生産性を向上させるための Google ドライブの 20 のヒントとコツ (2022)

手間のかからないファイル ストレージ、きちんとした同期、G-Suite アプリやマップとの緊密な統合など、Google ドライブは完全にカバーしています。これに 15 GB の無料ストレージ (Gmail、ドライブ、Google フォトで共有) を組み合わせると、Google の機能豊富なクラウド ストレージ サービスに勝るものはありません。ファイル ストレージとして Drive を使い始めてからしばらく経ちましたが、クラウド サービスは私の期待に応えてくれたと言わざるを得ません。クラウド ストレージ サービスが提供するすべての利点を検討した結果、ぜひマスターしていただきたい Google ドライブに関する 20 のヒントとテクニックを幅広くリストアップしました。

Google ドライブのベスト ヒントとコツ (2022)

Google ドライブは、ウェブ上と同様にモバイル デバイスでも人気があります。そのため、両方のプラットフォームに関するヒントが含まれる傾向があります。カスタマイズを念頭に置いて、このまとめには、空白を埋めるか、ワークフローと同期して設定を微調整できるハックも含まれています。話はもう十分です、始めましょう!

1. 音声入力

Google ドキュメント ファイルを作成するときは、Google に組み込まれた音声テキスト変換システムを使用して、音声で入力できます。それも驚くほどうまくいきます。さらに良いことに、音声認識ツールは 「改行」 や 「ピリオド」などのコマンドも理解でき、 それらに応答して改行を作成したり、テキストにピリオドを挿入したりします。

残念ながら、この機能は Safari では動作しません (Safari は WebRTC をサポートしていないため) が、Google Chrome、Firefox、Edge などを含むほとんどの主要なブラウザでは動作します。音声入力を使用するには、 [ツール] に移動するだけです。 -> Google ドキュメント ファイルへの音声入力 。

2. Web アプリを終了せずにドキュメントへのリンクを追加する

Web 上で常に検索したり、リンクをコピーしたり、ドキュメントに追加したりする必要があると、すぐに面倒で退屈になってしまいます。 Google ドライブはこの問題も解決します。ハイパーリンクを作成したい テキストを選択し 、「 Cmd+K 」または「 Ctrl+K 」を押すだけです。これにより、選択したテキストのすぐ下に小さなダイアログ ボックスが開きます。そこでキーワードを検索し、適切なリンクを選択すると、文書内で自動的にハイパーリンクが設定されます。

3. ファイルを Web に公開する

Google ドライブには、ドキュメント ファイル、スプレッドシート、スライドをウェブに公開する機能もあります。これにより、ドキュメントへのリンクを他のユーザーと共有する必要がなくなります。 Google ドライブを使用して Web 上で公開されたアイテムは、リンクを介して共有したり、Web ページに埋め込んだりできます。 Google ドライブの「ウェブに公開」機能を使用する最も良い点は、ファイルに変更を加えるたびに更新されるように設定できることです。これは、元のファイルを編集するたびに、公開された コンテンツが自動的に更新されること を意味します。

ファイルを Web に公開するには、Google ドキュメントでファイルを開いて、 [ファイル] -> [Web に公開] に移動するだけです。

4. 画像と PDF の OCR

Google Drive には、Web アプリ (および Android アプリ、残念ながら iOS アプリにはありません) 内に隠された、非常に優れた OCR 機能もあります。この機能は 、画像や PDF 内のテキストを認識し 、編集可能、検索可能な Google ドキュメント ファイルを作成できます。それはすごいことではないでしょうか？この方法の制限は、テキストがきちんと書かれている必要があり、できれば画像の残りの部分と適切なコントラストを持たせる必要があることです。そうしないと、OCR がテキストを適切に認識できない可能性があります。

また、Google ドライブの OCR は、ドキュメントを Google ドキュメント ファイルに変換するときに書式設定をそのまま維持しません。つまり、書式設定されたテキストは書式設定されていない通常のテキストとして認識されます。

画像や PDF で OCR を使用するには、 それらを Google ドライブにアップロードする だけです。次に、それらを右クリックして「 Google ドキュメントで開く 」を選択すると、Google ドライブが画像/PDF を編集可能な「テキストのみ」ファイルに変換します。

テキスト、表、書式設定されたテキスト、およびカリグラフィー フォントのテキストで構成されるサンプル JPEG を作成して、Google ドライブの OCR 機能をテストしました。

