Trello の使い方、完全ガイド

日常レベルでは、人々は家庭環境と職場環境の両方で多くの計画と管理に対処しなければなりません。物事を簡単にするために、テクノロジーは私たちに多忙なスケジュールを苦痛なく計画するためのツールを提供してくれました。ホワイトボードルームはタスクを計画するのにとても楽しいものでしたが、このツールはそれをデジタル最前線にもたらします。ここでは、Trello の使い方と、Trello が多くのユーザーに人気がある理由を見ていきます。

Trello とは何ですか?またどのように機能しますか?

Trello は、タスク計画に楽しみをもたらす、ビジュアル エディター ベースのプロジェクト管理ツールです。500 万人を超える登録ユーザーがおり、オフィスと家庭の両方の要件に柔軟に対応できるツールです。

Trello の使用方法を実際に見てみましょう。

Trello は、タスクを完了するための基本構造として ボード、リスト、カード を利用します。トップダウンのアプローチを利用して、プロジェクト内のタスクを達成します。

Trello によるタスク管理は、ワークフロー タスクの主な最上位動機であるボードの作成から始まります。メンバーを好きなだけ追加して、シームレスに共同作業できるため、Inbox (0) を利用できます。このツールは、役員室での会議であれ、友人との週末のたまり場計画であれ、思いつく限りのあらゆるプロジェクトに完璧に適合します。それはあなたをカバーします。

ボード上のコンテンツを構成する個々のタスクまたはカードを作成、ラベル付け、共有したり、リマインダー用に設定したりすることもできます。次に、ネットワークにアクセスして、このツールを使用してタスクを実行し、作業を完了する方法を見てみましょう。

Trello の入門: 基本

新しい Trello プロジェクトは、ボード、リスト、カードという 3 つの主要なコンポーネントに簡単に分類できます。

• ボード: ボードは、プロジェクトの最上位の主要なタスクです。家族との旅行を計画する場合でも、ビジネスの再設計計画を計画する場合でも、ボードはプロジェクトそのものです。ボードを使用すると、プロジェクト全体を俯瞰でき、そこから当面の次のタスクを計画できます。

• リスト: リストは、プロジェクト管理に対する上から下へのアプローチにおいて、性質が似ているタスクや、次のレベルの階層を構成するタスクを整理するのに役立ちます。たとえば、結婚式の計画の場合、「やるべきタスク」、「完了したタスク」、「招待された人」、「招待する人」などのリストを含めることができます。

• カード: カードは、当面のプロジェクトの全体像を構成する基本的なタスク要素です。カードを縦に順番に並べてリストを構成します。これらのカードは、ボード上のどこにでもドラッグ アンド ドロップできます。カードは最も重要な要素であり、色のラベルを付けたり、チェックリスト、期限、タイムスタンプ、ステッカーなどを追加したりできます。

これは、このツールを使用して最初のプロジェクトを開始する前に知っておく必要がある基本のすべてです。 Trello を使用してプロジェクト ワークフローを構築しながら、実際の動作を見てみましょう。

Trello を使用してプロジェクトを整理する

以前に説明したように、このツールを使用したプロジェクトの作成と管理は、非常に簡単なプロセスです。すべての最高の機能とその機能を説明するために、例を使用して説明します。ここでは、Trello を使用した「出版カレンダー」を使用します。

新しいボードの作成

前に述べたように、ボードは管理すべきプロジェクトに対するトップダウンのアプローチであり、この場合はそれを「出版カレンダー」と呼びます。ホーム画面で、[新しいボードの作成] をクリックし、適切なタイトルを付けてから、[作成] をクリックします。

新しいリストの追加

上には、すでに作成されている 2 つのリスト (「記事のアイデア」と「調査中」) が表示され、新しいリストの設定が表示されています。リストは、その性質に基づいたタスクのコレクションです。このツールは、ボード内のタスクを横断する際に、左から右、上から下のアプローチに従います。上記のように、「新しいリストを追加」をクリックして、新しい関連リストを作成します。

