Dropbox の署名とDocuSign: より優れた電子署名ツールはどれですか?

電子署名は、パートナー、リモート ワーカー、および海外の顧客とビジネスを行う場合に役立ちます。

最後に紙とペンを使って署名したのはいつだったか覚えていますか?

ペンによる署名には、関係者へのスキャン、印刷、直接の約束、郵送、ファックスなどが必要です。プロセス全体は、多大な労力と時間がかかり、退屈なものになる可能性があります。

そこで電子署名が登場します。

Dropbox Sign と DocuSign は、ぜひお試しいただける 2 つの優れた電子署名ツールです。

そこで、要件にどちらが適しているかを理解するために、これら 2 つの電子署名プラットフォームを比較してみましょう。

電子署名とは何ですか?

電子署名 (eSignature) は、ドキュメントに電子的かつ迅速に署名を取得するための合法的かつ効率的な方法です。安全であるため世界中で信頼されています。電子署名は、さまざまなプロセスで手書きの署名を置き換えることができます。

簡単に言えば、電子署名は電子形式の署名です。コンピューターまたは電子デバイスを使用して署名者を認証し、文書のセキュリティを確保できます。

文書またはデータセットの条項に同意し、これらのデータを電子署名で元に戻すという個人の意図を電子的に示すものは、電子署名として知られていると言えます。電子署名には 3 つのタイプがあります。

• 単純な電子署名
• 高度な電子署名
• 適格な電子署名

取引や契約、行政手続きなどさまざまな場面でご利用いただけます。電子署名は世界中で信頼され、法的強制力があり、合法です。これにより、署名プロセスがスピードアップされ、このプロセスにかかる時間を節約できます。

電子署名はクライアントとビジネスを行うための新しい方法であるため、信頼できる電子署名アプリケーションが必要です。

電子署名ツールを使用すると、署名の問題を簡単かつ迅速に解決できます。顧客の安全を確保し、どこにも移動せずに書類を簡単に返却できます。

これはむしろ環境に優しいアプローチであり、何百万もの紙の印刷を節約できます。さらに、ドキュメントを整理し、説明し、アクセスしやすい状態に保つのに役立ちます。

さらに、電子署名を使用すると、時間と費用を大幅に節約できます。また、ビジネス ワークフローを合理化し、業界や部門に効率性をもたらします。

電子署名は、販売、人事、金融サービス、IT、ライフ サイエンス、政府などのさまざまな業界で使用できます。

Dropbox Sign と DocuSign を比較してみましょう。Dropbox Sign から始めます。

Dropbox のサインとは何ですか?

Dropbox Sign (以前は HelloSign として知られていました) は、署名追跡、署名履歴、文書署名、規制遵守などを含む電子署名およびデジタル トランザクション管理アプリケーションです。

電子署名をリクエストし、法的拘束力のある署名をドキュメントに追加できます。これは Dropbox が所有しており、顧客がより迅速に取引を成立させ、緊急書類をミスなく期限内に完成させ、新入社員をすぐに採用できるようにすることなどを約束しています。

Dropbox Sign は、フリーランサーにとって役立つソリューションです。フリーランサーは、クライアントに文書を簡単に送信したり、契約書などの文書を受け取って電子署名したりできます。このプラットフォームは堅牢で、複数の統合、カスタム ブランド機能などを備えています。

個人ユーザーから大企業まで、手間なくこのプラットフォームをご利用いただけます。モバイルでもデスクトップでも、そのアプリケーションはすべてのデバイスでサポートされているため、どこでも使用できます。

さらに、Dropbox Sign は 20 以上の言語で利用でき、Salesforce、Slack、HubSpot などの一般的なツールと統合できます。さらに、ワークフローが簡素化され、クライアント、ベンダー、同僚間のコミュニケーションが容易になります。

Dropbox Sign を使用すると、次のことが可能になります。

• データ暗号化により安全かつ安心に電子署名を収集
• 提案と契約署名の自動化されたプロセスにより、取引を迅速に締結します
• AI 機能でタスクを自動化し、コンプライアンスを強化し、リスクを管理します
• 社内ワークフローを管理するために、割り当てられた従業員に文書をルーティングします。
• 再利用可能でカスタマイズ可能なテンプレートを使用して契約を作成および編集します
• 木々を守るために、多忙な事務処理からペーパーレスな作業に移行します

