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ベスト オンライン ソフトウェア ドキュメント ツール 10 選


オンライン ソフトウェアに関する複数の疑問や質問を定期的に解決していますか?

答えが「YES」の場合、まだ製品を理解し、その可能性を最大限に探求していないユーザーを相手にしている可能性があります。

ソフトウェアに関する質問が絶えず寄せられると、サポート帯域幅が大量に消費され、オペレータの疲労が頻繁に発生する可能性があります。サポート チームがこのシナリオを回避できるように、オンライン ソフトウェア ドキュメントを作成してみてください。

オンラインドキュメントとは何ですか?

オンライン ドキュメントは、ユーザーが製品とは何かを理解し、その機能を段階的に説明するのに役立つマニュアルのような役割を果たします。さらに、製品がその可能性を最大限に発揮できる方法をユーザーが理解するのにも役立ちます。

画像、ビデオ、製品 GIF などを追加して、さまざまな製品機能を有効にして操作する方法を示すことができます。ソフトウェア ソリューションのオンライン ドキュメントは、対象の製品の複雑さに応じて異なる場合があります。このドキュメントは FAQ セクションのように感じる人もいれば、製品の詳細な説明のように見える人もいます。

オンラインドキュメントはどのように機能しますか?

オンライン ドキュメント ツールが機能する方法は複数あります。これが実装後にどのように役立つかを評価するのに役立つ簡単なリストを次に示します。

  • 中央ストレージ システムとして機能:すべての製品関連情報を保護し、顧客やサポート チームが機能やその仕組みについて疑問があるときにいつでも参照できる中央アクセスを作成できます。
  • 時間とエネルギーの節約:製品情報の中央リポジトリを作成すると、顧客とサポート担当者の両方が適切なソリューションを検索する時間とエネルギーを節約できます。頻繁な燃え尽き症候群を回避し、サポート チームが差し迫ったサポート問題に集中できるようにすることもできます。
  • エンゲージメントと維持を促進する:ソフトウェア ドキュメント ツールは、顧客のブランドへの関与を継続的に維持するのにも役立ちます。顧客は、製品やその機能に関する答えをインターネット上で検索する必要がなくなります。彼らはあなたが開発したリソースに戻り、ブランドとのつながりを維持します。これは、ブランドへの関心を維持し、同時に維持するための優れた方法です。
  • 深い製品知識を提供します:セットアップからすべての機能に至るまで、オンライン ドキュメントで見つけることができます。新しいバージョンがいつリリースされたか、および以前のバージョンとどのように異なるのかを確認することもできます。さまざまな業界のユースケースやケーススタディも含まれているため、見込み顧客の意思決定プロセスに役立ちます。
  • カスタマー サポート エクスペリエンスの向上:ビジネス向けのオンライン ドキュメントの最大の利点の 1 つは、カスタマー サービス エクスペリエンスの向上です。チームの時間を節約し、列に並んだり電子メールを待ったりすることなく、顧客を質問に答えるソリューションに誘導できるようにすることができます。

適切なオンライン ドキュメント ソリューションを選択するには?

オンライン ドキュメントとそれが組織でどのように機能するかを理解するだけでは、最適なツールを選択することはできません。ただし、次の基準リストでは可能です。ここでは、企業がオンライン ドキュメント ツールを選択する際に求めるべき事項の簡単なリストを示します。

#1.直感的なエディター

ソフトウェア ドキュメント ツールを探す場合、シンプルでありながら機能が豊富なエディターが必須です。 1 人ではなく多くの人が同じビューで 1 つの記事を編集することになる可能性があることを理解してください。したがって、誰が記事のどの変更を行っているかを全員が確認できることが重要です。

# 2. インテリジェントな検索

検索オプションは、あらゆるドキュメント プラットフォームにとって重要な機能です。たとえ在庫があったとしても、正しい情報や製品が見つからず、数分後にイライラしてオンライン ドキュメントを閲覧しなくなった訪問者ほど悲惨なことはありません。インテリジェントな検索機能により、ユーザーは時間を節約し、答えをすばやく見つけることができます。検索はタグや関連キーワードなどでサポートされる必要があります。