これは OCR で得られる最高の認識というわけではありませんが、基本的なニーズには対応します。文書からテキスト、データ、書式設定を完璧に認識して抽出できる OCR ソフトウェアが必要な場合は、最高の OCR ソフトウェアに関する記事をご覧ください。

5. ファイルをサイズ別に並べて表示する

Google ドライブは、アップロードされたファイルとフォルダーを「最新の変更順」ルールに従って並べ替えます。これは、最後にアップロードしたファイルが確実に先頭に表示され、簡単にアクセスできるため便利です。ただし、Google ドライブ アカウントの空き容量が不足している場合は、ファイルをサイズ順に並べ替えて、どこで最も容量を節約できるかを判断することをお勧めします。

これを直接行う方法はありませんが、以下の手順に従って、Google ドライブでファイルをサイズ別に並べ替えることができます。

• Google ドライブのホームページで、左パネルの下部にある「 ストレージのアップグレード 」オプションに マウスを置きます 。

これにより、 使用量の内訳を示すウィンドウが 表示され、「 ドライブ 」をクリックすると、Google ドライブがすべてのファイルをサイズ別に並べ替えます。

6. 文章に盗作や文法上の誤りがないかチェックする

Google ドライブには、Google ドキュメント、スプレッドシートなどの Google サービスを使用する際の生産性と効率性を大幅に向上させるアドオンが多数用意されています。そのようなアドオンの 1 つは ProWritingAid と呼ばれ、ドキュメントをチェックできるツールです。 文法上の間違い、スペルの間違い、盗作など 、多くの機能を備えています。

Chrome 拡張機能は制限付きで無料で利用できます。プレミアムバージョンは月額 20 ドルで利用できます。同様に効率的な文法チェックとして、試してみることをお勧めするのが Grammarly です。制限付きで無料でも利用できます。 Grammarly のプレミアム バージョンは月額 29.95 ドルから始まります。

7. メールと添付ファイルを Google ドライブに自動的に保存する

Google スプレッドシートの別のアドオンである Save Emails and Attachments は 、まさにその名前が示すとおりの機能を備えています。送信者のメール ID、件名、メッセージ サイズ、添付ファイルなどに基づいてルールを定義すると、アドオンが 1 時間ごとに自動的に実行され、 Gmail メール アカウントからのメールがスプレッドシートに同期されます 。また、メールのコピーもメール内の添付ファイルとともに PDF として Google ドライブ内に保存されます。

必要に応じて、「アドオン 」->「電子メールと添付ファイルの保存」->「ルールの管理」->「手動で実行」に移動して、アドオンを手動で実行することもできます。

8. 文字数を確認する

ストーリーや詳細な記事を書いているときは、やりすぎないように文字数を記録するのが好きです。これは、規定の時間までに記​​事を完了するために必要な速度を維持するのに役立ちます。ありがたいことに、Google ドキュメントでの単語数の確認は、ウェブ上だけでなくモバイル アプリ (iOS/Android) でも非常に簡単です。

Web の場合: [ツール] オプションをクリックし、 [文字数] を選択します。または、 CTRL/CMD+SHIFT+C を使用して、単語数、ページ数、文字数を表示する [単語数] ウィンドウをすばやく表示することもできます。単語数の追跡タスクをさらに簡単にするには、 [入力中に単語数を表示する] の左側にあるボックスをオンにします。

iOS/Android の場合: ファイルを開き、画面の右上隅にある メニュー ボタン をタップして、 [単語数] を選択します。これで、単語と文字の合計数が表示されるはずです。

9. アクセシビリティ設定のカスタマイズ

Google ドキュメントのあまり知られていない機能の 1 つは、障害のある人にとって非常に役立つアクセシビリティ設定です。スクリーン リーダーと拡大鏡のサポートを提供します。さらに、ユーザーがファイルに出入りするタイミングを少し簡単に知ることができる、共同編集者のアナウンスを有効にするオプションもあります。

任意のドキュメントを開き、 [ツール] をクリックします。その後、 「アクセシビリティ設定」を選択します。 次に、好みに合わせて設定をカスタマイズします。

10. 設定の微調整

必要に応じて重要な各側面を微調整できるように、環境設定を適切に制御できる方が常に良いでしょう。完全にパーソナライズされたエクスペリエンスを実現するために、Google ドキュメントでは設定をカスタマイズできます。たとえば、スマート クオートを無効にしたり、スペルの自動修正をオフにしたり、アクション アイテムの提案を無効にしたりすることができます。さらに、特定の要件に合わせて置換を微調整することもできます。

