スタートアップから企業までに最適な訪問者管理システム 9 選

健康、安全、コンプライアンス基準に関連するリスクの増加により、組織はレベルアップする必要があるため、訪問者管理システム (VMS) が普及し始めています。

レポート によると 、世界的な訪問者管理システムの市場規模は、2021 年の 11 億米ドルから 2026 年までに 23 億米ドルに拡大する可能性があります。

その成長には、セキュリティ意識の高まり、ペーパーレス化の需要、規制遵守の必要性など、さまざまな要因が影響しています。特に新型コロナウイルス感染症の発生後はそれが顕著であり、これまでの業界の働き方に大きな変化が生じています。

テクノロジーとセキュリティ システムは、デジタル ワークフォースと新型コロナウイルス感染症後の世界シナリオに対処するために進歩しました。

訪問者管理システムは、組織が変化にシームレスに適応しながら、可能な限り最高のサービス、製品、訪問者エクスペリエンスを提供できるように支援します。

このソフトウェアとそれがどのように役立つかについて説明しましょう。

訪問者管理とは何ですか?

訪問者管理とは、組織の施設を出入りする訪問者を追跡および管理するプロセスを指します。組織に受付係がいるかどうかに関係なく、従業員と会社の安全のために訪問者管理は不可欠です。

優れた製品、サービス、顧客サービスを提供している場合でも、訪問者管理は、訪問者が良い印象を持って施設を後にできるように、一歩先を行きます。これは、ブランドの評判を高め、認知度を高めるだけでなく、必要なときに人々が再びあなたのところに足を運ぶことを奨励します。

さて、ここで私たちが訪問者と呼んでいるのは誰なのか考えているかもしれません。訪問者は次のとおりです。

• ベンダーと請負業者
• ビジネス会議の出席者
• 規制または監査の専門家
• 就職面接候補者
• メッセンジャー
• 何か情報を求めている人
• 配達員

それとは別に、訪問者は、在宅勤務している人など、頻繁に施設を訪れることがない従業員である可能性もあります。場合によっては、予期せぬドロップインが発生することもあります。

訪問者管理システムとは何ですか？

訪問者管理システムまたはソフトウェア (VMS) は、事業所に出入りする人々を追跡および管理するツールです。これは、全員の安全とビジネスコンプライアンスを確保しながら最高の体験を提供するために、到着から出発までの訪問者の流れを管理するためのさまざまなプロセスを表します。

大企業だけでなく、あらゆる規模の企業が訪問者管理ソフトウェアを使用できます。さらに、VMS は、防衛および航空宇宙、自動車、化学、商業サービスおよび消耗品、消費財、流通、ヘルスケア、IT、エレクトロニクス、エンジニアリングなどを含むさまざまな業界にとって効率的です。

さまざまな種類の VMS が利用可能です。

• セルフサービスの訪問者管理 : チェックインにはキオスクが使用されます。ここで訪問者は列に並び、詳細を記入し、必要な書類を提出してゲスト バッジを受け取ります。
• スタッフ管理の VMS : 組織のスタッフがソフトウェアを使用して訪問者を監視および制御します。
• コンピュータベースの VMS : 企業が訪問者を監視および制御できるようにする 1 ウィンドウのコンピュータ システムです。リアルタイムでデータを収集し、手動タスクを自動化してエクスペリエンスを向上させます。
• SaaS ベースの VMS : さまざまな規模の企業からの訪問者を監視および制御するサードパーティ ソフトウェアです。ここでは、組織はインフラストラクチャを管理したり、メンテナンスに時間を費やす必要がなくなります。サービスプロバイダーはそれを考慮しており、コストは手頃です。

訪問者管理システムの必要性は何ですか?

