Gmail は、ワールド ワイド ウェブで利用できる最も人気のある電子メール サービス プロバイダーの 1 つです。 Yahoo! などの他の電子メール巨人を引き離して、間違いなくトップの電子メール サービス プロバイダーになりました。そしてレースの展望。 Gmail は最もシンプルで使いやすい電子メール サービスの 1 つですが、高度な機能がまったくないわけではありません。目に見えないところに素晴らしい機能がたくさんあります。 Gmail のエクスペリエンスを向上させたい場合は、このサービスが提供する素晴らしい隠れた機能をすべて学ぶ必要があります。 Gmail 使用時のメール エクスペリエンスを確実に軽減する、 19 のクールな Gmail トリックをお届けします。
1.個人レベルインジケーターを有効にする
メールが自分だけに送信されたのか、グループのグループに送信されたのか、メーリング リスト全体に送信されたのかを知りたい場合は、Gmail アカウントの「個人レベル インジケーター」機能をオンにする必要があります。個人レベルインジケーターをオンにするには、以下の手順に従ってください。
- 右上隅にある歯車アイコンをクリックし、[設定] を選択します。
- [全般] タブで、下にスクロールして個人レベル インジケーターを見つけます。
- 「インジケーターを表示」をクリックして、アカウントで機能を有効にします。
(>) 単一の矢印は、電子メールがあなたと他の人々のグループに送信されたことを意味します。 (>>) 二重矢印は、メールがあなたのメール アドレスにのみ送信されたことを意味します。矢印がない場合は、電子メールがメーリング リストに送信されたことを意味します。
2. 送信したメールを元に戻す
これは、Google が Gmail アカウントに導入した最も素晴らしい機能の 1 つです。 Gmail 内で送信を取り消すことができるようになりました。これは、メールを送信した後に実際にキャンセルして、受信者がメールをまったく受信しないようにできることを意味します。これは、間違った相手にメールを送信したり、メールに間違いがあり修正したい場合に非常に便利です。この機能を有効にすると、失敗を防ぐことができます。送信取り消しでは、送信した電子メールを最大 30 秒以内にキャンセルできます。 Gmail で送信取り消し機能を有効にするには、次の手順に従ってください。
- 歯車アイコンをクリックし、「設定」に移動します。
- 「全般」タブで、「送信取り消し」機能を見つけて有効にします。
- ご都合の良いキャンセル期間もお選びいただけます。
- 変更を保存して Gmail の機能を有効にします。
3. メールをタスクに追加する
メールにすぐに返信したくない場合もあります。その場合は、適切な期間内にメールに返信するようにする必要があります。そうしないと、メールにまったく返信しなくなる危険があります。電子メールに注意が必要であることを知らせるのに目覚まし時計は必要ありません。電子メールをタスクに追加すると、タスク リスト内のすべての電子メールについて定期的に通知されるようになります。電子メールをタスク リストに追加するには、次の手順に従います。
- 任意の電子メール (または複数の電子メール) を選択します。
- 上部の「もっと見る」ボタンをクリックします。
- 「タスクに追加」をクリックすると、メールがタスクリストに追加されます。
- タスク リストを確認するには、左上の [Gmail] ドロップダウン メニューをクリックし、[タスク] を選択してリストを開きます。
4. Gmail をオフラインで読む
アクティブなインターネット接続がないときでもメールを読みたいと思ったことは何度ありますか?何度もそう願ったことがあるなら、実際にすべてのメールをオフラインで読むことができることを知ってうれしいでしょう。 Google Chrome に Gmail Offline 拡張機能をインストールするだけで、すべてのメールをオフラインで読み始めることができます。 Gmail をオフラインでインストールして有効にするには、次の手順に従います。
- 「設定」に移動し、「オフライン」タブをクリックします。
- 「Gmail をオフラインでインストール」をクリックしてインストールします。
- インストールしたら、オフラインで表示できるようにすべてのメールを同期させれば、オフライン Gmail の準備は完了です。
5. 他のアカウントからメールと連絡先をインポートする
すべての電子メールのニーズに 1 つの Gmail アカウントだけを使用したい場合は、実際に他のすべての電子メール アカウントを捨てて Gmail を使用できることに驚くでしょう。削除する前に、他のアカウントからすべてのメールと連絡先をインポートすることもできます。メールと連絡先をインポートするには、次の手順に従ってください。