Dropbox Sign は、基本機能と毎月 3 件の署名リクエストを含む無料パッケージを提供します。これは、署名の必要性が少ない人にとっては良い選択肢になります。

Dropbox の署名機能

Dropbox Sign には独自の機能があり、誰にとっても優れた選択肢となります。通常、ユーザーと組織のプロセスを簡素化することに焦点を当てています。その機能について説明しましょう。

#1. テンプレート

頻繁に使用するドキュメントを Dropbox Sign テンプレートに変換して、あらゆる署名リクエストを効率化できます。ドキュメントを数分でフォーマットして、送信を簡単かつ迅速に行うことができます。

必要なのは、ドキュメントのフォーマット時に実行する 4 つの手順だけです。

• ドキュメントをアップロードする: 機密保持契約や W2 契約など、繰り返し送信するドキュメントを選択します。
• 署名する人を決定する: クライアント、事業主、従業員、賃貸人などの署名者の役割を割り当てます。
• フィールドまたはスペースを配置する: 役割ごとに、署名者にその部分を入力してもらいたい場所に署名フィールドをドラッグ アンド ドロップします。
• 保存、送信、再利用: テンプレートを作成したら、繰り返しを行わずにドキュメントをすばやくシームレスに送信することが簡単になります。

この機能を使用すると、退屈なジョブを自動化し、複数署名者の機能を使用して一括送信を簡素化し、文書にすぐに署名できるように準備することができます。

#2. 文書編集

ドキュメント エディターのような機能は、すべてのアプリケーションで非常に一般的な機能です。このツールを使用すると、署名者が必要な情報を入力できるように文書にフィールドを追加できます。 Dropbox Sign の独自機能であるナビゲーション機能が含まれています。

Dropbox Sign を使用すると、カスタム ブランドを追加し、アプリケーションの言語をカスタマイズできます。これは、企業のブランドを高め、関係者とのコミュニケーションを強化するのに役立ちます。電子メール要素を追加するときは、会社のロゴをアップロードし、会社のキャッチフレーズを追加し、送信者の名前と電子メールの署名を編集する必要があります。

#3. 書類の送信

書類を送信するには複数の方法があります。 Dropbox Sign では、署名リンクを生成する CSV ファイル、または一括署名や対面署名用の CSV ファイルをアップロードできます。

電子メールでドキュメントを送信する場合、ドキュメントのタイトルのカスタマイズ、添付ファイルの要求、署名者へのメッセージのカスタマイズ、CC の割り当てを行うことができます。

#4. 文書の署名と保管

Dropbox Sign は、受信者を空白のフィールドに誘導して直接署名するための「次へ」ボタンなど、貴重な機能を提供します。

ドキュメントを実行した後は、簡単かつ効率的にアクセスできる必要があります。 Dropbox Sign は、すべてのドキュメントを保存し、いつでも必要なときにアクセスできるクラウドベースのドキュメント ストレージ プラットフォームです。

#5. 安全

電子署名ソフトウェアには、特別なセキュリティと法的準拠が備わっている必要があります。 Dropbox Sign は、SSL 暗号化、2 要素認証、国際法準拠、HIPAA 準拠、ESIGN 準拠、安全なドキュメント ストレージを提供します。

このツールは、あらゆるドキュメントの重要な変更とアクティビティを追跡するための監査レポートを提供します。これらは署名された文書に自動的に添付されます。

#6. 統合とAPI

Dropbox Sign には、ドキュメント ワークフローの合理化に役立つ多くの統合と API が備わっています。お気に入りのツールを Dropbox Sign と統合し、Dropbox Sign の機能を介してカスタム アプリケーションを構築できます。

＃7。 顧客サポート

Dropbox Sign のカスタマー サポートは充実しています。顧客とのコミュニケーションにはライブ チャットと電子メール チャネルを使用します。サポートは 24 時間年中無休で利用でき、アプリケーション ステータス ページ、サポートされているリソース、プラットフォームの更新通知が表示されます。

ドキュサインとは何ですか?

