使うべき Google ドキュメントの 13 のヒントとコツ

多くの人が Microsoft Word などよりも Google ドキュメントを使用し、好んでいます。これは、Google の製品が使いやすく、重要なことに焦点を当てた UI を備えているという単純な事実によるものです。ただし、Google ドキュメントには見た目以上の機能があります。 Google ドキュメントには、ドキュメントの作成と共同作業に非常に役立つ驚くほど強力な機能がいくつかあります。この記事では、Google ドキュメントを最大限に活用し、完璧なドキュメントを作成できるように支援します。 Google ドキュメントのプロになるための Google ドキュメントの 13 のヒントとテクニックのリストは次のとおりです。

1. Google ドキュメントのテンプレートを使用する

Google ドキュメントで「空の」文書を作成すると、右側にさまざまな文書タイプが表示されることに気づいたはずです。さて、これらはドキュメントの作成を簡単にするドキュメント テンプレートです。テキストを入力するだけで本格的なドキュメントを作成できるテンプレートが多数あります。右側の「その他」ボタンをクリックするだけで、利用可能なテンプレートがすべて開きます。テンプレートには、さまざまなタイプの手紙や履歴書、エッセイ、レポート、メモ、計画、パンフレットなどが含まれます。

テンプレートは非常に優れており、入力する必要がある内容に関する明確なガイドラインのおかげで編集が簡単です。心配する必要があるのはテキストだけであり、Google ドキュメントがすべての書式設定を処理します。

2.提案モードを使用する

Google ドキュメントを使用すると、ドキュメントを共同編集しながら、全員がリアルタイムで変更を加えることができます。しかし、他の人があなたの編集内容に同意しない場合、あなたが行った変更を追跡して修正することが難しくなりませんか?ここで提案モードが活躍します。このモードは、自分 (または他の人) のすべての編集内容をサイドバーの提案に変換し、他の編集者が確認または拒否できるようにするのに役立ちます。

提案モードを有効にするには、メニューバーの右側にある鉛筆アイコンをクリックし、「提案」を選択します。これにより、提案モードになり、編集内容が提案になります。

3. Web クリップボードを使用する

オペレーティング システムに組み込まれているクリップボードは、テキストや画像をすばやく移動する場合には問題なく機能しますが、機能はかなり制限されています。 Google ドキュメントにはウェブ クリップボードが組み込まれており、複数の選択内容を保存したり、クラウドに保存したりして、別のデバイスでアクセスできるようになります。 Google ドキュメントでテキストまたは画像を選択し、上の [編集] メニューをクリックし、マウス カーソルを [ウェブ クリップボード] の上に置きます。ここで、「選択内容を Web クリップボードにコピー」を選択して項目をコピーします。

このプロセスを繰り返して複数のアイテムをコピーすると、Google ドキュメント (スプレッドシートやスライドも同様) を実行している任意のデバイスからアクセスできます。選択した内容は 30 日間保存されます。

4. キーボード ショートカットを活用する

他の Google サービスと同様に、Google ドキュメントにも信頼性の高いキーボード ショートカットが付属しています。これらのショートカットを使用すると、ドキュメントの編集が簡単になり、マウスを使用する場合と比較すると、確かにはるかに高速な方法です。さまざまなキーボードショートカットを使用して、書式設定の変更、リンクの挿入、コンテンツの検索、ドキュメント内の移動、コメント、メニューへのアクセス、その他多くの便利な操作を行うことができます。キーボード ショートカットの完全なリストを表示するには、「 Ctrl+?」を押します。 Windows または「 Command+?」 ”をMacで。キーボード ショートカットは、Google ドキュメントをサポートするすべてのデバイスで使用できます。

5. 改訂履歴機能を使用する

Google ドキュメントは、ドキュメント内で行われた編集の完全な記録を保持します。これを使用して、ドキュメントの元の状態を確認したり、必要に応じて以前の状態に復元したりすることもできます。改訂履歴にアクセスするには、「ファイル」メニューをクリックし、「改訂履歴を表示」を選択します。

サイドバーには大幅な編集が行われたリビジョンが、日付と時刻のスタンプ、編集を行った人の名前とともに表示されます。すべてのリビジョンを表示するには、下の「詳細なリビジョンを表示」ボタンをクリックしてください。

次に、「このリビジョンを復元」ボタンをクリックして、特定のリビジョンを復元します。

6. 声で入力する

Chromeで Google ドキュメントを使用している場合は、音声入力機能を利用して、音声だけでドキュメントを入力および制御できます。マイクと、Chrome ブラウザで実行される Google ドキュメントが必要です。これを行うには、上の「ツール」メニューをクリックし、オプションから「音声入力」を選択します。

小さなマイクのアイコンがページの左側に表示されます。それをクリックして話し始め、入力したい単語を口述入力します。完了したら、マイクアイコンをもう一度クリックして停止します。音声で入力する以外にも、句読点を追加したり、コマンドを使用して Google ドキュメントのほぼすべての機能を制御したりできます (完全なリストはこちらです)。たとえば、「疑問符を追加」と言って疑問符を追加したり、「ファイル メニューを開いて改訂履歴を表示を選択」と言って改訂履歴にアクセスしたりできます。

