PDF を素早く簡単にパスワードで保護する方法

ビジネスや個人のソースからの機密ファイルを安心して扱うために、PDF ファイルをパスワードで保護する方法を学びましょう。

ハッカーは、企業や個人の機密データにアクセスし、金銭的利益を得るために悪用することで、企業や個人を罠にはめる方法を常に見つけています。

Statistaによると、2022 年の第 3 四半期には世界中で 1,500 万件のデータ侵害が発生しました。これは、同年の第 2 四半期と比較して 167% の急激な増加です。

これらの膨大なデータ侵害のかなりの部分は PDF ドキュメントに起因しています。重要な理由は、企業や個人が PDF をパスワードで保護することに消極的であるか、その方法を知らないことです。

PDF ファイル内のビジネスまたは個人データの機密性が心配で、解決策を探している場合は、ここが最適な場所です。 PDF ドキュメントの潜在的な脆弱性、PDF パスワード保護の使用例、PDF のパスワード保護を支援するツールについて学び続けてください。

プライベートビジネス文書の脆弱性

保護されていない PDF をビジネス用途で使用する場合は、顧客、クライアント、従業員の間で専門的な PDF ドキュメントを配布するのをやめてください。ビジネス PDF ファイルが開かれていると、誰でもそのコンテンツにアクセスでき、あなたが承認していない有利な方法でそのファイルを使用することができます。

また、ハッカーは常に企業の機密ビジネス データに直接アクセスできるわけではありません。ビジネス PDF を共有した第三者がハッキング攻撃の被害者となり、その後、あなたの組織が被害を受ける可能性があります。

ビジネス PDF は、ハッカーが組織のサーバーにアクセスするために使用する可能性のある機密性の高い有益な情報を明らかにします。

たとえば、保護されていない PDF をクライアント、顧客、ベンダー間で配布しているとします。ハッカーは、会社の文書を PDF で保存した個人の電子メールやクラウド ストレージをターゲットにしてアクセスする可能性があります。

オープン アクセスを通じて、攻撃者はビジネス ファイルのフォーマット方法を知ることができます。彼らは偽のファイルを作成し、悪意のある実行可能ファイル (.exe) を PDF に追加して、クライアントからの返信を装って会社に送り返します。

サイバーセキュリティに関する十分な訓練を受けていなければ、従業員はその文書を疑うことなく、実行可能ファイルと一緒に開く可能性があります。これにより、組織のサーバーにランサムウェアがインストールされ、ビジネス データがハッカーの手に渡ってしまう可能性があります。

PDF パスワード保護はどのように役立ちますか?

#1.不正コピーの防止

PDF を開くためのパスワードを知らない人は、文書にアクセスできません。機密情報を不要なコピー＆ペーストから保護するのに役立ちます。

パスワードで保護された PDF ファイルをクライアント、ベンダー、従業員と共有すると、それらが信頼できることがわかります。彼らがプライバシー ポリシーに従わない場合は、PDF を共有した特定の人々からのものであることがわかります。

#2.機密データへの不正アクセスを阻止

パスワードなしの PDF を会社のサーバーに保存し、従業員がファイルを閲覧せずにその PDF にアクセスした場合、大きな問題が発生する可能性があります。あるいは、クライアントによっては、PDF ファイルを許可していない第三者に誤って転送してしまう可能性があります。

このようなシナリオでは、PDF をパスワードで保護していれば、データ侵害の被害者にならない可能性があります。

#3.印刷保護

データの整合性と書式設定を保持できるため、ほとんどの人は文書のハードコピーが必要なときは常に PDF ファイルから印刷することを好みます。この機能は、適切な許可なしに印刷された後、公に配布される可能性も高くなります。

したがって、PDF ファイルにパスワードを設定することは、他の人がそのファイルをコピーできないようにするだけでなく、その文書を印刷できないようにすることにもなります。多くのアプリケーションでは、PDF ファイルの印刷機能を停止するオプションも提供しています。

PDF ドキュメントを不正アクセスから保護したい場合は、この目的に使用してください。

#4.データの改ざんを避ける

PDF ファイルは比類のないコンテンツの完全性を提供します。つまり、そこに含まれるデータは正確かつ変更されないままになります。ただし、一貫性と文書の有効性を維持するには、強力なパスワードでロックする必要があります。その文書にコメントや署名を含めた場合、これは特に重要になります。