任意のドキュメントを開き、 [ツール] をクリックします。その後、 [設定] を選択します。次に、 Google ドキュメントの設定と置換 をカスタマイズします。最後に必ず 「OK」 をクリックして終了してください。

11. iPhone および iPad のデフォルト アプリをカスタマイズする

よりパーソナライズされたエクスペリエンスを実現するために、Google ドライブではデフォルトのアプリをカスタマイズできます。たとえば、Apple Safari の代わりに Google Chrome をデフォルトのブラウザとして選択したり、Gmail を優先選択にしたり、ナビゲーションのデフォルトの選択肢として Google マップを設定したりできます。

デフォルトのアプリを選択するには、iOS または iPadOS デバイスで Google ドライブ を開きます。その後、画面左上の メニューボタン をタップします。次に、 「設定」 を選択し、 「デフォルトのアプリ」 をタップします。ここで、デフォルトのオプションとして使用するアプリを選択し、設定を終了します。

12. Face/Touch ID で Google ドライブをロックする

あなたの許可なく誰にも Google ドライブを使用させたくない場合でも、不正アクセスをブロックするための追加の保護層を追加したい場合でも、「プライバシー画面」機能が役に立ちます。このプライバシー重視の機能がオンになっている場合、ドライブへのアクセスは Touch/FaceID に制限されます。

Google ドライブ -> 画面左上隅のメニュー ボタン -> 設定 -> プライバシー画面 に移動します。ここで、 [プライバシー画面] のすぐ隣にあるトグルをオンにします。ここで、 「『ドライブ』に Face ID の使用を許可しますか?」という ポップアップが表示されます。 Drive は、Face/Touch ID を使用して本人確認を行います。」 「OK」 をタップしてアクションを確認します。

その後、すぐに認証を要求するオプションが表示されます (これはデフォルトの選択です)。ただし、アプリを切り替えるときにプライバシー画面を遅らせることを選択できます。次の 4 つのオプションから選択できます。

• すぐに: アプリを終了した後、すぐに Google ドライブをロックします。
• 10 秒後: 10 秒後に認証を要求します
• 1 分後: 1 分後に認証が必要
• 10 分後: 10 分後に認証が必要になります

プライバシー画面では、通知、特定の Siri 機能、ファイル アプリで共有されたファイル、写真アプリで共有された写真、およびその他のシステム機能が保護されない場合があることに注意してください。また、共有データはインターネット ブラウザや他のアプリを通じて引き続き利用できることに注意してください。

13. Google ドライブで Siri ショートカットを使用する

Siri ショートカットは、いくつかの可能性を簡単に解除できるため、非常に便利です。 Google ドライブは Siri ショートカットもサポートしているため、iOS または iPadOS デバイスのクラウド ストレージ サービスを最大限に活用できます。

まず、デバイスで Google ドライブを開き、画面の左上隅にあるメニュー ボタンをタップします。ここで、 「Siri ショートカット」 を選択します。次に、「ドライブ内検索」の横にある 「+」ボタン をタップします。その後、カスタムフレーズを追加して、 「Siriに追加」をクリックします。 今後は、このカスタム ショートカットを使用して、必要なアクションを実行できます。

14. 共有ファイルの詳細とアクティビティ全体を確認する

私のお気に入りの Google ドライブ機能の 1 つは、共有フォルダーの詳細とアクティビティ全体を追跡できることです。問題を解決するか、コラボレーションの同期を保つために、詳細を確認する必要があることがよくあります。そんなとき、この気の利いた小さな機能があらゆる微妙な詳細を見つけるのに役立ちます。

この機能も役立つと思われる場合は、デバイスで Google ドライブ を開き、ドキュメントの右上隅にある 3 点アイコン をタップしてください。その後、スクロールして [詳細とアクティビティ] を選択します。次に、プロジェクトの所有者が誰であるか、プロジェクトを最後に変更した人が誰であるかなど、重要な情報を詳しく見てみましょう。

15. 通知をカスタマイズする

通知はメリットにもデメリットにもなります。不必要なものはあなたの忍耐力を蝕む可能性がありますが、重要なものはあなたにとって重要なことと同期し続けることを可能にしてくれます。したがって、冗長なアラートに悩まされずに、重要な通知だけを受け取りたい場合は、Google ドライブの通知を微調整するのが理想的です。

