8 个用于提高生产力和客户服务的预设响应工具

客户支持主管每天必须回答数百个查询。预设回复应用程序可以帮助您快速轻松地完成工作。

我们的支持团队每天收到的许多询问都是类似的。手动输入这些问题的答案会适得其反。但是，用户可以生成常见问题的预定义答案，并将其保存在预设回复工具中以供立即使用。

让我们仔细看看预设回复，包括它们的好处以及提供此服务的主要工具。

什么是预设回复？

许多人将预设回复与自动回复混淆。自动回复是机械化的、客观的，而预设回复是描述性的、个性化的。

这些是常见问题的预定义答案。预设回复总是很有帮助并且是定制的，因此对于您的客户来说，它们听起来不像是机器生成的。

预设回复如何与我公司的常见问题解答/Wiki 配合使用？

预设回复和您公司的 Wiki、常见问题解答和故障排除知识库应该同步。您需要一个自动化系统来将特定的故障排除步骤或一般信息插入到预设响应中的占位符中。

如果没有文本占位符，预设的回复就会堆积起来。客户服务代理很难处理如此长的预设回复列表。为了解决这个问题，一些脚本化冗余服务或工具提供了语法。

当您的支持人员在电子邮件或聊天控制台中输入特定的短代码或语法时，该工具会自动为您创建一个脚本。该工具还可以从公司的知识库、常见问题解答或 Wiki 中检索支持信息。

将预设响应工具链接到公司的知识库还可以帮助提供最新的演练和故障排除步骤。否则，您必须手动更新所有支持脚本。

使用预设回复的优点

#1.节省时间

预设回复无需键入常见问题的答案。这些答案可帮助客户支持代理快速回答常见问题，从而腾出时间专注于更高效的任务。

#2.无缝管理

客户服务提供商可以使用预设响应应用程序轻松管理大量客户。如果您在互联网服务提供商工作，您可能会经常被问及可用套餐的定价。

您可以通过将预设的回复粘贴到聊天窗口中来轻松地完成此操作，而不用输入相同的答案来回复每个人。

#3.让顾客满意

客户希望他们的问题立即得到解决。如果您反应迟缓，您可能会输给竞争对手。预设回复可让您回答他们的问题并让他们对您的公司保持忠诚。

#4.提高对话率

预设回复还可以通过快速、良好地回答查询来帮助您将潜在客户转化为客户。有时，潜在客户有一个独特的问题，而您的支持人员有很多想法。

在这种情况下，您可以提供简单问题的预设答案，并利用这段时间来回答您自己的问题。因此，您可以将潜在客户转化为客户并提高转化率。

以下是一些最好的罐头回复应用程序。

打字桌

对于客户支持人员来说，重复的输入可能令人沮丧且乏味。 Typedesk是一个简单的平台，它允许您创建和管理一致的预设响应，从而帮助解决此问题。

此外，这款多语言工具可以与您公司使用的所有网站和应用程序集成，包括 Chrome、Gmail、Facebook、Slack、Zendesk 和 Linkedin。

如果您选择使用 Typedesk，您的团队可以一致地响应客户的询问。因此，您的客户和潜在客户在联系您的支持台时将获得更好的体验。

该工具还附带团队文件夹功能，可让您立即与所有团队成员共享和同步所有预设回复。此外，支持主管可以使用变量使每个预设响应都独一无二。

清新的办公桌

客户服务的目的是回答客户的问题，Freshdesk 可以让您无缝地做到这一点。这款预设回复应用程序可让您通过不同渠道与客户进行有意义的对话。

该全渠道套件提供了完整的支持解决方案，专注于快速提供卓越的客户服务。主动了解客户需求并以最直观的支持做出响应。

您需要执行的重复性任务更少，因此您可以节省时间并将其投入到更有成效的事情上。该集成平台提供知识库和工作流程自动化，以快速响应客户的询问。

借助 Freshdesk，您可以通过客户首选的沟通渠道与客户联系，并随时无缝地更改模式。

社会意图

厌倦了在多个消息传递和聊天工具之间切换？那么使用“社交意图”，这是最好的罐头回复应用程序之一。该解决方案允许您直接通过团队已经使用的协作应用程序与网站访问者聊天。