# 3. 詳細な分析

あらゆる企業にとって、自社のオンライン ドキュメントが顧客や見込み客の間でどのように受け入れられているかを確認することは不可欠です。そのため、ナレッジ ベース ソフトウェアが次の指標の追跡に役立つかどうかを確認することが重要です。

  • ページ訪問数
  • アクセス数の多い記事
  • 失敗した検索
  • 各記事に対するフィードバックの返信
  • 直帰率
  • 記事に費やされる平均時間
  • 新規顧客とリピート顧客

リストは続きます。ただし、ソフトウェア ソリューションの 1 つがこれらの指標を提供する場合は、ためらわずにそのオプションを最終候補に挙げてください。

#4.安全

製品情報、そのビデオ、画像など、ナレッジ ベースに追加される資産は、あらゆる組織にとって最も重要です。したがって、ビジネスに最適なオンライン ドキュメント ソフトウェアを探すときは、これらの資産を保護することが優先事項の 1 つである必要があります。製品を完成させる前にサービス プロバイダーに尋ねることができる質問のリストを次に示します。

  • 不正アクセスに対する戦略は何ですか?
  • データを保護するためにファイアウォールまたは 2 要素認証を使用していますか?
  • データの機密性は保持されますか?

このような質問は、サービス プロバイダーがユーザーにデータ セキュリティをどのように提供しているかを明確にするのに役立ちます。

# 5. バージョン管理

プラットフォームはバージョン管理をサポートしていますか?

製品ビジネスとして、製品の進化を確実に把握し、文書化する必要があります。ユーザーはさまざまな進化段階で製品をオンボードする可能性があります。製品の機能をより深く理解するために、古いドキュメントを再度参照する必要がある場合があります。これはエンドユーザーにとって役立つだけでなく、製品開発チームにとっても必須です。

したがって、プラットフォームはタイムスタンプによるバージョン管理をサポートする必要があります。

# 6. ワークフロー管理

ナレッジ ベースでは、ワークフロー管理を成功させるための完全なアクセス制御を提供する必要があります。たとえば、あなたが管理者の場合、書き込みや編集の目的でソフトウェアにアクセスするユーザーに役割を割り当てることができるようにする必要があります。記事を書く人には制限されたアクセス権を与える必要がありますが、記事を編集する人には異なる制御が与えられます。

# 7. カスタマイズ

ご存知のとおり、カスタマイズはユーザーの満足度とブランドへの信頼につながります。これはドキュメント サイトにも当てはまります。ユーザーがあなたのドキュメント サイトにアクセスすると、それがあなたのブランドの一部であると感じるはずです。このプラットフォームでは、ロゴやファビコンだけでなく、カスタム ドメインやカスタム URL を使用してオンライン ドキュメント サイトを自由にカスタマイズし、ドキュメント サイトをデザインできる必要があります。

ここでは、最も効果的なオンライン ドキュメント ツールをいくつか紹介します。

オンライン ドキュメント ソフトウェアの選択方法に関するヒントは有益ですが、業界で最高のツールの検索を開始するためのいくつかのオプションがあると便利です。このセクションでは、完全なオンライン ソフトウェア ドキュメントを手間なく作成するのに役立つ主要なソリューションを検討します。

飛び込んでみましょう!