さらに、入力可能なフィールドの埋め込みフォームを含む PDF ファイルをパスワード保護なしで配布することは、絶対に禁止されています。このようなドキュメントに編集保護を追加すると、ユーザーが作業中に誤ってまたは意図的に変更を加えることを防ぐことができます。

#5.役割ベースのアクセスを提供する

多くの企業では、従業員がクラウドベースの社内ファイル ストレージを参照して、ビジネスに必要なものを見つけることができます。ただし、一部の機密性の高い内部文書は常に共通のアーカイブに保存される場合があります。企業は、組織の一員であっても、権限のない人物からこれらのファイルを保護する必要があります。

PDF にアクセスする場合、パスワードを使用する理由はそれだけではありません。内部ネットワークに文書を盗もうとする侵入者が侵入する可能性があります。データ侵害の際、パスワードは重要なデータを保護するための効果的なアクセス制御手段として機能します。

#6.プライベートドキュメントのプレビューを防止する

さらに、パスワードで保護された PDF ファイルでは、その内容をプレビューすることができなくなります。これがパスワードを有効にする重大な理由とは考えられないかもしれませんが、特定の状況では、プレビューが個人的およびビジネス上の損害を引き起こす可能性があります。

たとえば、組織の共有コンピューターまたはクラウド プラットフォームに、ミッション クリティカルなデータを含む PDF ファイルがいくつかあるとします。データを表示する権限を持たない同僚がファイルの内容をプレビューできる場合、予期せぬ問題が発生する可能性があります。

＃7。業界のコンプライアンスを確保する

ユーザーデータを扱うほとんどの業界は、いくつかの規則や規制に準拠する必要があります。政府の規制、法律、業界ベースの標準は、公衆アクセスや不正アクセスから機密文書のプライバシーとセキュリティを確保するために設けられています。

医療業界に関しては、HIPAA は医療機関が患者の医療記録をどのように扱うべきかを規制しています。法律業界も、クライアントの機密性を保護する必要がある業界です。

さらに、ヨーロッパでビジネスを行う企業は GDPR の規則に従う必要があります。パスワード保護を使用すると、組織はすべての業界規制に最大限準拠することができます。

#8.不要な共有を停止する

PDF ファイルは共有しやすさから人気がありますが、PDF ファイルを他の人と共有したくない場合は、同じ機能が有害になる可能性があります。 PDF ファイルを誰かと共有すると、より多くの人と共有できるようになります。ただし、ファイルをパスワードで保護することでこれを防ぐことができます。

多くのアプリやプラットフォームでは、ユーザーがファイルを開くことができるデバイスの数を制限することで、PDF ファイルがそれ以上共有されないようにすることができます。有効期限を追加する機能もあります。その後、ユーザーはファイルを開いたり共有したりできなくなります。

#9. Web キャッシュの防止

上記の点とは別に、PDF ファイルをパスワードで保護するもう 1 つの理由は、ローカル キャッシュを無効にすることです。 Web ブラウザを使用して PDF ファイルを表示または変更すると、意図せずにそのドキュメントのコピーがデバイスに保存される可能性があります。

ほとんどの場合、Web ページはユーザーのハード ドライブにキャッシュされ、後でオフライン アクセスやファイルの回復に使用されます。 PDF ファイルをパスワードで保護すると、この状況を防ぎ、文書を安全に保つことができます。

＃10。著作権侵害を回避し、知的財産を保護する

PDF ファイルは、電子出版物を購読者に配布するための優れた比類のないクロスプラットフォーム ファイル形式です。このため、配布されたコピーからの不正なファイル作成を防ぐために必要な措置を講じる必要があります。

少量の出版物や非公式の出版物を著作権侵害から保護する場合、パスワード保護は非常に有益です。ホワイト ペーパー、業界レポート、またはケース スタディを PDF ドキュメントで配布する企業に所属している場合は、パスワードを使用して知的データを盗用から保護できます。

言うまでもなく、出版業界や映画業界などのクリエイティブ ビジネスは、著作権侵害や漏洩を防ぐために未発表の原稿や脚本を保護する必要があります。

PDF ファイルをパスワードで保護する方法

ビジネス用または個人用の PDF をパスワードで保護する最も便利で手頃な方法は、Adobe Acrobat Reader アプリです。 Adobe Acrobat Reader で次の手順に従います。

• パスワードで保護する PDF ドキュメントをAdob​​e Acrobat Readerで開きます。
• [すべてのツール]サイドバーで、 [すべてのツールを表示]を選択します。

• 利用可能なツールの全画面メニューが開きます。 [PDF を保護する]を選択します。現在、この機能は Adob​​e Acrobat Reader のライセンス版でのみ使用できます。

