知っておくべき Outlook 2016 の優れた機能 11 選

Outlook は、好き嫌いは別として、企業の世界における標準的な電子メールおよび生産性向上クライアントです。オフィスに行く人の時間の大部分は、この典型的なツールの前で費やされます。しかし、その人気と使用に費やされる膨大な時間にもかかわらず、その高度な機能について知っている人はほとんどおらず、その可能性を最大限に活用している人はさらに少数です。

そこで今日は、Outlook 2016 の優れた機能のいくつかを見ていきます。始めましょう：

1. Outlook.com エイリアスから電子メールを送信する

多くの場合、さまざまな目的に異なる電子メール アドレスを使用する必要があります。たとえば、個人用の name@outlook.com アドレス、勤務先のアドレス firstname.lastname@yourcompany.com 、およびおそらく throwaway1234@outlook.com が必要になる場合があります。ニュースレターやマーケティング サイトへのサインアップに使用するのが好きです。ほとんどの人は、アドレスごとに異なるアカウントを作成して管理します。

その代わりに、Outlook を使用してさまざまな エイリアス を作成および管理できます。エイリアスを使用すると、同じアカウントを使用して異なる電子メール アドレスを管理できるようになり、どのアドレスに送信された電子メールも同じ受信トレイに届きます。設定方法は次のとおりです。

Outlook Web App に移動し、Office 365 アカウントを使用してログインします。次に、 Microsoft アカウント Web サイト にアクセスし、上部バーの「 あなたの情報 」をクリックします。ここで、「 Microsoft へのサインイン方法を管理する 」をクリックします。おそらくパスワードの入力を求められるでしょう。

ここで、エイリアスを追加および管理できます。新しいエイリアスを作成するには、「 メールを追加 」をクリックします。

次に、 エイリアスとして使用する電子メール アドレスを入力します 。新しいアドレスを作成することも、既存のアドレスを使用することもできます。

追加したばかりのエイリアスが表示され、それを プライマリ エイリアスにするか、不要になった場合は削除するかを選択します。

これで、エイリアス アドレスに送信されたすべての電子メールがプライマリの受信箱に届くようになります。新しく作成したアドレスから電子メールを送信するには、メッセージの作成中に [差出人] ボタンをクリックし、希望のアドレスを選択するだけです。

2. 会議のスケジュールを設定する

Outlook を使用すると、他の人との会議を簡単にスケジュールできます。これを行うには、カレンダーに移動し、 「ホーム 」タブをクリックし、「 新しい会議 」を選択するだけです。

ここでは、会議の出席者、曜日、時刻、リマインダー、その他のオプションを指定できます。

定期的な会議にしたい場合は、上部の [オプション] セクションにある [繰り返し] ボタンをクリックすると、定期的なスケジュールに関するさまざまなオプションが表示されます。

受信者が招待を受け入れると、同じ確認メールが届きます。

会議の時間になると通知も届きます。

3. 自動応答

出張または休暇に行く場合は、受信するすべての電子メールに自動返信を送信するように Outlook を構成できます。この機能を有効にするには、「 ファイル 」に移動し、「 自動応答 」をクリックします。

ここでは、 日付範囲 と 自動応答メッセージ を指定できます。

ルールをより細かく制御したい場合は、「 ルール 」をクリックします。 左下のボタン。

4. Outlook で Google ドライブをクラウド ストレージとして使用する

Google ドライブをクラウド ストレージ プロバイダーとして使用している場合は、Google ドライブを MS Office (Outlook を含む) に統合して、Office プログラムを終了せずにドライブからドキュメントを直接開いたり、ドライブに保存したりできます。

Office 用 Google ドライブ プラグインをダウンロードして インストールするだけで、次回 Outlook を開いたときに、専用のボタンを使用して ドライブからファイルを直接添付できる ようになります。

受信した添付ファイルをドライブに直接保存する こともできます。

注 : Office 用 Google ドライブ プラグインは Windows でのみ動作します。 Office for Mac は現在サポートされていません。

5. 配信を取得して受信確認を読む

電子メールがいつ配信または読まれたかに関する通知を受け取りたい場合は、配信と開封確認をリクエストできます。これを有効にするには、メッセージの作成中に [オプション] タブをクリックし、次のチェック ボックスをオンにします。

送信する すべてのメッセージの追跡を有効にすること もできます。これを行うには、 [ファイル] > [オプション] > [メール] に移動します。 [追跡] セクションまで下にスクロールし、 メッセージが受信者の電子メール サーバーに配信されたことを確認する配信 確認または受信者がメッセージを閲覧したことを確認する開封 確認チェック ボックスにチェックを入れます。

メッセージの受信者が開封確認の送信を拒否する場合があることに注意してください。さらに、受信者の電子メール プログラムが開封確認をサポートしていない可能性があります。

6. 投票ボタンをメールに追加する

トピックに関してチームからコンセンサスを得たい場合は、Outlook でアンケートを作成できます。新しいメールを作成するときに、 [オプション] タブに移動し、[ 投票ボタンを使用する ] をクリックします。