訪問者管理システムは、特に新型コロナウイルス感染症のような世界的危機の発生中およびその後において、組織が訪問者を監視および管理するために不可欠です。これは、新たな課題に適応し、従業員と訪問者の安全を確保するのに役立ちます。

とはいえ、ライブウェビナーやビデオ会議が主流のこの時代でも、対面でのビジネスミーティングは依然として行われています。実際、現在では多くの企業が営業しており、訪問者を許可しているため、安全を確保しながらすべての訪問者を確実に把握することができます。訪問者管理システムは重要な役割を果たします。

VMS の利点をいくつか見てみましょう。

訪問者のエクスペリエンスの向上

訪問者に優れたエクスペリエンスを提供することで、ブランドの評判が高まり、より多くの訪問者を歓迎することができます。人々が喜んで施設を去っていくことが保証できれば、人々は競合他社ではなくあなたを選ぶでしょう。 VMS を使用すると、訪問者に手間をかけずにすべてを簡単に管理できるため、これを実現できます。

合理化された受付プロセス

適切な VMS が導入されていれば、訪問者の受け入れから出発までのすべてのプロセスが効率的に管理されます。ソフトウェアを使用すると、スタッフは訪問理由に基づいてゲストに対応できるようになります。また、会議を管理して時間通りに開始できるようにすることもでき、訪問者がロビーで待っていてイライラすることもなくなります。

安全性と非接触追跡

VMS ソフトウェアは、訪問者の非接触追跡と管理を実行するのに役立ちます。建物の敷地内にいる全員の安全を確保します。その結果、新型コロナウイルスやその他の感染症などの健康関連の問題から優れた保護を維持できます。さらに、このソフトウェアは、知的財産や職場の安全などに関連するリスクから組織を守るのに役立ちます。

コンプライアンス

VMS を使用すると、訪問者から収集した個人情報、ID、医療書類、その他の書類などの重要なデータを記録できます。これにより、それらを簡単に管理し、記録を保持できるため、GDPR、HIPAA などのコンプライアンス リスクに遭遇することがなくなります。

従業員/スタッフの追跡

このソフトウェアは、訪問者の管理とは別に、従業員やスタッフの活動を追跡するのにも役立ちます。これにより、生産性が最大化され、重要な領域に集中できるようになります。リスクは外部にも内部にも存在する可能性があるため、内部スタッフを常に監視することがリスクの軽減に役立ちます。

これらの利点を活用したい場合は、市場で最高の VMS プロバイダーをいくつか紹介します。

スワイプオン

安全、シンプル、合理化された、最もアクセスしやすい従業員と訪問者のサインイン システム SwipedOn を構築します。完全な職場管理による柔軟な労働環境を体験できます。

SwipedOn は、古い訪問者帳をシンプルでモダンな洗練された訪問者管理ソリューションに置き換えることにより、職場の変革を支援します。従業員や訪問者の非接触サインインの実行など、この単一プラットフォームから多くのメリットを得ることができます。

接触追跡ツール、即時通知、ID バッジの印刷、デジタル契約書、従業員の内外管理、避難管理、アラート付きの質問のスクリーニングなどの機能が利用できます。訪問者は、モバイルカメラを使用して QR コードをスキャンすることで、物理的に接触することなく直接サインインできます。あなたのビジネスとスタッフが感染症にさらされるのを防ぎます。

さらに、安全衛生登録、新型コロナウイルス感染症ポリシー、機密保持契約などを簡単に処理できます。建設、物流、非営利、公共事業、教育、高齢者介護、製造、スポーツ、医療など多くの業界で SwipedOn が使用されています。海洋、観光、コワーキングなど。最も素晴らしいのは、SwipedOn がすべての新規顧客のために木を植えることです。

ケータリング、配達、無制限の SMS などの多くのアドオンを使用して、プラットフォームをさらに快適に体験してください。従業員や訪問者のための管理オプションを向上させるために、SwipedOn を Microsoft Active Directory や Azure Active Directory などのビジネス ツールと接続して、作業をスムーズに実行できます。

また、すべてのプランで、セットアップ コストがゼロ、簡単な接触者追跡、訪問者スクリーニング ツール、タッチフリー サインインが利用できます。 1 か所あたり月額わずか 49 ドルで、訪問者向けのフロント デスクを最新化します。