- [設定] > [アカウントとインポート] に移動します。
- 「メールと連絡先をインポート」をクリックします
- さまざまな電子メール サービス プロバイダーの指示に従ってください
- すべてのメールと連絡先を 1 か所で楽しむ
6. 長い返信をクリーンアップする
単一のスレッドで電子メールの送受信を続けると、応答がすぐに非常に乱雑になる可能性があります。特定の返信を見つけて引用したい場合、返信の長いスレッドは非常にイライラする可能性があります。ただし、Gmail には、メール全体ではなく、特定の文を選択して返信に引用できる新機能があります。参照しているテキストを強調表示し、[返信] をクリックするだけで、引用されたテキストを含む電子メールが送信されます。選択したテキストの引用機能を有効にするには、以下の手順に従います。
- [設定] > [ラボ] に移動します
- 選択したテキストをクリックして引用符を有効にします
- 変更を保存すれば完了です。
7. 返信定型文を使用すると、迅速な返信が簡単になります
同じメールを何度も送信している場合は、手動で送信しないでください。 Gmail には「返信定型文」と呼ばれる優れた機能があり、ライブラリにカスタムメールテンプレートを追加して、ワンクリックで誰にでも送信できます。ワンクリックで送信できるので、同じメールを何度も書く必要はありません。
- [設定] > [ラボ] に移動します
- クリックして返信定型文を有効にします。
- 変更を保存します。
メールを作成するときに、[その他のオプション] ボタンをクリックして、希望する返信定型文を選択するだけです。自動返信定型文を送信するようにフィルターを設定することもできます。
8. 別のメールアドレスからメールを送信する
この Gmail のトリックを使用すると、他の電子メール サービスを個別に開かなくても、Gmail 内から他の複数の電子メール アカウントから直接電子メールを送信することもできます。この機能を有効にするには、次の手順に従ってください。
- [設定] > [アカウントとインポート] に移動します。
- 「所有する別のメールアドレスを追加」をクリックします
- メールアドレスを追加すると、新しいアドレスからもメールを送信できるようになります。
9. メールのスケジュールと追跡
これは Gmail に組み込まれている機能であるはずですが、残念ながらそうではありません。ただし、素晴らしいBoomerang プラグインをインストールすると、メールのスケジュールを設定したり、メールを追跡したりすることができます。電子メールのスケジュールを設定すると、Boomerang は指定した日時に正確に電子メールを送信します。
また、受信確認をリクエストすることもできます。これは、受信者がメールを開いて読んだときに通知を受け取ることを意味します。インストールすると、メールのスケジュールを設定するための「後で送信」ボタンと、それを知るための「受信確認をリクエストしてクリックを追跡する」ボタンが表示されます。メールが読まれたか開かれたかどうか。
Hubspot のSideKick を使用してメールの開封を追跡することもできます。
10.「送信とアーカイブ」ボタンを有効にする
受信トレイを整理して、すでに返信したすべてのメールをアーカイブしたい場合は、Gmail の送信とアーカイブ機能を有効にする必要があります。これにより、返信したすべてのメールがアーカイブに移動されます。受信箱をきれいに保ちます。
- [設定] > [一般] に移動します
- 「返信に送信とアーカイブボタンを表示」をクリックします。
- 変更を保存します。
11. 詳細検索
Gmail の受信トレイで特定のものを検索したい場合は、高度な検索機能を使用できます。検索ボックスの前にある灰色のドロップダウン矢印をクリックするだけで、高度な検索機能を備えた新しいメニューがポップアップ表示されます。ボックスにキーワードを入力して、特定のメールを検索できるようになりました。検索を絞り込むのに役立つ検索キーワードは他にもあります。
- キーワード 1 またはキーワード 2 のいずれかから電子メールを検索するには、検索ボックスにキーワード 1 またはキーワード 2 を入力します。例: from:Dilawar または from:Devinder 。キーワードに一致するすべてのメールとコンテンツが表示されます。
- 「 Has:Attachment 」を選択すると、添付ファイルのあるすべてのメールが表示されます。他の人の電子メールを追加してこの検索をさらに絞り込み、 Has:attachment from:Dilawar@.comのような添付ファイルを持つすべての電子メールを検索できます。これにより、添付ファイルのある Dilawar からのすべての電子メールが表示されます。
他にも多数のキーワードを検索に追加して絞り込み、探している特定のメールを特定できます。すべてのキーワードの詳細については、こちらをご覧ください。