デバイスで Google ドライブ アプリを開き、 メニュー ボタンをタップします。 次に、 「設定」 をタップします。次に、 [通知] をタップします (Android の場合は、[通知設定] をタップします)。ここで、ニーズに応じてアラートをカスタマイズします (iOS では、まず通知トグルをオンにしてから、それぞれのオプションをオン/オフにします)。

16. ダークモードを有効にする

ダークモードは（多かれ少なかれ）私のデフォルトの選択になりました。私は主に夜間に目を灼熱感や疲労から守るために使用していますが、デバイスのバッテリー寿命を延ばしたいときにも役立ちます。さまざまなメリットを考慮すると、これも見逃せないでしょう。

したがって、ダークテーマを利用したい場合は、Android デバイスで Google ドライブに移動してください。次に、 メニューボタン をタップし、 [設定] を選択します。その後、 「テーマの選択 」オプションをタップして、「ダーク」を選択します。変更はすぐに有効になります。

iOS デバイスで Google ドキュメントを開き、画面の左上隅にある メニュー をタップします。その後、 「設定」 をタップし、 「テーマ」を選択します。 次に、 [ダーク] または [システムのデフォルト] を選択します。

17. Google ドキュメントでドキュメントを翻訳する

Google ドライブがドキュメント全体をその場で簡単に翻訳できることをご存知ですか?はい、Google 翻訳が最も強力で正確な翻訳サービスの 1 つであることは周知の事実であり、Google のクラウド ストレージ ソリューションと適切に統合されていることは明らかです。ドキュメント全体を Google ドキュメントに翻訳する方法は次のとおりです。

• ドキュメントをドキュメントで開くだけです。次に、[ツール] -> [文書の翻訳] に進みます。

• ここで、文書を翻訳したい言語を選択し、「翻訳」をクリックします。

これで、ドライブがドキュメントを翻訳し、新しいタブで開いて閲覧できるようになります。かなりクールですよね？

18. フォルダーに異なる色を使用する

この記事を読んでいるということは、かなり上級の Drive ユーザーであるか、またはそうしようとしている可能性があります。 Google ドライブを頻繁に使用する場合は、オンラインのデジタル ライフをより適切に整理するために、フォルダーを色分けすることを検討する必要があるでしょう。

Google ドライブ内で、任意のフォルダーを右クリックし、[色の変更] に移動します。ここでは、利用可能なかなり幅広い選択肢のパレットから任意の色を選択できます。これを使用して、フォルダーを視覚的に魅力的にしたり、優先順位や使用法に適したその他の方法に従ってフォルダーをコーディングしたりできます。

19. ファイルの複数のバージョンを保持する

git を使ってソースコードを管理したことがありますか? Google ドライブは、ファイルに同様のバージョン管理システムを提供します。 Google ドライブにドキュメント (PDF、画像など) を保存している場合は、変更を加えるたびにファイルの新しいバージョンをアップロードし続けることができ、古いバージョンを簡単に追跡できます。

Google ドライブにアップロードしたファイルを右クリックし、[バージョンの管理] をクリックするだけです。その後、毎回重複を作成することなく、ドキュメントの新しいバージョンをアップロードできます。

新しいバージョンをアップロードするときは、「永久に保持」オプションを選択する必要があることに注意してください。そうしないと、古いバージョンは 30 日後に削除されます。

注: この機能は、PDF、画像、ビデオなどのファイルに対してのみ機能します。 Google ドキュメント、スプレッドシート、またはスライドのドキュメントでは機能しません。

20. Googleドライブのキーボードショートカットの完全なリスト

あなたも私と同じなら、デバイス内をできるだけ移動するためにキーボードを使用することを好むでしょう。キーボード ショートカットを使用すると、簡単になるだけでなく、貴重な時間を大幅に節約できます。納得できない場合は、「Ctrl+C」を使用してテキストをコピーするか、右クリックして「コピー」を選択するのどちらが簡単かを考えてください。これは私たちがデバイス上で行うほぼすべてのことに当てはまり、Google ドライブも例外ではありません。

Google ドライブのウェブ アプリ内で機能するキーボード ショートカットについて知識を深めたい場合は、Ctrl + / (Chrome OS、Windows) または ⌘ + / (Mac) を押すだけで、広範なキーボード ショートカットのリストが表示されます。 Google ドライブで使用できるさまざまなキーボード ショートカットすべて。