アイロビー

iLobby は企業訪問者管理の世界的リーダーであり、国際空港、大手銀行、フォーチュン 500 企業、政府から訪問者の管理、監視、追跡を信頼されています。

専用のスキャナーまたは内蔵カメラを使用して写真 ID カードの文書をスキャンして情報を取得し、適切な本人確認を確保します。サードパーティまたは社内の監視リスト データベースを使用して、即座にチェックし、歓迎されないゲストにフラグを付けるか拒否します。

緊急時には、すべての従業員に警告し、従業員の数を増やすために現場にいる従業員のリストを提供します。コンプライアンス、安全性、セキュリティ、プライバシーの要件を満たすために、すべての場所で個人を検証、監視、スクリーニングする非常に複雑なプロセスを自動化します。

訪問者、請負業者、従業員、再訪問者、カスタム タイプ、インタビュー、会議、イベント、配達をスクリーニングできます。建物内に誰がいるのかを確認し、訪問者のサインイン プロセスを合理化し、コンプライアンスとセキュリティを自動化し、物理的アクセスを制御することで、ビジネスを保護します。

訪問者に責任、権利放棄、NDA などの法的文書について知らせ、デジタル署名を収集します。さらに、すべての法的文書を 1 か所に安全に保管し、必要なときにいつでもダウンロードできるようにします。数回クリックするだけでカスタム レポートを簡単に作成し、すべてのダッシュボード レポートを表示したり、情報をエクスポートしたりすることもできます。

署名された文書やその他のデータのリストを管理して、常に監査に備えてください。 Skype for Business、Google Hangouts、Slack、音声通話などのビジネスツール、Azure Active Directory、Cisco、Google IDなどのユーザーディレクトリ、シングルサインオンOkta、Onelogin、CRM、電子メールとカレンダー、ドライブ、アクセスと統合します。コントロールなど。

無料でお試しいただくか、月額 199 ドルからのプランをお選びください。

特使の訪問者

Envoy Visitors を使用して、あなた自身と職場を訪れるすべての人に新鮮な体験を提供してください。訪問者管理システムによって職場の安全を確保し、時間を節約します。誰が、なぜ、いつ訪問しているのかを確認し、条件を満たさない訪問者を制限します。

さらに、タッチレス サインイン オプションを利用して職場をより健全なものにします。従業員を追跡したり、署名された文書や手書きのバッジを追跡したりする必要はありません。代わりに、単一のダッシュボードですべてを取得し、ドキュメントをダウンロードするオプションで必要なものすべてを追跡できます。

ゲストが現れたときに、職場までの道順を送信したり、ゲストの経験を知るためにアンケートを行ったり、iPad でサインインして「すごい」と言わせたりすることで、良い印象を与えましょう。また、規制に準拠し続けるために、すべてを安全にキャプチャして保存することもできます。

監査中に、必要なデータを迅速にエクスポートして、簡単にレビューできるようにします。さらに、各ゲストの訪問目的を知るためにさまざまな質問をするサインイン用の複数のオプションを作成します。また、ゲストが到着すると、従業員は即座に自動的に通知を受け取ります。

いくつかの基準を設定して各訪問者を選別し、サードパーティまたは社内の監視リストに表示されているかどうかを確認します。また、訪問者数に関するレポートと分析を取得し、数回のクリックでデータをすばやくエクスポートできます。また、ゲストに iPad で権利放棄書や NDA などの法的文書に署名するよう促すこともできます。

さらに、カスタム バッジを作成したり、Envoy 訪問者がサインインしたときに自動的にバッジを印刷できるようにしたりできます。ホストが自信を持って挨拶できるように、ゲストに写真を撮ってもらいます。また、健康的で安全な職場を作り、オフィスを監視し、よりスマートに作業するためのデータを取得し、従業員の集中力を維持することもできます。

無料プランを選択した場合は、限定された機能を利用することも、1 か所あたり月額わずか 99 ドルでビジネスに最適なプランを選択することもできます。

ご挨拶

Greetly は、 訪問者管理システムを使用して職場の安全を保つための簡単でシンプルなプラットフォームです。従来の受付係を使用する代わりに、よく知られた CRM やメッセージング アプリケーションを統合できる、このユーザーフレンドリーで完全にカスタマイズ可能なプラットフォームを使用してください。