Document360®

Document360 は、簡易検索、カテゴリ マネージャー、タグ管理、記事テンプレートなどを含む (ただしこれらに限定されない) 完全なオンライン ドキュメント ソリューションを提供します。ドラッグ アンド ドロップ UI を使用すると、すべてのカテゴリとそのサブカテゴリを希望の順序で一覧表示できます。

それがすべてではありません。 AI を活用した検索、プライベート ホスティング、バージョニング機能、バックアップと復元などが備わっています。リッチ エディターはぜひチェックしてください。 Markdown エディターと WYSIWYG エディターのどちらかを選択できます。

ドキュメント サイトを完全にカスタマイズでき、記事の説明に記事の要点を追加できるため、素早い検索と SEO に役立ちます。編集者、寄稿者、出版社のチームとの次のレベルへのコラボレーションをサポートします。古い記事を削除または更新するように通知を設定することもできます。

Zendesk、Intercom、Freshdesk、Drift、Zapier、Microsoft Teams、Slack など、幅広いヘルプデスク、チャットボット、CRO テクノロジーと統合されています。また、JavaScript スニペットを使用して他のプラットフォームと統合することもできます。

プランは月額 99 ドルから始まります。

「ヘルプ」をクリックしてください

ヘルプ作成ツールであるClickhelp を使用すると、ソフトウェア ドキュメントを手間なく作成できます。このクラウドベースのソリューションは、ユーザーがドキュメント チーム間のコラボレーションを効率化できることで知られています。つまり、変更を追跡し、文書の作成者と編集者を確認した後でさらなる改善を行うのに役立ちます。

レポートを通じて記事のパフォーマンスに関する詳細な洞察を提供することで、コンテンツの改善にも役立ちます。 MS Word、HTML、CHM などのプラットフォームからのデータ移行に疑問を持っている人は、心配を忘れることができます。 Clickhelp は、これらのプラットフォームおよび他のプラットフォームからのデータ移行を専門としています。さらに、シンプルな UI により、設定が簡単になります。

プランは月額 55 ドルから始まります。

合流

Confluence は、他のオンライン ドキュメント ソリューションと同様に、ユーザーがカテゴリー別に整理できるソフトウェア ドキュメントを作成するのに役立ちます。このページ ツリーにより高度な検索が可能になるため、顧客は関連記事をより迅速に見つけることができます。

それ以外にも、コンテンツの正確さと品質を合理化するために、内部で他のチ​​ームと協力することもあります。社内コラボレーションを合理化し、コンテンツ資産とユーザー権限を保護します。これは、執筆および編集プロセスに参加しているチームとアカウント アクセスを共有するのに役立ちます。

有料プランは月額 55 ドルから始まります。

ヌクリノ

Nuclino は、組織が市場で最適なソリューションを探すときに検討できるもう 1 つのソフトウェア ドキュメント ツールです。このサービス プロバイダーは、ユーザーが画像やビデオなどのクリエイティブ アセットを使ってコンテンツに命を吹き込むのを支援すると主張しています。ソフトウェア ドキュメントの作成中にコンテンツの進行状況を保存するのに役立つ自動保存などの機能もサポートしています。

さらに、顧客が関連記事を効率的に見つけるのを支援するインスタント検索などのオプションもあります。また、その 40 以上の統合は、作業を効率化し、製品のアップデートや機能のアップグレードに関する将来の記事を手間なく計画できるため、非常に便利であることがわかります。

プランはユーザーあたり月額 5 ドルから始まります。

ドキュウェア

DocuWare は、ユーザーが画像テキストをデータに変換するのに役立つ光学式文字認識 (OCR) などの優れた機能で人気があります。これにより、ユーザーは関連データをより迅速に追加し、顧客がデータにアクセスできるようになります。

既存のドキュメントのバージョンを追跡することもできます。これらは、初期バージョンで公開された実際のコンテンツと、製品の新しい更新ごとに加えられた変更を監視するのに役立ちます。

ドキュメントを読む

Read the Docs は、ソフトウェアに関するサポート記事の構築とホスティングを無料で可能にする技術文書ソリューションです。それは正しい;サービスプロバイダーは、ドキュメントサービスを無料で提供すると主張しています。ドキュメントの複数のバージョンを効率的に管理できます。