テンプレートの [はい/いいえ] ボタンを使用することも、 [カスタム] をクリックして独自のボタンを作成することもできます。ここで、重要度、開封/配信確認、有効期限などのオプションを選択することもできます。

7. 電子メールの送信を遅延またはスケジュールする

場合によっては、メッセージの送信を遅らせる必要があるかもしれません。たとえば、もう閉店時間が近づいているので、翌朝の営業時間内にメッセージを配信したいとします。これを行うには、メッセージをスケジュールすることができます。その方法は次のとおりです。

メールの作成中に、 [オプション] タブに移動し、[ 配信の遅延 ] をクリックします。

表示されるダイアログ ボックスの [配信オプション] で、[ それより前に配信しない ] オプションにチェックを入れ、日付と時刻を入力します。

次に、ダイアログ ボックスを閉じて、 [送信] をクリックします。指定した時間にメールが送信されます。

注 : この機能は Microsoft Exchange アカウントでシームレスに動作します。 POP3 または IMAP アカウントを使用している場合は、メッセージが送信されるまで Outlook を開いたままにしておく必要があります。

8. 他人のメールとカレンダーを管理する

チームで作業するときは、いくつかの共通タスクを調整して協力することが不可欠です。この目的を達成するには、そのようなタスク用に別のフォルダーを保持し、それをチームのメンバーと共有するとよいでしょう。さて、Outlook 2016 でこれを行う方法は次のとおりです。

「ファイル」 タブに移動します。 「 アカウント設定 」をクリックし、「 アクセスの代理」 を選択します。

表示されるダイアログボックスで「 追加 」をクリックし、権限を付与するユーザーを選択して 「OK」 をクリックします。

表示されるダイアログ ボックスで、このユーザーに付与できるさまざまな権限を選択できます。

完了すると、他のユーザーに新しい権限が付与されたことが通知されます。これらは共有機能の基本にすぎません。より包括的な概要と手順については、 公式ドキュメント を参照してください。

9. ルールを使用してメールを管理する

ルールは、受信メールまたは送信メールに対して自動的に実行されるアクションです。たとえば、上司からのすべてのメールを別のフォルダーに移動したり、マーケティング部門からのすべてのメールを「緊急」フォルダーに移動したり、件名に「今すぐ購入」が含まれるすべてのメールを削除したりすることができます。これらのタスクを何度も繰り返す代わりに、 ルールを設定して自動化 できます。さまざまなルール テンプレートから選択することも、空のルールから開始することもできます。

10. クイックステップで反復的なタスクをスピードアップする

多くの場合、1 日に数回実行する必要があるタスクがあります。あなたは定期的に電子メールを上司に転送したり、一部の電子メールを特定のフォルダーに移動したりしたいと考えているかもしれません。もちろん、ルールを使用してプロセスを自動化することもできますが、その場合は条件に一致するすべてのメールにルールが適用されますが、特定のメールにのみルールを適用したい場合もあります。したがって、より手動のアプローチが必要となり、そこで クイック ステップが 登場します。

Outlook の [ホーム] タブに移動します。次 のクイック ステップのセクションが 表示されます。

ご覧のとおり、使用できるように事前に構成されたいくつかのクイック ステップがあります。たとえば、 受信トレイで電子メールを選択し 、[クイック ステップ] セクションの [ 管理者へ] ボタンをクリックします。次のようなものが表示されます。

ここで、問題のクイック ステップ を構成 できます。名前を変更したり、転送先の電子メール アドレスを追加したり、左下の [オプション] をクリックしてボタンにさらにアクションを追加したりできます。

上のスクリーンショットでは、マネージャーの電子メール アドレスを追加し、 [アクションの追加 ] ボタンを使用してアクションを追加し、メッセージを [マネージャーに転送] フォルダーに移動するように Outlook に指示し、ショートカット キーを追加し、ツールヒントのテキストを変更しました。

上の例で行ったように既存のクイック ステップを変更することも、 クイック ステップ ツールバーの [ 新規作成] ボタンをクリックして独自のクイック ステップを追加することもできます。

11. キーボード ショートカットとその他のヒント

Outlook には、テーマ、メール メッセージを会議に変換する機能、上級ユーザーのお気に入りである キーボード ショートカット など、他にも小規模ながら便利な機能が多数用意されています。たとえば、Ctrl+W を押して新しいメールを作成したり、Ctrl+E を押して検索したりすることができます。 Outlook のさまざまなキーボード ショートカットを学ぶには、Microsoft の公式 Outlook 2016 Tips & Tricks eBook を 参照してください。

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Outlook 2016 のこれらの優れた機能とトリックは気に入りましたか?

Outlook 2016 の高度な機能をいくつか学習していただければ幸いです。電子メール クライアントを最大限に活用することは便利ですが、電子メールを使用する際には他にも留意すべき点があるため、誰もが従うべき基本的な電子メール エチケットに関する記事を必ず確認してください。常に接続されたデジタル世界では、プライバシーがこれまで以上に重要になっています。そのためには、電子メールを暗号化する方法に関する記事を参照してください。

さらに追加すべき Outlook のヒントやコツがある場合、または重要な機能が欠けていると思われる場合は、以下のコメント セクションでお知らせください。