従属ドロップダウン リストを作成して、マスター リストに従ってデータをフィルタリングします。
- 特定のセルにテキスト入力のみが必要な場合は、データ検証ツールの機能を使用できます。
- ユーザーに数値のみを入力させ、数値のテキストや記号は入力させないようにすることができます。
- プロジェクトやオフィスのスケジュールを平日のみ作成します。
- 同じワークシートの別のセルに作成された別のエントリに基づいて、ユーザーのエントリを検証します。
- 任意のセルの数字または文字の長さを強制的に制限します。
- 検索目的で、事前に決定されたまたは特定のテキストのセットを含むデータエントリを作成します。
- カスタム エラー メッセージを作成して、何が問題だったのかをデータ入力オペレーターに伝えます。
Excel データ検証を使用してドロップダウン リストを作成する
ドロップダウン リストには、検証されたセルに使用可能な値またはテキストのコンテキスト メニューが表示されます。このようなリストを作成する前に、値またはテキストを 1 か所に集めてください。同じブック、ワークシート、またはまったく異なる Excel ファイルである場合もあります。行う必要があるのは次のとおりです。
- PC で Excel アプリを開き、ドロップダウン リストに必要な項目のリストを入力します。
- これは、別のシート、ワークブック、またはファイルから項目を取り込みたい場合にも可能です。これらのリソースにアクセスできるようにしておく必要があるだけです。

リストされた項目のソースを見つけたら、ドロップダウン リストの作成の実際の部分に進むことができます。
- Excel ドロップダウン リストを作成する必要があるセルを選択します。
- Excel リボン メニューの [データ] タブをクリックします。
- リボン メニューの中央に [データ ツール] セクションが表示されます。 Text to Columns、Flash Fill、Manage Data Model、Data Validation などのいくつかのデータ ツールを提供します。
- 「データ検証」 アイコンを直接クリックして、「データ検証」ダイアログ・ボックスを開くことができます。

- あるいは、 「データ検証」 というテキストをクリックしてドロップダウン メニューを開き、再度「データ検証」を選択してダイアログ ボックスを開くこともできます。

ここまでは、[データ検証] ダイアログ ボックスを正常に開きました。シンプルなドロップダウン リストを作成するために必要な機能がすべて提供されます。その方法は次のとおりです。
- デフォルトでは、 「データ検証」 ウィンドウの 「設定」 タブが表示されます。
- 「許可」 という テキストの下にあるドロップダウン メニューをクリックします。
- 複数の検証形式を含むコンテキスト メニューが開きます。このコンテキスト メニューから リスト 形式を選択します。

- 「データ」 というテキストの下では変更を加えることはできません。
- 「 ソース」という テキストの下に、ドロップダウン リストに表示するリスト項目のソースを入力する必要があります。
- 別のシート、ワークブック、または Excel ファイル上のソースを選択するときにアドレスを入力します。
- あるいは、同じワークシートからデータ ソースを選択するには、ソースの空白フィールドを 1 回クリックするだけです。次に、カーソルを使用してセル範囲を指定します。

- [ 空白 および セル内のドロップダウン オプションを無視する] にチェックマークを付けます。 [セル内] ドロップダウン オプションのチェックを外すと、検証されたセルにドロップダウン矢印アイコンが表示されない場合があります。
- [OK] をクリックすると、ドロップダウン リストの準備が整います。

動的な Excel ドロップダウン リストの作成
このようなドロップダウン リストでは、1 つのドロップダウン リストで入力を選択すると、2 番目のドロップダウン リストで使用できるデータが自動的に変更されます。試す手順は次のとおりです。
- 以下の画像に示すようにアイテムのリストを収集します。別のワークブックまたはファイルからリスト項目をインポートすることもできます。

- 都市名を Named Ranges に変換します。これを行うには、国の下の都市を選択します。

- [名前] ボックス をクリックし、ヘッダーに表示されている正確な国名を入力します。
- データを使用する場合は、同じ手順に従って、ヘッダーの下の項目のリストを Named Ranges に変換できます。
- セル範囲 D1 から G1 の国名を使用して、プライマリ ドロップダウン リストを作成します。

- [都市の選択] 列では、通常どおりドロップダウン リストの作成を開始します。ソースに次の式を入力します。このアイデアは、国ドロップダウン リストの混合参照 ( $A2 ) とともに INDIRECT 式を使用することです。
=INDIRECT($A2)

- 「OK」 をクリックしてステップを完了します。 2 層のドロップダウン リストが準備できました。

このドロップダウン リストで、国として米国を選択すると、 [都市の選択 ] 列ヘッダーの下に米国の都市のみが表示されます。
最後の言葉
Excel は、データ入力と数値データの管理に優れたツールです。ただし、タイプミスがあると、Excel でのデータ入力作業に大きな支障をきたす可能性があります。したがって、データ入力における人的ミスやタイプミスを排除するには、上記のいずれかの方法を採用する必要があります。
単純な Excel または依存するドロップダウン リストの方法に従うことができます。データ入力プロセスまたはデータ収集計画を確認して、どのアプローチを使用するかを判断してください。この機能は、ほぼすべてのセルで使用できます。
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