2003 年に設立された DocuSign は 、最初の電子署名アプリケーションの 1 つであり、100 万人以上の顧客、44 の言語、400 の統合を抱えています。

電子署名ツールは、場所またはデバイスからドキュメントを効率的に収集および管理し、監査証跡を提供して、ワークフローを合理化します。 DocuSign を使用すると、デジタル文書の送信、公証、署名を簡単に行うことができます。

さらに、割り当てられた従業員にドキュメントを簡単にルーティングして、内部ワークフローを整理することができます。契約ライフサイクル管理と動的な人工知能機能を使用して、タスクの自動化、コンプライアンスの強化、リスク管理を支援します。

カスタマイズ可能で再利用可能なテンプレートを使用して、幅広い契約書を作成し、用途に応じて編集できます。

DocuSign は、複数の業界、ビジネス分野などに合わせて調整されています。定期的に署名する必要がある文書が必要で、料金を払っても構わない場合は、DocuSign が最適です。

堅牢なオプションの統合により、DocuSign をビジネス ツールと統合してビジネス プロセスを合理化できます。また、無制限のテンプレート機能は、署名するさまざまな文書を保存し、何も変更せずに同様のテンプレートを無制限にバリエーションできるため、非常に役立ちます。

DocuSign は 99.99% の稼働時間を提供し、180 か国以上が契約の締結に DocuSign を使用しています。契約書を表示して署名したい場合は、DocuSign が優れたモバイル アプリケーションとブラウザ内サポートを利用してすべてを準備します。

DocuSign を使用して手動タスクを削減し、ドキュメントの送信、署名、管理のプロセスを合理化することで、あなたが会社のヒーローになるときが来ました。

ドキュサインの機能

DocuSign は、中規模および大規模企業がドキュメントをすぐに保存および編集できるようにする柔軟な機能を提供します。テンプレート、監査レポート、対面署名、複数当事者による署名、法的拘束力のある署名などの機能を使用すると、通常の手作業から解放されます。

その機能のいくつかについて詳しく説明します。

#1. 書類作成

世界中に数百万人のユーザーがいる DocuSign は、毎日 100 万件を超えるドキュメントを処理します。これにより、ドキュメントが広くアクセス可能になり、互換性が得られます。それは以下を提供します:

• 広範なファイル タイプのサポート: DocuSign は、Microsoft Excel、Word、PowerPoint などのあらゆるタイプのドキュメント ファイル タイプをサポートしているため、署名のためにドキュメントを送信できます。 .pdf、.doc、.xls、.txt、.xlsx、.docx などもサポートしています。
• PDF フォーム変換: PDF フォーム変換により、ドキュメントをすぐに準備できます。 PDF ファイルのアップロード中に、DocuSign はファイルを認識し、署名者フィールドに自動的に変換します。
• 20 を超える標準およびカスタムのタグとフィールド: この機能を使用すると、クライアントや専門家が手間をかけずに適切な場所にサインインできるようにガイドできます。さらに、標準タグを送信して、署名、タイトル、イニシャル、会社名、テキスト、番号、名前などを取得することもできます。
• 描画: このフィールドを使用すると、署名者と送信者は署名者と画像をドキュメントに直接アップロードできます。

DocuSign は、クラウド ストレージ統合、自動タグ配置、PowerForms、およびこのセクションの補足ドキュメントも提供します。

#2. データフィールド

DocuSign の高度なフィールド検証機能は、ビジネス ロジックを自動化し、署名者のプロセスを合理化します。 DocuSign を他のアプリケーションとシームレスに統合して、フォームに事前入力できます。

• 完全なフォーム機能: チェックボックス、ドロップダウン タグ、テキスト、通貨フィールド、数値フィールド、ラジオ ボタンなどを含む強力なフォーム機能を使用して、思い通りにフォームをデザインできます。
• サードパーティ データ フィールド: フィールドをサードパーティ サービスのデータにリンクできます。データはサードパーティ システムからドキュメントへ、またはその逆に自動的に更新されるため、労力が不要になります。
• データ検証: 選択したフィールドに入力されるデータの種類を制限して、順序が正しくないトランザクションを最小限に抑えます。これにより、ドキュメントの再送信やデータ入力エラーがなくなります。これには、電子メール、電話番号、9 桁の郵便番号、テキスト、日付、5 桁の郵便番号、正規表現マスキング、社会保障番号が含まれます。
• フィールドの書式設定とロジック: 条件付きフィールドを使用して、データを非表示にし、必要に応じて表示することができます。値は、他のフィールドへの入力に基づいて計算フィールドを使用して動的に計算されます。さらに、ロックされたフィールドはデータを保護し、リンクされたフィールドはすべての変更が同様のフィールドに確実に反映されるようにします。
• フィールドとドキュメントのマークアップ: DocuSign では、特定のフィールドを編集可能にします。リクエストを管理し、作成されたイニシャルを変更できます。トランザクション履歴を使用すると、すべての変更を追跡できます。