音声入力は、英語、ドイツ語、スペイン語、アラビア語、中国語などを含む数十の一般的な言語もサポートしています。

7. Google ドキュメントで画像を編集する

Google ドキュメントでは画像に基本的な編集を行うこともできるため、サードパーティのエディタに頼る必要がなくなります。画像を追加したら、それを右クリックすると、トリミングするオプションが表示されます。同じメニューから「画像オプション」をクリックすると、コントラスト、透明度、明るさの調整などのオプションが開きます。

さらに編集オプションが必要な場合は、Google ドキュメントの描画ツールに画像をアップロードして、ドキュメントにインポートできます。 「挿入」メニューをクリックし、リストから「図面」を選択します。最後に「画像」オプションを使用して、描画ツールに画像をアップロードします。

アップロードすると、図形やテキストを追加したり、色を変更したりすることができます。完了したら、上の「保存して閉じる」ボタンをクリックして画像を挿入します。

8. 別の形式でドキュメントをダウンロードする

ドキュメントを別の形式で送信する必要がある場合、Google ドキュメントを使用すると、 DOCX、ODF、PDF、リッチ テキスト、プレーン テキストなどの一般的な形式でドキュメントをダウンロードできます。「ファイル」メニューをクリックし、マウス カーソルを置くだけです。 「名前を付けてダウンロード」オプションを選択します。選択できる複数の形式が表示されます。形式を選択するとすぐにダウンロードされます。

9. アドオンを使用する

Google ドキュメントは、Google ドキュメントの機能を強化するために使用できるサードパーティのアドオンをサポートしています。目次の追加、文法エラーの修正、グラフや図の追加、コンテンツの翻訳などの機能を追加する優れたアドオンが多数あります。アドオンを入手するには、「アドオン」メニューをクリックし、「アドオンを入手」を選択します。

インストールできる Google ドキュメント用のすべてのアドオンが表示されます。マウス カーソルをそれらの上に置くと詳細が表示され、下の「+」ボタンをクリックしてインストールします。

10. リサーチ機能を使用する

Google ドキュメントには、ウェブで情報を検索し、それを文書にすばやく追加できるリサーチ機能が組み込まれています。 「ツール」メニューをクリックし、その中から「リサーチ」を選択します。

サイドバーにリサーチ ツールが開き、「検索」オプションを使用して画像を検索したり、Google Scholar の記事を検索したり、作成中の文書に役立つ美しい引用やその他の役立つ情報を追加したりできます。ロイヤリティフリーの画像を見つけて、ドキュメントに直接挿入することもできます。

さらに、リサーチ機能は、コンテンツから重要なトピックを自動的にピックアップし、これらのトピックに関する詳細情報を見つけることを提案することもできます。

11. コメント内の人にタグを付ける

ドキュメント内の別の編集者の注意を引きたい場合は、その編集者にタグを付けると、通知として電子メールが送信されます。コメント中に「+」を入力すると、すべての連絡先のリストが開きます。通知したい相手を選択し、「コメント」をクリックするとコメントを入力し、通知を送信できます。

ドキュメントがすでに共有されている場合は通知が送信されます。そうでない場合は、共有して編集権限を指定できるウィンドウが表示されます。さらに、Gmail 連絡先を選択する代わりに、電子メールを手動で入力することもできます。

12. Google ドキュメントで効率的に検索する

大量のドキュメントがある場合、特に同じトピックに関する異なるドキュメントがある場合、古いドキュメントをすぐに見つけるのが少し難しくなることがあります。ありがたいことに、Google ドキュメントの検索フィールドを使用すると、必要なものを簡単に見つけることができます。検索バーにキーワードを入力すると、タイトルにそのキーワードを含むすべてのドキュメントがすぐに表示されます。

ただし、それだけではありません。通常の検索では必要なドキュメントが見つからない場合は、高度な検索コマンドを利用することもできます。たとえば、 「OR」を使用して複数のキーワードで検索を実行できます。「Android OR iOS」など、これらの用語の一方または両方を含むドキュメントを検索できます。 Google ドキュメントの高度な検索コマンドの完全なリストは、Google のサポートWeb サイトで確認できます。

13. Googleドキュメントのアウトライン機能

長いドキュメントに取り組んでいる場合、ドキュメント内を移動するのが少し難しい場合があります。ここで、Google ドキュメントのアウトライン機能が役に立ちます。この機能により、ドキュメントの左側に目次が作成されます。アウトライン内の見出しをクリックすると、その見出しにすばやく移動できます。ただし、アウトライン機能を機能させるには、見出し (見出し 1 や見出し 2 など) を使用して文書を適切にフォーマットする必要があることに注意してください。

関連項目: 生産性を向上させるための Google ドライブの 10 のヒントとテクニック

これらのヒントとコツを活用して Google ドキュメントのエクスペリエンスを向上させましょう

これらの Google ドキュメントのヒントとコツは、間違いなくエクスペリエンスを向上させ、作業をより迅速に完了するのに役立ちます。私は日々の執筆でこれらの Google ドキュメントの機能のほとんどを使用しており、間違いなく文章をより良くするのに役立ちます。また、Google ドキュメントのキーボード ショートカットをいくつか学習することをお勧めします。これらを使用すると作業が確実に高速化されます。

これらの Google ドキュメントの素晴らしいヒントやコツを気に入っていただければ幸いですが、見逃した Google ドキュメントの優れた機能があれば、下のコメント セクションでお知らせください。