ユーザーごとの支払いについて心配する必要もありません。ソフトウェアドキュメントを管理するユーザーは何人でもいることができます。この製品の唯一の欠点は広告です。無料で運営するために、彼らは運営をサポートするソースとして広告を使用しています。無料版を選択したユーザーのアカウントには広告が表示されないため、複数の広告が表示される可能性があります。ただし、広告なしを希望する場合は、プロジェクトあたり 5 ドルを支払う必要があります。

GitHub

GitHub は、開発者がプロ​​グラミングの日々をプロファイルに記録できる機能で広く知られています。プロファイルの大部分が緑色で表示されている場合は、開発者が頻繁にコーディングを行っており、その進捗状況も更新されていることを意味します。しかし、同じプラットフォームでドキュメント ソフトウェアも提供されていることはあまり知られていません。

どうやら、中央リポジトリを作成するための GitHub ページや Wiki プラットフォームも提供しているようです。ただし、Jekyll などのプラットフォームと統合すると、GitHub ページを使用して完全な製品ドキュメントを手間なく作成できます。ただし、ほとんどが公開され、非公開ではないことに注意してください。さらに、ドキュメントを稼働し続けるには、優れた開発スキルが必要です。

有料プランは月額 19 ドルから始まります。

ワッツフィックス

Whatfix は、製品の完全なデジタル ウォークスルーの作成に役立ちます。このソリューションを使用すると、可能な限り最もインタラクティブな方法で製品がどのように動作するかに関するガイダンスを提供できます。ソフトウェアを導入すると、完全なドキュメントや FAQ などを作成できます。

詳細な分析プラットフォームも提供します。これは、各読者がリポジトリ内のすべての記事とどのように対話しているかを評価するのに役立ち、より良い結果やコンバージョンを実現するために改善する余地がさらに広がります。

Dropbox ペーパー

Dropbox がストレージ機能に限定されていると思っているなら、考え直してください。彼らのドキュメント ツールであるDropbox Paper は、共同編集ツールとして非常に人気があります。クリエイションとコーディネートの両立を約束します。内部および外部の両方の目的でリポジトリを作成するのに最適です。

興味深いのは、記事内に画像、音声ファイル、ビデオ、その他の種類のクリエイティブを収容できることです。多くの人にとって、このツールを選択するのが難しい唯一の点は、フォルダー機能が限られていることです。また、すでに Dropbox アカウントをお持ちの方は無料でご利用いただけます。ただし、別のサブスクリプションが必要な場合は、チームに連絡することをお勧めします。

ヘルプドキュメント

HelpDocsもおすすめの 1 つです。なぜなら、このリストにある他のものと同様に、HelpDocs もドキュメントを作成し、そのサービスでホストし、作成したすべての記事のパフォーマンスを監視する機能を提供するからです。

このソフトウェアは、製品内での重要性や順序に基づいて記事をランク付けするのに役立つドラッグ アンド ドロップ機能も提供します。ライターや製品チームのためにエディターでいくつかの記事を個別にマークするのにも役立ちます。これらのマーカーは、パフォーマンスと顧客エクスペリエンスを向上させるために更新する必要がある記事を特定するのに役立ちます。

このツールのプランは月額 46 ドルから始まります。

最適なオンライン ドキュメント ツールを選択する準備はできていますか?

顧客があなたの製品を理解できないのではないかと心配ですか?ソフトウェアの目的、機能、特長を理解するのに役立つソフトウェア ドキュメントを作成してみてはいかがでしょうか。

完全なソフトウェア ドキュメントを作成することで、顧客は製品に関連するすべての回答を 1 か所で確実に見つけることができます。また、サポート チームに行く必要がなく、時間とエネルギーを節約できます。ドキュメントを最初から作成するのは面倒な作業になる可能性があり、より多くのリソースが必要になります。この場合、オンライン ドキュメント ソフトウェアを使用して顧客向けのヘルプ ドキュメントを作成すると便利です。

あなたのビジネスに最適なオンライン ドキュメント ツールを選択するための取り組みを開始するための最良のオプションをリストしました。これがお役に立てば幸いです。

美しい API ドキュメントを作成する方法もご覧ください。

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