12. 美しいテーマを受信箱に追加する
受信トレイの雰囲気を変えるだけでは十分でない場合は、Gmail の受信トレイのテーマ全体を変更することもできます。歯車アイコンをクリックし、「テーマ」を選択します。何百もの美しいテーマから選択することも、独自の写真をアップロードして受信トレイのテーマとして使用することもできます。
13. キーボード ショートカットを使用して時間を節約する
Gmail のキーボード ショートカットを使用すると、作業を迅速かつ簡単に行うことができ、時間を大幅に節約できます。 Shift + ?を押します。すべてのキーボード ショートカットを含むポップアップを開き、[有効にする] をクリックすると、Gmail の受信トレイでこれらすべてのショートカットが使用されます。
14. 確認済み送信者の認証アイコン
多くの詐欺師やスパム送信者は、信頼できる送信元を偽って電子メールを送信しようとします。メールが実際に本物の送信元からのものであることを確認したい場合は、「確認された送信者の認証アイコン」を有効にしてください。 [設定] > [ラボ] に移動し、Gmail の受信トレイでこの機能を有効にします。
1 5. 最後のアカウントアクティビティ
他の誰かがあなたのアカウントにアクセスしてメールを読んでいるのではないかと疑う場合は、あなたのアカウントのアクティビティを簡単にチェックして、他の誰かがあなたの知らないうちにあなたのアカウントにアクセスしていないかどうかを確認することができます。メイン ページを下にスクロールすると、「最後のアカウント アクティビティ: x 分前」が表示されます。「詳細」をクリックすると、新しいポップアップ ウィンドウが開き、アカウントへのアクセスに使用されたすべての IP とデバイスが表示されます。このウィンドウから他のすべてのデバイスをサインアウトすることもできます。
16. 余分なスペースを占めるメールを取り除く
Gmail のストレージ容量が不足していて、追加のストレージに投資したくない場合は、実際には、より大きな添付ファイルが含まれるメールを削除することで、ストレージ容量の一部を取り戻すことができます。 「 has:attachment size:5mb 」の検索を開始すると、5 MB 以上の添付ファイルを持つすべてのメールを見つけることができます。これらのメールをすべて一括削除して、アカウントのストレージ容量を節約できます。
17. 休暇自動応答を有効にする
外出中や何らかの理由でインターネットにアクセスできない場合は、Gmail の自動応答機能をオンにして、指定した簡単なテンプレートを使用してすべてのメールに返信できます。休暇自動応答をオンにするには、次の手順に従います。
- 「設定」>「一般」に移動します
- 下にスクロールして休暇自動応答機能を見つけてオンにします
- すべての受信メールに返信として送信される、パーソナライズされたメール メッセージを挿入します。
- 変更を保存すれば完了です。
18. 他の人があなたの Gmail アカウントにアクセスできるようにする
忙しすぎてメールをチェックして返信できないときは、個人情報 (パスワード) を教えなくても、他の人があなたのアカウントにアクセスしてこれらのタスクを実行できるようにすることができます。 Gmail に他のメール アカウントを追加すると、すべてのメールを読んであなたに代わって返信できるようになります。この Gmail のテクニックは、忙しくて受信トレイをチェックできないときに非常に便利です。
- [設定] > [アカウントとインポート] に移動します
- 「アカウントへのアクセスを許可」の横にある「別のアカウントを追加」をクリックします
- 手順に従って別のアカウントを追加し、Gmail へのアクセスを許可します。
19.Gmailの差し込み印刷
すべての受信者に同じメッセージを送信したいが、各受信者に姓名でアドレス指定することでメッセージにパーソナライズを加えたい場合は、手動で行う必要があります。ただし、 Yet Another Mail Merge を使用すると、すべての受信者にパーソナライズされた電子メールを自動的に送信できます。受信者の接頭辞、名、姓、メール アドレスを含むスプレッドシートを Google スプレッドシートで作成するだけです。この素晴らしい拡張機能は、Google スプレッドシートからデータを取得することで、各人に合わせてメールを自動的にパーソナライズします。
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これらすべての Gmail のクールなトリックが、エクスペリエンスを向上させ、受信トレイを最大限に活用するのに役立つことを願っています。 Gmail に関する追加のトリックがあればお知らせください。コメントセクションで共有してください。