ナビゲーションとビュー
ナビゲーション パネル (フォルダー リスト) に移動します。	g、ng、f
アイテムビューに移動	g、次に l
アイテムビューでグリッドとリストを切り替える	v
詳細ペインに移動します	g、次に d
アプリケーションのトップ（Googleバー）に移動します	g、次にt
ダウンロードステータスに移動	g、次に a
アップロードステータスに移動	じゃあ、あなたは
詳細ペインの表示または非表示	d
アクティビティペインの表示または非表示	私
項目を選択する
項目を選択または選択解除します	バツ
次の項目を選択します	j下矢印
上の次の項目を選択します	k上矢印
左の次の項目を選択します	h左矢印
右側の次の項目を選択します	l右矢印
選択範囲を下に拡張	Shift + 下矢印
選択範囲を上に拡張	Shift + 上矢印
選択範囲を左に拡張	Shift + 左矢印
選択範囲を右に拡張	Shift + 右矢印
表示されている項目をすべて選択します	Shift + A
すべての選択をクリア	Shift + n
項目間を移動する
選択を変更せずに下に移動します	Ctrl + 下矢印 (Chrome OS、Windows)⌘ + 下矢印 (Mac)
選択を変更せずに上に移動します	Ctrl + 上矢印 (Chrome OS、Windows)⌘ + 上矢印 (Mac)
選択を変更せずに左に移動します	Ctrl + 左矢印 (Chrome OS、Windows)⌘ + 左矢印 (Mac)
選択を変更せずに右に移動します	Ctrl + 右矢印 (Chrome OS、Windows)⌘ + 右矢印 (Mac)
選択した項目に対してアクションを実行する
選択した項目を開く	エンテロ
選択した項目の名前を変更する	n
選択したアイテムを共有する	。 （ドット）
選択したアイテムを新しいフォルダーに移動します	z
選択した項目にスターを付けるかスターを外す	s
選択したフォルダーを別のフォルダーに追加する選択したアイテムへのショートカットを作成する	Shift + Z
選択したアイテムを削除する	# または Alt + Backspace (Chrome OS)# または Delete (Windows)# または Fn + Delete (Mac)
最後の操作を元に戻す	Ctrl + z (Chrome OS、Windows)⌘ + z (Mac)
最後に元に戻した操作をやり直す	Ctrl + Shift + z (Chrome OS、Windows)⌘ + Shift + z (Mac)
新しいアイテムを作成する
書類	Shift + T
プレゼンテーション	Shift + P
スプレッドシート	Shift + S
描画	Shift + d
フォルダ	Shift + F
形状	Shift + o
メニューを開く
メニューの作成	c
その他のアクションメニュー	ある
現在のフォルダーのアクション メニュー	f
ソートメニュー	r
設定メニュー	t
アプリケーションのアクション
キーボードショートカットのリストを表示する	Shift + /Ctrl + / (Chrome OS、Windows)⌘ + / (Mac)
次の視覚的な密度を選択します (リスト ビューの行の高さと要素の間隔)	q、その後q
探す/次を探す	Ctrl + f (Chrome OS、Windows)⌘ + f (Mac)
印刷する	Ctrl + p (Chrome OS、Windows)⌘ + p (Mac)
最後のメッセージを表示する	メートル
ドライブを検索する	/
プレビューモードのアクション
近い	ESC
再生/一時停止	空間
ズームイン	+ または =
ズームアウトする	–

Google ドライブを最大限に活用するためのプロのヒントとコツ

これらのトリックと、ドキュメント、スプレッドシートなどのさまざまなドライブ サービスのアドオンを拡張する機能について理解したので、それらを日々のワークフローに組み込んで、Google のクラウド サービスを使用しながら生産性と効率を高めることができます。 Google ドライブには、連携するアドオンや Chrome アプリを使用することでロックを解除できる追加機能が多数あります。 Chrome ウェブストアや Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド内からチェックアウトする必要があるアドオンやアプリが他にもいくつかあります。

この記事で見逃した可能性がある Google ドライブのアドオン、トリック、または Chrome アプリをご存知の場合は、お気軽にお知らせください。また、個人的にも仕事上でも生産性を高めるための Google ドライブの使用方法についてもお聞きしたいと思います。 Google ドライブの使用経験や使用についての考えを、以下のコメント セクションで共有してください。