このツールは、ゲストがサインイン プロセスを完了するとすぐに、適切なメンバーに通知が届くように常に保証します。どこにいても、ゲストの到着に関するアラートを即座に受け取ることができるため、迅速に行動を起こすことができます。

Greetly は、訪問者が理解しやすく、フロント デスクで使用できるインターフェイスをよりアクセスしやすいものにすることを目指しています。また、この精神は他のインターフェイス機能にも喜んで拡張されます。セットアッププロセスは数分以内に完了し、その日のうちに使用できるようになります。

このツールは、完全にカスタマイズ可能なチェックイン ワークフローを使用して、ビジネスを希望通りに表現できます。訪問者からすべてのデータを収集し、それを合理化して、訪問者が最高のエクスペリエンスを得ることができるようにします。また、ニーズや顧客に応じて歓迎のインターフェイスをカスタマイズし、Greetly を支援できるようにすることもできます。

セキュリティはフロント デスクの重要な部分であり、Greetly は訪問者の写真、詳細、その他の関連情報を記載したバッジを即座に印刷します。無料のデモが提供されており、開始するためのステップバイステップのガイドが提供されます。

有料プランは 1 か所あたり月額 79 ドルからです。

アプリにサインインする

サインイン アプリは 現代の職場向けに構築されており、安全かつインテリジェントにサインインできます。このソフトウェアは、訪問者の管理、請負業者とスタッフのサインイン、デスク ルームの予約に使用できます。柔軟でスマートな会議およびデスクルーム予約アドオンである Spaces が特徴です。

このプラットフォームは、従業員を最大限に活用し、キャパシティを効果的に管理するのに役立ちます。訪問者がスマートフォンを使用して QR コード スキャナーを介してサインインできるようにすることもできます。ゲストは別のアプリをインストールする必要はありません。非接触サインインは安全で、業界に合わせて完全にカスタマイズ可能です。

さらに、複数選択の質問を作成して、訪問者グループごとにアンケートを作成します。サインイン時間を短縮することで、会社の健康とプライバシーまたは安全の要件に配慮します。また、データを完全に制御できるようになります。

サインイン アプリは、訪問者のプライバシーを維持しながら、安全性とレポートのために必要かつ重要な情報をバランスよく保存します。新しい機能や機能を追加して進化し、訪問者により良いエクスペリエンスを提供するように構築されています。訪問者の事前登録、スタッフのサインイン、請負業者管理、コンパニオン アプリ、メッセージ、ポリシー、NDA、カスタム データ フィールドなどの高度な機能を利用できます。

また、避難リスト、複数のサイト、言語、イベント、配達、ようこそ画面、統合、すべての訪問者用のカスタム バッジ、通知などの利点も得られます。必要なパッケージをカスタマイズするか、15 日間の無料トライアルをご利用ください。便利だと思ったら、いつでも有料サブスクリプションに切り替えてください。

プロキシクリック

Proxyclick を使用すると、プライバシーを尊重し、世界中でコンプライアンスを維持しながら、訪問者、請負業者、従業員が安全に戻ることができるようになります。デスク予約は、従業員を職場に迎えるための簡単、安全、簡単な方法です。

従業員が、事前定義されたスペース内で、どこに、誰と、いつ座るかを選択できるようにします。誰が作業しているのか、全員がどこに座っているのかを完全に把握できます。職場を安全で、快適で、効率的なものにするのに役立ちます。

さらに、極限システムの可能性の量と深さを探求できます。あなたとあなたのチームが使い慣れたツールを統合して、シームレスな実装を実現します。これは、人々が信頼できる完全な ISAE 3000 Type 1 プライバシー証明書を備えた唯一の VMS です。

7,000 か所の拠点で 3,000 万件の訪問をサポートし、チームへの依存度を高めることができます。無制限のホスト、キオスク、訪問者を提供する VMS を使用して拡張することもできます。各訪問者のエクスペリエンスを向上させ、フロント デスクを合理化し、資産を保護するための機能の終わりのないリストを入手します。