• [PDF を保護]メニュー内で、 [パスワードを使用して保護]を選択します。

• 次に、新しいパスワードを入力し、再入力して確認します。
• 「OK」をクリックして PDF をパスワード保護します。

権限パスワードを設定して、PDF ドキュメントへの役割ベースのアクセスを有効にすることもできます。たとえば、PDF を開くためのパスワードへのアクセスのみを持つ従業員は、PDF をコピー、編集、変更、削除することはできません。

逆に、権限パスワードを従業員と共有している場合、従業員は PDF ファイルにさまざまな変更を加えることができます。

Foxit などの一部の PDF エディタ アプリケーションには、MS Word アドインが追加されています。このアドインを使用すると、Word アプリケーションから PDF を作成することもできます。さらに、アドインを使用すると、エディター アプリのパスワード保護機能を使用して PDF を暗号化し、セキュリティを強化することができます。

ツール

MS Officeの「パスワードによる暗号化」機能

このアプリケーションの Microsoft Word 2013 以降のバージョンでは、Word ファイルから PDF ファイルを作成するときに、PDF ファイルをパスワードで保護できます。

このプロセスは非常に簡単で、簡単な手順で説明されています。

• Word ファイルが開いているときに、 Alt+FおよびAlt+Eを押します。
• PDF/XPSドキュメントの作成画面が開きます。
• [PDF/XPS の作成]をクリックします。
• 「公開」ボタンの上にある「オプション」を選択します。
• 次のコンテキスト メニューで、 [パスワードで暗号化]を選択します。
• パスワードを入力して確認します。
• 「発行」をクリックして、Word ファイルからパスワードで保護された PDF ファイルを取得します。

Mac でプレビュー アプリを使用する

macOS のプレビュー アプリケーションは、Mac コンピュータのデフォルトの PDF および画像ビューアです。 Mac ユーザーが PDF や画像ファイルを編集することもできます。さらに、デフォルトの PDF エディターを使用して、文書ファイルにパスワード保護を追加できます。このオプションはアプリの [エクスポート] メニューにあります。

Adobe Acrobat を使用して PDF をパスワード保護する

PDF のパスワード保護は、オンラインで強力なパスワードを使用して PDF を暗号化するのに役立つ Adob​​e のオンライン ツールです。上記の Web アプリにアクセスし、コンピューターからファイルを選択するだけで、パスワードを使用して PDF へのアクセスを制限できます。

保護されていない PDF ファイルをアップロードすると、パスワードを入力および確認するためのビジュアル インターフェイスが表示されます。 「パスワードを保存」をクリックすると、文書がパスワードで暗号化されます。完了すると、ラップトップまたはデスクトップに PDF を取得するための [ダウンロード] ボタンが表示されます。

PDF 2 Go.com: PDF を保護する

PDF からPDF を保護する2 Go.com は、PDF をパスワードで保護し、役割ベースのアクセスを割り当てるための高度なインターフェイスを提供します。また、Dropbox や Google Drive などのクラウド ストレージから PDF をインポートすることもできます。

ファイルをインポートしたら、ドキュメントを開いて確認するためのパスワードを入力します。次に、「印刷禁止」、「コピー禁止」、「変更禁止」など、追加する制限を選択します。制限を選択した場合は、権限制御用に別のパスワードを追加する必要があります。

airSlate による pdfFiller

airSlate の pdfFiller は、登録済みアカウントに PDF パスワード保護機能を提供します。 pdfFiller Web アプリにアクセスするには、電子メールでサインアップする必要があります。 PDF をアップロードし、各ファイルのケバブ メニュー アイコンをクリックしてパスワードを設定することで、[保護] オプションを選択できます。

pdfFiller で暗号化されたドキュメント フォルダーをアクティブにして、パスワードで保護された PDF フォルダーを作成することもできます。

最後の言葉

最近、ほとんどの企業や関係者は、ハッカーが個人情報にアクセスできないように PDF をパスワードで保護しています。 PDF の履歴書を雇用主と共有する場合でも、PDF の業務範囲文書をクライアントに送信する場合でも、これらのファイルをパスワードで保護する必要があります。

ほとんどの PDF エディターには、ラップトップ、PC、またはスマートフォンから直接 PDF ファイルをパスワードで保護するための厳格な暗号化ツールが備わっています。また、クラウドアプリもあります。上記のツールを使用して、PDF を覗き見から保護できます。

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