新しいカードの追加

カードは、実行される個別のタスクです。タスクの作成と管理は非常に簡単になります。上に示すように、リストの下部にある「カードを追加」をクリックして新しいタスクを追加します。次の行に入力すると、新しいカードが自動的に作成されます。カードの説明を追加して、カードに関与するメンバーにとってより便利で詳細なものにすることもできます。

プロジェクト ワークフローの基本的な設定が完了したので、より適切に整理するための調整オプションを見ていきます。

カードのパワーアップ

パワーアップは、カード/タスクで利用できる追加機能です。右側のサイドバーのメニューからカードパワーアップにアクセスできます。その中には、カード投票システム、カード エージング、カード カレンダーなどがあります。

• 「 カード投票システム 」を有効にすると、招待されたメンバーが特定のカードに投票できるようになります。

• 「 カード エージング 」機能を使用すると、タスクに特定の期間を週単位で定義できます。その後、タスクは老化し始めるか、日が経つにつれて徐々に透明になり、最終的には壊れます。

• 「 カード カレンダー 」を使用すると、期日のあるすべてのタスクを、ボードのメイン ページから利用できるカレンダーで表示できます。

その他の追加機能

上記の機能が主な機能ですが、これらの追加機能によりエクスペリエンスがさらに向上します。

• 個々のカードに「 メンバーを追加 」し、「@」を使用してカードのコメントセクションでメンションします。メンバーには通知が送信され、同じコメントセクションを通じてさらなる措置が講じられる可能性があります。これで、受信トレイが大量に受信されることはなくなりました。

• カードに「 期日を追加 」すると、今後の重要なタスクについて簡単に知ることができます。 「カード カレンダー」が有効になっている場合、期限付きのこれらのタスクはボードのメイン カレンダーで表示できます。

• 「 添付ファイルの追加 」を使用すると、ユーザーはメディア、あらゆる種類のファイル、ドキュメントをカードに添付でき、カードに追加された他のメンバーがアクセスできるようになります。これらの添付ファイルは、ローカル ハード ドライブからのもの、または Google Drive、Dropbox、One drive などのクラウド アカウントからのものである可能性があります。

• 「 ラベルの編集 」を使用すると、カテゴリごとにタスクを整理し、それに応じて色付きのストライプを使用してラベルを付けることができます。この方法でラベルを付けると、カードを簡単にフィルターできます。

• 「 購読 」を使用すると、ボード内または特定のリスト内の特定のカード内のすべての出来事を更新できます。

• カードに簡単にドラッグできる ステッカー も用意されています。

• 同じメニュー バーからボードの 背景色を変更して、 ボードに新鮮な新しい外観を与えます。

デスクトップ通知

プロジェクトの管理中に受信トレイ (0) をそのまま保つために、デスクトップ通知機能が備えられています。プロジェクト チームの誰かが「@」を使用してあなたにメンションするたびに警告を受け取るデスクトップ通知をオンにすることを選択できます。

• 通知を「オン」にするには、Trello ページの右上隅にあるユーザー プロフィール アイコンをクリックします。メニューから「設定」を選択します。 「通知」セクションで「デスクトップ通知を有効にする」を選択します。このような通知を許可するかブロックするかをブラウザーで尋ねられます。デスクトップ通知を有効にするために適切なものを選択します。

• これらの通知を「オフ」にするには、Web ブラウザの [設定] セクションに移動します。 Google Chrome の [詳細設定] の [プライバシー] にある [コンテンツ設定] に移動します。 [通知] サブ見出しに移動し、[例外の管理] をクリックして、Trello について言及しているリンクを削除します。これで、このツールのデスクトップ通知がオフになったはずです。

キーボードショートカット

Trello には、プロセス全体をさらにスムーズにするいくつかのキーボード ショートカットが用意されています。以下は、提供される最も重要なキーボード ショートカットのいくつかです。