#3. 署名ワークフロー

DocuSign では、署名者の数を指定して順序付けすることができます。受信者にさまざまな役割とアクセス権を割り当てることができ、すべてのステップを制御できます。

これには、シリアル、パラレル、混合ルーティング、一括送信、受信者のアクセス許可、正しいドキュメント、リマインダーと通知、ドキュメントの表示設定、およびテンプレートが含まれます。

#4. 署名者の認証

複数レベルの認証を使用すると、署名者が本物であることを確認できます。これにより、署名者がファイルへのアクセスを許可される前に身元を確認するために必要なしきい値が増加します。

これには、電子メールベース、アクセスコード認証、SMS、電話、ナレッジベース認証、ID 検証、サードパーティ認証などが含まれます。

#5. 送信と署名のエクスペリエンス

DocuSign を使用すると文書を簡単に送信でき、顧客は数分以内に文書に署名して返送できます。 DocuSign を使用すると、送信と署名を迅速かつ簡単に行うことができます。

これには、レスポンシブ署名、SMS 通知、オフライン署名と送信、モバイル アプリケーション、共有アクセス、エラスティック署名、ブランディングなどが含まれます。

#6. 報告

強力な製品レポートにより、作業が非常に簡単になります。これにより、アカウント管理者と DocuSign ユーザーはアカウントを明確に把握できるようになります。

ビジネス統計には常にアクセスでき、リアルタイム アクセスと拡張可能なスケジュールされたレポートを利用できます。これには、リアルタイムのステータス、署名に関する分析情報、データのエクスポート、ドキュメント、アカウント レポートなどが含まれます。

さらに、DocuSign は、コンプライアンス、アドオン サービス、アーカイブと文書保存、可用性、セキュリティ、国際管理、パスワード ポリシーなどの幅広い機能を提供します。

Dropbox の署名とドキュサイン

どちらの電子署名ツールも同様の出力を提供します。最終的には、このツールを使用してクライアントに署名してもらう文書を送信します。 DocuSign と Dropbox Sign の主な違いは、機能、価格、サポートです。いくつかの点で両方が互いにどのように異なるかを見てみましょう。

Dropbox のサイン	ドキュサイン
上位プランでの統合が可能になります	あらゆるプランでの統合が可能
標準機能が付いています	高度な機能を備えています
中小企業により適した	中規模および大規模ビジネスにより適しています
Dropbox Sign は安価です	ドキュサインは高価です
テンプレートの数が限られている	選択したプランの再利用可能なテンプレート
連絡先管理オプションはありません	連絡先を管理できる
ドキュメント比較のオプションがない	書類を比較できます
ファイル共有時間をスケジュールすることはできません	ファイル送信時間をスケジュールできます
ユーザーと送信者は 22 の異なる言語でドキュメントを送信し、署名できます。	ドキュメントは 14 の異なる言語で送信でき、受信者は 44 の異なる言語で署名できます。
ワンクリックで、上位プランの多数の受信者リストにドキュメントを送信できます	受信者のリストをインポートした後、電子メールと固有のドキュメントを自動的に送信します
電子メールと Web サポートを提供します	電子メール、電話、Web サポートを提供します

最後の言葉

電子署名ツールである Dropbox Sign と DocuSign はどちらも、さまざまな種類のビジネスにメリットをもたらす優れた機能を備えています。 Dropbox Sign は、より手頃な価格で、必要な標準機能を備えているため、中小企業にとって優れたオプションです。ただし、より多くの機能が必要で、ビジネスの規模が大きい場合は、DocuSign を試してみることをお勧めします。

したがって、これらのツールがビジネスにどのようなメリットをもたらすかを知りたい場合は、自分で試してみてください。ツールをテストすると、どちらがユースケースに適しているかを判断するのに役立ちます。

素晴らしいのは、どちらのツールにも無料トライアル オプションがあり、すぐに使い始めて、どちらがより効果的かを判断できることです。

次に、Word 文書に署名を追加する方法を確認できます。