その機能には、デスクと従業員の予約、訪問者フロー、強力なダッシュボード、訪問者と従業員のためのスマート フロー、プレミアム統合、高度なセキュリティ、エンタープライズ サービス、カスタマー サクセスなどが含まれます。さらに、新型コロナウイルス感染症予防プログラムにより、従業員と訪問者の安全を守ることができます。

訪問者や従業員を到着前に検査し、安全上の注意事項を共有し、QR コードによるアクセスを許可して、安全性と柔軟性を確保し、健康リスクを制限します。 1 か所あたり月額 100 ドルで、要件に最も合ったプランをお選びください。

誰の場所

WhosOnLocation を使用してオフサイトおよびオンサイトで作業しながら、健康チェック、接触者追跡、タッチレス サインインなどにより、請負業者、訪問者、従業員の安全を確保します。これは、事前登録、訪問者の身元確認、接触追跡、セキュリティ警告を管理し、訪問者のポリシーに対する認識を高める包括的なソリューションです。

請負業者の危険通知の遵守、さまざまな施設にわたる導入管理、および勤怠を管理します。従業員の権限とプレゼンスを管理して、サイトのセキュリティとプロファイルをサポートすることもできます。言うまでもなく、すべては強力な洞察とレポートに裏付けられています。

このツールは、ノータッチで簡単にサインインして、単独で作業している各従業員を追跡できます。また、自己確認、避難および集合レポート、洞察とコラボレーション、手動点呼などの緊急機能も利用できます。施設の安全を確保するために、資格のある許可された従業員、請負業者、訪問者のみへのアクセスを制限してください。

WhosOnLocation は、訪問者、請負業者、従業員をスクリーニングして、侵入者や許可されていないゲストのリスクを軽減するのに役立ちます。また、誰が現場への立ち入りを許可され、健康診断を完了しているかを確認してください。

会社の規模に関係なく、すべての人に役立つプランがあります。 1 か所あたり年間 599 ドルの開始価格ですべてを管理できます。

トラクションゲスト

Traction Guest を使用して、訪問者の操作プロセス全体を管理、管理、保護するための単一の場所を組織に提供します。 Traction Guest は、サイトの安全性、プロセスの準拠性、従業員の安全を確保し、各インタラクションが最大限の生産性を促進することを保証します。

訪問者と従業員が正しい入り口と場所を見つけ、身分証明書を検証またはスキャンし、ホストに会い、言語を選択するのに役立ちます。さらに、サイトに誰がいるかを追跡して、緊急時および安全性のプロトコルを維持できます。また、コンプライアンス基準を満たすために必要なデータを収集します。

訪問者を歓迎する際には、ブランドを代表してエクスペリエンスを構築し、あらゆる訪問を思い出に残る生産的なものにする視覚的なインパクトを生み出します。単一の構成可能なシステムを利用して、権限、言語、データなどのグローバルな場所の要件に対応します。

iPad あたり月額わずか 115 ドルで、組織に適したプランをご利用ください。

プロネスターの訪問者

Pronestor Visitor は、 訪問者を管理するための安全なプラットフォームを提供します。過去、現在、未来の訪問者の全体像を把握できる革新的な管理ソ​​リューションです。また、自動通知を提供することで、すべての会議や予約を追跡することもできます。

Pronestor Visitor は、訪問者に道順を送信し、チェックインするために携帯電話でスキャンするための搭乗カードを提供するのに役立ちます。適切なレポートがあれば、誰がどこにいて、誰に会うべきかがわかります。このツールは、複数の場所にある多くのエントリ ポイントを一度に処理することもできます。さらに、登録時または会議前に訪問者にガイドラインを通知できます。

このプラットフォームでは、組織の活動を 360 度見ることができます。フィードバックとデータの組み合わせを開始して、生産性に不可欠な施設の可用性を向上させます。さらに、このプラットフォームにより、ゲストや組織の健康と安全を簡単に維持できるようになります。

結論👨‍🏫

最近、訪問者管理システムはさまざまな業界や企業規模で需要が高まっています。このソフトウェアは、組織の安全、セキュリティ、コンプライアンスのニーズを確保しながら、優れた訪問者エクスペリエンスを提供するのに役立ちます。

次に、チームに最適な時間追跡ソフトウェアをいくつか検討します。