• オートコンプリートメンバー: @
• すべてのフィルターをクリア: X
• カードに投票機能を追加: V (投票パワーアップは事前に有効にする必要があります)
• タイトル編集: T
• カードへの自分自身の割り当て/割り当て解除: SPACE
• 購読: S
• 新しいカードを挿入: N
• メンバーの追加/削除: M
• 期限を追加: D
• ナビゲート: 左 (->)、右 (<-)、上 (K)、下 (J)

キーボード ショートカットの完全なリストについては、公式 Web ページにアクセスしてください。

サポートされている言語

Trello は、英語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語の 4 つの主要言語で利用できます。

サポートされているプラ​​ットフォーム

Trello は、Web アプリケーション、Android、iOS、Windows 8、および Kindle Fire アプリケーションとして利用できます。

仕上げる

上に表示されているのは、このツールを使用して作成されたサンプル「出版カレンダー」です。編集カレンダーのすべての重要な段階が、見やすく、必要なアクションを実行しやすい形で示されています。これは Trello を使用する 1 つの方法ですが、必要なアクションに応じて独自のボードやタスクを作成することもできます。

このワークフローは印刷したり、リンクまたは JSON としてエクスポートしたりできます。ワークフローの計画は、1 日レベルのアクティビティを対象とした日次リストとして設定することもできます。

ここまでで、このツールの概要と、このツールがプロジェクト管理ツールとしていかに強力であるかを理解できたはずです。

上級ユーザー向けの Trello

編集部門やマーケティング部門など、さまざまなチームで Trello を使用している組織にとって、これは素晴らしいツールです。新しい「組織」を作成することで、すべてのスケジュールを個別のボードの下に置きながら、単一の傘の下に置くことができます。ホーム画面で、この場合「マーケティング」と「編集」という 2 つの新しい組織を作成できます。新しいボードを作成する際、その下のドロップダウン リストから関連する「組織」を選択できます。

Trello ビジネス プランとプレミアム プラン

誰でも無料で利用でき、無制限のボードと組織の作成が特徴です。ただし、より高度な個人ユーザーや企業向けには、Trello Gold (月額 5 ドル)、ビジネス クラス (ユーザーあたり月額 3.75 ドル)、および Enterprise (従量課金制) のプレミアム プランも提供しています。

Trello プレミアム プランを検討する理由は何ですか?

• Trello Gold では 250 MB のサイズのカード添付ファイルが提供されますが、通常のプランでは 10 MB のファイルのみアップロードできます。

• Trello Gold を使用して、独自の背景、ステッカー、絵文字を追加します。

• Trello Business クラスでは、企業はパブリックおよびプライベートのボードを作成でき、組織内ですべてアクセスできます。これにより、ユーザーの役割による管理制御が強化されます。

• ビジネス クラスは、Google Apps 統合のサポートを備えています。

このツールには、外出先でのワークフロー管理のための独自の Android および iOS モバイル アプリケーションも備えています。リアルタイムの通知、コラボレーション、モバイル アプリケーションを介したメディアやドキュメントの添付は、その優れた例です。

Trello ボードを最大限に活用する

Trello は Zapier とシームレスに統合し、他のサードパーティ アプリに接続し、反復的なタスクを自動化します。このツールの柔軟なシステムを使用して、ほぼすべてのプロジェクトと計画を管理できます。

以下は、インスピレーションを引き出すことができる Trello ボードの一部です。

関連項目: Dubsmash の使用方法、初心者向けガイド

結論

Trello は間違いなく、現在インターネットで利用されている最も強力なプロジェクト管理アプリの 1 つです。このツールは、その柔軟性を最大限に活用できるように、個人と企業の両方に同様に作られています。このツールを使用すると、ほぼあらゆる種類のタスクを作成および管理できます。

そこで、Trello がどのように機能するのか、そしてそれに応じてプロジェクトに合わせて Trello を微調整する方法を説明したこのガイドはここで終わります。このツールに関するあなたの考えや経験は何ですか?以下でご意見やコメントをお気軽に共有してください。