实时聊天软件是一款流行的应用程序，可与 Microsoft Teams、Slack 和 Webex 配合使用。您不必离开现有的应用程序，因此您可以立即回复查询并让您的客户满意。

社交意图允许您使用预设响应来帮助客户快速响应并建立客户关系。主动实时聊天触发器还可以帮助您吸引网站访问者的注意力。此外，该应用程序支持与所有团队成员协作来解决客户问题。

快乐的狐狸

HappyFox是一款一体化服务台票务系统，可提供更快、更好的客户支持。使用强大的支持票证系统和自助服务知识库等功能来帮助减少混乱并组织您的支持流程。

预构建的支持工具可让您快速响应常见和频繁的查询。除了添加响应模板之外，此应用程序还执行票证操作，例如更改状态和添加标签。

当您尝试回复票证时，您将看到所有可用的预设操作。您还可以搜索并应用特定的预设操作。该平台还支持创建特定于团队的预设动作。

HappyFox 还支持与许多商业应用程序集成，包括 MS Teams、WhatsApp、Salesforce、Wrike、Asana、Slack、Facebook、Jira、Shopify、Adobe Commerce、Zapier、Twitter 等。

脆皮

现代业务场景要求公司与客户建立联系并立即获得线索。 Crisp是一个使这一切成为可能的多渠道消息平台。它包含一系列先进工具，可帮助您的公司实现客户驱动的革命，并通过客户对话实现高速增长。

该平台具有称为共享收件箱的功能。集中来自各种渠道的对话，例如电子邮件、Messenger、短信、实时聊天、Twitter DM 等。因此，您将能够通过轻松的协作提供最好的客户服务。

Chrisp 还支持知识库的中央枢纽。它可以与聊天机器人和实时聊天相结合，通过实时响应来改善客户体验。

使用响应

UseResponse是一款多渠道客户支持软件，可显着缩短响应时间并改善客户体验。该平台是一个完全可扩展和可定制的套件，旨在增强支持团队的能力。

该工具可让您轻松管理 10 多个支持渠道，包括电子邮件、实时聊天、即时消息、社区论坛和社交媒体。自动通知和查询分配使每位客户支持主管的任务变得更加轻松。

此外，UseResponse 还提供有关客户支持流程绩效的高级分析和报告。该工具具有员工评估跟踪器和 SLA 功能，可帮助您提供更好的客户服务。此外，用户还可以将此应用程序与其他工具集成，例如 Google、Salesforce、Jira 和 Zapier。

离合器

厌倦了搜索文档和 Drive 在正确的时间找到正确的响应？使用Klutch将所有快速回复和指南存储在单个企业知识库中。

现在，您不必花时间搜索合适的答复或为重复的问题输入相同的答案。从任何设备访问并使用正确的预设回复进行回复。

您还可以一键撰写电子邮件给您的客户。该平台还允许您保存常用的片段和链接。用户可以从桌面应用程序、Chrome、Edge 和任何移动设备访问此工具。

订婚湾

EngageBay为客户服务提供最佳的预设回复，例如帮助台和电子邮件。特别是当您收到数百个有关类似服务的问题时，这些预设回复将节省您的时间并帮助您实现更多销售。

因此，在更短的时间内销售更多的产品可以改善客户服务并提高生产力。

您还可以尝试快速个性化工具，以更好地与客户建立联系。个性化功能使预设回复听起来像是新键入的个性化回复。

为了提高业务效率，EngageBay 正在推动自动化功能。只需定义客户查询的标准，该工具就会以个性化的预设响应进行响应。

该工具具有直观的快捷方式和图标，因此您不需要是精通技术的人。此外，用户可以撰写任何回复并立即将其标记为固定回复以供以后使用。

结论

如果您有大量查询，预设响应应用程序可以提供最简单的解决方案。这些应用程序不仅可以帮助您更快地做出响应，还可以提高您的支持团队的工作效率并产生更多潜在客户。

如果您也有兴趣为您的公司创建知识库，您可以尝试这些平台来创建知识库。